Cara Menghindari Selisih Stok saat Stok Opname di PBF

Stok opname di PBF bukan sekadar menghitung barang lalu mencocokkan dengan catatan. Di skala PBF, dengan ribuan SKU, puluhan batch berbeda per produk, dan ratusan transaksi per hari adanya selisih stok adalah masalah yang hampir pasti muncul jika sistem pencatatannya tidak berjalan dengan benar.

Selisih stok kecil yang dibiarkan akan terakumulasi. Dan di konteks PBF, dampaknya jauh lebih serius dari sekadar kerugian finansial. Untuk produk narkotika dan psikotropika, selisih stok yang tidak bisa dijelaskan wajib dilaporkan ke BPOM. Untuk obat umum, inkonsistensi antara catatan dan fisik menjadi temuan saat inspeksi CDOB.

Artikel ini membahas penyebab utama selisih stok di PBF, kewajiban regulasi terkait stok opname, dan langkah-langkah konkret untuk mencegah selisih sebelum stok opname berikutnya dilakukan.

Kenapa Selisih Stok di PBF Lebih Kompleks dari Apotek

Apotek mengelola ratusan SKU dengan alur masuk-keluar yang relatif sederhana. PBF mengelola kondisi yang jauh lebih rumit.

Setiap produk di PBF bisa terdiri dari beberapa batch dengan tanggal expired berbeda. Satu SKU “Amoxicillin 500mg” bisa tersedia di gudang dalam 3–4 batch sekaligus. Stock opname harus menghitung per batch, bukan hanya per produk. Salah hitung satu batch saja sudah menghasilkan selisih.

Volume transaksi juga berbeda. PBF besar memproses ratusan faktur keluar per hari. Setiap faktur bisa berisi belasan hingga puluhan item. Setiap item harus tercatat dengan batch yang benar. Satu kesalahan input di satu faktur bisa menjadi selisih yang baru ketahuan berminggu-minggu kemudian saat stok opname.

Selain itu, PBF punya alur stok yang lebih banyak dibanding apotek. Mulai dari penerimaan, retur dari pelanggan, retur ke principal, produk karantina, produk ditolak, produk recall, hingga pemusnahan. Setiap alur ini harus tercatat dan terdokumentasi dengan baik. Satu alur yang tidak terdokumentasi berarti satu sumber selisih.

Kewajiban Stok Opname di PBF Sesuai CDOB

PerBPOM No. 20 Tahun 2025 menetapkan bahwa PBF harus memiliki prosedur stok opname yang terdokumentasi sebagai bagian dari manajemen stok sesuai standar CDOB.

Frekuensi stok opname berbeda berdasarkan kategori produk. Berdasarkan SOP Dokumentasi dan Pelaporan yang tersedia di sertifikasicdob.pom.go.id:

• Narkotika, psikotropika, dan prekursor: stok opname wajib dilakukan setiap 1 bulan sekali. Dilaksanakan oleh Bagian Gudang, APJ, dan bagian terkait.
• Obat umum: frekuensi ditetapkan sesuai kebijakan internal PBF. Praktik umum: minimal setiap 3–6 bulan sekali, atau bulanan untuk item fast moving.

Yang penting dipahami: stok opname bukan hanya soal menghitung fisik. CDOB mensyaratkan bahwa jika ditemukan selisih, harus ada investigasi terhadap penyebabnya dan hasilnya didokumentasikan.

(Baca Juga: Checklist CDOB 2026: Poin Penting Daftar Periksa untuk PBF)

Kewajiban Pelaporan Jika Ditemukan Selisih

Ini yang sering tidak diketahui atau diabaikan: selisih stok terutama untuk NPP. Berdasarkan SOP resmi dari sertifikasicdob.pom.go.id, alurnya sebagai berikut:

1. Lakukan stok opname sesuai jadwal
2. Jika ditemukan selisih antara stok fisik dan kartu stok, lakukan investigasi penyebab
3. Dokumentasikan hasil investigasi dalam Berita Acara Hasil Investigasi Selisih Stok
4. Jika setelah investigasi selisih masih tidak bisa dijelaskan, PBF wajib membuat laporan ke BPOM dengan tembusan ke Balai Besar/Balai POM setempat

Untuk obat umum, selisih yang bisa dijelaskan (misalnya kesalahan input yang teridentifikasi) cukup didokumentasikan secara internal dan diperbaiki. Tapi untuk NPP, setiap unit harus bisa dipertanggungjawabkan karena data stok opname NPP harus konsisten dengan laporan bulanan di SIPNAP dan e-report.

Penyebab Utama Selisih Stok di PBF

Selisih stok terbentuk dari akumulasi kesalahan kecil di operasional harian. Berikut penyebab yang paling sering ditemukan:

1. Pencatatan Transaksi Tidak Real-Time

Ini penyebab paling dominan. Barang keluar dari gudang tapi baru dicatat di kartu stok keesokan harinya atau bahkan beberapa hari kemudian. Semakin lama jeda antara transaksi fisik dan pencatatan, semakin besar potensi selisih.

Di PBF yang masih manual, ini sering terjadi saat volume transaksi tinggi. Staf gudang mendahulukan packing dan pengiriman, pencatatan ditunda. Hasilnya ada barang yang sudah keluar tapi belum tercatat, atau tercatat tapi dengan batch yang salah.

2. Kesalahan Identifikasi Batch saat Picking

Staf gudang mengambil batch A tapi mencatat batch B. Secara total unit, jumlahnya tetap sama. Tapi per batch, datanya sudah salah. Saat stok opname, batch A terlihat lebih sedikit dari catatan, batch B terlihat lebih banyak. Ini kesalahan pencatatan batch yang menciptakan selisih ganda (plus dan minus).

Masalah ini semakin sering terjadi jika label batch di rak tidak jelas atau jika staf tidak terbiasa memeriksa batch sebelum mengambil barang.

3. Retur yang Tidak Tercatat dengan Benar

Retur dari pelanggan yang langsung dimasukkan ke stok tanpa melalui proses karantina dan pencatatan yang benar adalah sumber selisih yang klasik. Barang secara fisik ada di gudang, tapi di catatan belum ada karena belum diproses sebagai penerimaan retur.

Sebaliknya, retur ke principal yang sudah dikirim tapi belum dikurangi dari kartu stok juga menghasilkan selisih. Catatan menunjukkan stok ada, tapi fisiknya sudah tidak ada.

4. Kerusakan dan Pemusnahan yang Tidak Terdokumentasi

Obat yang ditemukan rusak di gudang dan langsung disingkirkan tanpa dicatat di kartu stok. Obat expired yang dipindahkan ke area pemusnahan tapi belum dikurangi dari stok aktif. Setiap unit yang berpindah tanpa catatan adalah satu unit selisih.

5. Kesalahan Penerimaan Barang

Jumlah yang diterima secara fisik tidak sesuai dengan yang dicatat di kartu stok. Bisa karena fisik dihitung estimasi (tidak per item), atau karena faktur ditandatangani sebelum pemeriksaan fisik selesai. Selisih ini baru terdeteksi saat stok opname, padahal sumbernya sudah berminggu-minggu lalu.

6. Produk Tertukar Lokasi di Gudang

Produk yang dipindahkan ke zona lain (misalnya dari stok reguler ke karantina) tapi tidak dicatat perpindahannya. Saat stok opname di zona reguler, produk tampak hilang. Saat dihitung di karantina, produk tampak kelebihan. Total stok secara keseluruhan mungkin cocok, tapi per zona sudah selisih.

Langkah Pencegahan Selisih Stok

Sebelum Stok Opname (Pencegahan Harian)

Pencegahan selisih stok yang efektif dimulai di operasional sehari-hari.

Catat setiap transaksi pada hari yang sama. Ini prinsip paling fundamental. Barang masuk hari ini, catat hari ini. Barang keluar hari ini, catat hari ini. Tidak ada pengecualian. Pencatatan yang ditunda sehari saja sudah membuka celah selisih.

Pastikan pencatatan per batch, bukan hanya per produk. Setiap transaksi masuk dan keluar harus mencatat nomor batch dan expired date. Pencatatan yang hanya mencatat “Amoxicillin 500mg 100 box” tanpa detail batch tidak berguna untuk FEFO dan akan menghasilkan selisih per batch saat stok opname.

Proses retur melalui area karantina. Setiap retur dari pelanggan harus melewati proses penerimaan yang benar sebelum masuk ke stok. Jangan langsung taruh di rak. Catat dulu, evaluasi, baru masukkan ke stok setelah APJ meluluskan.

Dokumentasikan setiap perpindahan stok antar zona. Obat yang dipindahkan dari reguler ke near-expired, dari reguler ke karantina, atau dari karantina ke pemusnahan; semuanya harus tercatat.

Beri label batch yang jelas di setiap posisi rak. Staf gudang harus bisa mengidentifikasi batch tanpa harus membuka kemasan. Label yang jelas mengurangi kesalahan picking.

(Baca Juga: SOP Penerimaan & Penyimpanan Obat PBF Sesuai CDOB)

Saat Pelaksanaan Stok Opname

Hentikan transaksi selama perhitungan. Idealnya, tidak ada barang masuk atau keluar selama stok opname berlangsung. Jika operasional tidak bisa dihentikan total, pisahkan area yang sedang dihitung dari area yang masih aktif dan pastikan setiap transaksi di area aktif tercatat terpisah.

Hitung per batch, bukan per produk. Ini yang membedakan stok opname PBF dari gudang umum. Perhitungan harus menunjukkan berapa unit di setiap batch, bukan hanya total per SKU.

Gunakan tim penghitung yang berbeda dari staf gudang harian. Staf gudang yang menghitung stoknya sendiri cenderung mengikuti catatan alih-alih menghitung fisik yang sebenarnya. Tim independen atau cross-check dengan personel lain menghasilkan data yang lebih objektif.

Dokumentasikan selisih yang ditemukan beserta lokasinya. Jangan hanya catat “Amoxicillin 500mg batch X selisih -5 box”. Catat juga di zona mana selisih ditemukan. Informasi lokasi membantu investigasi penyebab.

Setelah Stok Opname

Investigasi setiap selisih, jangan langsung adjustment. Godaan terbesar setelah stok opname adalah langsung menyesuaikan catatan agar cocok dengan fisik. Untuk obat umum, ini mungkin bisa dilakukan setelah investigasi. Tapi untuk NPP, adjustment tanpa investigasi yang terdokumentasi adalah pelanggaran.

Buat Berita Acara untuk selisih signifikan. Terutama untuk NPP. Berita Acara harus memuat: produk yang selisih, jumlah selisih, kemungkinan penyebab berdasarkan investigasi, dan tindakan yang diambil.

Identifikasi pola. Jika produk yang sama selalu selisih di setiap stok opname, ada masalah sistemik yang harus diperbaiki bukan hanya selisih yang harus disesuaikan. Apakah masalahnya di pencatatan? Di picking? Di penerimaan? Cari polanya.

Download template Berita Acara Investigasi Selisih Stok PBF di sini.

Frekuensi Stok Opname yang Direkomendasikan

Untuk obat umum, regulasi tidak menetapkan frekuensi minimum stok opname secara spesifik. Yang diwajibkan adalah prosedur stok opname yang terdokumentasi sebagai bagian dari standar CDOB. Frekuensinya ditetapkan dalam kebijakan internal masing-masing PBF. Dari sisi operasional, semakin sering dilakukan semakin kecil potensi selisih yang terakumulasi.

Untuk PBF yang punya ribuan SKU, full stock opname sekaligus bisa sangat menyita waktu. Alternatifnya adalah cycle counting yaitu menghitung sebagian produk secara bergilir setiap minggu atau bulan, sehingga dalam satu periode semua produk sudah terhitung tanpa harus menghentikan operasional sepenuhnya.

Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)

Apakah selisih stok selalu berarti ada kehilangan atau pencurian? Tidak juga. Sebagian besar selisih stok di PBF disebabkan oleh kesalahan pencatatan. Barang tercatat keluar tapi batch-nya salah, retur belum diproses, atau perpindahan antar zona tidak terdokumentasi. Investigasi diperlukan untuk menentukan penyebab sebenarnya sebelum mengambil kesimpulan.

Apakah PBF wajib melaporkan setiap selisih stok ke BPOM? Tidak setiap selisih wajib dilaporkan. Untuk obat umum, selisih yang bisa dijelaskan melalui investigasi cukup didokumentasikan secara internal. Tapi untuk NPP, jika setelah investigasi selisih masih tidak bisa dijelaskan, PBF wajib melaporkan ke BPOM dengan tembusan ke Balai Besar/Balai POM setempat.

Bolehkah langsung menyesuaikan catatan stok saat ditemukan selisih? Untuk obat umum, penyesuaian (adjustment) bisa dilakukan setelah investigasi penyebab selesai dan terdokumentasi. Untuk NPP, setiap adjustment harus disertai Berita Acara investigasi dan disetujui APJ.

Apakah stok opname harus menghentikan seluruh operasional PBF? Tidak harus. Banyak PBF menerapkan metode cycle counting tanpa menghentikan operasional. Yang penting: area yang sedang dihitung tidak boleh ada transaksi masuk atau keluar selama proses perhitungan berlangsung.

Siapa yang bertanggung jawab atas pelaksanaan stok opname? APJ bertanggung jawab secara keseluruhan. Untuk NPP, APJ harus terlibat langsung atau secara formal mendelegasikan. Pelaksanaan teknis dilakukan oleh tim gudang, idealnya dengan cross-check dari personel yang tidak terlibat dalam operasional gudang harian.

Berapa tingkat selisih yang masih dianggap wajar? Tidak ada angka baku dari regulasi. Untuk NPP, toleransi selisih praktis adalah nol, setiap unit harus bisa dipertanggungjawabkan. Untuk obat umum, selisih yang berulang di produk yang sama dari satu stok opname ke stok opname berikutnya menunjukkan ada masalah sistemik yang harus dievaluasi dan diperbaiki, bukan hanya disesuaikan di catatan.

Mengelola Stok Opname Lebih Akurat dengan Sistem Digital

Sebagian besar penyebab selisih stok berakar pada satu masalah yaitu pencatatan yang tidak real-time dan tidak per batch. Ketika pencatatan tertunda atau tidak detail, selisih terbentuk jauh sebelum stok opname dilakukan. Stok opname hanya mengungkap apa yang sudah terjadi tidak mencegahnya.

Software PBF Digikes Supplier mencatat setiap transaksi masuk dan keluar secara otomatis per batch dan expired date pada saat transaksi terjadi. Fitur stok opname di Digikes Supplier membantu tim gudang melakukan rekonsiliasi data lebih cepat dan langsung menunjukkan dimana selisih terjadi per batch. Status stok setiap produk seperti normal, overstock, dead stock, atau potential loss tersedia real-time, sehingga masalah bisa terdeteksi jauh sebelum stok opname berikutnya. Coba gratis aplikasinya disini!

Daftar Pustaka

1. Badan Pengawas Obat dan Makanan. (2025). Peraturan Badan Pengawas Obat dan Makanan Nomor 20 Tahun 2025 tentang Standar Cara Distribusi Obat yang Baik. Jakarta: BPOM RI. Diakses dari https://pom.go.id
2. Direktorat Pengawasan Distribusi dan Pelayanan ONPP, BPOM. (t.t.). SOP Dokumentasi dan Pelaporan. Diakses pada Agustus 2026 dari https://sertifikasicdob.pom.go.id/sertif/filesop/SOP%20Dokumentasi%20dan%20Pelaporan.pdf
3. Direktorat Pengawasan Distribusi dan Pelayanan ONPP, BPOM. (t.t.). FAQ Sertifikasi CDOB. Diakses pada Agustus 2026 dari https://sertifikasicdob.pom.go.id/wasdisobat/faq/
4. Republik Indonesia. (2023). Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2023 tentang Kesehatan. Lembaran Negara Republik Indonesia.