Tantangan Owner Mengelola Banyak Cabang Apotek Serta Solusinya

Mempunyai banyak cabang apotek sering dianggap sebagai tanda kesuksesan bisnis. Bisnis apotek berkembang dari yang tadinya 1 outlet menjadi 2, 3, hingga puluhan cabang. Tetapi di balik itu, banyak owner justru merasa lebih pusing dibandingkan saat baru mempunyai satu cabang. Ekspansi cabang sering dinilai berarti melipatgandakan omzet dan memperluas jangkauan pelayanan. Namun, dalam praktiknya, mempunyai banyak cabang apotek memberikan kompleksitas yang jauh lebih besar daripada mengelola satu apotek. Semakin banyak cabang apotek, maka semakin banyak variabel yang harus dipantau. Mulai dari stok, performa karyawan, keuangan, laporan, hingga perkembangan masing-masing outlet dan keseluruhan bisnis.

(Baca juga : Panduan dan Pilar untuk Evaluasi Pertumbuhan Bisnis Apotek)

Berikut beberapa tantangan yang paling sering dihadapi owner apotek dengan banyak cabang beserta solusinya.

Data Stok yang Tidak Singkron Antar Cabang

Salah satu masalah klasik yang sering terjadi adalah data stok yang tidak saling bisa disingkronkan. Apotek cabang A kehabisan stok obat tertentu, sementara apotek cabang B stoknya menumpuk bahkan mendekati kadaluarsa. Tanpa sistem yang saling terhubung, owner baru tahu setelah kerugian sudah terjadi. Bisa jadi karena stok yang rusak/kadaluarsa atau karena pelanggan kecewa dan berpindah ke apotek lain. Jika owner mengetahui kondisi masing-masing stok di cabang apoteknya, kerugian ini bisa dicegah. Owner bisa melakukan mutasi atau transfer barang antar cabang untuk mengoptimalkan menejemen stok di masing-masing cabang apotek.

(Baca juga : Masalah Stok di Apotek, Begini Tips Mengatasinya!)

Sulit Melakukan Pengawasan Masing-Masing Apotek

Owner dengan banyak cabang apotek tidak mungkin hadir secara fisik di setiap cabang, apalagi jika jumlah apoteknya sudah banyak. Ini akan membuka celah kebocoran di apotek, seperti selisih kas, transaksi tidak tercatat rapi, kecurangan oleh karyawan, dan stok tidak terkendali. Tanpa data yang bisa dipantau secara real-time, owner hanya mengandalkan laporan manual dari masing-masing kepala cabang atau apoteker, yang tentu saja ini tidak selalu akurat dan objektif. Risiko human error maupun kecurangan oknum staf berpotensi meningkat seiring berkurangnya pengawasan langsung dari pemilik.

Walaupun owner tidak hadir fisik, dia tetap harus memegang kendali penuh atas semua cabang apoteknya, dan tahu kondisi atau performa masing-masing apotek.

(Baca juga : Kisah Nyata : Beberapa Bentuk Kecurangan Karyawan di Apotek)

Laporan Keuangan Tidak Ada atau Tidak Rapi

Untuk membuat bisnis berkembang, laporan keuangan wajib dimiliki, baik laporan laba rugi, neraca, dan arus kas. Tantangan terbesar dari apotek banyak cabang adalah ‘buta’ laporan konsolidasi. Owner kehilangan kendali atas bisnisnya sendiri. Apakah Anda bisa menjawab pertanyaan berikut :

• Berapa total omzet gabungan dari semua cabang di bulan ini?
• Cabang apotek mana yang paling profit di bulan ini, dan mana cabang yang stagnan atau omzetnya menurun?
• Berapa sisa utang ke PBF/supplier secara keseluruhan
• Berapa total nilai aset persediaan apotek?
• Bagaimana kondisi stok di apotek A, apakah ada stok yang perlu dipindah dari apotek A ke apotek B supaya masing-masing outlet optimal stoknya?

Jika Anda tidak tau laporan masing-masing apotek dan laporan konsolidasi secara keseluruhan, maka akan menghambat keputusan/strategi bisnis Anda bahkan membuka celah-celah kebocoran.

(Baca juga : Laporan Keuangan Apotek : Jenis, Manfaat, dan Cara Membuatnya)

Tidak Ada Standarisasi Harga, Layanan, dan Promo

Menjaga kualitas layanan agar konsisten di setiap cabang bukanlah perkara mudah. Ketika sistem harga dan promo diatur manual di masing-masing cabang, maka potensi selisih harga untuk produk yang sama menjadi tinggi. Promo yang dibuat juga bisa berbeda. Ini akan membingungkan pelanggan sekaligus menurunkan branding apotek group Anda.

(Baca juga : 3 Strategi Jitu Apotek Sukses : Cara Meningkatkan Omzet Tanpa Perang Harga)

Sulit Melihat Performa Bisnis Secara Utuh

Owner dengan banyak cabang apotek membutuhkan gambaran besar : cabang mana yang paling untung, produk apa yang paling laku di setiap cabang, laporan keuangan masing-masing outlet, apa yang bisa dioptimalkan di masing-masing outlet. Tanpa data dan laporan terpusat yang bisa diakses secara real-time, efisiensi dan strategi bisnis hanya akan berdasrkan feeling, bukan data.

Akar Masalahnya : Apotek Belum Tersistem dan Terpisah-Pisah

Jika ditelusuri lebih dalam, hampir semua tantangan di atas berarar dari satu hal : data setiap cabang tidak terhubung dalam satu sistem. Padahal, skala bisnis yang semakin besar seharusnya dibarengi dengan sistem yang rapi, bisa terhubung, bukan semakin ribet.

Untuk menilai apakah Anda sudah mempunyai sistem yang rapi atau belum, bisa jawab pertanyaan berikut :

• Apakah apotek Anda sudah menggunakan sistem atau masih melakukan pencatatan manual?
• Jika sudah menggunakan sistem apakah memungkinkan memantau performa masing-masing outlet apotek secara real time?
• Apakah sistem memungkinkan Anda untuk memantau apotek dari jarak jauh?
• Apakah sistem bisa menyajikan data, laporan, dan analisis semua cabang apotek secara keseluruhan? Apakah tersedia laporan keuangan konsolidasi?
• Apakah memungkinkan tahu kondisi stok masing-masing outlet, dan bisa transfer barang antar cabang dengan mudah?

Solusi : Kelola Apotek Banyak Cabang Jadi Mudah dengan Akun Grup di Digikes

Di sinilah peran Digikes atau Apotek Digital. Aplikasi manajemen apotek berbasis cloud yang mendukung multi-cabang bisa jadi solusi. Dengan sistem seperti ini, owner bisa:

• Memantau stok semua cabang dari satu dashboard, termasuk mendapat notifikasi otomatis untuk stok menipis atau mendekati kadaluarsa. Bisa transfer barang antar cabang dengan mudah
• Melihat laporan penjualan, pembelian, dan persediaan seluruh cabang secara real-time, kapan saja dan dari mana saja
• Konsolidasi laporan keuangan otomatis, baik laporan keuangan per cabang maupun laporan konsolidasi gabungan hanya dalam hitungan detik.
• Menyamakan standar harga dan promo di semua cabang sekaligus, tanpa perlu update manual satu per satu
• Mengatur hak akses masing-masing karyawan di setiap outlet cabang apotek tanpa harus masuk ke masing-masing akun outlet. Meminimalkan risiko manipulasi data dan kebocoran internal
• Mengawasi kinerja kasir dan transaksi harian tanpa harus terus-menerus turun langsung ke lapangan
• Membandingkan performa antar cabang untuk menentukan strategi ekspansi atau efisiensi yang lebih tepat

Dengan sistem yang terintegrasi, owner tidak lagi menghabiskan waktu untuk hal-hal teknis yang seharusnya bisa otomatis, dan bisa fokus pada hal yang lebih penting: mengembangkan bisnis.

Kalau saat ini Anda masih mengandalkan pencatatan manual atau sistem yang berjalan sendiri-sendiri di tiap cabang, mungkin ini saatnya mempertimbangkan aplikasi manajemen apotek yang juga dirancang untuk kebutuhan multi-cabang supaya Anda owner punya kendali penuh atas seluruh bisnis, tanpa harus hadir di semua tempat sekaligus.

Jangan biarkan rumitnya operasional menghambat laju pertumbuhan rantai apotek Anda. Baik Anda baru berencana membuka cabang kedua atau sedang merapikan manajemen 10 cabang yang ada, saatnya beralih ke cara kerja yang lebih cerdas dan terintegrasi. Coba atau Konsultasi Gratis Apotek Digital | Digikes Selama 14 Hari!