5 Fitur Yang Wajib Dimiliki Software PBF (Checklist 2026)

Memilih software PBF atau aplikasi PBF yang tepat merupakan salah satu keputusan paling strategis bagi pemilik Pedagang Besar Farmasi (PBF) atau Distributor Farmasi. Salah pilih sistem, operasional akan menjadi lebih rumit, data tidak akurat, laporan regulasi terlambat, bisnis yang harusnya berkembang malah menjadi stagnan, bahkan dapat teguran/sanksi dari regulator seperti Kemenkes, BPOM, dan Dirjen Pajak. Tapi bagaimana cara membedakan software PBF yang benar-benar bagus dari yang sekadar terlihat menarik di iklannya? Jawabannya ada di fitur-fitur dari software PBF atau software PBAK tersebut. Fitur yang disediakan harus menjawab kebutuhan dari sistem operasional di PBF.

Artikel ini membahas 5 fitur yang wajib dimiliki setiap software PBF yang layak untuk dipertimbangkan, lengkap dengan checklist yang bisa langsung Anda gunakan saat mengevaluasi sistem yang sedang dicari.

Mengapa Memilih Software PBF Tidak Bisa Asal?

Bisnis PBF atau distribusi farmasi memiliki kompleksitas yang berbeda dari bisnis distribusi pada umumnya. Ada regulasi CDOB yang wajib dipatuhi, memiliki kewajiban pelaporan ke BPOM (e-was) dan Kemenkes (e-report), ada pencatatan batch dan expired date yang sangat ketat, dan ada rantai distribusi ke ratusan hingga ribuan sarana kefarmasian yang harus dikelola secara akurat.

(Baca juga : Panduan Lengkap CDOB 2025 dalam Distribusi Farmasi PBF di Indonesia)

Salah dalam memilih software PBF akan menjadi sumber masalah, diantaranya stok sering selisih, piutang tidak terkontrol, laporan regulasi terlambat, hingga temuan saat audit BPOM yang berujung pada sanksi. Di sisi lain, memilih software PBF yang tepat dapat mengubah operasional yang sebelumnya kacau menjadi sistematis, efisien, dan patuh regulasi hanya dari satu platform. Berikut 5 fitur yang harus ada di software PBF :

Fitur Manajemen Stok dengan Batch Number dan Expired Date

Fitur ini merupakan fitur fundamental yang membedakan software PBF dari software distribusi biasa. Di industri farmasi, setiap produk memiliki batch number dan tanggal expired yang harus dicatat, dilacak, dan dikelola secara ketat karena adanya kewajiban regulasi CDOB.

Poin yang Harus Ada di Fitur Manajemen Stok dengan Batch Number dan Expired Date

• Pencatatan batch number dan expired date untuk setiap item stok masuk dan keluar
• Alert/notifikasi otomatis untuk produk yang mendekati tanggal kadaluwarsa misalnya 3 bulan atau 6 bulan sebelum expired
• Pelacakan traceability untuk setiap batch produk yang keluar, sistem harus memiliki dokumentasi produk dikirim ke mana, kapan, dan dalam jumlah berapa
• Manajemen stok multi-gudang jika PBF memiliki lebih dari satu lokasi penyimpanan

Alasan dan Checklist

Tanpa fitur manajemen stok yang disertai info batch number dan expired date, PBF rentan terhadap distribusi obat mendekati atau sudah kadaluwarsa ke pelanggan. Barang yang mendekati ED bukan hanya menjadi sumber kerugian (karena tidak boleh dijual dan harus dimusnahkan), tetapi juga bisa menjadi temuan saat audit BPOM yang berujung sanksi maupun pelanggaran.

Notifikasi otomatis untuk produk mendekati kadaluarsa dapat mencegah kerugian finansial akibat stok obat expired yang tidak terdeteksi sejak dini.

Checklist Fitur Manajemen Stok dengan Batch Number dan Expired Date

• Sistem mencatat batch number dan expired date (ED) untuk setiap transaksi stok yang masuk dan keluar
• Tersedia notifikasi otomatis untuk produk yang mendekati kadaluarsa, misal stok yang 1 tahun lagi mendekati ED
• Dokumentasi penyaluran produk, lengkap dengan informasi BN dan ED
• Stok bisa dipantau real-time dari perangkat manapun

Fitur Laporan E-Was dan E-Report Otomatis

Setiap PBF di Indonesia wajib menyampaikan laporan secara berkala kepada regulator :

• E-was (Laporan Elektronik Pengawasan Obat dan Makanan) dilaporkan ke BPOM
• E-report (Laporan Distribusi Obat) dilaporkan ke Kemenkes

Laporan ini harus diisi dengan data distribusi yang akurat dan sesuai. Jika dikerjakan manual, prosesnya akan memakan waktu yang lama tiap bulannya. Software PBF yang baik harus bisa menghasilkan laporan e-was dan e-report secara otomatis dari data transaksi yang sudah tercatat di sistem, tidak lagi mewajibkan staf untuk input ulang dan menghitung secara manual.

Poin yang Harus Ada di Fitur Laporan e-was dan e-report

• Generate laporan e-was dan e-report dalam format yang sesuai template BPOM dan Kemenkes. Laporan siap diunduh dan diupload langsung ke sistem pelaporan masing-masing instansi
• Data laporan otomatis terisi dari rekap transaksi harian/bulanan di sistem, tidak bisa diubah dan diedit yang menjamin akurasi data
• Riwayat laporan tersimpan sebagai arsip digital

Alasan dan Checklist

Keterlambatan atau ketidakakuratan laporan e-was dan e-report dapat berdampak buruk pada reputasi PBF di mata BPOM dan Kemenkes, yang pada akhirnya berpengaruh pada proses perpanjangan izin PBF.

Checklist Fitur Laporan e-was dan e-report

• Software PBF menghasilkan laporan e-was dan e-report otomatis dari data transaksi
• Format laporan sesuai template BPOM dan Kemenkes terbaru
• Laporan bisa diunduh langsung tanpa perlu input ulang

(Baca juga: Panduan Lengkap Laporan E-Was dan E-Report untuk PBF Distributor Farmasi)

Fitur Manajemen Faktur, Piutang, dan Penagihan ke Pelanggan

Distribusi obat ke sarana kefarmasian mayoritas dilakukan dengan sistem kredit. Artinya, PBF menjual dulu dan dibayar kemudian dalam periode tertentu dengan ratusan hingga ribuan faktur yang beredar di tiap bulannya. Tanpa sistem pengelolaan piutang yang kuat, PBF bisa mengalami masalah cashflow serius meski omzetnya tinggi. Ini tentu akan merugikan bisnis PBF.

Poin yang Harus Ada di Fitur Manajemen Faktur, Piutang, dan Penagihan

• Pencatatan faktur penjualan yang lengkap dengan detail produk, batch number, expired date, harga, metode pembayaran, dan termin pembayaran
• Monitoring jatuh tempo piutang per pelanggan secara real-time
• Notifikasi otomatis untuk faktur yang mendekati atau sudah jatuh tempo
• Limit kredit per pelanggan. Sistem auto memblokir atau memberi peringatan jika pelanggan memesan melebihi limit kredit atau piutangnya sudah melewati batas yang ditentukan
• Rekap piutang per pelanggan, per periode, dan per sales yang mudah dibaca
• Input faktur cepat.Idealnya dengan teknologi AI yang bisa membaca faktur dari foto/scan untuk mengurangi input manual yang mengurangi risiko salah input

Alasan dan Checklist

Piutang yang tidak terkontrol adalah salah satu penyebab utama PBF mengalami masalah cashflow meski penjualannya tinggi. Dengan sistem piutang yang baik, PBF bisa proaktif menagih sebelum jatuh tempo.

Checklist Fitur Manajemen Faktur, Piutang, dan Penagihan

• Faktur penjualan tercatat lengkap termasuk termin pembayarannya
• Jatuh tempo piutang terpantau real-time dengan notifikasi otomatis
• Ada fitur limit kredit per pelanggan
• Laporan piutang per pelanggan tersedia kapan saja
• Input Faktur dengan teknologi AI

(Baca juga : SOP Penagihan Piutang PBF: Panduan untuk Penagihan ke Apotek, Klinik, & Fasilitas Kesehatan)

Fitur Manajemen Keuangan Terintegrasi

Software PBF yang baik mengintegrasikan seluruh alur keuangan bisnis dalam satu sistem. Tanpa ini, pemilik PBF harus memindahkan data dari sistem distribusi ke software akuntansi terpisah secara manual yang memakan waktu dan rawan terjadi kesalahan.

Poin yang Harus Ada di Fitur Manajemen Keuangan

• Laporan laba rugi dan neraca keuangan yang otomatis terbentuk dari data penjualan dan pembelian
• Laporan arus kas untuk memantau kesehatan cashflow bisnis
• Manajemen utang ke prinsipal/supplier — termin pembayaran, jatuh tempo, dan rekap hutang
• Dashboard finansial real-time yang bisa diakses pemilik kapan saja dari smartphone maupun laptop
• Rekonsiliasi keuangan yang mudah dilakukan tanpa perlu akuntan khusus

Alasan dan Checklist

Pemilik PBF yang tidak memiliki visibilitas keuangan real-time seringkali membuat keputusan berdasarkan perkiraan, bukan data. Ini sangat berbahaya, terutama dalam pengambilan keputusan pengadaan, penetapan harga, dan perencanaan ekspansi.

Checklist Fitur Manajemen Keuangan Terintegrasi

• Laporan laba rugi dan arus kas tersedia otomatis dari data semua transaksi
• Utang ke supplier terpantau termasuk kapan jatuh tempo
• Dashboard keuangan bisa diakses via smartphone
• Tidak perlu export-import data ke software akuntansi terpisah
• Analisis keuangan yang dibantu AI untuk membantu membaca data

Fitur Akses Multi-User dengan Kontrol Hak Akses

PBF bukanlah bisnis yang dioperasikan hanya dengan satu orang. Ada tim gudang, tim sales, tim administrasi, tim keuangan, APJ, hingga direktur yang masing-masing membutuhkan akses ke sistem dengan level akses yang berbeda-beda.

Software PBF yang tepat harus dapat mengakomodasi multi-user secara bersamaan dengan pengaturan hak akses yang detail. Contohnya staf gudang tidak perlu bisa mengakses laporan keuangan, ataupun sales yang tidak perlu diberikan akses untuk bisa mengubah harga atau menghapus data.

Poin yang Harus Ada di Fitur Manajemen Hak Akses

• Multi-user tanpa batasan jumlah pengguna (atau dengan jumlah yang cukup untuk skala bisnis)
• Pengaturan role dan hak akses per user secara custom dan detail : siapa yang bisa melihat apa, dan siapa yang bisa mengubah apa
• Log aktivitas, sehingga sistem mencatat setiap perubahan data beserta siapa yang melakukannya
• Akses berbasis cloud. Bisa digunakan dari perangkat apapun tanpa harus install software di komputer tertentu
• Akses mobile untuk sales di lapangan yang perlu cek stok atau buat order dari smartphone

Alasan dan Checklist

Sistem yang tidak memiliki kontrol hak akses yang baik adalah sistem yang rentan terhadap kesalahan data dan penyalahgunaan. Audit trail yang baik juga menjadi bukti kepatuhan operasional yang penting saat inspeksi oleh BPOM atau Dinas Kesehatan.

Checklist Fitur Manajemen Hak Akses

• Sistem mendukung multi-user secara bersamaan
• Hak akses bisa diatur per role/jabatan secara detail dan custom
• Ada log aktivitas yang mencatat perubahan data
• Bisa diakses via browser dari perangkat apapun (cloud-based)

Checklist Lengkap: 5 Fitur Wajib Software PBF Tersedia di Software Digikes Supplier

Jika Anda sedang mencari software PBF yang memenuhi semua fitur di checklist di atas (dan fitur lainnya untuk mengoptimalkan operasional bisnis PBF) maka Digikes Supplier layak menjadi pilihan pertama yang kamu evaluasi.

Digikes Supplier adalah aplikasi PBF berbasis cloud dari ekosistem Digikes yang dirancang khusus untuk kebutuhan operasional PBF, PBAK, dan distributor lainnya di Indonesia.

Semua Fitur Checklist Terpenuhi di Digikes Supplier

✅ Manajemen Stok Batch & ED Pencatatan batch number dan expired date terintegrasi di setiap transaksi masuk dan keluar, dokumentasi penyaluran produk yang wajib dimiliki untuk keperluan dokumen audit serta notifikasi otomatis untuk produk mendekati expired.

✅ Laporan E-Was & E-Report Otomatis Laporan ke BPOM dan Kemenkes dihasilkan otomatis dari data transaksi. Data tinggal diunduh dan upload ke sistem pelaporan. Tidak perlu rekap manual, tidak dapat diubah dan diedit, tidak ada risiko data tidak akurat.

✅ Pesanan Penjualan AI + Manajemen Piutang Digikes Supplier dilengkapi fitur pesanan penjualan AI yaitu fitur input SP dari apotek/klinik/faskes otomatis cukup dengan foto, sistem dapat membaca data secara otomatis. Dikombinasikan dengan monitoring piutang real-time, notifikasi jatuh tempo, dan limit kredit per pelanggan.

✅ Manajemen Keuangan All-in-One Laporan laba rugi, arus kas, neraca dan uutang ke prinsipal tersedia dalam dashboard yang bisa diakses kapan saja dari smartphone tanpa perlu lagi memiliki software akuntansi terpisah.

✅ Cloud-Based, Multi-User, Kontrol Akses Berbasis cloud, bisa diakses dari perangkat apapun, mendukung multi-user dengan pengaturan hak akses yang fleksibel.

Keunggulan Tambahan Digikes Supplier

• Fitur EKSKLUSIF yang tidak ada di Software PBF Manapun; Pesanan Penjualan AI (input surat pesanan hanya dengan foto); TTF (Tanda Terima Faktur) dokumen penagihan yang tertelusur serta Fitur Deteksi Izin Pelanggan, yaitu notifikasi otomatis sebelum transaksi jika izin sarana kefarmasian telah kadaluwarsa. (Cek perbandingan Digikes Supplier dengan Software PBF lain disini)
• Free training online dan layanan support, tidak ada biaya tambahan untuk pelatihan dan konsultasi. Lebih nyaman dalam penggunaan
• Layanan migrasi data, jika sebelumnya sudah pakai sistem lain atau punya data di Excel, tim Digikes siap bantu proses migrasi
• Didukung ekosistem yang sudah dipercaya 1.500+ mitra Digikes di seluruh Indonesia

Coba Gratis dan Jadwalkan Demo dengan Tim Digikes Supplier

(Baca juga: 5 Alasan Digikes Supplier Jadi Aplikasi PBF Terbaik Pilihan Distributor Farmasi)

FAQ: Pertanyaan Seputar Software dan Aplikasi PBF

Apa itu software PBF? Software PBF adalah perangkat lunak yang dirancang khusus untuk mendukung operasional Pedagang Besar Farmasi (PBF) yang mencakup manajemen stok batch/ED, faktur dan piutang, laporan regulasi (e-was dan e-report), manajemen keuangan, dan distribusi obat ke pelanggan.

Apa bedanya software PBF dengan software distribusi biasa? Software distribusi biasa tidak dirancang untuk kebutuhan spesifik industri farmasi seperti pencatatan batch number dan expired date dan pembuatan laporan e-was dan e-report ke BPOM dan Kemenkes. Software PBF yang baik memiliki semua fitur khusus farmasi ini secara terintegrasi.

Fitur apa yang paling penting dalam software PBF? Lima fitur paling penting dalam software PBF adalah: (1) manajemen stok dengan batch number dan expired date, (2) laporan e-was dan e-report otomatis, (3) manajemen faktur dan piutang pelanggan, (4) manajemen keuangan terintegrasi, dan (5) akses multi-user dengan kontrol hak akses.

Apakah software PBF harus berbasis cloud? Tidak wajib, tetapi software PBF berbasis cloud memiliki keunggulan signifikan: bisa diakses dari manapun (termasuk memantau dari smartphone), tidak butuh server fisik, update otomatis, dan lebih aman karena data tidak tersimpan hanya di satu perangkat.

Bagaimana cara memilih software PBF yang tepat? Gunakan checklist fitur di artikel ini sebagai panduan evaluasi. Pastikan software yang kamu pilih memiliki kelima fitur wajib, memiliki dukungan teknis yang baik, sudah digunakan oleh PBF lain di Indonesia, dan sesuai dengan skala serta kebutuhan spesifik bisnis PBF-mu.

Apakah Digikes Supplier bisa digunakan untuk PBAK (alat kesehatan)? Ya. Digikes Supplier tidak hanya untuk PBF obat, tetapi juga mendukung operasional Pedagang Besar Alat Kesehatan (PBAK) dan distributor lainnya secara umum.