Kewajiban Pajak PBF sebagai PKP & Cara Lapor di Coretax

Sebagai pelaku usaha distribusi farmasi skala besar, Pedagang Besar Farmasi (PBF) dan Pedagang Besar Alat Kesehatan (PBAK) hampir dipastikan berstatus Pengusaha Kena Pajak (PKP). Status ini membawa kewajiban perpajakan, salah satunya menerbitkan faktur pajak keluaran untuk setiap transaksi penjualan dan melaporkannya tiap bulan melalui Coretax DJP.

Bagi banyak pengelola PBF, urusan pajak menjadi salah satu pekerjaan paling menyita waktu dan rawan kesalahan. Artikel ini akan membahas secara lengkap apa kewajiban perpajakan PBF sebagai PKP, bagaimana alur pelaporan faktur pajak keluaran di era Coretax, batas waktu yang harus dipatuhi, dan bagaimana software PBF membantu mengefisienkan proses ini.

Disclaimer: Artikel ini bersifat informatif dan edukatif berdasarkan regulasi perpajakan yang berlaku. Untuk keputusan perpajakan spesifik bisnis Anda, konsultasikan dengan konsultan pajak terdaftar.

Apakah PBF Wajib Menjadi PKP?

PKP (Pengusaha Kena Pajak) adalah pengusaha yang melakukan penyerahan Barang Kena Pajak (BKP) dan/atau Jasa Kena Pajak (JKP) yang dikenai Pajak Pertambahan Nilai (PPN), berdasarkan Undang-Undang PPN.

PBF wajib dikukuhkan sebagai PKP jika omzet penjualannya melebihi Rp 4,8 miliar per tahun. Mengingat skala distribusi PBF yang menyalurkan obat ke ratusan sarana kefarmasian, maka hampir seluruh PBF aktif di Indonesia sudah melampaui ambang batas ini sehingga akan berstatus PKP.

Konsekuensi utama jika PBF merupakan PKP (Pengusaha Kena Pajak) :

• Wajib menerbitkan faktur pajak keluaran untuk setiap penjualan BKP (obat atau alkes yang diserahkan ke pelanggan)
• Wajib memungut PPN dari pembeli sebesar tarif yang berlaku
• Wajib melaporkan SPT Masa PPN setiap bulan melalui Coretax DJP
• Berhak mengkreditkan pajak masukan atas pembelian dari prinsipal/supplier yang juga PKP

Perubahan Era Coretax Mulai Januari 2025

Sejak 1 Januari 2025, Direktorat Jenderal Pajak (DJP) mengimplementasikan Coretax DJP, yaitu sistem inti administrasi perpajakan yang menggantikan sistem e-Faktur lama. Ini merupakan perubahan mendasar pada alur kerja perpajakan PKP. Regulasi yang mendasarinya:

• PMK 81/2024: merestrukturisasi tata cara pelaksanaan hak dan kewajiban perpajakan secara menyeluruh
• PMK 131/2024: mengubah skema perhitungan PPN untuk BKP/JKP non-mewah
• KEP-54/PJ/2025 (12 Februari 2025): membuka kembali tiga saluran resmi pembuatan faktur pajak keluaran PKP
• PER-11/PJ/2025 (berlaku 22 Mei 2025): mengatur secara teknis format, isi, dan tata cara pembuatan serta pelaporan faktur pajak di era Coretax
• PER-19/PJ/2025 (Oktober 2025): mengatur kewenangan DJP untuk menonaktifkan akses pembuatan faktur pajak bagi PKP yang tidak melaksanakan kewajiban perpajakan

(Sumber: Direktorat Jenderal Pajak pajak.go.id)

Tiga Saluran Resmi Pembuatan Faktur Pajak Keluaran PBF

Berdasarkan KEP-54/PJ/2025, ada tiga saluran resmi yang bisa digunakan PKP (termasuk PBF) untuk membuat faktur pajak keluaran:

Catatan penting: PBF yang dikukuhkan setelah 1 Januari 2025 tidak dapat menggunakan e-Faktur Client Desktop, wajib menggunakan Coretax portal. Data dari e-Faktur Desktop akan tersinkron ke Coretax paling lambat H+2 penerbitan faktur.

Kode Transaksi Faktur Pajak yang Relevan untuk PBF

Sejak PMK 131/2024 berlaku efektif per Februari 2025, kode transaksi default untuk PBF bergeser dari kode 01 ke kode 04 untuk penyerahan BKP/JKP non-mewah. Ini yang paling sering salah dipahami pengelola PBF yang belum update regulasi.

Kode transaksi yang paling relevan untuk PBF:

Penting: NSFP (Nomor Seri Faktur Pajak) kini terdiri dari 17 digit bertambah 1 digit dari sistem lama. Struktur: 2 digit kode transaksi + 2 digit kode status + 13 digit nomor seri. NSFP diberikan otomatis oleh sistem Coretax saat upload disetujui. (Sumber: PER-11/PJ/2025, Pasal 37)

Alur Pelaporan Faktur Pajak Keluaran PBF di Coretax

Berikut alur lengkap pelaporan faktur pajak keluaran PBF melalui Coretax:

Langkah 1. Siapkan Data Faktur Pajak Keluaran

Setiap transaksi penjualan obat/alkes dari PBF ke pelanggan (apotek, klinik, rumah sakit, PBF lain) yang merupakan BKP wajib dibuatkan faktur pajak. Data yang harus ada di setiap faktur:

• Identitas PKP penjual (PBF) berupa nama, NPWP, alamat
• Identitas pembeli berupa nama, NPWP/NIK, alamat
• Tanggal transaksi
• Nama dan rincian BKP (nama obat/alkes, jumlah, satuan)
• Harga jual dan DPP (Dasar Pengenaan Pajak)
• Jumlah PPN terutang
• Kode transaksi yang sesuai

Langkah 2. Pilih Metode Input: Manual atau Upload XML

Opsi A Input manual (untuk volume kecil)

1. Login ke Coretax DJP dengan akun PT/Badan
2. Masuk menu e-Faktur
3. Output Tax, isi data transaksi satu per satu
4. Tanda tangan digital dengan sertifikat elektronik/kode otorisasi
5. Submit

Opsi B Upload XML (untuk volume besar, direkomendasikan untuk PBF)

PBF umumnya menerbitkan puluhan hingga ratusan faktur setiap bulan. Untuk volume seperti ini, upload massal via file XML jauh lebih efisien daripada input manual satu per satu.

Alurnya sebagai berikut :

1. Siapkan data faktur dalam format Excel sesuai template DJP
2. Konversi ke file XML
3. Login Coretax, masuk ke menu Faktur Pajak Keluaran klik Impor Faktur
4. Upload file XML. Sistem akan menampilkan preview sebelum finalisasi dan log error jika ada masalah
5. Validasi dan tandatangani secara digital
6. Submit

Langkah 3. Lapor SPT Masa PPN

Setelah faktur pajak keluaran diunggah dan divalidasi, langkah berikutnya adalah melaporkan SPT Masa PPN. Di Coretax, data faktur yang sudah divalidasi akan otomatis terbaca saat menyusun SPT sehingga tidak perlu diinput ulang.

Alur pelaporan SPT Masa PPN:

1. Login Coretax, masuk menu Surat Pemberitahuan (SPT)
2. Pilih konsep SPT yang sudah dibuat otomatis sistem untuk masa pajak yang akan dilaporkan
3. Verifikasi data yang terisi otomatis dari faktur keluaran (Lampiran A-2: Daftar Pajak Keluaran atas Penyerahan Dalam Negeri dengan Faktur Pajak)
4. Pastikan pajak masukan (dari pembelian ke prinsipal/supplier yang juga PKP) sudah tercatat
5. Hitung selisih pajak keluaran vs pajak masukan (nilai PPN yang harus dibayar/dikreditkan)
6. Login akun Impersonate, tanda tangan SPT secara digital
7. Submit SPT

Batas Waktu yang Wajib Dipatuhi

(Sumber: PER-11/PJ/2025 Pasal 44 ayat (1), PMK 81/2024)

Penting! Perubahan dari aturan lama: Batas upload faktur sebelumnya adalah tanggal 15 (sesuai PER-03/PJ/2022). Sejak PER-11/PJ/2025 berlaku efektif 22 Mei 2025, batas waktu diperpanjang menjadi tanggal 20. Faktur yang diunggah setelah tanggal 20 tidak mendapat persetujuan DJP dan secara hukum bukan merupakan faktur pajak yang sah (Pasal 44 ayat (3) PER-11/PJ/2025).

Konsekuensi terlambat lapor: Keterlambatan pelaporan SPT Masa PPN dikenai sanksi administrasi berupa denda sebesar Rp 500.000 per SPT yang terlambat dilaporkan. Keterlambatan pembayaran PPN dikenai bunga sebesar 2% per bulan dari jumlah pajak yang kurang dibayar.

Tantangan Utama PBF dalam Pelaporan Pajak Keluaran

Dari pengalaman pengelola PBF, ada tiga tantangan yang paling sering dihadapi:

1. Volume faktur yang sangat besar setiap bulan

PBF yang aktif bisa menerbitkan ratusan hingga ribuan faktur per bulan ke berbagai pelanggan. Mengelola data faktur ini secara manual membutuhkan waktu berjam-jam dan sangat rawan kesalahan.

2. Data faktur tidak konsisten dengan data operasional

Jika sistem penjualan dan pencatatan faktur pajak berjalan di dua sistem berbeda (misalnya sistem kasir terpisah dari software pajak), rekonsiliasi data menjadi pekerjaan tambahan yang menyita waktu dan rawan discrepancy. Ketidaksesuaian data bisa memicu koreksi SPT yang rumit.

3. Risiko Suspend Akses Faktur jika Tidak Patuh

Berdasarkan PER-19/PJ/2025, DJP kini berwenang menonaktifkan akses pembuatan faktur pajak bagi PKP yang tidak memenuhi kewajiban perpajakan, termasuk jika dalam tiga bulan berturut-turut PKP tidak melakukan pemungutan pajak, atau jika SPT tidak dilaporkan secara konsisten. Bagi PBF yang akses fakturnya disuspend, operasional distribusi akan terganggu karena tidak bisa menerbitkan faktur pajak ke pelanggan.

4. Adaptasi dengan perubahan regulasi yang cepat

Sejak Coretax diimplementasikan pada Januari 2025, ada serangkaian perubahan regulasi yang terbit bertahap, mulai dari perubahan kode transaksi, format NSFP 17 digit, hingga aturan baru PER-11/PJ/2025 yang berlaku pada bulan Mei 2025.

(Baca juga : Cara Membuat Laporan Keuangan PBF yang Benar dan Sesuai dengan Regulasi)

Export Data Faktur Keluaran Langsung dari Software PBF

Di sinilah teknologi berperan penting. Digikes Supplier, software PBF berbasis cloud dari ekosistem Digikes menyediakan fitur export data faktur keluaran langsung dari sistem dalam dua format:

• Format XML, siap upload langsung ke Coretax DJP tanpa perlu konversi manual
• Format Excel, untuk rekap, verifikasi, dan arsip internal sebelum dikonversi ke XML jika diperlukan

Bagaimana Alurnya dengan Digikes Supplier?

Sebelum pakai Digikes Supplier (alur manual), data harus diinput lalu kemudian dikonversikan memakai tools converter. Namun hasilnya sering ada ketidaksesuaian karena data tidak terintegrasi. Pakai Aplikasi PBF Digikes Supplier, data transaksi penjualan tercatat otomatis di sistem yang pada akhir bulan tinggal diexport dalam format XML atau Excel sesuai kebutuhan. Anda tinggal upload langsung ke Coretax.

Waktu untuk melakukan pelaporan jadi lebih singkat, Anda tidak perlu rekap manual berjam-jam setiap akhir bulan. Data juga akurat karena bersumber dari sistem yang sama sehingga dijamin tidak ada discrepancy.

(Baca juga: 5 Alasan Digikes Supplier Jadi Aplikasi PBF Terbaik Pilihan Distributor Farmasi)

FAQ Seputar Pajak PBF dan Pelaporan di Coretax

Apakah semua PBF wajib menjadi PKP? PBF wajib dikukuhkan sebagai PKP jika omzet penjualannya melebihi Rp 4,8 miliar per tahun.

Apa itu faktur pajak keluaran dan mengapa PBF wajib menerbitkannya? Faktur pajak keluaran adalah bukti pemungutan PPN yang diterbitkan oleh PKP penjual atas setiap penyerahan Barang Kena Pajak ke pembeli. Dokumen ini menjadi dasar perhitungan PPN terutang dan wajib dilaporkan ke DJP melalui Coretax setiap bulan.

Kode transaksi apa yang digunakan PBF dalam faktur pajak keluaran? Untuk sebagian besar transaksi distribusi obat ke apotek, klinik, dan rumah sakit, PBF menggunakan kode transaksi 04 sejak berlaku efektif Februari 2025, menggantikan kode 01 yang sebelumnya umum digunakan. Kode berbeda digunakan untuk transaksi ke instansi pemerintah (kode 02/03) atau transaksi dengan fasilitas PPN tidak dipungut (kode 07).

Apa format file yang dibutuhkan untuk upload faktur ke Coretax?

Faktur pajak yang dibuat atau diterima wajib berformat XML agar data bisa diproses otomatis oleh sistem DJP. Untuk PBF dengan volume faktur besar, metode upload XML lebih efisien dibanding input manual.

Berapa batas waktu pelaporan SPT Masa PPN untuk PBF? Berdasarkan PER-11/PJ/2025 Pasal 44 ayat (1), upload faktur pajak ke Coretax paling lambat tanggal 20 bulan berikutnya setelah tanggal pembuatan faktur. Pelaporan dan pembayaran SPT Masa PPN paling lambat tanggal 30/31 bulan berikutnya.

Apakah data faktur di Coretax otomatis masuk ke SPT Masa PPN? Ya. Salah satu keunggulan Coretax adalah integrasi langsung antara data faktur pajak keluaran dengan pelaporan SPT Masa PPN.

Apakah software PBF bisa membantu proses pelaporan pajak ke Coretax? Ya. Software PBF seperti Digikes Supplier menyediakan fitur export data faktur keluaran langsung dalam format XML dan Excel sehingga data transaksi penjualan bisa langsung digunakan untuk upload ke Coretax.

Referensi

• PMK 81/2024 Tata Cara Pelaksanaan Hak dan Kewajiban Perpajakan
• PMK 131/2024 Penyesuaian Tarif PPN
• KEP-54/PJ/2025 Saluran Resmi Pembuatan Faktur Pajak
• PER-11/PJ/2025 Format dan Tata Cara Pelaporan Faktur Pajak di Era Coretax (berlaku 22 Mei 2025)
• PER-19/PJ/2025 Penonaktifan Akses Pembuatan Faktur Pajak bagi PKP Tidak Patuh (Oktober 2025)
• Direktorat Jenderal Pajak pajak.go.id
• Ortax.org Panduan Coretax untuk PKP
• Akuntansi Mandiri. 2026. Cara Membuat Faktur Pajak di Coretax