Aktivitas pengelolaan stok produk merupakan hal krusial di apotek. Pebisnis apotek harus memastikan stok produk tersedia dalam jumlah yang cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan/pasien dengan mengetahui status stok produk. Jumlah stok yang terlalu banyak tentu akan meningkatkan biaya penyimpanan, menjadikan persentase laba menjadi lebih kecil, belum lagi risiko produk kadaluarsa dan rusak dalam penyimpanan. Sebaliknya, jika jumlah stok terlalu sedikit, maka permintaan pelanggan/pasien kerapkali tidak terpenuhi sehingga pelanggan menjadi kecewa, dan kesempatan mendapatkan untung pun hilang.
Pengendalian persediaan yang efektif adalah dengan mengoptimalkan dua tujuan, yaitu memperkecil biaya investasi pada stok/persediaan namun mampu menyediakan/menjual produk untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. Dalam pengelolaan stok/persediaan di apotek, ada lima jenis status stok yang dapat membantu Anda dalam merencakan pembelian, yaitu
Status Stok : Overstock
Overstock atau kelebihan stok terjadi ketika stok terkini melebihi kebutuhan stok per bulan. Dampaknya, Anda tidak perlu mengadakan pembelian lagi untuk bulan selanjutnya. Contohnya kebutuhan obat X per bulan adalah 30 strip, apotek Anda memiliki stok 50 strip, sementara yang terjual adalah 15 strip. Maka, sisa strip ini termasuk ke kategori overstock.
Status Stok : Understock
Understock atau kekurangan stok terjadi ketika stok terkini tidak mencukupi kebutuhan stok per bulan. Dampaknya Anda perlu mengadakan pembelian lagi untuk periode selanjutnya agar kebutuhan atau permintaan pelanggan tercukupi. Contohnya kebutuhan obat Y per bulan adalah 30 strip, namun apotek Anda hanya memiliki stok 20 strip, sehingga Anda perlu melakukan pembelian lagi sebanyak 10 strip untuk memenuhi kebutuhan per bulan.
Status Stok : Deadstock
Dead stock adalah stok produk tidak terjual, sehingga hanya menumpuk di inventori apotek Anda. Kejadian ini harus Anda hindari karena akan menaikkan biaya pengelolaan persediaan, dan berisiko menimbulkan kerugian seperti produk rusak dan kadaluarsa.
Potential Loss
Potential loss adalah stok produk yang tidak ada atau stoknya habis. Kejadian potential loss bisa dikatakan potensi untuk apotek Anda, produk berpotensi untuk dijual, namun apotek Anda tidak dapat memenuhinya karena stok habis atau tidak tersedia. Dampaknya, Anda bisa menolak pelanggan karena penjualan yang tertolak. Contohnya Anda tidak memiliki stok obat flu, demam, batuk padahal saat musim pancaroba akan banyak permintaan terhadap obat tersebut. Karena stok tidak tersedia maka obat tersebut dianggap potential loss.
Stock on Hand
Stock on hand adalah stok terkini sama dengan kebutuhan stok per bulan, yang berarti jumlah stok sesuai dan dapat memenuhi kebutuhan per bulan. Contohnya kebutuhan obat Z adalah 10 strip per bulan, stok di apotek ada 10 strip, maka stok yang ada dapat memenuhi kebutuhan dalam sebulan.
Analisis Status Stok dengan Apotek Digital
Informasi dan analisis terkait status stok produk di apotek menjadi penting untuk melakukan pembelian. Pebisnis apotek harus mampu melakukan pengendalian persediaan yang efektif dengan mengoptimalkan dua tujuan yaitu memperkecil total investasi namun tetap mampu menjual berbagai produk sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Salah satu caranya adalah dengan mengetahui status stok produk. Dengan demikian Anda akan menjadi lebih bijak dalam merencanakan pembelian. Software pengolah apotek seperti Apotek Digital dapat membantu Anda dalam menganalisis status stok melalui fitur Analisis Pembelian. Disini Anda akan mendapatkan rekomendasi untuk pembelian yang lebih bijak.
Selain itu, metode perencanaan di apotek dapat didasarkan pada analisis pareto atau analisis ABC. Untuk mempelajari lebih lanjut bisa kunjungi disini.
