SOP Penanganan Piutang PBF: Panduan untuk Penagihan ke Apotek, Klinik & Fasilitas Kesehatan

Sebagai Pedagang Besar Farmasi (PBF), menjaga kelancaran penagihan piutang itu sangat penting. Hal ini bukan hanya sekedar untuk mendapatkan cash flow PBF yang sehat tapi juga mengenai keberlangsungan bisnis distribusi obat yang menyentuh langsung ketersediaan obat yang ada di apotek, klinik, puskesmas, rumah sakit dan sarana kefarmasian lainnya. Tanpa SOP penagihan piutang yang jelas, piutang macet bisa menghambat arus kas dan mengganggu operasional distribusi secara keseluruhan.

Artikel ini akan membahas SOP Penagihan Piutang PBF secara lengkap, mulai dari dasar regulasi, alur penagihan, jadwal bertahap, hingga cara menangani piutang bermasalah sesuai Permenkes No. 1148/2011, Permenkes No. 14/2021, dan Pedoman Teknis CDOB BPOM 2012.

(Baca juga : Panduan Lengkap CDOB 2025 dalam Distribusi Farmasi PBF di Indonesia)

Apa Itu Piutang di Bisnis PBF atau Distributor Farmasi?

Berdasarkan Permenkes RI No. 1148/Menkes/Per/VI/2011, PBF (Pedagang Besar Farmasi) adalah perusahaan berbentuk badan hukum yang memiliki izin untuk pengadaan, penyimpanan, dan penyaluran obat dalam jumlah besar kepada fasilitas kefarmasian. Dalam praktiknya, penjualan PBF ke outlet pelanggannya hampir selalu dilakukan secara kredit. Piutang di bisnis PBF merupakan hak PBF untuk menagih pembayaran berupa uang kepada pihak lain akibat transaksi penjualan kredit atau pemberian pinjaman di masa lalu. Dalam akuntansi, piutang diklasifikasikan sebagai aset lancar yang diharapkan dapat dikonversi menjadi kas dalam waktu dekat, yaitu saat debitur seperti apotek membayar utangnya.

Alurnya sederhana, yaitu Outlet/Sarana Kefarmasian (apotek, klinik, puskesmas, RS) membuat Surat Pesanan (SP) kemudian PBF mengirim barang beserta faktur penjualan. Outlet wajib membayar sesuai jatuh tempo yang disepakati. Faktur penjualan yang ditandatangani dan distempel oleh Apoteker Penanggung Jawab (APJ) outlet inilah yang menjadi dasar hukum piutang PBF.

Siapa Saja Debitur (Outlet) PBF?

Debitur adalah pihak yang menerima pinjaman dari kreditur. Dalam bisnis distribusi farmasi, kreditur adalah PBF itu sendiri, sedangkan debitur adalah pihak yang menerima penyaluran obat/sediaan farmasi dari PBF. Sesuai dengan Permenkes No 14 Tahun 2021, PBF hanya boleh menyalurkan obat kepada pihak berikut (yang selanjutnya disebut debitur) :

• Apotek
• Klinik
• Puskesmas
• Instalasi Farmasi Rumah Sakit
• Toko obat (khusus untuk obat bebas dan obat bebas terbatas saja)

(Baca juga : Rahasia PBF Disukai Apotek : 7 Kunci Pelayanan untuk Keuntungan Maksimal)

Alur Penagihan Piutang PBF

Mengacu pada praktik bisnis PBF yang diuraikan dalam Jurnal Farmasetika Universitas Padjadjaran (2019), berikut alur penagihan piutang PBF yang terstandar:

1. Pengiriman Barang Beserta Faktur

PBF mengirimkan produk obat bersama faktur penjualan ke outlet. Biasanya juga disertai dengan Surat Jalan. APJ outlet wajib menandatangani dan memberi stempel basah pada faktur penjualan sebagai bukti penerimaan dan persetujuan transaksi (kredit).

2. Pengarsipan Faktur Piutang

Faktur penjualan asli yang sudah ditandatangani, diarsipkan oleh bagian piutang (AR) PBF sebagai dasar penagihan saat jatuh tempo. Faktur penjualan asli tidak diserahkan ke outlet karena menjadi dokumen klaim PBF. Outlet biasanya akan mendapat copy faktur

3. Monitoring Aging Schedule

Tim piutang PBF (AR) akan memantau daftar faktur secara berkala untuk mengidentifikasi mana yang sudah mendekati atau melewati jatuh tempo. Aging schedule yang teratur adalah kunci penagihan yang proaktif.

4. Penyerahan ke Kolektor atau Salesman

Saat faktur jatuh tempo, bagian piutang PBF (AR) menyerahkan faktur asli tersebut kepada kolektor atau salesman untuk ditagihkan langsung ke outlet. Ini adalah titik kritis. Ketepatan dan kecepatan tindakan di tahap ini sangat menentukan tingkat collection rate terpenuhi atau tidak.

5. Penerimaan & Rekonsiliasi Pembayaran

Setelah pembayaran dari outlet debitur diterima, akan dilakukan rekonsiliasi, yaitu proses pencocokan nominal yang dibayar dengan nominal yang tertera pada faktur. Jika telah selesai, segera lakukan pencatatan di sistem, dan langsung konfirmasikan ke outlet.

6. Tutup Piutang

Faktur yang telah lunas diarsipkan sebagai piutang yang terselesaikan. Limit kredit outlet dipulihkan dan outlet dapat kembali melakukan pemesanan selanjutnya.

Jadwal Penagihan Piutang yang Sistematis dan Bertahap

Penagihan piutang PBF merupakan salah satu aktivitas kunci karena menyangkut kesehatan cash flow di bisnis dan menjaga keberlangsungan PBF. Untuk memiliki penagihan piutang PBF yang efektif, maka PBF perlu mempunyai jadwal penagihan yang sistematis dan bertahap. Berikut standar penagihan yang sistematis dan bertahap yang bisa diterapkan oleh PBF :

Catatan penting: *Blokir maupun tunda pemesanan adalah mekanisme otomatis yang ada di sistem PBF. Bila outlet belum melunasi tagihan yang jatuh tempo, sistem akan menolak pesanan baru dari outlet tersebut secara otomatis hingga hutang diselesaikan (Jurnal Farmasetika Unpad, 2019).

Dokumen Wajib dalam Proses Penagihan Piutang PBF

PBF tidak bisa asal dalam menagih, ada dokumen wajib yang perlu disertakan dalam proses penagihan piutang. Dokumen ini menyangkut keabsahan hukum piutang dan terkait kesiapan menghadapi audit dari BPOM maupun Dinas Kesehatan.

(Baca juga : Panduan Lengkap Laporan e-Was dan e-Report untuk PBF Distributor Farmasi)

Faktur Penjualan (Asli)

Faktur penjualan PBF adalah dokumen resmi yang diterbitkan oleh PBF sebagai bukti transaksi legal atas penjualan obat-obatan, alat kesehatan, atau produk farmasi lainnya kepada apotek, klinik, puskesmas, atau IFRS. Dokumen ini menjadi bukti serah terima barang, dokumen penagihan, dan dasar pembukuan utang piutang. Faktur ini wajib ditandatangani dan distempel basah oleh APJ outlet

Surat Pesanan (SP)

Dokumen surat pesanan (SP) adalah surat dari Apoteker outlet yang berisi pemesanan obat/sediaan farmasi kepada PBF atau Distributor. Surat pesanan (SP) wajib ditandatangani oleh Apoteker Penanggungjawab Apotek (APA), Apoteker Pendamping, atau TTK yang sudah diberi wewenang.

(Baca juga : Jenis Surat Pesanan SP di Apotek)

Surat Jalan atau Bukti Pengiriman

Biasanya dalam mengantar produk pesanan dan penagihan diperlukan Surat Jalan. Surat jalan menjadi penyerta dalam faktur penjualan.

Untuk dokumentasi sesuai dengan peraturan, PBF wajib menyimpan/arsip semua faktur dan dokumen penagihan minimal selama 5 tahun. Hal ini bertujuan untuk kepatuhan terhadap regulasi dan kebutuhan audit pajak, dan audit BPOM & Dinkes.

Selain dokumen-dokumen wajib tersebut, untuk mendukung penagihan yang rapi dan sistematis, PBF juga memerlukan dokumen berikut :

• Aging schedule, yaitu data rekapan piutang per outlet dan status jatuh temponya
• Log komunikasi, yaitu catatan telepon, WA, dan kunjungan salesman atau kolektor
• Surat peringatan, berupa peringatan jika debitur tidak melunasi utang/kewajibannya. Biasanya dikirim jika >30 hari belum ada pembayaran

Cara Penanganan Piutang PBF yang Bermasalah

Dalam praktiknya, tidak semua outlet debitur lancar dalam pembayaran utangnya, bisa saja pembayaran tidak sesuai dengan TOP (term of payment) atau terlambat bayar. Oleh karena itu, PBF harus mempunyai SOP yang pas dan terstruktur untuk menangani masalah piutang yang bermasalah (dalam hal ini debitur telat bayar atau gagal bayar). Ini penting untuk menjaga kesehatan cash flow keuangan PBF.

Berikut prosedur yang direkomendasikan dalam penanganan piutang PBF yang bermasalah :

1. Klasifikasi aging piutang

Melakukan pengelompokkan piutang berdasarkan usia keterlambatan pembayaran, yaitu current (belum jatuh tempo), 1-30 hari terlambat, 31-60 hari terlambat, dan >60 hari terlambat. Semakin lamat keterlambatan maka semakin prioritas tinggi dalam penanganannya

2. Pengecekkan profil outlet

Pemeriksaan terhadap riwayat pembayaran, nilai transaksi historis, dan (krusial) status izin apotek atau klinik (masih aktif atau tidak). Outlet dengan izin tidak aktif berisiko tinggi tidak mampu melunasi kewajiban.

3. Negosiasi dan restrukturisasi

Menawarkan skema cicilan dengan jadwal bayar yang tertulis. Setiap kesepakatan restrukturisasi harus mendapat persetujuan dari supervisor atau manajemen PBF dan didokumentasikan secara resmi.

4. Eskalasi ke pihak legal

Jika negosiasi gagal setelah upaya berulang, serahkan proses penagihan ke tim legal internal atau kuasa hukum melalui somasi, mediasi, ataupun gugatan perdata.

5. Write-off (penghapusan buku)

Langkah terakhir dan hanya boleh dilakukan dengan persetujuan direksi, sesuai kebijakan akuntansi perusahaan.

Kelola Piutang PBF Lebih Mudah dengan Software Digikes Supplier

Menjalankan SOP penagihan piutang secara manual, bisa dengan spreadsheet, WhatsApp, maupun dengan tumpukan faktur fisik memang bisa dilakukan. Tapi seiring bertambahnya jumlah outlet dan volume transaksi maka berisiko faktur terlewat, data yang tidak sinkron, dan piutang macet yang merugikan PBF. Aplikasi Digikes Supplier hadir untuk membantu PBF mengelola seluruh aktivitas di bisnis distribusi termasuk dalam penanganan dan pengelolaan piutang outlet.

Fitur Digikes Supplier Bantu Penagihan Piutang Lebih Cerdas

• Fitur Pesanan Penjualan : Kelola order dari apotek dan klinik dengan mudah. Supplier bahkan bisa mencetak Surat Pesanan (SP) langsung dari platform, tentunya tanda tangan dan stempel dari apotek bersangkutan tetap wajib dipenuhi sesuai persyaratan CDOB
• Fitur Deteksi Status Izin Pelanggan : Cek secara otomatis apakah izin apotek, klinik, atau outlet yang hendak memesan masih aktif atau tidak, sebelum transaksi diproses. Kurangi risiko piutang macet dari outlet bermasalah sejak awal
• Fitur Piutang Lengkap : Pantau status piutang seluruh outlet dalam satu tampilan. Memudahkan untuk tahu mana yang belum lunas, sudah lunas, dan sudah jatuh tempo. Tidak perlu lagi cek satu per satu secara manual yang berisiko terlewat
• Fitur Faktur Penjualan dan Surat Jalan : Terbitkan faktur penjualan dan surat jalan secara digital, lengkap dan terintegrasi sesuai standar CDOB BPOM
• Fitur Limit Piutang Pelanggan : Tetapkan batas kredit per outlet. Sistem otomatis memblokir dan menunda pemesanan outlet bila melebihi limit atau memiliki tagihan jatuh tempo yang belum diselesaikan
• Fitur TTF (Tanda Terima Faktur) : Rekap beberapa atau semua faktur untuk satu outlet dalam satu dokumen Tanda Terima Faktur yang mempermudah proses penagihan dan dokumentasi kunjungan kolektor.

Ingin penanganan dan penaghan piutang PBF lebih rapi, tertib, dan minim risiko piutang macet? Coba Digikes Supplier sekarang. Konsultasi dan coba gratis klik disini!

Referensi

1. Permenkes No. 1148/Menkes/Per/VI/2011 tentang Pedagang Besar Farmasi — Kementerian Kesehatan Republik Indonesia
2. Permenkes No. 14 Tahun 2021 tentang Standar Kegiatan Usaha dan Produk pada Penyelenggaraan Perizinan Berusaha Berbasis Risiko Sektor Kesehatan (KBLI 46441) — Kementerian Kesehatan Republik Indonesia
3. Pedoman Teknis Cara Distribusi Obat yang Baik (CDOB), No. HK.03.1.34.11.12.7542 Tahun 2012 — Badan Pengawas Obat dan Makanan (BPOM) RI
4. Ramadhan, dkk. (2019). “Cara Apoteker Menjalankan Bisnis Pedagang Besar Farmasi (PBF)“. Jurnal Farmasetika, Universitas Padjadjaran. ResearchGate