Surat pesanan obat (SP) adalah surat dari Apoteker yang berisi pemesanan produk/barang kepada Pedagang Besar Farmasi atau Distributor. Pengadaan obat di apotek harus melalui jalur resmi sesuai dengan peraturan yang berlaku dan dilengkapi dengan Surat Pesanan. Menurut Peraturan Kepala BPOM Nomor 24 Tahun 2021, bentuk surat pesanan apotek bisa berbentuk tertulis maupun elektronik.
(Baca juga : Cara Membuat Surat Pesanan untuk Pengadaan di Apotek)
Surat pesanan setidaknya mengandung informasi :
- Informasi pemesan (nama apoteker dan nomor SIPA apoteker)
- Informasi Supplier atau PBF (Pedagang Besar Farmasi) tujuan
- Informasi obat yang dipesan (nama obat, bentuk sediaan, kekuatan, jumlah dalam bentuk angka dan/atau huruf)
- Informasi sarana yang akan menggunakan
- Tandatangan pemesan
Jenis Surat Pesanan Berdasarkan Bentuknya
Menurut peraturan, SP bisa dibuat secara manual maupun dengan sistem elektronik.
Surat Pesanan Manual
Jika SP dibuat secara manual, maka harus :
- Asli, dibuat 2 rangkap. Satu rangkap diberikan kepada pemasok dan satu rangkap sebagai arsip apotek
- Ditandatangani oleh Apoteker/TTK penanggung jawab. Dilengkapi dengan nama jelas, dan nomor SIPA/SIPTTK sesuai ketentuan perundang-undangan
- Mencantumkan nama sarana apotek (disertai nomor izin), alamat lengkap, dan stampel sarana apotek
- Mencantumkan nama fasilitas pemasok disertai alamat lengkap
- Mencantumkan nama, bentuk dan kekuatan sediaan, jumlah (dalam bentuk angka dan huruf), dan isi kemasan dari barang yang dipesan
- Diberikan nomor urut SP, nama kota, dan tanggal dengan penulisan yang jelas
Surat Pesanan dengan Sistem Elektronik
Jika SP dibuat menggunakan sistem elektronik, ketentuannya adalah sebagai berikut :
- Sistem elektronik harus bisa menjamin otoritas penggunaan sistem oleh Apoteker/ TTK penanggung jawab
- Mencantumkan nama sarana apotek (disertai nomor izin), alamat lengkap, dan stampel sarana apotek
- Mencantumkan nama fasilitas pemasok disertai alamat lengkap
- Mencantumkan nama, bentuk dan kekuatan sediaan, jumlah (dalam bentuk angka dan huruf), dan isi kemasan dari barang yang dipesan
- Diberikan nomor urut surat pesanan, nama kota, dan tanggal dengan penulisan yang jelas
- Sistem elektronik harus bisa menjamin ketertelusuran SP, sekurang-kurangnya dalam batas 5 tahun terakhir
- SP elektronik harus dapat ditunjukkan dan dipertanggungjawabkan kebenarannya pada saat pemeriksaan, baik oleh pihak yang membuat dan menerima SP
- Harus tersedia sistem backup data secara elektronik
- SP elektronik harus memudahkan dalam evaluasi dan penarikan data pada saat dibutuhkan oleh pihak yang menerbitkan SP dan/atau yang menerima SP
- Pesanan elektronik yang dikiriman ke pemasok, harus dipastikan diterima oleh pemasok
Jenis Surat Pesanan Berdasarkan Jenis Obat yang Dipesan
Menurut Permenkes Nomor 3 Tahun 2015, Surat Pesanan hanya berlaku untuk masing-masing narkotika, psikotropika, atau prekursor farmasi. Surat pesanan narkotika, psikotropika, dan prekursor farmasi harus terpisah dari pesanan barang yang lain (pasal 9). Oleh karena itu ada beberapa jenis SP bergantung dari jenis obat yang dipesan.
(Baca juga : Pengelolaan Sediaan Farmasi yang Baik di Apotek)
SP Khusus untuk Obat Narkotika
Narkotika adalah obat yang berasal dari tanaman atau bukan tanaman, baik sintetis maupun semi sintetis, yang dapat menyebabkan penurunan atau perubahan kesadaran, hilangnya rasa, mengurangi sampai menghilangkan rasa nyeri dan dapat menimbulkan ketergantungan. Contoh obat narkotika antara lain Morfin, Kodein, Pethidin, Metadon, dan Etil morfin.
Dalam satu SP hanya memuat satu item obat narkotika. Obat narkotika dengan kekuatan atau bentuk sediaan berbeda harus dipesan dengan SP berbeda. Dibuat sekurang-kurangnya rangkap tiga (2 ke pemasok/PBF dan 1 sebagai arsip). Surat pesanan ini harus ditandatangani oleh apoteker penanggungjawab dilengkapi nama jelas dan nomor SIPA.
SP Khusus untuk Obat Psikotropika
Psikotropika adalah zat atau obat baik alamiah maupun sintetis bukan narkotika, yang berkhasiat psikoaktif melalui pengaruh selektif pada susunan saraf pusat yang menyebabkan perubahan khas pada aktivitas mental dan perilaku. Contoh obat psikotropika adalah Amfetamin, Fenobarbital, Pentobarbital, Diazepam, dan Nitrazepam.
Satu SP dapat memuat satu atau lebih obat psikotropika. Dibuat sekurang-kurangnya rangkap tiga (2 ke pemasok/PBF dan 1 sebagai arsip). Surat ini harus ditandatangani oleh apoteker penanggungjawab dilengkapi nama jelas dan nomor SIPA.
SP Khusus untuk Obat Prekursor Farmasi
Prekursor Farmasi adalah zat atau bahan pemula atau bahan kimia yang dapat digunakan sebagai bahan baku/penolong untuk keperluan proses produksi industri farmasi atau produk antara, produk ruahan, dan produk jadi yang mengandung Ephedrine, Pseudoephedrine, Norephedrine/phenylpropanolamine, Ergotamin, Ergometrine, atau Potasium Permanganat.
Satu SP dapat memuat satu atau lebih obat prekursor farmasi. Dibuat sekurang-kurangnya rangkap tiga (2 ke pemasok/PBF dan 1 sebagai arsip). Surat ini harus ditandatangani oleh apoteker penanggungjawab dilengkapi nama jelas dan nomor SIPA.
SP untuk Obat Umum atau Barang Selain NPP
Yang dimaksud obat umum adalah obat selain gologan narkotika, psikotropika, dan prekursor farmasi (NPP) seperti obat keras lain, golongan obat bebas terbatas, dan obat bebas. Umumnya SP dibuat rangkap tiga. Setiap SP dibuat nomor untuk kemudahan dokumentasi dan sebagai pengaman untuk menghindari penyalahgunaan.
Perihal Surat Pesanan ini dibahas di PerKa BPOM Nomor 24 Tahun 2021 tentang Pengawasan Pengelolaan Obat, Bahan Obat, Narkotika, Psikotropika, dan Prekursor Farmasi di Fasilitas Pelayanan Kesehatan.
Surat Pesanan Otomatis dengan Software Apotek Digital
Menurut PerKa BPOM No 24 Tahun 2021, Surat Pesanan bisa dibuat secara manual atau menggunakan sistem eletronik dengan berbagai ketentuannya, termasuk SP manual (asli) harus diserahkan ke PBF selambat-lambatnya 7 hari setelah SP eletronik diterima.
Software Apotek Digital membantu apotek untuk membuat SP secara otomatis sesuai dengan golongan produk yang akan dipesan. Melalui fitur ‘Pesanan Pembelian’ Anda hanya perlu mengisi form pesanan, pilih jenis SP dan sistem akan membuatkan SP secara otomatis, sehingga Anda tidak perlu mengetik dan membuat SP secara manual. File-nya pun dapat diunduh dalam format PDF untuk kemudian dicetak dan ditandatangani oleh Apoteker. Format SP sudah disesuaikan dengan Permenkes Nomor 3 Tahun 2015 dan PerKa BPOM Nomor 24 Tahun 2021. Setelah membuat pesanan, Anda juga bisa memantau pesanan tersebut hingga pesanan datang.
Anda bisa membaca lebih lanjut mengenai Software Apotek Terbaik di Era Digital untuk mengetahui apa saja yang perlu dipertimbangkan dalam memilih software apotek.
