Panduan Lengkap Membuat Surat Pesanan Obat untuk Apotek Sesuai Regulasi

Surat Pesanan (SP) obat adalah dokumen resmi yang wajib dibuat apotek setiap kali melakukan pemesanan obat atau sediaan farmasi kepada Pedagang Besar Farmasi (PBF). SP tidak sekadar formalitas administrasi namun SP adalah bukti legal bahwa pengadaan dilakukan melalui jalur distribusi yang sah, sekaligus dokumen yang dapat diminta sewaktu-waktu oleh Dinas Kesehatan atau BPOM saat inspeksi.

SP yang salah format, tidak lengkap, atau tidak sesuai ketentuan bisa menyebabkan PBF menolak pesanan, pengadaan terhambat, hingga apotek berhadapan dengan temuan saat audit. Artikel ini membahas cara membuat SP yang benar mulai dari elemen wajib dokumen, langkah per langkah, hingga kesalahan umum yang sering terjadi di lapangan.

Untuk memahami perbedaan jenis-jenis SP dan ketentuan masing-masing (SP Umum, SP Narkotika, SP Psikotropika, SP Prekursor), baca dulu artikel Jenis Surat Pesanan di Apotek.

Dasar Regulasi Surat Pesanan Obat di Apotek

Pembuatan SP obat di apotek diatur oleh beberapa regulasi yang berlaku saat ini:

Permenkes No. 73 Tahun 2016 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek yang mengatur kewajiban pengadaan obat melalui SP dari PBF yang memiliki izin resmi.

Permenkes No. 5 Tahun 2023 tentang Narkotika, Psikotropika, dan Prekursor Farmasi yang mengatur format dan ketentuan SP khusus untuk tiga golongan obat ini, termasuk kewajiban pemisahan dokumen dan jumlah rangkap.

Peraturan BPOM No. 5 Tahun 2026 tentang Pengawasan Pengelolaan Obat dan Bahan Obat di Fasilitas Pelayanan Kefarmasian dan Fasilitas Lain yang mengatur ketentuan SP manual dan elektronik, termasuk kewajiban penyimpanan arsip selama 5 tahun. Regulasi ini berlaku sejak 6 April 2026, menggantikan PerBPOM No. 24 Tahun 2021.

Petunjuk Teknis Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek (Kemenkes, 2019). Panduan teknis implementasi yang mengatur detail prosedur pengadaan termasuk format SP, ketentuan rangkap, dan prosedur SP elektronik.

Langkah-Langkah Membuat Surat Pesanan Obat di Apotek

Langkah 1: Identifikasi Kebutuhan Pengadaan

Sebelum SP dibuat, pastikan kebutuhan pengadaan sudah diidentifikasi dengan benar. Periksa kartu stok (manual maupun digital), laporan defekta, atau catatan stok minimum yang sudah ditetapkan untuk masing-masing produk. Pengadaan yang baik dimulai dari data yang akurat, bukan perkiraan atau kebiasaan memesan jumlah yang sama setiap periode.

(Baca juga: Cara Menghitung Kebutuhan Pengadaan Sediaan Farmasi di Apotek)

Langkah 2: Tentukan PBF Tujuan

Satu SP hanya berlaku untuk satu PBF. Jika apotek memesan produk dari dua PBF berbeda, dua SP terpisah harus dibuat. Pastikan PBF yang dipilih memiliki izin resmi dan Sertifikat Distribusi Farmasi yang masih berlaku, ini adalah syarat kualifikasi pelanggan sesuai standar CDOB.

Langkah 3: Pisahkan Produk Berdasarkan Jenis SP

Sebelum mengisi dokumen SP, kelompokkan produk yang akan dipesan:

• SP Reguler→ obat bebas, obat bebas terbatas, obat keras reguler (tidak mengandung prekursor)
• SP Narkotika → satu jenis narkotika per SP (tidak bisa digabung)
• SP Psikotropika → bisa beberapa jenis psikotropika dalam satu SP
• SP Prekursor → bisa beberapa jenis prekursor dalam satu SP, tapi terpisah dari SP lain

Mencampur golongan yang berbeda dalam satu SP, misalnya memasukkan prekursor ke dalam SP umum adalah pelanggaran regulasi yang sering jadi temuan inspeksi.

Langkah 4: Isi Dokumen SP

Baik manual maupun elektronik, setiap SP harus memuat elemen-elemen berikut:

Identitas apotek (kop surat):

• Nama apotek lengkap
• Alamat lengkap termasuk nomor telepon atau faksimili
• Nomor izin apotek (SIA)
• Stempel apotek

Nomor dan tanggal SP: Gunakan nomor urut yang berkesinambungan untuk memudahkan penelusuran dan audit. Cantumkan nama kota dan tanggal pembuatan dengan jelas.

Identitas PBF tujuan: Nama PBF, alamat lengkap, dan nomor izin PBF.

Daftar produk yang dipesan: Untuk setiap produk, cantumkan: nama obat, bentuk sediaan, kekuatan sediaan, isi kemasan, dan jumlah dalam angka sekaligus huruf. Penulisan jumlah dalam huruf menutup celah pemalsuan atau perubahan angka pada dokumen fisik.

Tanda tangan dan identitas penandatangan: Nama jelas dan nomor SIPA (untuk APJ) atau nomor SIPTTK (untuk TTK). Tanpa tanda tangan APJ, SP dianggap tidak sah oleh PBF.

Ketentuan SP Manual (Kertas)

SP manual yang dibuat di atas kertas harus memenuhi ketentuan berikut sesuai PerBPOM No. 5 Tahun 2026 dan Petunjuk Teknis Kemenkes 2019:

• Asli bukan fotokopi, bukan scan tanpa validasi resmi
• Minimal 2 rangkap untuk SP Umum: 1 rangkap diserahkan ke PBF, 1 rangkap sebagai arsip apotek
• Minimal 3 rangkap untuk SP Narkotika, Psikotropika, dan Prekursor: 2 rangkap untuk PBF, 1 rangkap arsip apotek
• Jika SP tidak jadi digunakan, dokumen harus diberi tanda pembatalan dan tetap diarsipkan; tidak boleh dibuang begitu saja
• SP manual yang sudah dikirimkan secara elektronik (difoto/di-scan) harus tetap diserahkan dalam bentuk fisik asli ke PBF paling lambat 7 hari setelah SP elektronik diterima PBF

(Baca juga : Hal yang Perlu Diperhatikan Saat Pengadaan Sediaan Farmasi di Apotek)

Ketentuan SP Elektronik

SP yang dibuat dan dikirim secara elektronik diakui secara hukum selama memenuhi ketentuan sesuai regulasi yang berlaku:

• Sistem yang digunakan hanya bisa diakses oleh Apoteker atau TTK Penanggung Jawab
• Mencantumkan seluruh identitas apotek, PBF, dan detail produk yang sama dengan SP manual
• Sistem harus menjamin ketertelusuran data SP selama minimal 5 tahun
• Harus tersedia sistem backup data yang dapat ditarik sewaktu-waktu
• Penerimaan SP oleh PBF harus terkonfirmasi secara tertulis
• SP elektronik harus dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya saat pemeriksaan atau evaluasi, baik oleh apotek maupun PBF

Ketentuan Khusus SP Narkotika

SP Narkotika memiliki ketentuan paling ketat dibandingkan jenis SP lainnya:

• Hanya satu jenis narkotika per SP; jika memesan dua jenis narkotika berbeda (misalnya morfin dan codein), harus dibuat dua SP terpisah
• Wajib ditandatangani langsung oleh Apoteker Penanggung Jawab; tidak bisa didelegasikan ke TTK
• Dibuat minimal 3 rangkap
• Pengadaan narkotika hanya bisa dilakukan melalui PBF yang memiliki izin distribusi narkotika

Kesalahan Umum dalam Pembuatan SP yang Perlu Dihindari

Dari pengalaman lapangan dan temuan inspeksi, beberapa kesalahan yang paling sering terjadi:

SP Narkotika memuat lebih dari satu jenis narkotika. Ini pelanggaran langsung terhadap Permenkes 5/2023. Satu SP narkotika = satu jenis narkotika.

SP tidak dibuat dalam jumlah rangkap yang sesuai. SP NPP yang hanya dibuat 2 rangkap (seharusnya 3) adalah temuan yang sering muncul saat sidak. Arsipkan sesuai ketentuan dari awal.

Jumlah produk ditulis hanya dalam angka, tanpa huruf. Ini menutup celah potensi pemalsuan. Selalu tulis jumlah dalam angka dan huruf.

SP tidak bernomor urut. Tanpa nomor urut, penelusuran saat audit menjadi sangat sulit. Buat sistem penomoran SP yang konsisten dari awal.

SP tidak ditandatangani APJ sebelum dikirim. SP yang belum ditandatangani dianggap tidak sah. Beberapa PBF akan langsung menolak pesanan jika SP tidak ada tanda tangan APJ.

SP golongan NPP dicampur dengan SP umum. SP Narkotika, Psikotropika, dan Prekursor harus selalu terpisah dari SP produk lain.

Pengarsipan SP Wajib 5 Tahun

Berdasarkan Peraturan BPOM No. 5 Tahun 2026, seluruh arsip SP, baik manual maupun elektronik, wajib disimpan selama 5 tahun sejak tanggal pengadaan. SP NPP harus diarsipkan terpisah dari SP umum dan dapat ditemukan dengan cepat saat diperlukan.

Arsipkan SP berurutan berdasarkan tanggal, dan simpan bersama dengan faktur pembelian yang sesuai untuk memudahkan rekonsiliasi saat audit atau inspeksi.

Buat SP Otomatis dengan Software Apotek Digital

Membuat SP secara manual untuk setiap pengadaan apalagi untuk beberapa PBF sekaligus dengan berbagai jenis obat, memakan waktu dan rawan kesalahan ketik. Satu karakter yang salah pada nama produk atau nomor SIPA bisa menyebabkan PBF menolak pesanan.

Dengan Fitur Smart Forecasting (Pesanan Otomatis) di Apotek Digital, proses pembuatan SP jadi otomatis: pilih produk yang perlu dipesan, tentukan jenis SP (umum, narkotika, psikotropika, atau prekursor), dan sistem akan menghasilkan dokumen SP dalam format PDF yang siap ditandatangani APJ. Format SP sudah disesuaikan dengan ketentuan Permenkes No. 5 Tahun 2023 dan PerBPOM No. 5 Tahun 2026. Coba gratis 14 hari.

(Baca juga : Metode Perencanaan Produk yang Efektif Berdasarkan Data dan Analisis)

FAQ – Pertanyaan Umum

SP obat harus dibuat manual atau boleh elektronik?

Kedua bentuk diakui oleh regulasi. SP manual dibuat di atas kertas dengan tanda tangan basah APJ. SP elektronik dibuat melalui sistem digital yang memenuhi ketentuan PerBPOM No. 5 Tahun 2026 termasuk jaminan ketelusuran data 5 tahun, sistem backup, dan konfirmasi penerimaan dari PBF. Jika SP dikirim secara elektronik terlebih dahulu, dokumen fisik aslinya tetap harus diserahkan ke PBF paling lambat 7 hari setelahnya.

Berapa rangkap SP harus dibuat?

SP Umum dibuat minimal 2 rangkap: 1 untuk PBF, 1 sebagai arsip apotek. SP Narkotika, Psikotropika, dan Prekursor dibuat minimal 3 rangkap: 2 untuk PBF, 1 sebagai arsip apotek.

Apakah satu SP boleh memuat banyak jenis obat?

Untuk SP Umum: ya, satu SP bisa memuat banyak item obat, selama semua ditujukan ke PBF yang sama dan tidak mengandung prekursor. SP Psikotropika dan SP Prekursor juga bisa memuat lebih dari satu jenis. SP Narkotika adalah pengecualian, hanya boleh memuat satu jenis narkotika per dokumen.

Siapa yang boleh menandatangani SP?

SP Umum bisa ditandatangani oleh Apoteker Penanggungjawab (APJ) atau Tenaga Teknis Kefarmasian (TTK) yang ditunjuk. SP Narkotika, Psikotropika, dan Prekursor wajib ditandatangani oleh APJ, tidak bisa didelegasikan ke TTK.

Berapa lama SP harus disimpan?

Berdasarkan Peraturan BPOM No. 5 Tahun 2026, arsip SP wajib disimpan selama 5 tahun sejak tanggal pengadaan. SP NPP harus diarsipkan terpisah dari SP umum.

Apa yang dilakukan jika SP tidak jadi digunakan?

SP yang sudah dibuat tapi tidak jadi digunakan harus diberi tanda pembatalan yang jelas, tidak dibuang. Dokumen yang dibatalkan tetap harus diarsipkan sebagai bagian dari rekam jejak pengadaan apotek.

Referensi

Permenkes No. 73 Tahun 2016 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek

Permenkes No. 5 Tahun 2023 tentang Narkotika, Psikotropika, dan Prekursor Farmasi

Peraturan BPOM No. 5 Tahun 2026 tentang Pengawasan Pengelolaan Obat dan Bahan Obat di Fasilitas Pelayanan Kefarmasian dan Fasilitas Lain (berlaku sejak 6 April 2026, menggantikan PerBPOM No. 24 Tahun 2021)

Kemenkes RI, 2019. Petunjuk Teknis Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek