7 SOP Pengelolaan Sediaan Farmasi dan BMHP di Apotek (Disertai Contoh Template SOP)

Contoh SOP pengelolaan sediaan farmasi apotek yang sesuai Permenkes No. 73 Tahun 2016 ternyata lebih sulit ditemukan dari yang dibayangkan. Padahal, apotek yang tidak punya SOP pengelolaan yang tertulis sangat rentan terjadi stok kacau, penerimaan dari PBF tidak terverifikasi, dan laporan SIPNAP sering terlambat, bahkan risiko kerugian secara finansial.

Masalahnya, banyak apoteker menyamakan “sudah ada prosedur” dengan “sudah punya SOP”. Keduanya berbeda. Prosedur yang hanya ada di kepala tidak dapat diaudit, tidak dapat diwariskan ke karyawan baru, dan tidak dapat dipertanggung jawabkan saat inspeksi.

Artikel ini merangkum tujuh SOP pengelolaan sediaan farmasi dan BMHP yang wajib ada di setiap apotek. Masing-masing disertai prosedur inti dan poin dokumentasi yang harus tersedia. Di akhir artikel, Anda bisa mengunduh blanko template Excel SOP dari Apotek Digital secara gratis.

(Baca juga : SOP Apotek : Apa Manfaatnya dan Bagaimana Cara Membuatnya)

Apa Saja SOP Pengelolaan Sediaan Farmasi yang Wajib Ada di Apotek?

Berdasarkan Pasal 9–16 Permenkes No. 73 Tahun 2016, setiap apotek wajib memiliki tujuh SOP pengelolaan sediaan farmasi dan BMHP berikut:

1. SOP Perencanaan Kebutuhan Sediaan Farmasi (Pasal 9)
2. SOP Pengadaan Sediaan Farmasi (Pasal 10)
3. SOP Penerimaan Sediaan Farmasi (Pasal 11)
4. SOP Penyimpanan Sediaan Farmasi (Pasal 12)
5. SOP Pemusnahan dan Penarikan Sediaan Farmasi (Pasal 13–14)
6. SOP Pengendalian Persediaan (Pasal 15)
7. SOP Pencatatan dan Pelaporan (Pasal 16)

Seluruhnya bersifat wajib dan berlaku untuk semua apotek, tanpa pengecualian berdasarkan skala usaha. Masing-masing SOP mengatur prosedur, penanggung jawab, dan dokumen yang harus ada.

Apa Itu Pengelolaan Sediaan Farmasi dan BMHP?

Pengelolaan sediaan farmasi dan BMHP adalah rangkaian kegiatan yang memastikan obat dan bahan medis habis pakai tersedia dalam jumlah, jenis, dan kualitas yang tepat mulai dari saat direncanakan hingga saat dimusnahkan.

Berbeda dari pelayanan farmasi klinis yang berfokus pada pasien, pengelolaan sediaan farmasi bersifat logistik dan administratif. Namun, dampaknya pada keselamatan pasien sama besarnya. Obat yang tersimpan di suhu salah, diterima tanpa verifikasi nomor batch, atau dicatat secara keliru dapat berujung pada kesalahan pemberian obat. Oleh karena itu, SOP untuk setiap tahap pengelolaan harus ada secara tertulis bukan hanya dijalankan berdasarkan kebiasaan.

(Baca juga : 7 SOP Pelayanan Farmasi Klinis Apotek (Disertai Contoh Template)

Contoh SOP Pengelolaan Sediaan Farmasi dan BMHP di Apotek

Berikut contoh prosedur inti dan poin dokumentasi untuk masing-masing SOP.

1. SOP Perencanaan Kebutuhan Sediaan Farmasi (Pasal 9)

Perencanaan adalah titik awal dari seluruh rantai pengelolaan sediaan farmasi. Apoteker menganalisis data pemakaian tiga hingga enam bulan terakhir, menghitung rata-rata konsumsi bulanan, lalu menyusun kebutuhan dengan mempertimbangkan sisa stok dan lead time pengiriman.

Selain itu, Apoteker melakukan analisis ABC-VEN yaitu pengelompokkan obat berdasarkan nilai investasi dan kekritisannya. Obat kategori Vital (V) wajib selalu tersedia tanpa kompromi. Hasil perencanaan kemudian dituangkan dalam Daftar Perencanaan Kebutuhan Sediaan Farmasi yang disetujui pimpinan apotek sebelum menjadi dasar pengadaan.

Dokumen wajib: Daftar Perencanaan Kebutuhan Sediaan Farmasi (DP-KSF) yang memuat nama obat, jumlah kebutuhan, dan estimasi harga.

(Baca Juga: Cara Menghitung Kebutuhan Pengadaan Sediaan Farmasi di Apotek)

2. SOP Pengadaan Sediaan Farmasi (Pasal 10)

Apoteker membuat Surat Pesanan (SP) berdasarkan perencanaan yang sudah disetujui, lalu mengirimkannya ke Pedagang Besar Farmasi (PBF) yang memiliki izin resmi dan masih berlaku.

Ada ketentuan penting yang harus termuat dalam SOP ini:

Untuk obat narkotika, SP dibuat khusus membuat 1 sediaan narkotika, rangkap tiga, dan wajib ditandatangani oleh Apoteker Pengelola dan tidak bisa didelegasikan. Untuk psikotropika, SP terpisah dengan rangkap tiga., khusus membuat obat mengandung psikottopika saja. Obat keras biasa, SP reguler yang ditandatangani APA sudah cukup, bisa memuat beberapa sediaan.

Dokumen wajib: arsip SP per jenis obat (reguler, narkotika, psikotropika, prekursor), disimpan minimal lima tahun.

(Baca juga : Jenis Surat Pesanan SP Obat di Apotek)

3. SOP Penerimaan Sediaan Farmasi (Pasal 11)

Saat barang datang dari PBF, Apoteker atau TTK wajib mencocokkan fisik barang dengan faktur dan SP sebelum menandatangani apapun. Pemeriksaan mencakup nama obat, kekuatan sediaan, jumlah, nomor batch, kondisi kemasan, dan tanggal kadaluarsa. Apotek sebaiknya tidak menerima obat dengan masa kadaluarsa kurang dari satu tahun dari tanggal penerimaan.

Untuk obat narkotika dan psikotropika, penerimaan harus dilakukan dan ditandatangani langsung oleh APA. Jika ada ketidaksesuaian, Apoteker tidak boleh menandatangani faktur untuk item yang bermasalah dan segera catat dalam Berita Acara Ketidaksesuaian dan koordinasikan dengan PBF.

Dokumen wajib: faktur penerimaan bertanda tangan APA dan kartu stok yang diisi segera setelah penerimaan.

(Baca Juga: Hal yang Harus Diperhatikan Saat Penerimaan Obat di Apotek)

4. SOP Penyimpanan Sediaan Farmasi (Pasal 12)

Apoteker menyusun obat berdasarkan bentuk sediaan, alfabetis nama generik, dan persyaratan suhu dengan menerapkan sistem FEFO (First Expired First Out) dan FIFO (First In First Out). Obat dengan tanggal kadaluarsa lebih awal selalu diletakkan di depan untuk diambil lebih dulu.

Ada beberapa hal yang wajib termuat dalam SOP penyimpanan. Narkotika disimpan dalam lemari terkunci ganda yang menempel di dinding atau lantai, dan kunci dipegang langsung oleh APA. Obat yang memerlukan suhu 2–8°C disimpan dalam lemari pendingin farmasi khusus. Suhu ruang dan kulkas dicatat minimal dua kali sehari yaitu pada pagi dan sore hari dalam log monitoring suhu.

Selain itu, obat HIGH ALERT dan LASA (Look Alike Sound Alike) diberi label khusus dan disimpan terpisah secara fisik untuk mencegah kesalahan pengambilan.

Dokumen wajib: log monitoring suhu harian dan daftar obat HIGH ALERT/LASA apotek.

(Baca Juga: 5 Cara Penyimpanan Obat yang Baik di Apotek)

5. SOP Pemusnahan dan Penarikan Sediaan Farmasi (Pasal 13–14)

Obat yang sudah kadaluarsa atau rusak tidak boleh langsung dibuang. Apoteker terlebih dahulu menginventarisasi sediaan yang akan dimusnahkan, membuat daftarnya, lalu mengajukan permohonan pemusnahan ke Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota.

Pemusnahan narkotika dan psikotropika wajib disaksikan oleh petugas Dinas Kesehatan dan/atau BPOM. Setelah pemusnahan, Apoteker membuat Berita Acara Pemusnahan rangkap tiga untuk arsip apotek, Dinkes, dan BPOM.

Untuk penarikan (recall), Apoteker merespons perintah BPOM dengan segera dan dalam waktu maksimal tiga hari kerja, bahkan jika dimungkinkan dalam waktu 1×24 jam. Produk yang ditarik segera dipisahkan ke area karantina, diberi label “PRODUK RECALL – JANGAN DIKELUARKAN”, lalu dikembalikan ke PBF dengan nota retur yang terdokumentasi.

Dokumen wajib: Berita Acara Pemusnahan dan arsip nota retur recall.

(Baca Juga: Pemusnahan Obat di Apotek: Prosedur Lengkap & Aturan Terbaru)

6. SOP Pengendalian Persediaan (Pasal 15)

Apoteker melakukan stock opname minimal satu kali per bulan. Petugas menghitung fisik seluruh sediaan farmasi secara sistematis, lalu mencocokkan hasilnya dengan saldo kartu stok. Jika ada selisih lebih dari lima persen, Apoteker wajib menelusuri penyebabnya.

Selain stock opname, SOP pengendalian juga mengatur identifikasi obat slow-moving (tidak bergerak lebih dari tiga bulan) dan obat mendekati kadaluarsa (kurang dari enam bulan). Dengan demikian, Apoteker bisa mengambil tindakan lebih awal baik dengan meretur ke PBF, mempercepat penjualan, ataupun mempersiapkan pemusnahan.

Dokumen wajib: Berita Acara Stock Opname bulanan dan laporan analisis slow-moving/dead stock.

(Baca Juga: Panduan Lengkap Stock Opname Apotek : Cara Efektif Kelola Stok)

7. SOP Pencatatan dan Pelaporan (Pasal 16)

Setiap mutasi sediaan farmasi baik penerimaan maupun pengeluaran harus dicatat segera pada kartu stok oleh petugas yang melakukan transaksi. Untuk narkotika dan psikotropika, Apoteker mencatat setiap mutasi pada buku khusus yang terpisah dari kartu stok biasa. Buku ini tidak boleh menggunakan penghapus atau tip-ex; koreksi dilakukan dengan mencoret dan memberi paraf.

Setiap bulan, Apoteker melaporkan data penggunaan narkotika dan psikotropika melalui SIPNAP paling lambat tanggal 10 bulan berikutnya. Keterlambatan pelaporan SIPNAP dapat berujung pada sanksi administratif berupa teguran hingga pembekuan izin.

Dokumen wajib: kartu stok, buku catatan narkotika/psikotropika, dan bukti laporan SIPNAP terkirim setiap bulan.

(Baca Juga: Panduan SIPNAP Terbaru: Cara Gunakan Sistem Perizinan Apotek Online dengan Mudah)

Download Template Blanko SOP Pengelolaan Sediaan Farmasi Apotek

Template Excel berikut mencakup seluruh format SOP yang dibahas di atas, tinggal sesuaikan nama apotek, nomor dokumen, dan lembar pengesahan. Anda bisa menyesuaikan kembali isi SOP jika diperlukan sesuai dengan kebutuhan apotek.

Setiap SOP sudah dilengkapi dengan format standar (nomor dokumen, kolom revisi, lembar pengesahan), prosedur lengkap mengacu pasal Permenkes 73/2016, serta formulir dokumentasi per kegiatan termasuk log monitoring suhu, formulir stock opname, dan Berita Acara Pemusnahan.

Jika Anda juga membutuhkan SOP untuk pelayanan langsung ke pasien, tersedia di artikel terpisah: 7 SOP Pelayanan Farmasi Klinis Apotek.

Tips Mengimplementasikan SOP Pengelolaan Sediaan Farmasi

Mulai dari penerimaan dan penyimpanan.

Keduanya adalah titik paling rentan dalam rantai pengelolaan. Obat yang diterima tanpa verifikasi nomor batch, atau tersimpan di suhu yang salah, bisa membahayakan pasien tanpa Apoteker menyadarinya lebih awal.

Pastikan log suhu diisi dua kali sehari, bukan diisi mundur saat inspeksi datang.

Ini adalah temuan paling umum saat inspeksi Dinas Kesehatan. Log yang diisi mundur dianggap tidak dan menjadi tanda bahwa SOP tidak benar-benar berjalan.

Jangan tunda laporan SIPNAP.

Tandai tanggal 10 setiap bulan sebagai batas keras. Laporan yang konsisten tepat waktu selama satu tahun jauh lebih aman daripada satu kali keterlambatan yang berujung teguran resmi.

Setiap keluar masuk stok harus tercatat

Transaksi baik keluar dan masuk stok harus tercatat. Ada form wajib yang harus diisi yaitu berupa Kartu Stok setiap produk. Catatan keluar masuk stok yang akurat akan memudahkan dalam pelaporan, menyusun perencanaan pengadaan, dan meminimalkan selisih stok yang berakibat pada kerugian keuangan.

(Baca juga : Kartu Stok Obat: Apa Fungsinya dan Bagaimana Membuatnya?)

Apotek Digital Membantu Kelola Stok dan Laporan Lebih Efisien

SOP pengelolaan sediaan farmasi yang baik membutuhkan pencatatan yang akurat dan konsisten di setiap transaksi. Di Apotek yang ramai, ini sulit dipertahankan jika masih mengandalkan pencatatan dan kartu stok manual.

Aplikasi Apotek Digital membantu Apotek mencatat setiap penerimaan dan pengeluaran secara otomatis, memantau stok mendekati kadaluarsa, membuat perencanaan pengadaan sesuai kebutuhan, dan menghasilkan laporan yang siap pakai untuk evaluasi mutu atau persiapan SIPNAP. Coba gratis aplikasinya disini!

FAQ SOP Pengelolaan Sediaan Farmasi di Apotek

Apa sistem penyimpanan obat yang wajib digunakan di apotek?

Apotek wajib menerapkan sistem FEFO (First Expired First Out) dan FIFO (First In First Out). Obat dengan tanggal kadaluarsa lebih awal diletakkan di depan untuk digunakan lebih dulu. Selain itu, penyimpanan harus memisahkan obat berdasarkan bentuk sediaan, persyaratan suhu, serta memberi penanda khusus untuk obat HIGH ALERT dan LASA.

Apakah Apoteker harus ada saat penerimaan narkotika dari PBF?

Ya. Penerimaan narkotika dan psikotropika dari PBF wajib dilakukan dan ditandatangani langsung oleh Apoteker Penanggung Jawab Apotek (APA). Prosedur ini tidak bisa didelegasikan kepada TTK atau staf lain.

Apa yang harus dilakukan apotek jika ada perintah penarikan (recall) obat dari BPOM?

Apoteker harus merespons perintah recall dalam waktu maksimal tiga hari kerja. Produk yang ditarik segera dipisahkan ke area karantina, diberi label “PRODUK RECALL — JANGAN DIKELUARKAN”, lalu dikembalikan ke PBF disertai dokumentasi nota retur. Apoteker juga melaporkan tindak lanjut recall ke Dinas Kesehatan setempat.

Seberapa sering stock opname wajib dilakukan?

Opname di apotek umumnya dilakukan setiap 6 bulan sekali, 3 bulan sekali atau sebulan sekali sesuai dengan kebijakan masing-masing apotek. Sedangkan menurut Petunjuk Teknis Pelayanan Kefarmasian di Apotek tahun 2019, opname sediaan farmasi, alat kesehatan, dan BMHP dilakukan secara berkala sekurang-kurangnya sekali dalam 6 bulan. Khusus untuk golongan narkotika dan psikotropika, opname dilakukan secara berkala sekurang-kurangnya sekali dalam 1 bulan.

Referensi

Peraturan Perundang-undangan

1. Republik Indonesia. (2016). Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 73 Tahun 2016 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek. Jakarta: Kementerian Kesehatan RI. Pasal 9–16.
2. Republik Indonesia. (2009). Peraturan Pemerintah Nomor 51 Tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian. Jakarta: Sekretariat Negara.
3. Republik Indonesia. (2023). Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2023 tentang Kesehatan. Jakarta: Sekretariat Negara

Pedoman Teknis

4. Kementerian Kesehatan RI, Direktorat Jenderal Kefarmasian dan Alat Kesehatan. (2019). Petunjuk Teknis Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek. Jakarta: Kemenkes RI. ISBN 978-602-416-837-7. Tersedia di: farmalkes.kemkes.go.id
5. Pengurus Pusat Ikatan Apoteker Indonesia. (2013). Pedoman Praktik Apoteker Indonesia. Jakarta: PP IAI.

Sumber Online Resmi

6. Kementerian Kesehatan RI. SIPNAP: Sistem Pelaporan Narkotika dan Psikotropika. Diakses dari: sipnap.kemkes.go.id
7. Badan Pengawas Obat dan Makanan RI. Cek BPOM: Cek Produk Sebelum Membeli. Diakses dari: cekbpom.pom.go.id
8. Badan Pengawas Obat dan Makanan RI. Informasi Penarikan/Recall Produk. Diakses dari: bpom.go.id