Panduan Cara Mencegah Obat Kadaluarsa di Apotek

Obat kadaluarsa merupakan salah satu masalah umum yang dihadapi apotek, baik apotek besar maupun kecil. Menurut berbagai studi manajemen farmasi, kerugian akibat obat kadaluarsa dapat mencapai 2-5% dari total nilai persediaan apotek setiap tahunnya — angka yang cukup signifikan jika dibiarkan tanpa penanganan sistematis. Obat yang seharusnya bisa dijual dan memberikan keuntungan bagi apotek, jika kadaluarsa maka harus dimusnahkan sesuai peraturan. Ini tidak hanya memberikan kerugian finansial bagi apotek, juga berisiko terhadap keselamatan masyarakat jika tidak ditangani dengan benar.

Artikel ini akan membahas secara komprehensif berbagai strategi, sistem, dan langkah praktis yang dapat diterapkan apotek untuk mencegah obat kadaluarsa, mulai dari manajemen inventaris, pelatihan, hingga pemanfaatan teknologi digital.

Apa Itu Obat Kadaluarsa di Apotek?

Setiap produk, baik sediaan farmasi seperti obat maupun makanan mempunyai batas kadaluarsa atau expired date (ED). Waktu kadaluarsa obat adalah batas waktu dimana obat masih memenuhi persyaratan keamanan, efikasi, dan kualitasnya. Tanggal kadaluarsa ini ditentukan oleh industri farmasi sebagai pembuat obat berdasarkan hasil uji stabilitas yang selanjutnya didaftarkan kepada otoritas BPOM. Istilah ED (expired date) atau kadaluarsa obat berbeda dengan BUD (beyond use date) atau masa pakai obat.

(Baca juga : Beyond Use Date BUD, Batas Waktu Penggunaan Obat Setelah Dibuka)

Sebelum mencapai tanggal kadaluarsanya, obat dijamin aman jika disimpan sesuai dengan petunjuk penyimpanannya. Namun setelah melewati waktu kadaluarsanya, maka obat tersebut menjadi obat kadaluarsa yang harus ditangani dan dimusnahkan sesuai dengan peraturan yang berlaku. Obat rusak dan kadaluwarsa merupakan limbah bahan beracun dan berbahaya (B3) yang dapat menimbulkan masalah kesehatan serta pencemaran lingkungan.

Mengapa Obat Kadaluarsa di Apotek Menjadi Masalah Serius?

Masalah obat kadaluarsa menjadi ancaman serius di apotek, karena :

• Menyebabkan kerugian finansial. Sesuai peraturan, obat yang kadaluarsa harus dimusnahkan dan tidak dapat dijual, sehingga menjadi kerugian finansial langsung bagi apotek. Obat yang seharusnya bisa dijual menjadi profit bagi apotek tetapi harus dimusnahkan.
• Risiko keselamatan pasien. Obat yang telah melewati tanggal kadaluarsa dapat mengalami penurunan efektivitas atau bahkan berubah komposisi kimianya sehingga bisa berbahaya jika dikonsumsi.
• Masalah regulasi. Menjual atau menyimpan obat kadaluarsa tanpa pemisahan yang jelas dapat melanggar ketentuan BPOM dan regulasi kefarmasian. Apotek juga bisa kena teguran/sanksi jika kedapatan waktu ada pemeriksaan/sidak
• Dampak kepada reputasi apotek. Kesalahan dalam memberikan obat yang kadaluarsa ke pasien dapat merusak kepercayaan pasien kepada kualitas pelayanan apotek

Kerugian karena Obat Kadaluarsa di Apotek

Obat yang sudah kadaluarsa dapat menjadi masalah yang dapat merugikan apotek. Oleh karena itu, owner atau Apoteker Penanggung Jawab harus memastikan, jangan sampai ada produk yang kadaluarsa di apotek. Bagaimana cara mengetahui kadaluarsa obat? Setidaknya ada dua cara, yaitu dengan mengecek tanggal kadaluarsa yang tercetak di kemasan obat dan melihat perubahan fisik obat seperti perubahan pada warna, bau dan rasa obat.

Mengapa produk ED bisa menjadi sumber kerugian bagi apotek? Berikut beberapa alasannya,

Produk Menjadi Berbahaya Jika Dikonsumsi

Ketika produk telah melewati masa expired, maka industri farmasi sudah tidak lagi menjamin produk aman, berefikasi, dan berkualitas. Produk yang sudah ED bisa saja menjadi berbahaya karena kandungan zat aktifnya yang sudah berkurang atau terurai, terbentuk hasil urai yang toksik, pemerian fisik yang berubah, atau integritas kemasan yang rusak.

Produk Tidak Boleh Dijual

Karena produk ED sudah tidak lagi terjamin keamanan, efikasi dan kualitasnya, maka produk tersebut tidak boleh lagi dijual di apotek. Beberapa obat di apotek juga berkemungkinan rusak dan menjadi ED ketika cara penyimpanannya tidak sesuai dan siklus pergerakan obat yang lambat bahkan tidak bergerak (dead stock) di apotek.

Baca juga: Panduan Penanganan Obat Kadaluarsa di Apotek

Obat Kadaluarsa Harus Dimusnahkan Sesuai dengan Peraturan

Sesuai dengan peraturan Permenkes Nomor 73 Tahun 2016, bahwa obat rusak dan kadaluarsa merupakan limbah bahan beracun dan berbahaya (B3) yang dapat menimbulkan permasalahan kesehatan dan pencemaran lingkungan. Oleh karena itu, obat rusak dan kadaluarsa harus dimusnahkan sesuai dengan peraturan yang berlaku. Pemusnahan obat tentu menjadi kerugian di apotek. Bagaimana bisnis apotek berkembang, yang ada malah rugi karena obat dengan harga fantastis harus dimusnahkan karena dapat berbahaya bagi pasien/pelanggan dan lingkungan.

(Baca juga : Pemusnahan Obat di Apotek : Alasan dan Prosedurnya)

Panduan Cara Mencegah Obat Kadaluarsa di Apotek

Mengingat banyaknya kerugian yang ditimbulkan jika obat kadaluarsa di penyimpanan apotek, maka apotek perlu mencegahnya. Jangan sampai ada stok yang kadaluarsa. Berikut beberapa panduan dan tips yang dapat dilakukan apotek untuk mencegah kejadian produk kadaluarsa.

Sistem Perencanaan Pengadaan Produk yang Efektif

Penting bagi pebisnis apotek untuk dapat membuat perencanaan pengadaan yang baik agar tepat produk dan tepat jumlah dapat memenuhi permintaan pelanggan/pasien. Pastikan apotek membuat perencanaan berdasarkan data dan analisis sesuai performa di apotek. Sehingga pengadaan produk menjadi efektif dan tidak asal-asalan. Pengadaan produk yang tidak sesuai dapat menyebabkan kebutuhan apotek tidak terpenuhi sehingga sering menolak pelanggan, bahkan produk menjadi menumpuk karena tidak laku. Bisa bayangkan jika apotek menumpuk produk tidak laku, produk akan menjadi dead stock (menjadi stok mati, lama tidak terjual), bahkan menjadi kadaluarsa ketika penyimpanan. Beberapa tips agar pengadaan produk menjadi efektif, diantaranya :

• Ketahui produk apa saja yang stoknya di bawah minimal atau habis. Cek defecta apotek
• Ketahui produk apa saja yang prioritas untuk diadakan dengan cara melakukan analisis pareto
• Ketahui status stok produk, apakah stok yang ada sekarang kurang (understock), mencukupi (stock on hand), atau melebihi (overstock) dari kebutuhan stok per bulan di apotek. Bandingkan antara kebutuhan atau penjualan rata-rata dengan stok terkini yang ada
• Pastikan pergerakan stok terpantau dan update secara real time, sekurang-kurangnya kartu stok obat terisi dengan baik dan akurat.

(Baca juga : Cara Menghitung Kebutuhan Pengadaan Sediaan Farmasi di Apotek)

Bangun Sistem Pencatatan dan Inventaris yang Rapi

Pencatatan manual sering menjadi sumber kesalahan dalam pemantauan tanggal kadaluarsa produk. Waktu kadaluarsa yang tidak terpantau akan berpotensi besar menyebabkan produk kadaluarsa di penyimpanan. Beberapa langkah yang bisa diterapkan antara lain :

• Menggunakan kartu stok digital yang mencantumkan secara detail kapan stok masuk & keluar, nomor batch, dan tanggal kadaluarsa setiap produk
• Melakukan stock opname secara rutin, minimal 1 kali dalam sebulan untuk memverifikasi kesesuaian data dengan kondisi fisik stok
• Menyimpan sediaan farmasi atau obat dengan baik. Ini bertujuan untuk menjaga stabilitas dan memudahkan dalam pencarian produk
• Membuat kategori risiko kadaluarsa. Misalnya obat yang akan kadaluarsa dalam 6 bulan, 3 bulan, dan 1 bulan dibuat penanda khusus untuk memberi tindakan dengan cepat dan memprioritaskan penjualan

(Baca juga : Panduan Lengkap Stock Opname Apotek : Cara Efektif Kelola Stok)

Penyimpanan dan Pengeluaran Obat Mengikuti Kaidah FEFO

Obat disimpan berdasarkan waktu kadaluwarsanya atau waktu masuknya ke apotek. Kaidah FEFO (First Expired First Out) adalah metode pengelolaan stok di mana obat dengan tanggal kadaluarsa paling dekat diletakkan di posisi terdepan dan dijual terlebih dahulu. Sehingga obat akan lebih mudah untuk dikeluarkan lebih dahulu jika ada penjualan. Sistem FEFO merupakan sistem yang paling sesuai dengan persediaan di apotek. Sebab sediaan farmasi seperti obat sangat memperhatikan waktu kadaluwarsa, bukan waktu penerimaan barang.

Cara menerapkan sistem FEFO secara efektif :

• Susun obat di rak berdasarkan tanggal kadaluarsa terdekat di bagian paling depan
• Beri label warna atau kode/penanda khusus untuk membedakan kelompok tanggal kadaluarsa (misalnya merah untuk ED<3 bulan, kuning untuk <6bulan)
• Memberi pelatihan pada karyawan apotek agar selalu mengambil obat dari posisi depan di rak, bukan asal ambil
• Punya sistem untuk mencatat dan memantau waktu kadaluarsa obat

Edukasi dan Pelatihan Staf Apotek

Sistem sebaik apa pun tidak akan berjalan optimal tanpa sumber daya manusia yang kompeten. Oleh karena itu, penting untuk memberi edukasi dan pelatihan kepada staf apotek. Beberapa langkah edukasi yang bisa dilakukan :

• Mengadakan pelatihan tentang pentingnya manajemen kadaluarsa obat dan cara membaca tanggal kadaluarsa dengan benar. Termasuk memahami format penulisan tanggal kadaluarsa yang terkadang berbeda antar produses
• Menetapkan penanggung jawab khusus (misalnya apoteker pendamping) untuk memantau dan melaporkan status obat yang mendekati kadaluarsa setiap minggunya
• Membangun budaya kerja yang disiplin terhadap prosedur operasional standar (SOP) pengelolaan stok

(Baca juga : 7 SOP Pengelolaan Sediaan Farmasi dan BMHP di Apotek (Disertai Contoh Template))

Membuat Kebijakan Penanganan Obat Mendekati Kadaluarsa

Idealnya, apotek memiliki kebijakan tertulis mengenai langkah yang harus diambil ketika obat mendekati masa kadaluarsa. Apa yang akan dilakukan pada stok yang 6 bulan, 3 bulan lagi akan kadaluarsa. Misalnya :

• Memberi diskon atau promosi khusus untuk obat yang sisa 3-6 bulan akan kadaluarsa untuk mendorong penjualan
• Mengajukan retur ke PBF atau supplier sesuai dengan perjanjian kerja sama
• Pemusnahan sesuai dengan peraturan. Untuk obat-obat yang benar-benar tidak bisa dimanfaatkan lagi disertai dokumentasi dan BAP resmi

(Baca juga : Penanganan Obat Kadaluarsa di Apotek : Panduan dan Regulasi Terbaru)

Melakukan Retur kepada PBF/Supplier

Retur atau pengembalian produk (dalam hal ini produk di apotek) kepada supplier atau PBF (Pedagang Besar Farmasi) terjadi karena produk rusak, kadaluarsa atau alasan lain seperti kondisi kemasan yang menimbulkan keraguan akan identitas, mutu, dan keamanan produk serta kesalahan administratif yang menyangkut jumlah dan jenis. Biasanya PBF mempunyai peraturan atau mekanisme khusus terkait retur atau pengembalian produk yang mendekati ED. Misalnya, PBF hanya bisa menerima produk retur karena mendekati ED maksimal 6 bulan. Oleh karena itu, penting bagi apotek untuk membina hubungan baik dengan PBF dan mengetahui ketentuan tersebut agar bisa melakukan retur kepada PBF.

(Baca juga :Tips Memilih Distributor Obat PBF yang Tepat di Apotek)

Audit dan Evaluasi Secara Berkala

Melakukan audit internal secara berkala, misalnya setiap tiga bulan. Ini bertujuan untuk mengevaluasi efektivitas sistem pencegahan obat kadaluarsa yang sudah diterapkan. Beberapa indikator yang bisa dipantau, diantaranya :

• Persentase nilai obat obat kadaluarsa dibandingkan dengan total nilai persediaan
• Jumlah produk yang mendekati kadaluarsa namun berhasil terjual atau termanfaatkan tepat waktu
• Efektivitas notifikasi sistem digital dalam mencegah obat kadaluarsa

Hasil dari audit dan evaluasi ini dapat menjadi dasar perbaikan berkelanjutan dalam manajemen apotek untuk semakin menekan dan menghilangkan potensi obat kadaluarsa di apotek.

Manfaatkan Software Apotek Digital untuk Mencegah Obat Kadaluarsa

Di era digital seperti saat ini, mengandalkan pencatatan manual saja tidak cukup lagi efisien. Sangat berisiko salah karena lupa dan terlewat. Disinilah salah satu peran penting penggunaan software manajemen apotek yang handal. Untuk mencegah obat kadaluarsa di apotek, pastikan software apotek memiliki fitur berikut :

• Notifikasi otomatis yang memberi informasi obat-obat yang akan kadaluarsa dalam 1 tahun, 6bulan, 3bulan atau custom
• Pencatatan stok yang otomatis setiap ada keluar masuk stok (kartu stok otomatis)
• Laporan analitik stok yang bisa menunjukkan produk dengan perputaran lambat (slow moving) sehingga berpotensi kadaluarsa
• Sistem menerapkan kaidah FEFO dalam pengeluaran produk
• Analisis pembelian agar pembelian obat bisa disesuaikan dengan kebutuhan rata-rata dan stok terkini, sehingga bisa mencegah penumpukan berlebihan dan pengadaan sesuai kebutuhan

Apotek Digital merupakan sistem informasi manajemen khusus apotek yang didesain untuk memudahkan semua aktivitas pengelolaan di apotek, termasuk dalam pengelolaan stok dan pencegahan produk kadaluarsa. Bagaimana cara Apotek Digital mencegah produk kadaluarsa di apotek?

• Dengan Apotek Digital, setiap transaksi akan tercatat secara otomatis, termasuk di kartu stok yang sudah otomatis dan akurat
• Berbagai fitur laporan dan analisis yang dapat dimanfaatkan untuk pengadaan yang efektif berdasarkan data dan performa di apotek, seperti Defecta, Analisis Status Stok, dan Analisis Pareto. Dengan begitu apotek bisa tahu rekomendasi pembelian yang sesuai dengan kebutuhan apotek

• Pengeluaran obat di kasir prioritas mengikuti kaidah FEFO (first expired, first out)

• Deteksi dan notifikasi produk mendekati kadaluarsa. Apotek dapat memantau produk mendekati kadaluarsa (baik sebulan, tiga bulan, setahun, bahkan custom) serta asal supplier-nya, sehingga memudahkan Anda dalam menentukan strategi dan melakukan retur kepada supplier/PBF jauh sebelum ED produk

Kesimpulan

Mencegah obat kadaluarsa di apotek membutuhkan pendekatan yang menyeluruh. Mulai dari pengadaan yang efektif sesuai kebutuhan, penerapan sistem FEFO, pencatatan inventaris yang rapi, pemanfaatan sistem digital, edukasi staf secara berkelanjutan, dan evaluasi. Dengan menerapkan langkah-langkah di atas secara konsisten, apotek tidak hanya dapat menekan kerugian finansial, tetapi juga menjaga kualitas layanan dan keselamatan pasien sebagai prioritas utama. Manajemen stok termasuk mencegah obat kadaluarsa bukan sekedar soal efisiensi operasional, tetapi juga cerminan profesionalisme dan tanggung jawab apotek terhadap masyarakat.

Referensi :

Pedoman Pengelolaan Obat Rusak dan Kadaluwarsa di Fasilitas Pelayanan Kesehatan dan Rumah Tangga, Kemenkes RI, 2021

Petunjuk Teknis Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek, Kemenkes RI, 2019

Kementerian Kesehatan RI. (2016). Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 73 Tahun 2016 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek.

Kementerian Kesehatan RI. (2023). Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 5 Tahun 2023 tentang Narkotika, Psikotropika, dan Prekursor Farmasi.