Surat Pesanan PBF: Panduan Lengkap Jenis, Format & Ketentuan NPP

Di PBF, Surat Pesanan (SP) adalah instrumen hukum yaitu dokumen yang menentukan apakah suatu transaksi pengadaan atau penyaluran obat dianggap sah atau tidak.

APJ PBF yang menerima SP dari apotek atau rumah sakit tanpa memeriksa kelengkapannya, atau yang membuat SP ke industri farmasi dengan format yang tidak sesuai, menanggung risiko hukum yakni penolakan pengiriman, temuan saat inspeksi CDOB, hingga sanksi administratif. Dan risiko ini jauh lebih tinggi untuk SP yang melibatkan obat NPP atau obat Narkotika, Psikotropika, dan Prekursor Farmasi.

Artikel ini membahas secara lengkap semua yang perlu diketahui tentang SP di PBF antara lain jenis-jenis SP, format yang wajib dipenuhi, ketentuan khusus untuk NPP, hingga perubahan regulasi terbaru yang berlaku sejak 2026 dan yang paling penting, apa implikasinya bagi operasional sehari-hari di PBF.

Update 2026: Regulasi yang Berlaku

Sebelum masuk ke teknisnya, ada satu hal yang perlu dipahami terlebih dahulu, terutama bagi yang selama ini masih mengacu pada PerBPOM No. 24 Tahun 2021. PerBPOM No. 24 Tahun 2021 sudah resmi dicabut.

Peraturan tersebut digantikan oleh Peraturan BPOM Nomor 5 Tahun 2026 tentang Pengawasan Pengelolaan Obat dan Bahan Obat di Fasilitas Pelayanan Kefarmasian dan Fasilitas Lain, yang ditetapkan pada 13 Maret 2026 dan mulai berlaku sejak diundangkan pada 6 April 2026.

Untuk SP di lingkungan PBF, regulasi utama yang berlaku adalah:

Posisi PBF dalam Ekosistem Surat Pesanan

Berbeda dengan apotek yang hanya membuat SP (sebagai pembeli), PBF berada di dua sisi sekaligus, yaitu:

• PBF sebagai penerima SP. PBF menerima SP dari apotek, rumah sakit, klinik, puskesmas, dan fasilitas pelayanan kefarmasian lain yang ingin membeli obat. PBF wajib memverifikasi setiap SP yang masuk sebelum memproses pesanan.
• PBF sebagai pembuat SP. PBF membuat SP kepada industri farmasi atau PBF lain yang lebih besar (PBF pusat) untuk melakukan pengadaan stok.

Kedua peran ini memiliki ketentuan yang berbeda dan sama-sama harus dikelola dengan benar. Kelalaian di salah satu sisi, baik saat menerima SP bermasalah dari pelanggan maupun saat membuat SP ke pemasok yang tidak memenuhi syarat adalah bentuk pelanggaran CDOB.

Jenis-Jenis Surat Pesanan yang Harus Dikelola PBF

1. SP Obat Umum (Non-NPP)

SP untuk obat yang tidak termasuk kategori narkotika, psikotropika, atau prekursor farmasi; mencakup obat keras biasa, obat bebas terbatas, dan obat bebas.

Ketentuan format SP obat umum:

• Dibuat minimal 2 rangkap (1 untuk PBF/pemasok, 1 sebagai arsip)
• Satu SP dapat memuat lebih dari satu jenis obat
• Ditandatangani oleh APJ dengan nama jelas dan nomor SIPA serta stempel basah sarana
• Mencantumkan: nama dan nomor izin fasilitas pemesan, alamat lengkap, nama fasilitas pemasok, nama obat, bentuk sediaan, kekuatan, jumlah, nomor urut SP, nama kota, dan tanggal

Catatan penting dari PerBPOM 5/2026: SP kini dapat dibuat dalam bentuk manual maupun elektronik yang terotomasi dan dapat dilacak; sistem elektronik yang digunakan harus mampu menjamin ketertelusuran produk minimal 5 tahun terakhir.

2. SP Narkotika

Narkotika adalah kategori yang paling ketat pengelolaannya. Satu kesalahan kecil pada format SP narkotika dapat mengakibatkan penolakan pengiriman oleh PBF pusat atau temuan serius saat inspeksi BPOM.

Ketentuan format SP Narkotika (berdasarkan Permenkes No. 5 Tahun 2023):

• Satu SP hanya untuk satu jenis narkotika, jika ingin memesan morfin dan fentanyl, harus dibuat dua SP terpisah
• Dibuat minimal 3 rangkap (2 lembar untuk PBF/pemasok, 1 arsip fasilitas pemesan)
• Ditandatangani oleh APJ dengan nama jelas dan nomor SIPA serta stempel basah sarana
• Dokumen asli. Tidak boleh menggunakan fotokopi atau faksimili
• Tidak bisa digabungkan dengan SP jenis obat lain

Elemen wajib yang harus ada dalam SP Narkotika:

• Nama dan jabatan APJ pemohon
• Nama, alamat, dan nomor telepon PBF/distributor yang dituju
• Nama obat, bentuk sediaan, kekuatan/potensi obat
• Jumlah dalam bentuk angka dan huruf
• Nomor urut SP, nama kota, tanggal

Update Regulasi: Dari 4 Rangkap Menjadi 3 Rangkap. Banyak APJ dan staf administrasi yang masih mengacu pada format N-9 dari Permenkes No. 3 Tahun 2015 yang mewajibkan SP Narkotika dibuat 4 rangkap dengan spesifikasi warna (putih, merah, kuning, biru). Format N-9 itu sudah tidak berlaku sejak Permenkes No. 3 Tahun 2015 dicabut oleh Permenkes No. 5 Tahun 2023. Ketentuan yang berlaku saat ini menetapkan SP Narkotika dibuat minimal 3 rangkap tanpa spesifikasi warna. Jika fasilitas Anda atau pelanggan Anda masih menggunakan format lama 4 rangkap N-9, ini perlu segera disesuaikan.

Konsekuensi jika SP Narkotika tidak sesuai ketentuan: SP yang tidak memenuhi persyaratan di atas wajib ditolak oleh PBF. Menerima SP narkotika yang tidak sah sama artinya PBF ikut bertanggung jawab atas transaksi yang tidak sesuai regulasi.

3. SP Psikotropika

Ketentuan format SP Psikotropika (berdasarkan Permenkes No. 5 Tahun 2023):

• Satu SP dapat memuat lebih dari satu jenis psikotropika, misalnya alprazolam dan diazepam bisa dalam satu SP
• Dibuat minimal 3 rangkap (2 lembar untuk PBF/pemasok, 1 arsip fasilitas pemesan)
• SP hanya boleh memuat obat psikotropika, tidak boleh dicampur dengan obat lain dalam satu SP
• Ditandatangani oleh APJ dengan nama jelas dan nomor SIPA serta stempel basah sarana
• Dokumen asli, tidak boleh menggunakan fotokopi atau faksimili

Elemen wajib dalam SP Psikotropika:

• Nama fasilitas pemesan (sesuai izin), nomor izin, alamat, nomor telepon
• Nama APJ beserta nomor SIPA
• Nama PBF yang dituju beserta alamat
• Nama obat, bentuk sediaan, kekuatan, jumlah (angka dan huruf)
• Nomor urut SP, nama kota, tanggal

4. SP Prekursor Farmasi

Prekursor farmasi adalah zat yang dapat digunakan sebagai bahan baku produksi obat dan memiliki potensi disalahgunakan. Contoh produk yang mengandung prekursor diantaranya tablet yang mengandung pseudoephedrine atau ephedrine.

Ketentuan format SP Prekursor Farmasi:

• Satu SP dapat memuat lebih dari satu jenis prekursor
• SP hanya boleh memuat obat/produk yang mengandung prekursor farmasi, terpisah dari obat lain
• Dibuat minimal 3 rangkap
• Ditandatangani oleh APJ dengan nama jelas dan nomor SIPA serta stempel basah sarana

Yang sering keliru: Obat bebas terbatas yang mengandung prekursor (misalnya produk flu yang mengandung pseudoephedrine) tetap harus dipesan menggunakan SP Prekursor yang terpisah, bukan digabung dalam SP obat umum.

5. SP Obat-Obat Tertentu (OOT)

OOT adalah obat keras yang sering disalahgunakan, antara lain tramadol, trihexyphenidyl, amitriptylin, haloperidol, dan beberapa produk lainnya sesuai daftar yang ditetapkan BPOM.

Ketentuan SP OOT:

• SP terpisah dari obat lain
• Ditandatangani APJ dan diberikan nomor SIPA serta stempel basah sarana
• Jumlah yang dipesan harus sesuai dengan kewajaran kebutuhan fasilitas pelanggan. Ini terkait langsung dengan ketentuan evaluasi kewajaran pesanan yang diatur dalam SE BPOM terbaru

Permenkes No. 5 Tahun 2023 membawa simplifikasi dalam pengelolaan OOT dari sisi prosedur administratif, namun pengawasan pada aspek pelaporan OOT tetap diperketat. PBF wajib memastikan pencatatan dan pelaporan transaksi OOT dilakukan sesuai ketentuan yang berlaku.

Perbandingan Ringkas: Ketentuan SP per Jenis Obat

Elemen Wajib yang Ada sesuai PerBPOM 5/2026

Terlepas dari jenis SP-nya, PerBPOM 5/2026 menetapkan bahwa setiap Surat Pesanan, baik manual maupun elektronik, harus memuat elemen-elemen berikut:

1. Nama fasilitas pemesan sesuai izin, disertai nomor izin
2. Alamat lengkap dan nomor kontak fasilitas pemesan
3. Nama jelas, nomor kontak, dan nomor izin praktek penanggung jawab (APJ)
4. Nama fasilitas pemasok yang terkualifikasi beserta alamat dan nomor kontak
5. Nama obat, bentuk sediaan, kekuatan, jumlah dan isi kemasan (kemasan penyaluran terkecil)
6. Nomor urut SP, nama kota, dan tanggal yang ditulis dengan jelas

SP yang tidak memuat salah satu elemen di atas dianggap tidak sah dan wajib ditolak oleh PBF.

Kewajiban PBF Saat Menerima SP dari Pelanggan

Berdasarkan ketentuan CDOB dan PerBPOM 5/2026, PBF wajib melakukan hal berikut sebelum memproses setiap SP yang masuk:

1. Verifikasi legalitas pemesan:

• Apakah fasilitas pemesan memiliki izin yang masih berlaku?
• Apakah APJ yang menandatangani SP memiliki SIPA yang masih aktif di fasilitas tersebut?
• Apakah fasilitas ini sudah terdaftar dalam daftar pelanggan yang terkualifikasi (approved customer list) PBF?

2. Verifikasi kelengkapan format SP:

• Semua elemen wajib SP sudah tercantum?
• Untuk NPP: apakah SP menggunakan format yang sesuai (narkotika 1 jenis per SP, dll)?
• Dokumen asli (untuk NPP); bukan fotokopi atau faksimili?
• Tanda tangan APJ asli dengan nama jelas dan nomor SIPA?

3. Verifikasi kewajaran pesanan:

• Apakah jumlah yang dipesan wajar sesuai kebutuhan dan kapasitas fasilitas?
• Untuk OOT dan NPP: apakah ada indikasi pemesanan melebihi kewajaran?

SP yang tidak memenuhi verifikasi di atas tidak boleh diproses dan keputusan untuk menolak atau menerima dengan catatan harus didokumentasikan dan melibatkan APJ.

Ketentuan Arsip dan Dokumentasi SP

Dokumentasi SP yang baik adalah kewajiban hukum yang diverifikasi saat inspeksi CDOB dan audit BPOM.

Berdasarkan PerBPOM 5/2026:

• Faktur pembelian dan/atau surat pengiriman barang harus disimpan bersatu dengan arsip Surat Pesanan. Tidak boleh terpisah
• Seluruh arsip dokumen pengadaan harus bisa tertelusur dan dapat ditunjukkan kapan pun dibutuhkan
• Masa simpan arsip SP minimal 5 tahun
• Jika menggunakan sistem elektronik, sistem harus dapat menjamin ketertelusuran dalam batas waktu 5 tahun

Untuk SP Narkotika dan Psikotropika, pengarsipan terintegrasi dengan kewajiban pelaporan bulanan melalui SIPNAP. Setiap penambahan dan pengurangan stok NPP harus dapat diverifikasi dari dokumen SP yang tersimpan.

Implikasi praktis: Satu SP narkotika yang hilang atau tidak dapat ditemukan saat inspeksi bisa menjadi temuan serius, karena setiap gram narkotika yang masuk dan keluar harus dapat dipertanggungjawabkan dengan dokumen.

Update Regulasi 2026: Apa yang Berubah?

Dua perubahan regulasi di 2026 yang berdampak langsung pada pengelolaan SP di PBF:

PerBPOM No. 5 Tahun 2026 (berlaku 6 April 2026)

Menggantikan PerBPOM 24/2021. Perubahan utama yang relevan untuk PBF:

• SP elektronik kini diakui secara eksplisit. SP dapat berupa dokumen elektronik yang terotomasi, asalkan memiliki audit trail yang tidak bisa diubah dan menjamin ketertelusuran 5 tahun
• Lingkup pengawasan diperluas ke fasilitas lain (hypermarket, supermarket, minimarket). Artinya lebih banyak jenis fasilitas yang kini memiliki kewajiban SP resmi saat membeli obat dari PBF
• Sanksi administratif lebih tegas. BPOM kini memiliki wewenang lebih eksplisit untuk memberikan sanksi berupa penghentian sementara kegiatan hingga rekomendasi pencabutan izin

Surat Edaran BPOM tentang Kewajaran Pesanan (2026)

Regulasi ini memperkenalkan kewajiban PBF untuk secara aktif mengevaluasi kewajaran jumlah pada setiap SP yang diterima terutama untuk OOT dan NPP. Ini menjadi lapisan verifikasi tambahan di atas verifikasi format dan legalitas yang sudah ada sebelumnya.

Kesalahan Umum yang Ditemukan Saat Inspeksi

Kesalahan 1: Menerima SP narkotika yang memuat lebih dari satu jenis

Satu SP narkotika hanya berlaku untuk satu jenis narkotika. Jika ditemukan SP narkotika yang memuat dua nama obat berbeda, ini adalah pelanggaran yang langsung teridentifikasi saat inspeksi.

Kesalahan 2: SP NPP menggunakan fotokopi

SP narkotika, psikotropika, dan prekursor harus berupa dokumen asli yang ditandatangani APJ juga distempel basah sarana. Fotokopi meskipun terlihat sama persis tidak memiliki kekuatan hukum yang sama dan wajib ditolak.

Kesalahan 3: SP dan faktur tidak disimpan bersama

Banyak PBF menyimpan SP di folder terpisah dari faktur. PerBPOM 5/2026 secara eksplisit menetapkan bahwa faktur pembelian harus disimpan bersatu/tergabung dengan arsip SP.

Kesalahan 4: APJ menandatangani SP tapi tidak bisa diverifikasi

Nomor SIPA yang tertera pada SP harus aktif dan sesuai dengan SIPA yang dimiliki APJ di fasilitas pemesan tersebut. SIPA yang sudah habis masa berlakunya, atau SIPA untuk fasilitas lain, tidak sah.

Kesalahan 5: Tidak ada penolakan terdokumentasi untuk SP yang tidak memenuhi syarat

Penolakan SP bermasalah tanpa dokumentasi sama artinya dengan tidak ada proses penolakan di mata auditor. Setiap keputusan penolakan SP harus dicatat: alasan penolakan, tanggal, dan nama APJ yang memutuskan.

Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)

Apakah PBF boleh menerima SP yang dikirim via WhatsApp atau email?

Secara prinsip, PerBPOM 5/2026 mengizinkan SP dalam bentuk elektronik. Tetapi SP elektronik harus terotomasi dan dapat dilacak melalui sistem yang memiliki audit trail. SP yang difoto dan dikirim via WhatsApp tidak memenuhi kriteria ini karena tidak ada mekanisme yang menjamin keaslian dan ketidakubahannya. Untuk NPP, ketentuan lebih ketat, yaitu SP harus asli.

Apakah APJ PBF harus menandatangani SP yang dibuat PBF ke pemasok?

Ya. SP yang dibuat oleh PBF kepada industri farmasi atau PBF lain harus ditandatangani oleh APJ PBF, bukan staf administrasi biasa karena SP adalah pernyataan hukum dari penanggung jawab sarana kefarmasian.

Berapa lama SP harus disimpan?

Minimal 5 tahun, disimpan bersatu dengan faktur terkait. Untuk SP narkotika dan psikotropika, arsip ini juga mendukung pertanggungjawaban pelaporan SIPNAP sehingga harus mudah diakses sewaktu-waktu.

Bolehkah PBF menerima SP dari dokter atau individu secara langsung?

Tidak. PBF hanya boleh menyalurkan obat kepada fasilitas pelayanan kefarmasian (apotek, RS, klinik, puskesmas) yang memiliki izin resmi dan apoteker penanggung jawab. Penyaluran langsung ke dokter atau individu bukan merupakan jalur distribusi yang diizinkan kecuali untuk kategori tertentu yang diatur secara spesifik dalam regulasi.

Apa yang harus dilakukan jika SP yang diterima tidak lengkap tapi pelanggan mendesak pengiriman segera?

Desakan dari pelanggan tidak mengubah kewajiban regulasi. PBF yang tetap memproses pesanan meskipun SP tidak memenuhi syarat menanggung risiko temuan CDOB. Tindakan yang benar adalah menghubungi APJ pelanggan, menjelaskan ketidaklengkapan yang harus diperbaiki, dan menunda pengiriman sampai SP yang valid diterima.

Apakah ada format baku SP yang resmi dari BPOM?

Untuk SP NPP, PerBPOM menyediakan contoh format yang dapat dijadikan acuan dan tersedia di sertifikasicdob.pom.go.id. Namun PBF diizinkan menggunakan format internal selama semua elemen wajib yang ditetapkan regulasi terpenuhi.

Mengelola SP Lebih Efisien di Era Digital

Volume SP yang dikelola PBF bisa sangat besar. Puluhan hingga ratusan SP per hari untuk PBF berskala menengah. Mengelola ini secara manual membuka banyak celah, diantaranya SP hilang, verifikasi yang tidak konsisten, arsip yang tidak terorganisasi.

Aplikasi PBF Digikes Supplier dirancang untuk mendukung pengelolaan SP di PBF secara digital: pencatatan SP masuk dari pelanggan, verifikasi kelengkapan format, pengarsipan otomatis yang terhubung dengan faktur terkait, hingga penelusuran riwayat SP per pelanggan untuk audit CDOB. Hasilnya: proses menjadi lebih tertib, risiko temuan inspeksi lebih rendah, dan APJ punya lebih banyak waktu untuk fungsi pengawasan yang sesungguhnya. Coba gratis di sini!

Referensi

• Peraturan BPOM Nomor 5 Tahun 2026 tentang Pengawasan Pengelolaan Obat dan Bahan Obat di Fasilitas Pelayanan Kefarmasian dan Fasilitas Lain. Berlaku 6 April 2026 (menggantikan PerBPOM No. 24 Tahun 2021. pom.go.id
• Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 5 Tahun 2023 tentang Narkotika, Psikotropika, dan Prekursor Farmasi. farmalkes.kemkes.go.id
• Peraturan BPOM Nomor 20 Tahun 2025 tentang Standar Cara Distribusi Obat yang Baik (CDOB). pom.go.id
• Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2023 tentang Kesehatan
• Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2024 tentang Pelaksanaan UU No. 17 Tahun 2023
• Gudang Ilmu Farmasi. Diakses April 2026. Peraturan BPOM Nomor 5 Tahun 2026. gudangilmu.farmasetika.com