Kartu stok adalah catatan keluar dan masuk stok produk. Catatan ini memegang peranan penting dalam pengelolaan stok di apotek karena menerangkan secara rinci tentang pergerakan (keluar dan masuk) stok produk. Stok obat harus dikelola dengan baik karena dalam bisnis apotek karena stok/persediaan merupakan investasi yang membutuhkan modal besar, mempengaruhi pelayanan ke pasien, dan mempengaruhi fungsi pemasaran (termasuk keuangan) di apotek.
Kartu ini merupakan salah satu teknik pengendalian persediaan di apotek dan diharuskan ada untuk setiap produk perbekalan farmasi. Kartu ini harus selalu diisi setiap ada transaksi keluar-masuk produk.
Fungsi kartu stok
Kartu stok menjadi hal yang wajib ada dan diisi di apotek. Bukan tanpa alasan, karena kartu ini memegang peranan penting bagi pengendalian persediaan di apotek. Beberapa fungsi dibuat kartu ini antara lain,
- Digunakan untuk mencatat mutasi perbekalan farmasi, baik berupa penerimaan, pengeluaran, produk hilang, rusak, atau kadaluwarsa
- Untuk menghindari terjadinya kelebihan, kekurangan, kekosongan, kerusakan, kadaluwarsa, kehilangan, serta pengembalian pesanan. Sehingga ketersediaan stok produk dapat dimonitor dengan baik
- Data digunakan untuk menyusun laporan, membuat perencanaan pengadaan. Contohnya digunakan untuk menyusun laporan persediaan dan membuat perencanaan untuk pembelian produk selanjutnya
- Digunakan sebagai pembanding terhadap keadaan fisik perbekalan farmasi dalam tempat penyimpanannya
- Untuk mencegah terjadinya kebocoran atau kerugian karena pengelolaan stok yang kurang baik
Isi dari kartu stok produk di apotek
Menurut Permenkes Nomor 73 Tahun 2016, sekurang-kurangnya memuat informasi :
- Nama obat
- Tanggal kadaluwarsa atau expired date
- Jumlah pemasukan
- Jumlah pengeluaran
- Sisa stok
Informasi tersebut bertujuan untuk memonitor bagaimana informasi transaksi keluar-masuknya produk. Namun, lebih lengkap maka lebih bagus. Semakin lengkap, maka akan membuat monitor dan telusur pergerakan produk semakin mudah. Catatan bisa dilengkapi dengan informasi :
- Tanggal transaksi
- Kode/nomor batch produk yang berasal dari produsen/industri farmasi
- Keterangan atau catatan transaksi
- Paraf dan nama petugas yang melakukan transaksi
Cara membuat kartu stok
Sebelum membuat kartu stok, Anda perlu memperhatikan beberapa hal berikut ini :
- Kartu stok diletakkan bersamaan atau berdekatan dengan perbekalan farmasi yang bersangkutan
- Pencatatan dilakukan secara rutin setiap ada mutasi (penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak, atau kadaluwarsa)
- Penerimaan dan pengeluaran dijumlahkan pada setiap akhir bulan
Menurut Permenkes Nomor 73 Tahun 2016, pengendalian persediaan dilakukan dengan kartu stok baik dilakukan secara manual ataupun elektronik. Jika dibuat secara manual, caranya adalah :
a. Cetak atau sediakan kartu seperti contoh diatas untuk setiap produk di apotek. Semakin banyak item produk, maka akan semakin banyak lembaran kartunya. Akan lebih baik jika kertas yang digunakan adalah kertas yang agak tebal sehingga tidak mudah rusak
b. Setiap ada transaksi, baik pemasukan seperti pembelian dari distributor dan pengeluaran karena penjualan selalu dicatat di dalam kartu tersebut. Pengisian yang segera akan membantu mencegah dari kelupaan. Catat sesuai dengan format/template yang sudah disediakan, termasuk jumlah keluar-masuk dan sisa stoknya
Kartu stok otomatis dengan Software Apotek Digital
Mengingat catatan stok merupakan hal yang penting dan wajib ada di apotek, maka pencatatannya harus akurat dan real time. Pencatatan secara manual berisiko untuk terjadinya salah hitung, salah catat, hingga lupa mencatat sehingga informasi dari kartu tidak akurat.
Dengan software khusus apotek, yaitu Apotek Digital, Anda tidak perlu lagi mencatat secara manual dan menghitung stok sisa setiap ada transaksi. Kartu stok produk akan otomatis tercatat secara real time setiap ada transaksi, sehingga lebih akurat. Catatan stok juga bisa diunduh dan dicetak dalam format Microsoft Excel. Jangan khawatir, format dan isinya sudah sesuai dengan Permenkes Nomor 73 Tahun 2016. Bahkan isinya lebih lengkap dari yang dipersyaratkan untuk memudahkan pebisnis apotek memonitor, menelusur, dan mengevaluasi pergerakan stok produk.
Pustaka : Kementerian Kesehatan Republik Indonesia, 2019, Petunjuk Teknis Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek
