Stok obat harus dikelola dengan baik karena dalam bisnis apotek, stok/persediaan merupakan investasi yang membutuhkan modal besar, mempengaruhi pelayanan ke pasien, dan mempengaruhi fungsi pemasaran (termasuk keuangan) di apotek.
Jika stok terlalu kecil berisiko menghilangkan kesempatan untuk melayani obat yang dibutuhkan pasien/pelanggan, sehingga akan mengurangi laba. Sedangkan stok yang terlalu besar dapat meningkatkan biaya pengelolaan stok dan berisiko obat rusak-kadaluarsa saat penyimpanan. Oleh karena itu, stok harus diatur dengan benar dan jumlah yang tepat.
Pengelolaan persediaan farmasi, termasuk stok obat seringkali terkait dengan beberapa permasalahan dasar, antara lain
- Volume decision (seberapa banyak yang akan dipesan)
- Timing decision (kapan harus memesan, kapan waktu untuk memesan, dan pada level stok berapa harus dipesan kembali
- Prochedure (Prosedur atau rutinitas apa untuk memantau/mengendalikan stok)
Berikut beberapa tips yang dapat pebisnis apotek lakukan untuk mengelola stok obat di apotek,
Perencanaan Pembelian Berdasarkan Analisis
Langkah utama yang harus dilakukan adalah merencanakan pembelian berdasarkan analisis, sehingga pengadaan di apotek tidak secara asal atau menebak-nebak. Pebisnis apotek harus menghitung berapa kebutuhan setiap persediaan farmasi dengan tepat. Dengan begitu, pembelian akan menjawab permasalahan terkait seberapa banyak yang harus dipesan dan kapan harus memesan atau ketika level stok berapa harus memesan. Analisis dapat didasarkan pada metode konsumsi (seperti metode Pareto dan metode VEN) atau dengan metode morbiditas. Untuk mempelahari lebih lanjut terkait metode perencanaan di apotek dapat dibaca di sini.
Memaksimalkan Biaya Penyimpanan
Jumlah stok yang terlalu banyak dan lama dalam penjualan (slow moving product) akan meningkatkan biaya penyimpanan, terutama jika disimpan dengan penyimpanan khusus seperti refrigerator. Selain itu, penyimpanan yang terlalu lama juga dapat meningkatkan risiko obat rusak, kadaluarsa, dan hilang. Oleh karena itu, penting memaksimalkan biaya penyimpanan dengan memperhitungkan stok yang pas sesuai dengan kebutuhan.
Pencatatan Kartu Stok yang Rapi dan Akurat
Kartu stok memegang peranan penting dalam pengelolaan stok di apotek karena menerangkan secara rinci tentang pergerakan (keluar dan masuk) stok obat. Kartu stok harus di-update secara berkala setiap ada keluar masuk stok agar catatan stok akurat. Fungsi utama kartu stok apotek adalah untuk pencatatan mutasi obat mulai dari penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak, dan kedaluwarsa.
Melakukan Stok Opname Secara Rutin
Stok opname perlu dilakukan untuk mengetahui jumlah persediaan produk yang dijual di apotek. Serta untuk mengetahui kesesuaian antara stok yang tercatat dengan stok riil yang ada di apotek agar tidak mengganggu kegiatan operasional pelayanan di apotek. Stok opname di apotek diumumnya dilakukan 6 bulan sekali, 3 bulan sekali atau sebulan sekali sesuai dengan kebijakan masing-masing apotek. Semakin sering dilakukan, maka akan semakin mudah untuk penanganan jika ada stok yang tidak sesuai.
Menggunakan Sistem Barcoding untuk Semua Produk yang Dijual
Barcode sudah banyak digunakan, seperti di kartu tanda pengenal dan produk-produk yang biasanya dijual di supermarket/minimarket. Barcode berisi gambar yang terdiri dari garis-garis, bar, dan spasi yang berguna untuk identifikasi karena menyimpan data sepesifik seperti kode produksi, nomor batch, dan tanggal kadaluwarsa. Barcode dapat meningkatkan efisiensi dan produtiktivitas ketika digunakan bersama dengan barcode reader. Manfaat menggunakan sistem barcoding antara lain mengurangi kesalahan entri data (karena bersifat cepat dan terpercaya daripada entri manual) dan kontrol inventaris stok menjadi lebih baik karena lebih tepat dan cepat.
Berkoordinasi dengan PBF yang Memungkinkan Pengembalian Obat Dekat Kadaluarsa
Ada kemungkinan jika stok persediaan farmasi atau stok obat di apotek masih ada padahal sudah mendekati waktu kadaluarsa. Memilih berkoordinasi dengan PBF yang memungkinkan pengembalian obat dekat kadalursa bisa menjadi pilihan. Tanyakan dengan jelas bagaimana prosedur pengembalian dan maksimal waktu boleh mengembalikan kepada PBF. Hal ini dapat meningkatkan hubungan kerjasama antara apotek dan PBF
Menggunakan Software Pengolah Apotek – Apotek Digital
Software pengolah apotek seperti Apotek Digital dapat membantu Anda di semua aktivitas pengelolaan di apotek, termasuk pengelolaan stok. Seperti pencatatan kartu stok secara otomatis dan akurat dari setiap transaksi di apotek, deteksi produk mendekati kadaluarsa sehingga koordinasi dengan PBF menjadi lebih mudah, stok opname secara real time tanpa harus tutup apotek, memungkinkan sistem barcoding, dan ada analisis pembelian termasuk analisis pareto dan analisis status stok sehingga pengelolaan stok menjadi lebih bijak dan mudah. Untuk membaca lebih lanjut mengenai Software Apotek di Era Digital dapat dibaca disini.
