Di dalam keberjalanannya, suatu bisnis termasuk apotek akan memerlukan standar atau aturan dalam melakukan operasionalnya dan untuk mengatur karyawan agar bertindak sesuai dengan tanggung jawabnya. Disinilah peran dari SOP (Standar Operasional Prosedur atau Standard Operating Procedure).
Menurut Permenkes Nomor 14 Tahun 2021, apotek harus mempunyai prosedur tetap (SOP). Berupa SOP pengelolaan sediaan farmasi, alat kesehatan, BMHP, dan SOP pelayanan farmasi klinis di apotek. SOP menjadi pedoman dan aspek penting dalam pengaturan agar semuanya berjalan sebagaimana harusnya. Secara umum SOP apotek adalah sistem atau pedoman yang disusun untuk memudahkan, menertibkan, merapikan pekerjaan/aktivitas di apotek sehingga proses kerja di apotek menjadi efektif.
Manfaat SOP di Apotek
SOP (Standar Operasional Prosedur) adalah urutan tata cara atau langkah dalam melaksanakan sebuah kegiatan. Termasuk tempat dan waktu pelaksanaan dan siapa yang menjalankannya. SOP ini menjadi pedoman dalam melakukan pekerjaan dan aktivitas di apotek. Mengapa apotek perlu mempunyai SOP? Berikut beberapa manfaatnya :
Membantu karyawan memahami peran dan tugasnya di apotek
SOP membantu karyawan memahami tugas dan tanggung jawabnya. Dengan adanya SOP yang berisi ruang lingkup dan prosedur yang jelas, maka karyawan akan lebih memahami mengenai gambaran tugas dan bagaimana melakukannya. Hal ini dapat membuat operasional kerja karyawan menjadi lebih efektif.
Memudahkan pencapaian target di apotek
Apotek memiliki target pencapaian tertentu, seperti target omzet harian, target kepuasan pelanggan 100%, tidak ada produk yang kadaluwarsa sehingga harus dimusnahkan, dll. Dengan adanya SOP, karyawan bisa bertindak sesuai dengan tanggung jawab dan standar prosedur yang berlaku. Diharapkan semua karyawan akan bertindak secara konsisten, tanggung jawab, dan teratur untuk memaksimalkan kinerja dan mencapai target-target di apotek. Selanjutnya untuk penilaian, apotek bisa melakukan evaluasi mutu baik evaluasi mutu aspek pengelolaan dan aspek pelayanan klinik di apotek.
Meminimalkan kesalahan
SOP memberikan standar dan prosedur bagaimana aktivitas harus dilakukan, sehingga karyawan akan bertindak sesuai dengan prosedur dan meminimalkan kesalahan. Jika tidak ada SOP yang jelas, maka karyawan bisa saja bertindak semaunya dan menimbulkan berbagai kesalahan yang dapat merugikan apotek. Contohnya, jika tidak ada SOP cara mengisi kartu stok di apotek, maka bisa saja karyawan tidak mencatat atau mencatat dengan sekenanya saja, sehingga catatan stok menjadi tidak akurat.
Cara Membuat SOP di Apotek
Setiap apotek bisa memiliki SOP yang beragam bergantung kepada kebutuhan. Pastikan Standar Operasional Prosedur dibuat secara jelas dan mudah untuk dipahami. Sehingga semua pihak di apotek mudah untuk mengerti dan dapat melakukannya secara konsisten. Pastikan juga untuk memberikan sosialisasi dan pelatihan terkait SOP yang sudah dibuat. Bila perlu, lakukan refreshment dan evaluasi secara periodik untuk menilai apakah SOP masih relavan atau perlu dilakukan penyesuaian.
Dalam membuat SOP ada beberapa poin yang perlu dimasukkan, yaitu :
- Judul SOP. Buat judul SOP yang singkat, jelas dan sesuai dengan ruang lingkup bahasannya. Misalnya SOP Pelayanan Swamedikasi
- Tanggal mulai berlakunya SOP tersebut
- Tujuan dibuatnya SOP, mengapa standar prosedur tersebut dibuat
- Penanggung jawab, siapa yang bertanggung jawab dalam melakukan standar prosedur tersebut
- Prosedur. Buat prosedur secara kronologis, jelas, dan mudah dipahami sehingga karyawan bisa dengan mudah melakukan sesuai dengan prosedur
- Bukti pelatihan. Bukti pelatihan dapat ditulis dala sebuah form yang membuktikan bahwa SOP sudah disosialisasikan kepada karyawan atau pihak terkait. Bila perlu, lakukan juga refreshment untuk mengingatkan kembali.
SOP yang umumnya ada di apotek berkaitan dengan semua prosedur pengelolaan dan standar pelayanan kefarmasian di apotek, seperti :
- Standar operasional prosedur : pelayanan resep
- Standar operasional prosedur : penyimpanan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan BMHP
- Standar operasional prosedur : pemusnahan obat rusak dan kadaluwarsa
- Standar operasional prosedur : pelayanan swamedikasi
- Standar operasional prosedur : melakukan perencanaan pengadaan
- Standar operasional prosedur : pembuatan serbuk bagi atau puyer racikan
- Standar operasional prosedur : pemberian informasi obat
- Standar operasional prosedur : penanganan obat retur dari pasien/pelanggan
- dan lain-lain disesuaikan dengan kebutuhan di apotek
Pengaturan karyawan dengan software Apotek Digital
Standar operasional prosedur memberikan standar dan prosedur agar semua pihak di apotek bertindak sesuai dengan peran dan tanggung jawabnya. Untuk mendukung keberjalanan SOP di apotek, perlu dilakukan pengaturan hak akses karyawan. Apa pentingnya? Salah satunya ntuk menghindari orang-orang yang tidak berkepentingan mengakses wilayah pekerjaan tertentu. Sebagai seorang pebisnis apotek, Anda mungkin tidak mau data modal dan keuntungan dapat diakses oleh siapa saja, bukan? Disinilah pentingnya pengaturan hak akses karyawan dilakukan.
Software Apotek Digital menawarkan fitur otorisasi karyawan atau pengaturan hak akses karyawan. Pengaturannya sangat custom dan detail bergantung dari kebijakan masing-masing pebisnis apotek. Misal Anda dapat mengatur tenaga teknis kefarmasian bisa melakukan penjualan, edit data produk, pembelian sedangkan kasir hanya boleh mengakses fitur dan data pada penjualan kasir. Anda dapat mengatur dan membatasi hak akses secara mudah untuk mendukung keberjalan SOP di apotek.
Pustaka :
Pengurus Pusat Ikatan Apoteker Indonesia, 2013, Contoh-Contoh Standar Prosedur Operasional (SPO) Praktik Apoteker Indonesia
