Prosedur Penerimaan Obat di Apotek: Panduan Lengkap Sesuai Regulasi

Penerimaan obat di apotek adalah kegiatan untuk menjamin kesesuaian jenis, spesifikasi, jumlah, mutu, waktu penyerahan, dan harga yang tertera dalam Surat Pesanan (SP) dengan kondisi fisik barang yang diterima dari PBF atau supplier. Kegiatan ini diatur dalam Permenkes No. 73 Tahun 2016 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek, dan diawasi berdasarkan Peraturan BPOM No. 5 Tahun 2026 tentang Pengawasan Pengelolaan Obat di Fasilitas Pelayanan Kefarmasian.

Prosedur ini bukan sekadar menerima kiriman lalu menyimpannya di rak. Ada verifikasi dokumen, pemeriksaan fisik, penanganan khusus untuk obat Narkotika/Psikotropika/Prekursor (NPP) dan produk cold chain, pencatatan ke sistem, hingga pengarsipan faktur. Setiap langkah punya konsekuensi langsung terhadap keamanan stok dan kepatuhan regulasi apotek.

Artikel ini membahas seluruh prosedur secara lengkap, mulai dari kewenangan penerimaan, langkah pemeriksaan, penanganan obat khusus, hingga penanganan barang yang tidak sesuai berdasarkan regulasi yang berlaku saat ini.

Regulasi yang Mengatur Penerimaan Obat di Apotek

Beberapa peraturan yang menjadi dasar prosedur penerimaan obat di apotek:

Permenkes No. 73 Tahun 2016 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek. Merupakan landasan utama yang mengatur seluruh pengelolaan sediaan farmasi di apotek, termasuk penerimaan. Definisi dan tujuan penerimaan obat yang tercantum di artikel ini mengacu pada Permenkes ini.

Permenkes No. 5 Tahun 2023 tentang Narkotika, Psikotropika, dan Prekursor Farmasi yang mengatur persyaratan khusus pencatatan dan penerimaan obat NPP, termasuk format Surat Pesanan yang terpisah per jenis dan kewajiban dokumentasi terpisah dari obat lain.

Peraturan BPOM No. 5 Tahun 2026 tentang Pengawasan Pengelolaan Obat dan Bahan Obat di Fasilitas Pelayanan Kefarmasian yang menggantikan PerBPOM No. 24 Tahun 2021. Secara eksplisit mengatur penerimaan obat, termasuk kewajiban pemeriksaan produk cold chain dan ketentuan penyimpanan arsip dokumen selama 5 tahun.

UU Kesehatan No. 17 Tahun 2023 dan PP No. 28 Tahun 2024 sebagai payung hukum yang mempertegas tanggung jawab Apoteker Penanggung Jawab atas seluruh kegiatan pengelolaan obat di apotek, termasuk penerimaan.

Catatan: Petunjuk Teknis Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek (Kemenkes, 2019) juga dapat dijadikan panduan teknis prosedural yang menjelaskan lebih detail implementasi Permenkes 73/2016.

Siapa yang Berwenang Menerima Obat di Apotek?

Tidak semua orang di apotek dapat menerima semua jenis kiriman obat. Permenkes 73/2016 mengatur ini dengan jelas.

Narkotika, Psikotropika, dan Prekursor Farmasi (NPP): penerimaan wajib dilakukan oleh Apoteker. Ini tidak bisa didelegasikan dalam kondisi normal, karena tanggung jawab regulasi dan pencatatan NPP melekat langsung pada Apoteker Penanggung Jawab.

Obat keras dan sediaan farmasi lainnya: dapat dilakukan oleh Tenaga Teknis Kefarmasian (TTK) yang berwenang. Jika Apoteker berhalangan hadir, penerimaan sediaan farmasi non-NPP dapat didelegasikan kepada TTK yang ditunjuk secara resmi oleh Apoteker Penanggungjawab Apotek.

Pendelegasian ini sebaiknya tercantum dalam SOP penerimaan apotek dan terdokumentasi, agar ada jejak tanggung jawab yang jelas jika sewaktu-waktu diperlukan saat pemeriksaan atau audit.

Hal yang Harus Disiapkan Sebelum Penerimaan

Agar proses penerimaan berjalan terstandar, pastikan apotek memiliki:

• SOP penerimaan obat yang terdokumentasi dan dipahami oleh seluruh petugas yang terlibat. SOP ini adalah syarat teknis dalam perizinan apotek sesuai Permenkes No. 11 Tahun 2025.
• Arsip Surat Pesanan (SP) yang sesuai dengan kiriman yang akan datang. SP inilah yang menjadi acuan verifikasi pada saat barang tiba.
• Form atau checklist penerimaan untuk memastikan tidak ada poin pemeriksaan yang terlewat, terutama jika penerimaan dilakukan oleh TTK tanpa pendampingan langsung Apoteker.

(Baca juga : SOP Apotek : Manfaat dan Cara Membuatnya)

Langkah-Langkah Penerimaan Obat di Apotek

Bagaimana cara melakukan penerimaan obat di apotek? Apa saja yang perlu dicek? Berikut langkah-langkah praktisnya.

Pemeriksaan Dokumen dan Fisik Barang

Saat barang kiriman PBF atau supplier datang, apotek tidak boleh langsung menerima tanpa melakukan pemeriksaan. Perlu dilakukan pemeriksaan kesesuaian dokumen dan fisik barang, meliputi :

Pemeriksaan dokumen:

• Kesesuaian nama, bentuk sediaan, kekuatan, dan jumlah antara Surat Pesanan (SP) dengan Faktur Pembelian dan/atau Surat Pengiriman Barang
• Kebenaran nama produsen/manufacturer dan nama supplier/PBF di faktur
• Nomor faktur dan tanggal pengiriman

Pemeriksaan fisik barang:

• Kondisi kemasan: pastikan segel utuh, label/penandaan terbaca jelas dan tidak rusak
• Kesesuaian nama obat, bentuk sediaan, kekuatan, dan isi kemasan antara fisik dengan faktur
• Nomor bets (batch): cocokkan angka di kemasan dengan yang tertulis di faktur
• Tanggal kadaluarsa: pastikan masih cukup jauh dari tanggal penerimaan. Kebijakan minimum masa simpan yang diterima berbeda-beda antar apotek; umumnya apotek menetapkan minimal 6 bulan-1 tahun sisa masa berlaku dari tanggal penerimaan, tapi ini perlu ditetapkan sendiri dalam SOP apotek dan disepakati dengan PBF.

(Baca juga : Jenis Surat Pesanan Obat (SP) di Apotek)

Jika ada ketidaksesuaian antara dokumen dan fisik barang, atau kondisi kemasan rusak, produk harus segera dikembalikan ke PBF pada saat itu juga. Jangan diterima dan jangan disimpan.

Jika pengembalian tidak bisa dilakukan saat itu juga (misalnya pengiriman via ekspedisi), buat Berita Acara Penolakan Penerimaan yang menyatakan kondisi barang dan alasan penolakan. Simpan salinannya sebagai dokumentasi apotek.

Pemeriksaan Khusus Produk Cold Chain

Apotek yang menerima produk yang memerlukan rantai dingin seperti insulin, vaksin (jika ada), suppositoria, atau produk biologis lainnya wajib melakukan pemeriksaan tambahan sesuai Peraturan BPOM No. 5 Tahun 2026:

• Kondisi kemasan cold chain: periksa apakah kemasan luar dalam keadaan baik dan tidak pernah mengalami kerusakan akibat paparan panas berlebih
• Catatan pemantauan suhu: minta dan periksa rekam suhu selama pengiriman dari PBF. Apakah suhu terjaga dalam rentang yang dipersyaratkan?
• Indikator VVM (Vaccine Vial Monitor) jika ada: periksa apakah indikator masih dalam kondisi layak (warna kotak dalam lebih terang dari lingkaran luar)

Produk cold chain yang suhu penyimpanannya tidak terjaga selama pengiriman tidak boleh diterima, meski kemasan luarnya terlihat baik. Kerusakan pada produk cold chain tidak selalu terlihat secara fisik.

Penanganan Khusus Narkotika, Psikotropika, dan Prekursor (NPP)

Penerimaan NPP mengikuti ketentuan yang lebih ketat sesuai Permenkes No. 5 Tahun 2023:

• Penerimaan wajib dilakukan oleh Apoteker, tidak bisa didelegasikan
• Surat Pesanan NPP harus terpisah dari pesanan obat lain dan menggunakan format yang sesuai: SP Narkotika hanya untuk 1 jenis narkotika; SP Psikotropika atau Prekursor bisa untuk 1 atau beberapa jenis dalam satu SP
• Seluruh dokumen pencatatan, faktur, dan SP NPP wajib disimpan terpisah dari dokumen obat lainnya
• Pencatatan pemasukan NPP harus mencantumkan: nama, bentuk sediaan, kekuatan sediaan, nomor bets, tanggal kedaluwarsa, jumlah, dan nama supplier/PBF
• Pelaporan NPP dilakukan melalui sistem SIPNAP (Sistem Informasi Pelaporan Narkotika dan Psikotropika) setiap bulan

(Baca Juga: Panduan SIPNAP: Cara Gunakan Sistem Perizinan Apotek Online dengan Mudah)

Pencatatan dan Input Faktur ke Sistem

Jika tahap pemeriksaan dokumen dan fisik barang dinyatakan sesuai dan kondisi kemasan produk baik, maka APoteker atau TTK yang bertugas bisa menandatangani Faktur Pembelian dan/atau Surat Pengiriman Barang. Selanjutnya proses penerimaan obat dilanjutkan dengan pencatatan/input Faktur Pembelian ke sistem apotek.

Input faktur pembelian segera agar tidak terlewat dan meminimalkan kesalahan dalam pencatatan stok. Pencatatan atau input faktur ke sistem sesuai dengan informasi faktur asli. Seperti info supplier, nomor faktur, tanggal penerimaan, nama produk, jenis sediaan, jumlah, info nomor bets, dan tanggal kadaluarsa, serta tanggal jatuh temponya (jika pembelian dilakukan secara kredit/utang ke supplier).

(Baca juga : Pentingkah Mencatat Utang Piutang di Apotek?)

Penyimpanan Barang

Setelah input selesai, barang segera disimpan sesuai ketentuan penyimpanan apotek:

• Narkotika dan Psikotropika: lemari khusus berpintu ganda dengan kunci ganda, tidak boleh dicampur dengan obat lain
• Produk cold chain: segera masukkan ke kulkas atau cold storage dengan suhu yang sesuai. Jangan biarkan terpapar suhu ruangan lebih dari yang diperlukan
• Obat keras lainnya: sesuai kebijakan penyimpanan apotek misal rak obat keras, etalase khusus, atau lemari tertentu
• Terapkan sistem FEFO (First Expired First Out): produk dengan tanggal kadaluarsa lebih awal diletakkan di bagian depan rak

Catat pemasukan di Kartu Stok (manual atau digital) sesuai faktur yang diterima.

(Baca juga : Cara Penyimpanan Obat yang Baik di Apotek)

Dokumentasi dan Pengarsipan Faktur

Faktur yang sudah diinput harus diberi tanda (cap, stempel, atau keterangan tertulis) bahwa sudah diinput ke sistem, untuk mencegah double input.

Arsipkan faktur secara berurutan berdasarkan tanggal penerimaan di ruang atau lemari penyimpanan dokumen. Berdasarkan Peraturan BPOM No. 5 Tahun 2026, arsip Surat Pesanan dan faktur wajib disimpan selama 5 tahun sejak tanggal penerimaan. Penyimpanan arsip yang teratur penting untuk:

• Rekonsiliasi pajak dan audit keuangan apotek
• Keperluan retur barang jika ada klaim kadaluarsa atau kerusakan di kemudian hari
• Pemeriksaan atau audit oleh Dinas Kesehatan atau BPOM

(Baca juga : Rahasia PBF Disukai Apotek : 7 Kunci Pelayanan untuk Keuntungan Maksimal)

Aktivitas Penerimaan Obat Lebih Mudah dan Akurat dengan Software Apotek Digital

Aktivitas penerimaan obat yang meliputi pemeriksaan dan input Faktur Pembelian jadi lebih mudah dan akurat dengan software Apotek Digital. Pencatatan secara manual sangat berisiko terjadi kesalahan yang bisa menjadi sumber kerugian di apotek. Dengan Apotek Digital, Anda bisa membuat Pesanan yang sesuai kebutuhan apotek, Input faktur yang lebih mudah, dan stok akan ter-update secara real time setelah input faktur dilakukan.

Lebih canggihnya lagi, kini input faktur pembelian di Apotek Digital makin SatSet dengan bantuan AI. Cukup upload foto faktur pembelian, biarkan AI yang membaca dan meng-inputnya untuk Anda. Tinggal verifikasi hasil nya, sesuaikan jika diperlukan, kalau sudah sesuai tinggal lanjutkan dan simpan. Tidak perlu lagi input kode bets, tanggal kadaluarsa, kuantitas, harga, dan lain-lain yang cukup menguras waktu dan tenaga. Biarkan AI yang input dalam sekejap. Anda cukup instruksikan, cek dan verifikasi hasilnya. Yuk, coba gratis sekarang!

FAQ Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apa regulasi yang mengatur penerimaan obat di apotek?

Penerimaan obat di apotek diatur dalam Permenkes No. 73 Tahun 2016 (standar pelayanan kefarmasian), Permenkes No. 5 Tahun 2023 (khusus NPP), dan diawasi berdasarkan Peraturan BPOM No. 5 Tahun 2026 yang menggantikan PerBPOM No. 24 Tahun 2021. UU Kesehatan No. 17 Tahun 2023 dan PP No. 28 Tahun 2024 menjadi payung hukum yang mempertegas tanggung jawab Apoteker.

Apa yang harus dilakukan jika barang yang datang tidak sesuai pesanan?

Barang yang tidak sesuai baik dari sisi dokumen, fisik, maupun kondisi kemasan harus segera dikembalikan ke PBF pada saat penerimaan. Jika tidak bisa dikembalikan langsung, buat Berita Acara Penolakan Penerimaan yang menyatakan kondisi barang dan alasan penolakan, dan simpan sebagai dokumentasi.

Berapa lama faktur pembelian harus disimpan?

Berdasarkan Peraturan BPOM No. 5 Tahun 2026, arsip Surat Pesanan dan faktur pembelian wajib disimpan selama 5 tahun sejak tanggal penerimaan. Ini berlaku untuk semua jenis sediaan farmasi. Untuk NPP, dokumennya harus disimpan terpisah dari dokumen obat lainnya.

Apa yang dimaksud pemeriksaan cold chain saat penerimaan?

Produk cold chain adalah produk yang memerlukan penyimpanan suhu rendah selama distribusi, seperti insulin, beberapa jenis vaksin, atau produk biologis. Saat penerimaan, petugas apotek wajib memeriksa kondisi kemasan cold chain, meminta dan memeriksa catatan pemantauan suhu selama pengiriman, serta mengecek indikator VVM jika ada. Produk yang suhunya tidak terjaga selama pengiriman tidak boleh diterima meski kemasan luarnya terlihat baik.

Apakah apotek wajib memiliki SOP penerimaan obat?

Ya. SOP penerimaan adalah bagian dari syarat teknis operasional apotek sesuai Permenkes No. 11 Tahun 2025 tentang Standar Kegiatan Usaha pada Penyelenggaraan Perizinan Berusaha Berbasis Risiko Sektor Kesehatan. SOP ini juga menjadi salah satu dokumen yang diperiksa saat sidak Dinas Kesehatan atau BPOM.

Referensi

• Permenkes No. 73 Tahun 2016 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek
• Permenkes No. 5 Tahun 2023 tentang Narkotika, Psikotropika, dan Prekursor Farmasi
• Peraturan BPOM No. 5 Tahun 2026 tentang Pengawasan Pengelolaan Obat dan Bahan Obat di Fasilitas Pelayanan Kefarmasian dan Fasilitas Lain
• UU Kesehatan No. 17 Tahun 2023
• PP No. 28 Tahun 2024
• Permenkes No. 11 Tahun 2025 tentang Standar Kegiatan Usaha pada Penyelenggaraan Perizinan Berusaha Berbasis Risiko Subsektor Kesehatan
• Kementerian Kesehatan RI, 2019, Petunjuk Teknis Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek