Di dalam operasional apotek, tumpukan obat kadaluarsa bukan hanya masalah kerugian finansial, tetapi juga risiko besar pada keamanan masyarakat dan kredibilitas bisnis. Membiarkan obat kadaluarsa tanpa penanganan yang tepat akan membuka celah bagi peredaran obat yang membahayakan, penyalahgunaan, dan juga dapat menjerat Apoteker dalam sanksi hukum dari BPOM dan Dinas Kesehatan. Sebagai fasilitas pelayanan kesehatan, apotek harus memiliki SOP (standar operasional prosedur) yang ketat dalam penanganan obat rusak dan kadaluarsa karena termasuk limbah berbahaya. Artikel ini akan membahas mengenai cara panduan dalam penanganan obat kadaluarsa di apotek, mulai dari manajemen stok, FEFO, hingga proses pencatatan yang sesuai dengan regulasi terbaru. Guna memastikan apotek Anda patuh regulasi, minim dalam obat kadaluarsa, dan dipercaya oleh pelanggan.
(Baca juga : Panduan Pengelolaan Sediaan Farmasi di Apotek Sesuai dengan Peraturan Terbaru)
Daftar Isi
Apa Itu Obat Kadaluarsa di Apotek?
Setiap sediaan farmasi termasuk obat mempunyai batas kadaluarsa. Waktu kadaluarsa obat adalah batas waktu dimana obat masih memenuhi syarat keamanan, efikasi, dan kualitasnya. Tanggal atau waktu kadaluarsa ditentukan berdasarkan uji stabilitas yang dilakukan oleh manufaktur/industri farmasi yang selanjutnya didaftarkan dan disetujui otoritas BPOM. Tanggal kadaluarsa biasanya tercatat di kemasan obat.
Mengapa Penanganan Obat Kadaluarsa di Apotek Harus Tepat?
Penanganan obat kadaluarsa di apotek harus dilakukan secara tepat karena menyangkut tanggungjawab yang menyentuh aspek hukum/legal, lingkungan, dan keamanan masyarakat.
Aspek Legal
Apotek merupakan sarana dan bisnis yang high regulated, terikat dengan regulasi baik dari kemenkes dan BPOM. Kelalaian dalam penanganan dan dokumentasi obat kadaluarsa (seperti tidak memisahkan stok yang kadaluarsa) akan berujung pada sanksi administratif, denda, hingga risiko fatal pencabutan izin apotek.
(Baca juga : Tips Mencegah Obat Kadaluarsa di Apotek)
Aspek Lingkungan
Obat rusak dan kadaluwarsa merupakan limbah bahan beracun dan berbahaya (B3) yang dapat menimbulkan masalah kesehatan serta pencemaran lingkungan. Dilihat dari aspek lingkungan, obat kadaluarsa yang dibuang sembarangan (terutama di saluran air dan pembuangan umum) akan menjadi limbah kimia yang berbahaya. Bisa mencemari ekosistem bahkan menimbulkan resistensi.
Aspek Keamanan
Keamanan dan keselamatan masyarakat juga menjadi hal penting. Penanganan obat kadaluarsa yang ceroboh bisa membuka peluang bagi oknum tidak bertanggung jawab untuk memalsukan obat, mengganti tanggal kadaluarsa, atau melakukan repack dengan obat palsu.
Dengan melakukan penanganan obat kadaluarsa secara tepat dan bertanggung jawab, apotek tidak hanya melindungi bisnis dari kerugian dan jeratan hukum, tetapi juga melindungi masyarakat dari obat yang berbahaya & palsu, serta menyelamatkan lingkungan.
(Baca juga : Sidak Dinkes & BPOM di Apotek : Hal Utama yang Diperiksa dan Strateginya)
Langkah Penanganan Obat Kadaluarsa di Apotek
Manajemen obat kadaluarsa yang efektif harus dimulai jauh hari sebelum obat tersebut kadaluarsa. Tujuannya untuk mencegah jangan sampai ada kadaluarsa yakni dengan sistem pemantauan stok yang disiplin dan tersistem. Untuk obat yang mendekati waktu kadaluarsa misal 6 bulan lagi perlu dilakukan identifikasi dan pemisahan. Yang selanjutnya bisa dilakukan push penjualan misal dengan diskon promo.
Identifikasi dan Pemisahan
Langkah pertama yang wajib dilakukan adalah identifikasi dan pemisahan secara rutin. Apotek perlu memiliki sistem untuk mengidentifikasi dan mendeteksi stok mau kadaluarsa. Dilakukannya manajemen FEFO (first expired first out) dimana stok obat dengan masa aktif ED pendek diletakkan paling depan agar lebih cepat terjual. Menerapkan stiker indikator warna juga cukup membantu. Misalnya stiker warna kuning untuk obat yang 6 bulan lagi mau kadaluarsa dan merah untuk 3 bulan lagi mau kadaluarsa. Ini sangat membantu visualisasi dan deteksi barang yang perlu perhatian khusus kepada pegawai.
(Baca juga : Strategi Jitu Mengelola Obat Fast Moving vs Slow Moving di Apotek)
Karantina Obat
Langkah penanganan selanjutnya adalah karantina. Keluarkan dan pisahkan stok obat yang sudah kadaluarsa. Keluarkan dari rak penyimpanan dan simpan di area khusus atau wadah terpisah. Menurut peraturan, area atau wah tersebut wajib diberi label “Obat Kadaluarsa : Tidak untuk Dijual”. Ini penting untuk mencegah terjadinya salah ambil obat (medication error) saat melayani pasien.
Pencatatan dan Pemusnahan
Semua stok obat yang rusak dan kadaluarsa harus dicatat atau didokumentasikan untuk nantinya dilaporkan saat pemusnahan. Pencatatan mencakup nama obat, sediaan, nomor batch, jumlah fisik, hingga tanggal kadaluwarsanya. Dokumentasi yang akurat pada tahap ini akan menjadi fondasi utama dalam penyusunan laporan pemusnahan yang valid.
Obat-obat yang kadaluarsa yang telah dicatat dan dikumpulkan selanjutnya dilakukan pemusnahan sesuai peraturan yang berlaku. Ada beberapa langkah prosedur dalam pemusnahan obat rusak dan kadaluarsa.
(Baca juga : Pemusnahan Obat di Apotek : Prosedur Lengkap dan Aturan Terbaru)
Deteksi Dini Obat Mendekati Kadaluarsa dengan Software Apotek Digital
Obat yang kadaluarsa di apotek adalah salah satu sumber kebocoran keuangan. Obat tidak bisa lagi dijual dan harus dimusnahkan. Bayangkan kalau apotek Anda tidak bisa mendeteksi lebih awal stok yang mau kadaluarsa, tentu ini akan merugikan. Kerugian karena obat ED bisa mencapai jutaan hingga puluhan juta rupiah. Oleh karena itu, apotek harus bisa mencegah agar tidak ada obat yang rusak dan kadaluarsa dalam penyimpanan. Pengelolaan stok yang rapi dan tersistem adalah kuncinya! Tanpa sistem, akan sulit untuk mengetahui stok mana yang sebentar lagi mau kadaluarsa, terlebih SKU di apotek yang sangat banyak.
Berikut strategi jitu yang bisa Anda lakukan untuk mencegah kadaluarsa di apotek :
- Pengadaan produk yang efektif sesuai dengan kebutuhan
- Penyimpanan obat yang baik dan benar
- Penyimpanan dan pengeluaran stok mengikuti kaidah FEFO (first expired first out)
- Monitor dan deteksi produk mendekati tanggal kadaluarsa. Segera lakukan penjualan atau retur ke PBF jika perlu
- Rutin melakukan Stok Opname minimal 1-3 bulan sekali
- Gunakan aplikasi apotek dengan fitur lengkap : Apotek Digital
Monitor dan deteksi produk mendekati tanggal kadaluarsa dapat dilakukan dengan mudah menggunakan software Apotek Digital. Anda bisa mengetahui stok produk apa saja yang 3 bulan, 6 bulan atau waktu lainnya (custom) sebelum kadaluarsa. Bahkan ada notifikasinya untuk produk yang 6 bulan lagi mau kadaluarsa. Coba dan rasakan benefitnya, konsultasi dan coba gratis disini!
Referensi :
Pedoman Pengelolaan Obat Rusak dan Kadaluwarsa di Fasilitas Pelayanan Kesehatan dan Rumah Tangga, Kemenkes RI, 2021
Petunjuk Teknis Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek, Kemenkes RI, 2019
Kementerian Kesehatan RI. (2016). Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 73 Tahun 2016 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek.
Kementerian Kesehatan RI. (2023). Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 5 Tahun 2023 tentang Narkotika, Psikotropika, dan Prekursor Farmasi.
