Persediaan : Fungsi dan Tujuan Pengelolaan Persediaan di Apotek

Secara umum, persediaan atau inventory adalah kumpulan produk jadi atau bahan baku yang dimiliki oleh perusahaan. Kumpulan produk ini nantinya akan dijual kepada konsumen untuk memperoleh keuntungan. Di apotek, persediaan merupakan semua stok persediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan medis habis pakai yang dijual di apotek. Pengelolaan persediaan penting dilakukan karena persediaan merupakan suatu investasi dengan modal cukup besar di apotek. Bagaimana tidak? Jika tidak ada persediaan, maka apotek tidak akan mampu memenuhi kebutuhan pelanggan/pasien. Oleh karena itu, perlu dilakukan pengelolaan persediaan di apotek karena berkaitan dengan kegiatan pelayanan terhadap pasien dan berpengaruh pada fungsi pemasaran dan keuangan apotek. Pengelolaan persediaan yang tepat dapat mengantisipasi kebutuhan pasien yang sering kali tidak dapat diprediksi.

Tujuan dari pengelolaan persediaan

Setidaknya, tujuan utama dari pengelolaan persediaan antara lain,

1. Melindungi dari kerugian. Persediaan dapat melindungi dari berbagai fluktuasi yang diakibatkan permintaan dan penawaran. Jika distribusi obat dari supplier terlambat, atau ada peningkatan permintaan secara tiba-tiba (seperti pada kasus epidemik tertentu, contoh Covid19), maka sistem persediaan yang baik dapat melindungi persediaan dari kejadian stok kosong.
2. Membuat sistem pengadaan. Jika sistem persediaan baik, maka mengakibatkan harga unit produk obat biasanya akan lebih rendah
3. Meminimalkan waktu tunggu. Sistem persediaan dapat meningkatkan ketersediaan obat secara optimal, sehingga pelayanan dapat ditingkatkan serta meminimalkan waktu tunggu
4. Meningkatkan efisiensi transportasi. Biaya transportasi akan meningkat jika tidak adanya sistem persediaan. Sewaktu-waktu perlu dalam pengadaan yang membutuhkan modal transportasi atau pengiriman
5. Mengantisipasi fluktuasi. Fluktuasi akan permintaan produk obat dari pelanggan/pasien sulit diprediksi. Adanya sistem pengelolaan persediaan dapat mengantisipasi kenaikan permintaan yang tidak menentu.

Oleh karena itu, penting untuk mengelola persediaan dengan tujuan untuk melindungi dari kerugian, membuat sistem pengadaan, meminimalkan waktu tunggu, meningkatkan efisiensi transportasi, dan mengantisipasi adanya fluktuasi.

Fungsi persediaan di apotek

Apoteker bertanggung jawab terhadap proses pengelolaan persediaan farmasi. Pengelolaan yang baik akan membantu apoteker untuk dapat mengontrol kebutuhan supply dan demand. Berdasarkan hal tersebut, menurut Yunarto dan Santika (2005), persediaan dapat diklasifikasikan menurut fungsinya, sebagai berikut :

1. Persediaan untuk antisipasi. Antisipasi persediaan di apotek dilakukan untuk membantu keperluan pada tingkat level stock, serta untuk mengatasi permintaan tak terduga dari pelanggan jika pada waktu tertentu terjadi peningkatan permintaan kebutuhan obat.
2. Persediaan saat fluktuasi. Untuk mengatasi fluktuasi yang tidak dapat diprediksi antara supply dan demand serta lead time diperlukan adanya safety stock. Lead time adalah jangka waktu kapan persediaan itu mulai dipesan sampai persediaan itu ditempatkan/dipesan kembali. Potensi kekurangan persediaan (stockout) akan terjadi jika demand atau lead time lebih besar dari hasil peramalan (forecast). Adanya persediaan safety stock di apotek dapat tetap membantu memenuhi pesanan pasien meskipun terjadi fluktuasi harga.
3. Lot-size inventory. Lot-size adalah sejumlah item/barang tertentu yang di-order dari suatu plant/third party/supplier yang kemudian dijadikan standar kuantitas untuk proses proses pengiriman kepada pelanggan. Lot-size inventory terbentuk jika barang dibeli dari supplier lebih besar atau hasil produksi dari pabrik juga lebih besar dari kebutuhan yang diperlukan secara mendadak/mendesak.
4. Hedge inventory. Hedge inventory berfungsi untuk melindungi harga dari harga fluktuasi barang. Hedge inventory berguna jika pada saat harga pasar naik, perusahaan sudah melakukan hedge inventory pada harga rendah dengan melakukan pembayaran terlebih dahulu.

Hal yang harus diperhatikan pada pengendalian persediaan

Pengendalian persediaan yang efektif adalah mengoptimalkan dua tujuan, yaitu memperkecil total investasi pada persediaan, namun tetap mampu menyediakan berbagai produk yang benar sesuai dengan kebutuhan/permintaan pasien/pelanggan.

Pengendalian persediaan dapat dicapai, jika apotek mampu untuk menentukan beberapa hal berikut,

1. Item produk apa yang akan dipesan kepada supplier/PBF (what)
2. Berapa banyak suatu item produk/obat yang akan dipesan pada satu kali pemesanan ke supplier/PBF (kuantitas)
3. Kapan dilakukan pemesanan ulang terhadap item tersebut (when)
4. Mana dari item produk/obat tersebut yang memerlukan pengawasan secara lebih ketat. Hal ini terkait dengan penentuan prioritas terhadap produk yang paling besar kontribusinya terhadap total penjualan atau keuntungan di apotek.

(Baca juga : Penting Dilakukan, Teknik Pengendalian Persediaan di Apotek)

Oleh karena itu, penting bagi apotek untuk dapat mengendalikan persediaan, diantaranya dengan merencanakan pengadaan berdasarkan data dan analisis sesuai dengan performa apotek.

Anda dapat dengan mudah melakukan pengelolaan dan pengendalian persediaan menggunakan Software Terbaik di Era Digital, Apotek Digital. Dengan Apotek Digital, Anda dapat mengetahui laporan persediaan di apotek, fitur Defecta otomatis untuk mengetahui stok produk, produk yang stoknya habis ataupun persediaan yang stoknya di bawah minimum. Hal ini tentu dapat membantu Anda dalam memantau persediaan. Selain itu, Anda dapat memanfaatkan fitur Analisis Pareto dan Analisis Pembelian untuk mengatui stok produk dan rekomendasi pembeliannya, sehingga pengadaan dilakukan berdasarkan data dan analisis sesuai performa apotek agar pengadaan efektif.

Rasakan kemudahan mengelola apotek dengan software lengkap dan handal, Apotek Digital.

Daftar Pustaka :

Medianto HS, 2020, Pengelolaan Persediaan Obat di Apotek (diakses dari supplychainindonesia.com)

Satibi et al, 2018, Manajemen Apotek