Anda, pebisnis apotek sering mendengar istilah kebocoran dalam apotek? Lalu apa yang dimaksud kebocoran keuangan di apotek? Kebocoran pada keuangan dapat diartikan kerugian karena adanya selisih atau kehilangan uang sehingga menimbulkan kerugian secara finansial kepada apotek. Tentu kebocoran ini harus segera diidentifikasi dan segera dicari solusinya agar apotek dapat menghentikan sumber kerugian tersebut. Beberapa kebocoran yang dapat menyebabkan kerugian secara finansial di apotek, diantaranya,
Kebocoran saat penjualan
Saat penjualan, kerugian bisa disebabkan oleh pencurian di kasir, setoran omzet tidak sesuai karena ada yang diambil oleh karyawan, dan tidak tercatatnya transaksi penjualan dengan baik. Oleh karena itu, penting untuk mencatat semua transaksi pada satu shift agar jika ada selisih uang dapat diselidiki segera. Lebih cepat untuk diketahui, maka lebih baik karena dapat segera ditindak lanjuti.
Penggunaan software Apotek Digital, memungkinkan Anda untuk melihat laporan shift, mencocokan antara stok uang fisik di kasir dengan catatan keuangan oleh sistem yang dihitung berdasarkan semua transaksi yang diinput ke software. Jika ada selisih, maka dengan cepat dapat diketahui dan dapat diselidiki di shift tersebut.
Kebocoran saat pembelian produk
Kebocoran saat pemesanan produk ke PBF bisa terjadi karena kesalahan dalam merencanakan pengadaan, sehingga produk yang dibeli bukan merupakan stok yang dibutuhkan apotek. Misalnya, apotek membeli produk terlalu banyak sehingga overstock (stok menumpuk) bahkan tidak bergerak (dead stock) dan tidak laku-laku. Oleh karena itu, penting untuk melakukan perencanaan pembelian berdasarkan data dan analisis. Perencanaan produk yang baik, memanfaatkan data :
- Defecta untuk mengetahui stok yang habis atau dibawah stok minimal
- Analisis pareto untuk mengetahui prioritas pembelian berdasarkan kontribusi produk terhadap total penjualan dan keuntungan
- Analisis pembelian untuk mengetahui status stok apakah understock, overstock, dead stock, potential loss, atau stock on hand (tercukupi)
- Penjualan tertolak, untuk mengetahui kejadian pernah menolak pelanggan karena stok kosong atau produk belum tersedia di apotek. Data ini penting terutama untuk apotek baru, untuk mengetahui produk apa saja yang belum disediakan apotek.
Semua data dan analisis di atas, dapat ditemukan di Software Apotek Digital, sehingga Anda tidak perlu mendata dan menghitung kebutuhan stok di apotek secara manual.
Kebocoran di transaksi hutang-piutang
Kebocoran saat pembayaran tagihan atau hutang ke supplier, misal double bayar karena ketidaktahuan. Serta tidak terdata dan teringatnya piutang dari pelanggan, sehingga pelanggan tidak membayar hutangnya. Oleh karena itu, penting untuk mencatat hutang-piutang secara rapi disertai jumlahnya dan kapan jatuh tempo.
Dengan menggunakan Software Apotek Digital, pencatatan hutang-piutang dilakukan oleh sistem. Pengguna juga memantau laporan hutang usaha dan piutang usaha, serta terdapat pengingat untuk hutang mendekati jatuh tempo.
Kebocoran saat penyimpanan produk
Kebocoran saat penyimpanan stok dapat berupa stok produk yang kadaluarsa (expired), produk rusak, atau hilang karena penyimpanannya tidak baik. Tentu hal ini akan menyebabkan kerugian finansial kepada apotek. Pastikan untuk menyimpan produk sesuai dengan kondisi penyimpanannya, seperti pada suhu ruang atau suhu dingin. Penyimpanan juga perlu memperhatikan pengelompokkan pada rak tertentu untuk kemudahan pencarian. Untuk lebih lanjut, dapat dibaca di Cegah Kebocoran pada Pengelolaan Stok Obat di Apotek.
Untuk menghindari kerugian karena produk yang expired, Anda perlu mendeteksi produk mendekati ED secara lebih awal. Dengan mengetahui lebih awal, Anda bisa mengantisipasi dengan menjual dahulu produk tersebut, memberikan potongan harga, atau melakukan return kepada PBF/supplier. Dengan Software Apotek Digital, Anda bisa mendeteksi produk mendekati ED dengan mudah.
Itulah beberapa sumber kebocoran keuangan di apotek, bisa dari penjualan, pembelian, transaksi hutang-piutang, dan penyimpanan produk. Tentu risiko tersebut harus diwaspadai oleh pebisnis apotek dan diinvestigasi lebih awal, agar keuangan apotek tetap aman. Dengan menggunakan bantuan software terbaik di era digital, seperti Apotek Digital, kegiatan pengelolaan dan pencegahan kebocoran keuangan di apotek dengan mudah dapat dilakukan.
