Saat Anda menjalankan bisnis apotek, mungkin Anda akan membutuhkan software atau aplikasi untuk membuat pengelolaan di apotek menjadi lebih mudah dan efisien. Dari berbagai opsi, Anda akan dihadapkan pada pilihan membeli software dengan sekali bayar atau menyewa software dengan sistem berlangganan. Sistem mana yang lebih menguntungkan, berlangganan atau sekali bayar?
Untuk bisa memilih yang terbaik, Anda perlu mempelajari sotware tersebut dan mengetahui kelebihan kekurangannya. Anda mungkin saja memilih sekali bayar karena alasan lebih simple, namun harga awal yang harus dikeluarkan relatif lebih besar. Atau Anda mungkin saja memilih berlangganan karena alasan lebih fleksibel. Lalu apa saja perbedaan kedua sistem ini?
(Baca juga : Pentingkah Menggunakan Software untuk Pengelolaan di Apotek?)
Software Sekali Bayar
Untuk menggunakan software apotek yang sekali bayar, biasanya Anda harus membayar sejumlah uang dengan nominal besar di awal. Sistem sekali bayar umumnya bisa berlaku pada software dengan sistem beli putus (software offline).
Perbedaan mendasar pada software offline dan online adalah tentang dimana software terpasang. Pada software offline maka sistem/software terpasang secara lokal di komputer sedangkan pada software online maka sistem/software menggunakan teknologi berbasis cloud. Inilah yang menyebabkan software online bisa diakses dari mana saja kapan saja asalkan terhubung dengan internet.
Sistem beli putus pada software offline
Pada software offline maka sistem terpasang secara lokal di komputer. Kelebihannya adalah memiliki performa yang baik karena terpasang sesuai dengan spesifikasi hardware. Selain itu, untuk mengaksesnya tidak dibutuhkan internet, cukup membuka sistem yang sudah terinstall di komputer. Namun software offline memiliki beberapa kekurangan seperti tidak fleksibel karena tidak bisa diakses dari jarak jauh, jumlah pengguna terbatas, dan tidak berkembang karena sistem yang sudah dibeli tidak diperbarui secara berkala. Jika ada update, Anda harus membeli atau membayar kembali untuk mendapatkan versi terbaru.
Untuk mendapat sistem offline, Anda biasanya akan membayar sejumlah tertentu di awal untuk membeli software. Atau bisa diartikan Anda akan membeli izin kepemilikan produk software/aplikasi dalam sekali bayar. Anda mendapat akses penuh terhadap fitur namun tidak ada support dan update setelah pembelian. Jika terjadi masalah/kendala pun Anda perlu mencari bantuan sendiri dan biasanya tidak bisa dikembalikan karena sistem tersebut sudah Anda beli.
Sistem sekali bayar pada software online
Sistem sekali bayar umumnya dan banyak ditemukan pada pembelian software offline karena bisa dianggap bahwa Anda membeli produk berupa software tersebut, Anda yang mengelola sendiri software tersebut. Lalu, bagaimana dengan sistem sekali bayar pada software online?
Seiring dengan perkembangan zaman, kini sudah banyak berkembang software berbasis online yang menggunakan teknologi cloud. Pihak penyedia software online mengeluarkan biaya rutin untuk maintenance sistem, melakukan update secara berkala, dan memberikan support dan bantuan selama penggunaan. Bisa dibilang bahwa ketika Anda menggunakan software online, maka yang didapat tidak hanya berupa produk, tetapi juga jasa dalam bentuk layanan.
Jika Anda akan menggunakan software online dengan sistem pembayaran sekali bayar, maka Anda perlu memastikan beberapa hal. Diantaranya :
- Bagaimana kotrak atau perjanjiannya, apakah beli atau sewa. Sesudah membayar sekali bayar apakah software tersebut menjadi milik apotek? Seperti yang diketahui bahwa ketika memutuskan untuk menggunakan software online, maka pada dasarnya Anda akan mendapatkan akses software dan layanan (dalam bentuk support, update, dan maintenance). Anda tidak mendapat produk software saja karena kepemilikan dan pengelolaan software online tetap menjadi milik penyedia software. Jika kontraknya adalah ‘beli software’ maka sudah sepatutnya produk software tersebut m menjadi hak milik. Namun jika kontraknya adalah ‘sewa’, apa mungkin sistem sewa untuk selamanya?
- Apakah penyedia software bisa memastikan bahwa selama penggunaan bisa terus support, apakah software akan terus berkembang dan tidak akan dikenakan biaya lagi nantinya. Apakah hingga nanti software tetap relavan dan bisa menyesuaikan dengan perkembangan teknologi tanpa harus membayar kembali. Hal-hal tersebut penting, karena software online dituntut harus terus berkembang sesuai dengan perkembangan teknologi informasi.
Software Berlangganan
Pada dasarnya yang membedakan software sekali bayar dan berlangganan adalah metode pembayarannya. Pada sistem berlangganan, Anda akan membayar secara berkala bisa per bulan per tahun. Software berlangganan umumnya berupa software online yang menggunakan teknologi cloud. Teknologi cloud (komputasi awan) adalah metode penyimpanan berbagai jenis data dan layanan di internet yang dikelola oleh pihak pengelola layanan. Istilah ini merujuk pada infrastruktur dari fisik yang beralih ke internet. Software berlangganan sering disebut juga SaaS (Software as a Subscription).
Berikut beberapa kelebihan dari software berlangganan :
- Lebih mudah dan lebih simple bagi pengguna. Jika Anda menyewa software, biaya sudah termasuk biaya server, layanan maintenance, update secara berkala, dan support selama penggunaan. Penyedia software harus memastikan sistem aman dan nyaman digunakan oleh penggunanya. Pelanggan bisa menggunakan semua layanan, tanpa perlu pusing bagaimana merawat dan menjalankannya sendiri.
- Biaya yang tidak mengintimidasi. Biaya untuk berlangganan relatif lebih murah daripada Anda harus sekali bayar atau beli putus
- Sistem berlangganan akan mengoptimalkan pemakaian
- Lebih fleksibel karena Anda bisa menyesuaikan dengan kebutuhan. Selama penggunaan, Anda bisa terus mengevaluasi apakah software relavan dan membantu Anda. Anda bebas untuk memutuskan akan terus berlangganan atau berhenti.
Software Apotek Digital sebagai software online dengan sistem berlangganan
Apotek Digital merupakan software berbasis cloud, dengan fitur yang lengkap untuk membuat pengelolaan apotek lebih mudah. Dengan sistem online, Apotek Digital berkomitmen untuk selalu full support, melakukan update sesuai dengan kebutuhan mitra dan peraturan yang berlaku, dan maintenance untuk memastikan sistem selalu aman dan nyaman digunakan.
Untuk saat ini sistem dari Apotek Digital adalah paket berlangganan sebab Apotek Digital merupakan software yang online. Tim harus memastikan sistem aman dan dapat digunakan oleh seluruh mitra, Tim juga harus full support untuk memastikan pelayanan yang prima untuk seluruh mitra/pelanggan.
Apakah tidak bisa sekali bayar saja, karena beberapa software online juga menawarkan sistem sekali bayar? Ya, benar. Namun itu tidak logis. Karena aplikasi online harus terus update dan membutuhkan biaya maintenance supaya terus dapat digunakan. Bisa dibandingkan. Kalau Apotek Digital sangat mengikuti teknologi terkini. Sedangkan untuk sekali bayar, maka akan sulit bagi penyedia software untuk update teknologi terbaru karena membutuhkan biaya lagi. Jadi suatu saat nanti akan terlihat, ketika sudah tidak ada pelanggan baru yang pakai atau ketika teknologinya sudah tidak relavan lagi.
Haruskah membayar dengan harga tinggi untuk paket sekali bayar (unlimited) yang belum tentu di masa nanti teknologinya masih relavan?
