Salah satu permasalahan dasar dalam pengadaan produk di apotek adalah produk apa saja yang harus dibeli dan berapa jumlahnya. Dalam mengatasi permasalahan ini, apotek dapat memanfaatkan buku defecta. Defecta adalah pencatatan produk/obat yang harus dipesan untuk memenuhi kebutuhan ketersediaan obat di apotek. Defecta menjadi hal yang penting dalam pengelolaan stok di apotek karena pebisnis apotek dapat melihat berapa stok terkini, stok minimalnya dan berapa yang harus dipesan.
Tujuan dari pencatatan defecta adalah untuk mengetahui atau mengecek stok produk, menghindari kelupaan pemesanan produk yang harus dibeli, dan mengetahui produk mana yang fast moving maupun slow moving. Sehingga apotek dapat menjamin stok produk/obat dalam jumlah yang cukup dapat memenuhi kebutuhan pelanggan/pasien.
Cara Membuat Defecta
Pada intinya, defecta berisi produk apa yang harus dipesan dan berapa kuantitasnya. Cara membuat defecta secara manual, dapat dilakukan dengan :
- Mencatat produk apa yang stoknya kosong atau stoknya di bawah stok minimal
- Mencatat produk apa yang dicari pelanggan, namun tidak bisa dipenuhi apotek karena tidak tersedia (kejadian penjualan tertolak)
- Mengecek dan menghitung secara manual persediaan stok produk di apotek, sehingga dapat menilai produk mana yang butuh dipesan kembali
Apotek mencatatnya di dalam buku defecta secara rutin untuk menghindari kelupaan pemesanan kembali obat. Namun seringkali karena banyaknya aktivitas pengelolaan dan pelayanan farmasi di apotek, pencatatan ini sering terlupa dan terlewat karena pencatatannya yang manual. Belum lagi jika terjadi salah hitung, salah catat, atau double data. Hal ini bisa menyebabkan buku defecta menjadi tidak akurat, pemesanan tidak sesuai dengan kebutuhan apotek, dan persediaan menjadi tidak pas dengan permintaan pelanggan.
Defecta otomatis dan real time dengan Software Apotek Digital
Kemajuan teknologi digital sudah seharusnya dapat membantu menyelesaikan masalah ini. Software Apotek Digital merupakan software terbaik di era digital untuk kelola semua aktivitas di apotek, termasuk dalam pengelolaan stok. Salah satu fiturnya adalah Defecta yang otomatis dan real time. Melalui fitur ini pengguna dapat mengetahui berapa stok minimal, stok terkini di gudang, berapa yang sedang dipesan dan berapa yang berada di keranjang pembelian. Pengguna dapat memantau produk dengan filter stok yang kosong atau stok terkini yang di bawah stok minimalnya. Untuk membeli, pengguna tinggal memilih opsi ‘Beli’ sehingga akan otomatis masuk ke keranjang pembelian. Sehingga tidak ada lagi kejadian lupa untuk memesan produk yang kosong atau di bawah stok minimal. Dan tentunya, data produk yang kosong atau stoknya di bawah stok minimal akurat, sesuai dengan stok fisik di apotek.
