Anda, pebisnis apotek sering mendengar istilah kebocoran dalam apotek? Lalu apa yang dimaksud kebocoran pengelolaan stok? Kebocoran pada pengelolaan stok obat di apotek dapat diartikan kerugian karena adanya selisih stok atau adanya kehilangan produk karena pengelolaan yang buruk sehingga menimbulkan kerugian secara finansial kepada apotek. Tentu kebocoran ini harus segera diidentifikasi dan segera dicari solusinya agar apotek dapat menghentikan sumber kerugian tersebut.
Apa saja yang dapat menyebabkan kebocoran pada pengelolaan stok produk? Beberapa penyebabnya antara lain,
Tidak ada catatan atau riwayat keluar-masuk stok
Catatan atau riwayat keluar masuk stok harus didokumentasikan agar pebisnis apotek dapat menelusur dan mengevaluasi pergerakan produk. Di apotek, hal ini dikenal dengan kartu stok. Kartu stok dibuat untuk setiap produk/obat yang memuat pemasukan dan pengeluaran disertai tanggal dan keterangan. Menurut Permenkes No 73 tahun 2016 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek, pencatatan stok boleh dilakukan secara manual maupun eletronik dengan sistem yang tervalidasi, mampu tertelusur, dan dapat dicetak. Ketika Anda menggunakan kartu stok manual, tentu Anda harus mencatat secara manual setiap ada transaksi pada kartu stok produk yang ini berisiko lupa catat dan menunda pencatatan. Tahu-tahu stok habis tanpa Anda tahu dan kontrol kemana saja stoknya pergi.
Selisih antara stok nyata dengan kartu stok
Adanya selisih antara stok nyata atau stok fisik di apotek dengan yang tertera di kartu stok dapat disebabkan oleh lupa mencatat/menginput ketika ada pembelian dan penjualan produk. Atau jumlah produk yang diinput ketika penjualan dan pembelian salah sehingga terjadi selisih. Selisih ini tentu akan mempengaruhi keuangan di apotek.
Stok opname harus tutup apotek
Ketika Anda masih melakukan stok opname yang mengharuskan tutup apotek atau tutup pelayanan di apotek, maka sebenarnya terjadi kebocoran terhadap omzet. Jika dalam sehari, apotek biasanya mampu meraup omzet tiga juta, tetapi karena stok opname, Anda akan kehilangan omzet di hari selama Anda tutup apotek. Apa pentingnya stok opname dan bagaimana cara melakukan stok opname? Baca lebih lanjut disini.
Banyak stok tidak bergerak/terjual
Stok yang lama tidak bergerak atau terjual di apotek disebut dead stock. Biasanya dinyatakan dead stock jika produk tidak juga terjual setelah 90 hari disimpan di apotek. Hal ini menjadi kebocoran stok di apotek karena akan menurunkan omzet, profit, dan cash apotek. Dead stock juga menimbulkan peningkatan biaya penyimpanan dan meningkatkan risiko produk rusak, mendekati kadaluarsa dan hilang.
Obat kadaluarsa/expired
Berdasarkan peraturan, obat yang kadaluarsa atau expired harus dimusnahkan. Bagaimana bisnis apotek berkembang, yang ada malah rugi karena obat dengan harga fantastis harus dimusnahkan karena dapat berbahaya bagi pasien/pelanggan. Penyimpanan produk tentu harus diantisipasi agar tidak melampaui bahkan mendekati expired date. Pebisnis apotek juga harus bisa memonitor produk-produk yang mendekati waktu kadaluwarsanya.
Produk rusak dan hilang saat penyimpanan
Produk yang rusak dan hilang tentu merupakan kebocoran pada pengelolaan stok dan menimbulkan kerugian material kepada apotek. Produk tersebut seharusnya menyumbang omzet dan profit, namun malah rugi karena rusak sehingga harus dimusnahkan, atau hilang.
Jumlah varian produk tidak sesuai omzet
Varian produk yang terlalu banyak namun tidak sesuai dengan omzet ternyata bisa menjadi beban di apotek, karena bisa jadi menumpuk dan tidak laku-laku. Anda perlu studi untuk mengetahui potensi pasar di apotek Anda sehingga Anda akan memilih mengadakan produk yang tidak begitu banyak varian namun laku di apotek. Selanjutnya, Anda bisa menggunakan analisis seperti analisis pareto dan analisis pembelian (status stok) untuk menentukan varian produk apa yang akan dibeli kembali. Tentu cara ini meminimalkan kebocoran, karena pengadaan produk sesuai dengan kebutuhan dan performa apotek. Baca lebih lanjut di Perencanaan Produk dengan Melihat Potensi Penjualan di Apotek.
Penjualan tertolak karena stok kosong
Penjualan tertolak adalah kejadian tertolaknya pesanan atau permintaan dari pelanggan/pasien karena stok produk kosong atau produk tidak tersedia di apotek. Menolak pelanggan karena stok yang kosong menjadi kebocoran stok di apotek. Kejadian ini dapat mengurangi pendapatan apotek, bahkan dapat membuat pelanggan/pasien tidak puas dan enggan berbelanja lagi di apotek. Oleh karena itu, penting untuk menghindari penolakan ini. Baca lebih lanjut di Tips Mencegah Penjualan Tertolak di Apotek.
Itulah beberapa hal yang mengakibatkan kebocoran stok di apotek. Tentu Anda harus mampu mengetahui, mengevaluasi dan memberi solusi agar tidak terjadi kebocoran yang berakibat kerugian di apotek. Anda dapat dengan mudah mencegah kebocoran tersebut dengan memanfaatkan software pengolah apotek, Apotek Digital. Apotek Digital merupakan software apotek terbaik di era digital yang memiliki fitur lengkap dalam membantu Anda mengelola apotek, termasuk mengelola stok. Untuk mencegah kebocoran stok, Anda dapat memanfaatkan fitur :
- Kartu stok otomatis dan akurat, transaksi akan otomatis tercatat di kartu stok setiap ada transaksi produk
- Stok opname tanpa harus tutup apotek. Stok opname dapat dilakukan secara real time menggunakan device masing-masing karyawan, sehingga lebih cepat dan efisien tanpa harus menghentikan pelayanan dan penjualan di apotek
- Analisis pembelian (status stok), yang dapat memberi informasi terkait status stok produk, seperti dead stock, overstock, understock, potential loss, dan stock on hand. Sehingga memudahkan Anda dalam membuat rencana pembelian produk
- Analisis Pareto, yang menyajikan data yang detail terkait jumlah item yang terjual, nilai penjualannya, persentase terhadap nilai penjualan, serta klasifikasi Pareto-nya, yang sangat membantu dalam rencana pembelian produk di apotek
- Deteksi dan notifikasi produk mendekati expired date. Anda dapat memantau produk mendekati ED (sebulan, tiga bulan, setahun, bahkan custom) serta asal supplier-nya, sehingga memudahkan Anda melakukan return kepada supplier jauh sebelum ED produk
- Defecta, yang otomatis dan real time. Pengguna dapat memantau produk dengan filter stok yang kosong atau stok terkini yang di bawah stok minimalnya. Sehingga tidak ada lagi kejadian lupa untuk memesan produk yang kosong atau di bawah stok minimal yang dapat menyebabkan penjualan tertolak
- Penjualan tertolak. Anda dapat mencatat kejadian penjualan tertolak sebagai bahan pertimbangan untuk pembelian selanjutnya.
Cegah kebocoran stok di apotek dengan Apotek Digital. Rasakan kemudahan mengelola apotek bersama Apotek Digital.
