Persediaan merupakan suatu investasi dengan modal cukup besar di apotek. Terdiri atas semua stok sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan medis habis pakai yang dijual di apotek. Data persediaan apotek perlu dievaluasi untuk mengoptimalkan pelayanan di apotek, menghindari kerugian, dan membuat sistem pengadaan yang efektif. Setidaknya, berikut data terkait persediaan yang perlu dievaluasi pebisnis apotek secara rutin.
(Baca juga : Fungsi dan Tujuan Pengelolaan Persediaan di Apotek)
Nilai inventori
Nilai aset inventori merupakan nilai total persediaan di apotek seperti sediaan farmasi, alat kesehatan, BMHP, dan semua produk yang akan dijual di apotek. Pebisnis apotek harus memonitor dan mengevaluasi nilai persediaan awal dan nilai persediaan akhir.
Produk ED dan mendekati ED
Produk kadaluwarsa (expired) sangat dihindari di apotek karena menyebabkan kerugian yang tidak sedikit. Karena produk ini tidak boleh dijual dan harus dimusnahkan sesuai dengan peraturan yang berlaku. Obat rusak dan kadaluwarsa merupakan limbah bahan beracun dan berbahaya (B3) yang dapat menimbulkan masalah kesehatan serta pencemaran lingkungan. Oleh karena itu, penting bagi apotek untuk bisa mendeteksi dan memonitor produk mendekati kadaluwarsa agar apotek bisa menetapkan strategi seperti retur ke PBF dan menjual dengan harga promo.
Produk deadstock
Stok yang lama tidak bergerak atau tidak laku di apotek disebut deadstock atau stok mati. Biasanya dinyatakan deadstock jika produk tidak juga terjual setelah 90 hari disimpan di apotek. Hal ini dapat menimbulkan kerugian bagi apotek karena akan menurunkan omzet, profit, dan cash apotek. Oleh karena itu, apotek perlu mendeteksi performa penjualan produk, melakukan evaluasi penjualan, dan mencegah jangan sampai ada produk yang menumpuk hingga menjadi deadstock di rak penyimpanan apotek.
Produk berpotensi rugi
Di dalam bisnis retail (termasuk apotek), pebisnis akan menjual produk dengan mark up harga tertentu. Biasanya apotek akan mengatur mark up 20-30%, dengan begitu apotek akan mendapat keuntungan. Namun, terkadang harga jual bisa lebih rendah daripada harga beli, sehingga produk akan berpotensi rugi. Kesalahan pengaturan harga jual ini bisa disebabkan tidak terdokumentasinya harga beli dan ada perubahan pada harga beli. Maka dari itu, penting bagi apotek untuk rutin memonitor dan mengevaluasi apakah ada produk yang berpotensi rugi.
Rasio perputaran persediaan
Inventory turnover (rasio perputaran persediaan) adalah sebuah rumus rasio efisiensi yang menggambarkan berapa kali apotek menjual total persediaan rata-rata sepanjang tahun. Rasio ini digunakan untuk mengukur rata-rata dari persediaan yang diputar dalam satu periode. Mengapa penting untuk mengevaluasi parameter ini? Untuk menilai efisiensi, seberapa efektif pengelolaan persediaan apotek. Bagaimana cara menghitungnya?
Rasio perputaran persediaan = penjualan/rata-rata persediaan
Rata-rata persediaan = (persediaan awal + persediaan akhir)/2
Usahakan nilainya adalah lebih dari 1 (apabila Anda menghitung secara bulanan)
Penyesuaian karena stok opname
Stok opname adalah rangkaian kegiatan perhitungan jumlah stok produk secara fisik dan menyesuaikan dengan data stok di catatan. Seringkali ditemukan stok nyata yang tidak sama dengan catatan atau kartu stok, disinilah dilakukan penyesuaian stok. Ada dua jenis penyesuaian stok yaitu :
- Penyesuaian positif, yaitu ada penambahan. Stok fisik nyata lebih besar daripada catatan
- Penyesuaian negatif, yaitu ada pengurangan. Stok fisik lebih kecil daripada catatan
Stok opname umumnya dilakukan 1 bulan sekali agar jika ada selisih stok nyata dan catatan akan cepat untuk dideteksi dan dilakukan penyesuaian. Nilai penyesuaian ini (baik positif dan negatif) seharusnya dihindari. Usahakan selisih stok tidak mencapai atau kurang dari 2% dari nilai persediaan. Penyesuaian karena stok opname akan mempengaruhi HPP (harga pokok penjualan) dan laporan laba rugi di apotek.
Evaluasi persediaan menjadi mudah dengan software Apotek Digital
Itulah beberapa parameter persediaan yang seharusnya secara rutin dievaluasi di apotek. Monitor dan evaluasi parameter diatas dilakukan untuk mengoptimalkan pengelolaan persediaan. Untuk mendapatkan semua data diatas, yang terpenting adalah apotek harus disiplin mencatat keluar dan masuk stok produk secara akurat. Dengan memanfaatkan software Apotek Digital, Anda dapat dengan mudah mengevaluasi kinerja persediaan di apotek. Setiap transaksi dicatat di sistem. Terdapat fitur untuk memonitor produk deadstock, produk mendekati ED, dan produk berpotensi rugi. Sehingga Anda bisa dengan mudah menelusur dan menentukan strategi di apotek. Selain itu, stok opname dapat dilakukan semua karyawan melalui handphone secara real time tanpa tutup apotek, sehingga Anda bisa dengan cepat dan mudah melakukan SO. Nilai persediaan juga dapat Anda pantau dengan mudah dan jelas di fitur Dashboard Persediaan dengan tampilan yang informatif dan menarik.
