Kartu Stok Obat di Apotek: Fungsi, Isi, dan Cara Membuatnya

Kartu stok obat adalah catatan yang mencatat setiap pergerakan keluar dan masuk stok produk farmasi di apotek. Meliputi jumlah penerimaan, pengeluaran, dan sisa stok yang tersedia. Catatan ini menjadi salah satu teknik pengendalian persediaan yang wajib ada untuk setiap item perbekalan farmasi di apotek, sesuai dengan Permenkes Nomor 73 tahun 2016.

Stok obat harus dikelola dengan baik karena dalam bisnis dan regulasi apotek, persediaan merupakan investasi yang membutuhkan modal besar, ada pelaporan ke regulator, memengaruhi pelayanan ke pasien, serta memengaruhi fungsi pemasaran dan keuangan apotek secara keseluruhan. Kartu stok harus selalu diisi setiap kali ada transaksi keluar-masuk produk, baik dicatat secara manual maupun elektronik.

(Baca juga: Pengendalian Persediaan Obat di Apotek Sesuai dengan Peraturan)

Fungsi Kartu Stok Obat di Apotek

Kartu stok obat menjadi hal yang wajib ada dan diisi secara update di apotek. Bukan tanpa alasan, karena kartu ini memegang peranan penting bagi pengendalian persediaan di apotek. Beberapa fungsi utama kartu stok obat di apotek diantaranya:

1. Mencatat mutasi persediaan farmasi, baik penerimaan, pengeluaran, produk hilang, rusak, atau kadaluarsa
2. Mencegah terjadinya kelebihan, kekurangan, atau kekosongan stok, sehingga ketersediaan produk dapat dimonitor dengan baik
3. Menjadi dasar dalam penyusunan laporan dan perencanaan pembelian produk selanjutnya. Misalnya untuk menyusun laporan persediaan dan laporan eksternal ke luar seperti laporan SIPNAP
4. Menjadi pembanding terhadap stok fisik obat/perbekalan farmasi di tempat penyimpanan, sehingga selisih stok dapat cepat terdeteksi
5. Mencegah kebocoran atau kerugian akibat pengelolaan stok yang kurang baik

(Baca juga: Panduan Cara Mencegah Obat Kadaluarsa di Apotek)

Isi Kartu Stok Obat di Apotek

Menurut Permenkes Nomor 73 Tahun 2016 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek, kartu stok sekurang-kurangnya memuat informasi:

• Nama obat
• Tanggal kadaluwarsa atau expired date
• Jumlah pemasukan
• Jumlah pengeluaran
• Sisa stok

Kini, dengan diterbitkannya PerBPOM NO 5 tahun 2026 tentang Pengawasan Pengelolaan Obat dan Bahan Obat di Fasilitas Pelayanan Kefarmasian dan Fasilitas Lain, kartu stok obat sekurang-kurangnya memuat informasi berikut:

• Nama obat, bentuk sediaan, dan kekuatan obat
• Jumlah obat dalam satu kemasan
• Jumlah persediaan (satuan terkecil)
• Tanggal, nomor dokumen, dan sumber penerimaan
• Jumlah yang diterima
• Tanggal, nomor dokumen, dan tujuan penyerahan/penggunaan
• Jumlah yang diserahkan/digunakan
• Nomor batch dan tanggal kadaluarsa
• Nama produsen
• Paraf atau identitas petugas yang mengerjakan

Informasi tersebut bertujuan untuk memonitor transaksi keluar-masuk produk. Semakin lengkap catatan, semakin mudah pula proses monitoring dan penelusuran pergerakan produk dilakukan.

Cara Membuat Kartu Stok Obat

Sebelum membuat kartu stok obat di apotek, perhatikan beberapa hal berikut:

• Kartu stok diletakkan bersamaan atau berdekatan dengan perbekalan farmasi yang bersangkutan. Masing-masing produk memiliki kartu stok
• Pencatatan dilakukan secara rutin setiap ada mutasi (penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak, atau kadaluarsa)
• Penerimaan dan pengeluaran dijumlahkan pada setiap akhir bulan

Menurut Permenkes Nomor 73 Tahun 2016, pengendalian persediaan dilakukan dengan kartu stok bisa dilakukan secara manual maupun elektronik.

Langkah Membuat Kartu Stok Obat Manual

1. Cetak atau siapkan kartu stok untuk setiap produk di apotek. Semakin banyak item produk, maka akan semakin banyak lembaran kartunya. Gunakan kertas yang agak tebal agar tidak mudah rusak
2. Catat setiap transaksi segera setelah terjadi, baik pemasukan (misalnya pembelian dan mutasi masuk) maupun pengeluaran (misalnya penjualan). Pengisian yang dilakukan segera dilakukan untuk mencegah kelupaan
3. Isi sesuai format/template yang disediakan, termasuk jumlah keluar-masuk dan sisa stok terkini
4. Rekap total penerimaan dan pengeluaran di akhir bulan untuk keperluan laporan dan audit

Kartu Stok Manual vs Kartu Stok Elektronik

Menurut Permenkes Nomor 73 Tahun 2016, kartu stok juga bisa dibuat secara elektronik atau digital.

Kartu Stok Obat Otomatis dengan Software Apotek Digital

Mengingat catatan stok merupakan hal yang penting dan wajib ada di apotek, maka pencatatannya harus akurat dan real time. Pencatatan secara manual sangat berisiko untuk terjadinya salah hitung, salah catat, hingga lupa mencatat, sehingga informasi dari kartu tidak akurat. Belum lagi risiko kartu hilang. Ini tentu sangat berisiko untuk apotek.

Dengan menggunakan sistem seperti software Apotek Digital, Anda tidak perlu lagi mencatat secara manual dan menghitung stok sisa setiap ada transaksi. Kartu stok produk akan otomatis tercatat secara real time setiap ada transaksi, sehingga lebih akurat. Catatan stok juga bisa diunduh dan dicetak dalam format Microsoft Excel. Dan yang terpenting, format dan isinya sudah sesuai dengan Permenkes Nomor 73 Tahun 2016 dan PerBPOM NO 5 tahun 2026. Format disesuaikan dengan format yang dipersyaratkan untuk memudahkan pebisnis apotek memonitor, menelusur, dan mengevaluasi pergerakan stok produk.

Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)

Apa itu kartu stok obat? Kartu stok obat adalah catatan yang mencatat setiap pergerakan keluar dan masuk stok produk farmasi di apotek, termasuk jumlah penerimaan, pengeluaran, dan sisa stok.

Apa fungsi utama kartu stok di apotek? Kartu stok berfungsi untuk memantau pergerakan stok, mencegah kelebihan atau kekosongan produk, menjadi dasar penyusunan laporan persediaan, serta membandingkan catatan dengan kondisi fisik obat di tempat penyimpanan.

Apa saja isi wajib kartu stok menurut Permenkes Nomor 73 Tahun 2016? Sekurang-kurangnya memuat nama obat, tanggal kedaluwarsa, jumlah pemasukan, jumlah pengeluaran, dan sisa stok. Informasi tambahan seperti tanggal transaksi, nomor batch, keterangan, dan paraf petugas juga dianjurkan.

Apakah kartu stok boleh dibuat secara elektronik? Boleh. Permenkes Nomor 73 Tahun 2016 memperbolehkan pengendalian persediaan dengan kartu stok secara manual maupun elektronik, selama informasi yang dicatat tetap lengkap dan akurat.

Apa bedanya kartu stok dengan stok opname? Kartu stok mencatat pergerakan transaksi secara harian dan berkelanjutan, sedangkan stok opname adalah pengecekan fisik stok pada periode tertentu untuk memverifikasi kesesuaian antara catatan dan kondisi riil di apotek.

Berapa lama kartu stok obat harus disimpan? Selama stok produk tersedia, kartu stok diletakkan bersamaan dengan obat tersebut di tempat penyimpanan. Jika satu lembar kartu stok sudah penuh atau obatnya habis, arsip kartu stok lama harus tetap disimpan dan diurutkan rapi oleh pihak apotek dalam jangka waktu minimal 5 tahun dari tanggal transaksi terakhir di kartu tersebut. Jika menggunakan kartu stok elektronik, maka data mutasi harian, nomor batch, dan tanggal kedaluwarsa harus di-backup serta dipastikan dapat dicetak atau ditelusuri kembali dalam kurun waktu 5 tahun.

Referensi

Kementerian Kesehatan RI. (2016). Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 73 Tahun 2016 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek

BPOM RI. (2026). PerBPOM NO 5 tahun 2026 tentang Pengawasan Pengelolaan Obat dan Bahan Obat di Fasilitas Pelayanan Kefarmasian dan Fasilitas Lain

Kementerian Kesehatan Republik Indonesia. (2019). Petunjuk Teknis Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek