Panduan Lengkap Laporan e-Was dan e-Report untuk PBF Distributor Farmasi

Pedagang Besar Farmasi (PBF) atau Distributor Farmasi memegang peranan penting dalam rantai pasok distribusi obat dan alat kesehatan, terutama untuk distribusi obat-alkes ke apotek. Dengan tujuan untuk menjamin keamanan, khasiat dan mutu obat yang beredar di masyarakat, maka pemerintah Indonesia melalui BPOM dan Kementerian Kesehatan mewajibkan pelaporan secara elektronik. Dua sistem pelaporan utama yang wajib PBF/Distributor Farmasi lakukan adalah laporan an e-report PBF dari Kemenkes dan e-was BPOM.

Laporan e-was dan e-report bukan sekedar kewajban, tetapi juga bentuk pengawasan dalam kegiatan distribusi obat secara efektif untuk menjamin perlindungan hukum bagi pelaku usaha sekaligus keselamatan masyarakat.

(Baca juga : Rahasia PBF Disukai Apotek : 7 Kunci Pelayanan untuk Keuntungan Maksimal)

Mengenal e-Report PBF dari Kemenkes

e-Report PBF adalah sistem pelaporan elektronik Pedagang Besar Farmasi yang dikelola oleh Kementerian Kesehatan Republik Indonesia. Pelaporan dilakukan melalui laman pbf.kemkes.go.id. Aplikasi ini diperuntukkan untuk seluruh Pedagang Besar Farmasi dan Dinas Kesehatan Propinsi seluruh Indonesia. Fokus utama pada laporan e-report adalah laporan kegiatan usaha PBF (kegiatan rutin) sebagai langkah proaktif dalam pengawasan peredaran obat.

Tujuan e-Report PBF

Pelaporan e-Report PBF memungkinkan Kemenkes untuk memonitor ketersediaan dan pemerataan distribusi obat secara nasional. Fokus utama dari pelaporan ini adalah untuk memantau kegiatan penerimaan dan penyaluran obat. Selain itu juga untuk memantau peredaran obat-obatan dengan risiko tinggi seperti golongan Narkotika, Psikotropika, dan Prekursor Farmasi yang perlu diawasi secara ketat.

Yang Dilaporkan dalam e-Report PBF

Berdasarkan regulasi terkini Permenkes Nomor 14 Tahun 2021, PBF baik PBF Pusat maupun PBF Cabang wajib menyampaikan hal berikut secara rutin dan berkala dalam e-report PBF :

Laporan Kegiatan Umum (Penerimaan dan penyaluran Obat & Bahan Obat)

Laporan ini mencakup semua aktivitas distribusi obat dan/atau bahan obat yang Non Narkotika, Psikotropika, dan Prekursor Farmasi. Periode pelaporan dilakukan setiap 3 bulan sekali (triwulan).

Isi laporannya diantaranya berisi :

• Info stok awal : jumlah stok obat/bahan obat di awal periode
• Penerimaan : jumlah obat/bahan obat yang diterima PBF
• Penyaluran/pengeluaran : jumlah obat/bahan obat yang disalurkan ke sarana yang berhak (baik apotek, rumah sakit, klinik, PBF cabang, atau PBF lain)
• Pemusanahan/kerusakan : jumlah obat/bahan obat yang dimusnahkan karena kadaluarsa atau rusak (jika tidak dikembalikan ke industri atau PBF asal)
• Info stok akhir : jumlah stok obat/bahan obat di akhir periode

Laporan Narkotika, Psikotropika, dan Prekursor Farmasi (NPP)

Pelaporan e-report ini dilkukan untuk obat golongan obat narkotika, psikotropika, dan prekursor farmasi yang mana memerlukan pengawasan ketat dan laporannya lebih detail. Periode pelaporan dilakukan setiap bulan.

Isi laporannya diantaranya berisi :

• Rincian ketat mengenai pemasukan dan penyaluran obat Narkotika, Psikotropika, dan Prekursor Farmasi.
• Informasinya juga meliputi seperti laporan kegiatan umum diatas. Namun laporan ini lebih ketat dan detail karena juga mencakup stok awal, rincian transaksi (tanggal, nama sarana penerima, dan jumlah), dan stok akhir

Untuk setiap item obat yang dilaporkan, e-report PBF akan meminta data spesifik agar terintegrasi dengan Master Data Obat yang ada di Kemenkes, meliputi :

• Kode Obat (berupa NIE) untuk identifikasi produk
• Nama obat dan kekuatan sediaan
• Kemasan
• Stok awal, stok masuk (penerimaan), dan stok keluar (penyaluran)
• Rincian transaksi keluar (mencakup informasi tujuan penyaluran seperti kode sarana penerima dan nama sarana penerima)
• Rincian transaksi masuk (mencakup informasi sumber penerimaan pbat seperti kode PBF/Industri pemasok)

Mengenal e-Was BPOM

Sistem e-was adalah platform yang dikelola oleh Badan Pengawas Obat dan Makanan (BPOM). Untuk mengisinya dapat dilakukan melalui laman e-was.bpom.go.id. Aplikasi ini ditujukan untuk Infustri Farmasi dan PBF dengan fokus utama untuk mendukung pengawasan ketat terhadap mutu, keamanan, dan khasiat obat di sepanjang rantai distribusi sesuai dengan CDOB (Cara Distribusi Obat yang Baik).

Tujuan Pelaporan e-Was BPOM

Subjek yang melapor pada e-was BPOM adalah Industri Farmasi dan PBF. Tujuannya adalah untuk membangun sistem pelaporan terpadu secara online antara industri farmasi dan PBF, sehingga akan memudahkan BPOM dalam melakukan pengawasan peredaran obat.

Yang Dilaporkan dalam e-Was BPOM

Ada beberapa jenis pelaporan yang wajib disampaikan PBF melalui e-was BPOM, diantaranya :

Laporan Pemasukan dan Distribusi Obat

Pelaporan ini mencakup rincian lengkap mengenai pergerakan pemasukan dan penyaluran obat jadi di PBF. Data yang dilaporkan meliputi :

• Jenis pemasukan : aktivitas penerimaan, koreksi stok, berapa stok yang dilakukan penarikan kembali (recall), atau pengembalian (retur)
• Data obat : seperti nama obat, NIE, jumlah/kuantitas, satuan, nomor bets, dan tanggal kadalaursa
• Informasi distribusi : nama sarana tujuan penyaluran (apotek/RS?PBF lain/klinik, dll), dan jenis distribusi (domestik/ekspor)

Laporan Pemasukan dan Distribusi Bahan Aktif Obat (untuk PBF Bahan Aktif Obat)

Pelaporan ini dilakukan untuk PBF yang memasok dan mendistribusikan bahan aktif obat. Untuk apa yang dilaporkan itemnya sama dengan laporan pemasukan distribusi obat seperti diatas

Laporan Ekspor/Impor

Untuk PBF yang melakukan kegiatan ekspor atau import obat/bahan aktif obat maka wajib menyampaikan realisasi kegiatannya, mencakup :

• Ekspor obat/bahan aktif obat : rincian realisasi ekspor termasuk dokumen perizinan berusaha seperti Surat Persetujuan Ekspor (SPE), nilai ekspor, dan negara tujuan pengiriman
• Impor obat/bahan aktif obat : rincian realisasi impor, termasuk dokumen perizinan, nilai impor, dan negara asal

Laporan Narkotika, Psikotropika, dan Prekursor Farmasi

Laporan ini sama dengan di e-repost Kemenkes. PBF melaporkan secara terperinci setiap kegiatan penerimaan dan penyaluran obat golongan Narkotika, Psikotropika, dan Prekursor Farmasi.

Perbedaan Fokus Laporan e-Report dan e-Was

Kedua pelaporan diatas (e-report dan e-was) wajib dilakukan oleh PBF. Kegiatan yang dilaporkan hampir sama yaitu mengenai aktivitas distribusi di PBF. Berikut beberapa perbedaan fokus e-report dan e-was :

Mudahkan Pelaporan e-Repost dan e-Was dengan Software PBF : Digikes Supplier

Pengelolaan PBF sekarang menjadi lebih mudah dengan memanfaatkan software PBF yang handal : Digikes Supplier. Kini tidak ada alasan bagi PBF untuk terlambat dan salah lapor ke Kemenkes dan BPOM. Dengan Digikes Supplier, semua data transaksi PBF (mulai dari info produk, nomor bets, tanggal kadaluarsa, hingga rincian penyalurannya) sudah tercatat otomatis di sistem. Data dan laporan juga siap dikonversi untuk kebutuhan pelaporan e-report Kemenkes dan e-was BPOM secara otomatis. Saatnya tinggalkan spreadsheet dan sistem manual untuk mengelola PBF lebih efisien dan patuh regulasi. Yuk coba gratis sekarang!