Proses menghitung kebutuhan pengadaan termasuk dalam aktivitas perencanaan dalam pengelolaan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai di apotek. Apoteker bertanggung jawab terhadap pengelolaan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai di Apotek sesuai dengan ketentuan yang berlaku serta memastikan kualitas, manfaat dan keamanannya. Dengan koordinasi dan perencanaan yang tepat, diharapkan pengadaan tepat jenis, tepat jumlah, dan tepat waktu serta mutunya terjamin.
Metode perhitungan kebutuhan pengadaan ini didasarkan pada penggunaan sumber daya dan data yang ada. Berikut metode perhitungan kebutuhan pengadaan yang dapat Anda lakukan di apotek,
Metode Konsumsi
Metode konsumsi didasarkan pada data konsumsi pada periode sebelumnya dengan beberapa penyesuaian. Metode ini sering dianggap sebagai metode yang paling tepat dalam perencanaan yang efektif terutama untuk apotek yang sudah berjalan, paling tidak selama 3 bulan. Perhitungan dengan metode konsumsi didasarkan atas analisa data konsumsi sediaan farmasi periode sebelumnya ditambah stok penyangga (buffer stock), stok waktu tunggu (lead time) dan memperhatikan sisa stok.
Buffer stock dapat mempertimbangkan kemungkinan perubahan pola penyakit dan kenaikan jumlah kunjungan (misalnya adanya Kejadian Luar Biasa). Jumlah buffer stock bervariasi antara 10% sampai 20% dari kebutuhan atau tergantung kebijakan apotek. Sedangkan untuk stok lead time adalah stok obat yang dibutuhkan selama waktu tunggu sejak obat dipesan sampai obat diterima.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menghitung kebutuhan sediaan farmasi dengan metode konsumsi adalah,
- Pengumpulan dan pengolahan data
- Analisa data untuk informasi dan evaluasi
- Perhitungan perkiraan kebutuhan sediaan farmasi
- Penyesuaian jumlah kebutuhan dengan alokasi dana
Secara umum, rumus perhitungannya adalah sebagai berikut :
A = (B + C + D) – E
Keterangan : A = rencana pengadaan ; B = pemakaian rata-rata per bulan ; C = buffer stock (bergantung pada kelompok Pareto tertentu) ; D = lead time stock ; E = sisa stok
Contoh perhitungannya sebagai berikut :
Selama tahun 2022 (Januari – Desember) pemakaian Asam Mefenamat Tablet adalah 120.000 tablet. Sisa stok per 30 Desember 2022 adalah 4.500 tablet. Berapa pengadaannya dengan metode konsumsi?
- Pemakaian rata-rata perbulan (B) = 120.000/12 = 10.000 tablet per bulan. Pemakaian per minggu adalah 2.500 tablet per minggu
- Misalkan buffer stock-nya 20%, maka C = 20% x 10.000 = 2.000 tablet
- Misalkan lead time stock diperkirakan satu minggu, maka 2.500 tablet
- Sehingga kebutuhan Asam Mefenamat Tablet pada Januari 2023 adalah B+C+D = 10.000+2.000+2.500 = 14.500 tablet
- Ada sisa stok (E) sebanyak 4.500 tablet, maka pengadaan di bulan selanjutnya sebanyak 14.500 – 4.500 = 10.000 tablet
Metode Morbiditas
Metode morbiditas adalah perhitungan kebutuhan obat berdasarkan pola penyakit. Metode morbiditas memperkirakan keperluan obat berdasarkan dari jumlah, kejadian penyakit dan mempertimbangkan pola standar pengobatan untuk penyakit tertentu. Pada prakteknya, penggunaan metode morbiditas jarang diterapkan karena keterbatasan data terkait pola penyakit. Langah-langkahnya adalah :
- Mengumpulkan data seperti komposisi demografi dari kelompok populasi (misal pengelompokkan berdasarkan umur) dan pola morbiditas penyakit (seperti jenis penyakit pada populasi dan frekuensi kejadiannya)
- Menghitung kebutuhan jumlah sediaan farmasi. Dengan cara jumlah kasus dikali jumlah obat sesuai pedoman pengobatan dasar. Jumlah kebutuhan obat yang akan datang dihitung dengan mempertimbangkan faktor antara lain pola penyakit, lead time dan buffer stock.
Contoh perhitungannya sebagai berikut :
Pengunaan oralit pada penyakit diare akut. Satu siklus pengobatan diare diperlukan 15 bungkus oralit @ 200 mL. Jumlah kasus 180. Jumlah oralit yang diperlukan = 180 kasus x 15 bungkus = 1.620 bungkus @ 200 mL
Metode Proxy Consumption
Metode proxy consumption adalah metode perhitungan kebutuhan obat menggunakan data kejadian penyakit, konsumsi obat, permintaan, atau penggunaan, dan/atau pengeluaran obat dari Apotek yang telah memiliki sistem pengelolaan obat dan mengekstrapolasikan konsumsi atau tingkat kebutuhan berdasarkan cakupan populasi atau tingkat layanan yang diberikan.
Metode proxy consumption dapat digunakan untuk perencanaan pengadaan di Apotek baru yang tidak memiliki data konsumsi di tahun sebelumnya. Selain itu, metode ini juga dapat digunakan di Apotek yang sudah berdiri lama apabila data metode konsumsi dan/atau metode morbiditas tidak dapat dipercaya. Sebagai contoh terdapat ketidaklengkapan data konsumsi diantara bulan Januari hingga Desember.
Metode ini dapat menghasilkan gambaran ketika digunakan pada suatu Apotek dengan Apotek lain yang memiliki kemiripan profil masyarakat dan jenis pelayanan. Metode ini juga bermanfaat untuk gambaran pengecekan silang dengan metode yang lain.
Menghitung Kebutuhan Pengadaan di Apotek Lebih Mudah dengan Software Apotek Digital
Software khusus apotek seperti Apotek Digital membantu semua aktivitas pengelolaan di apotek, termasuk dalam menghitung dan merencanakan pengadaan secara efektif. Kebayang kan bagaimana sulitnya mengelola ribuan SKU di apotek dengan cara manual. Belum lagi Anda harus menghitung kebutuhan, menaikkan omzet, membuat pelaporan, dan melakukan pencegahan agar keuangan di apotek Anda tidak boncos.
Dengan software Apotek Digital, perhitungan kebutuhan sediaan farmasi dilakukan secara otomatis oleh sistem dengan mempertimbangkan data pemakaian, kebutuhan, analisis pareto dan sisa stok. Dengan begitu, Anda dapat dengan mudah mengetahui berapa kebutuhan pengadaan karena sudah dilengkapi juga dengan saran pembelian. Sehingga persediaan di apotek sesuai dengan kebutuhan dan performa apotek.
Pustaka : Kementerian Kesehatan Republik Indonesia, 2019, Petunjuk Teknis Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek
