Apotek tidak bisa berjalan sendiri, ada komponen sumber daya manusia atau karyawan apotek yang memegang peranan penting. Setidaknya, untuk membangun apotek ada sumber daya manusia yang wajib ada sesuai dengan peraturan yang berlaku, yaitu Apoteker Penanggung Jawab Apotek (APA) dan Tenaga Teknis Kefarmasian (TTK). Jika Anda merupakan pebisnis/owner apotek namun bukan sebagai APA, maka Anda akan merekrut minimal 1 Apoteker dan 1 TTK, dan bisa ditambahkan karyawan lainnya sesuai dengan kebutuhan.
(Baca juga : Bagaimana Struktur Organisasi yang Sesuai di Apotek?)
Dalam memilih karyawan, pebisnis apotek tidak bisa sembarangan. Selain syarat regulasi seperti memiliki izin praktik dan kompeten, sikap jujur dan bertanggung jawab menjadi poin penting. Karyawan yang curang dan tidak jujur dalam menjalankan tugasnya bisa jadi petaka bagi apotek Anda. Apalagi jika Anda adalah pemilik apotek yang jarang stand by di tempat. Tentu ini lama-lama akan merugikan apotek Anda. Oleh karena itu, penting bagi pebisnis apotek untuk merekrut karyawan yang sesuai, terus memberikan pemahaman/pelatihan yang sesuai, dan tetap memantau performa karyawan apotek Anda.
(Baca juga : Keterampilan Dasar yang Harus Dimiliki Karyawan Apotek)
Cara Mencegah Karyawan Apotek Curang dan Tidak Jujur
Pada dasarnya, celah kerugian karena aktivitas karyawan ini memang selalu ada. Baik karena yang disengaja maupun tidak disengaja. Beberapa bentuk kecurangan yang sering terjadi diantaranya mengambil uang kasir, mengubah harga jual, menjual produk dari luar apotek, dan mengambil produk di apotek tanpa membayar. Bisa dibayangkan jika Anda sebagai pebisnis apotek mempunyai karyawan yang curang dan tidak jujur. Jika satu shift saja karyawan mengambil uang kasir Rp50.000, berapa kerugian apotek dalam satu hari, satu bulan? Apotek bisa rugi hingga Rp3 juta sebulan. Oleh karena itu, penting bagi apotek untuk memiliki karyawan yang jujur dan menerapkan sistem untuk mencegah kecurangan dan kerugian di apotek.
Melakukan rekrutmen dengan tepat
Rekrutmen adalah pintu pertama untuk memilih karyawan yang jujur dan kompeten, maka tidak bisa asal-asalan. Dalam melakukan rekrutmen, pebisnis apotek harus memiliki spesifikasi yang sesuai. Kemudian melakukan penelusuran riwayat, melakukan tes hingga wawancara.
Rutin memberikan arahan, pemahaman, dan pelatihan yang sesuai
Setelah merekrut karyawan, pebisnis apotek perlu rutin membuat kesepakatan tertulis mengenai kewajiban dan hak karyawan dan arahan. Tidak lupa rutin memberikan pelatihan yang sesuai. Pelatihan bermanfaat untuk meningkatkan kinerja, memberi pengetahuan baru, meningkatkan kepatuhan kerja, dan meningkatkan produktivitas kerja karyawan.
(Baca juga : Jenis Pelatihan yang Dibutuhkan Karyawan di Apotek)
Apresiasi dan teguran
Adanya apresiasi jika karyawan bekerja sesuai tanggung jawabnya atau melampaui target akan memberikan semangat tersendiri
Menggunakan software apotek yang handal
Penggunaan software yang handal bisa jadi solusi untuk mencegah kerugian akibat aktivitas karyawan, terutama karyawan apotek yang sengaja curang atau tidak jujur
Penggunaan Software untuk Mencegah Kecurangan dari Karyawan
Ada beberapa strategi dan fitur dari software apotek handal : Apotek Digital untuk mencegah kecurangan dari karyawan yang bisa membuat apotek Anda merugi.
Pantau performa apotek dari mana saja kapan saja
Sebagai pebisnis apotek, walaupun Anda tidak selalu berada di apotek, Anda perlu selalu bisa memantau kondisi dan performa apotek dari mana saja kapan saja. Dengan Apotek Digital, Anda dapat melakukannya baik melalui komputer, handphone maupun tablet. Terdapat fitur multi dashboard yang informatif sehingga secara cepat Anda bisa memantau berapa penjualan, keuntungan, retur, kewajiban utang piutang, hingga kondisi persediaan
Laporan shift yang detail
Setiap kecurangan dan kealfaan seharusnya bisa dideteksi sejak shift tutup. Jika ada kejanggalan harus segera dicari penyebab dan penyelesaiannya. Karena jika berlarut hingga beberapa hari atau bahkan bulan akan sulit untuk menelusurinya. Oleh karena itu Apotek Digital dilengkapi dengan fitur laporan shift yang detail di setiap tutup shift. Pebisnis apotek bisa mengetahui berapa penjualan tercatat di sistem dibandingkan dengan uang fisik
Pengaturan akun dan hak akses karyawan
Setiap karyawan bisa diberikan masing-masing akun untuk login. Disertai pengaturan hak akses secara custom dan detail. Setiap karyawan bisa diatur hak akses halaman dan hak akses datanya sesuai dengan kebijakan di apotek. Dengan begitu, hanya orang tertentu yang bisa melakukan transaksi tertentu. Anda bisa membatasi peran kasir hanya bisa mengakses halaman dan data terkait penjualan. Dia tidak diperbolehkan mengubah harga jual, memberikan diskon, mengubah stok, dan lain-lain
Pengaturan shift dengan keamanan berlapis
Setiap karyawan yang membuka shift baru atau gabung shift bisa diminta untuk login dan masuk shift dengan menggunakan kamera atau lokasi device. Hal ini bermaksud untuk memastikan karyawan masuk shift saat berada di apotek. Selain itu, terdapat kode PIN shift yang akan muncul ketika shift dibuka. Jadi hanya karyawan di shift tersebut yang bisa login dengan memasukkan kode PIN.
Log aktivitas pengguna
Jika ada sesuatu yang janggal, pebisnis apotek bisa menelusuri riwayat aktivitas penggunaan aplikasi melalui fitur log aktivitas pengguna. Sehingga bisa ditelusuri suatu akun apa saja transaksi yang dilakukannya.
Itulah beberapa fitur dan cara software Apotek Digital untuk mencegah dan mendeteksi jika ada kecurangan atau kejanggalan karena aktivitas karyawan. Ingin mencoba fitur lainnya? Coba gratis disini.
