Untuk membangun bisnis apotek yang terus tumbuh, tidak cukup hanya dengan meningkatkan penjualan. Pebisnis apotek juga harus mampu mendeteksi berbagai celah kerugian di apotek yang bisa meyebabkan boncos alias merugi. Percuma saja jika Anda hanya fokus meningkatkan penjualan dan omzet apotek tanpa mendeteksi dan mencegah celah kerugian. Omzet apotek bisa saja besar namun ternyata cash pas-pasan bahkan tidak bisa menutupi biaya operasional. Lama-lama apotek akan terus merugi bahkan bangkrut.

Apa saja celah kerugian yang biasa terjadi di apotek? Setidaknya ada empat celah yang bisa menjadi bocor dan menyebabkan kerugian bagi apotek Anda yaitu celah pada pengelolaan stok, kasir/penjualan, pengadaan, dan keuangan. Celah ini harus segera diidentifikasi dan segera dicari mitigasinya agar apotek dapat menghindari sumber kerugian tersebut.

Celah Kerugian pada Pengelolaan Stok

Kerugian pada pengelolaan stok terjadi jika ada produk yang hilang, rusak, kadaluarsa, bahkan penjualan tertolak karena apotek tidak mampu memenuhi permintaan pelanggan. Inilah pentingnya apotek untuk melakukan pengelolaan dan pengendalian stok. Celah kerugian ini bisa terjadi karena berbagai penyebab diantaranya :

Selisih antara stok nyata dan catatan di kartu stok

Kertu stok memegang peranan penting untuk pengelolaan stok sehingga datanya harus akurat, setiap transaksi keluar masuk stok harus tercatat. Adanya selisih pada kartu stok dapat disebabkan lupa mencatat atau salah dalam mencatat/menginput data keluar masuk stok

Banyak stok yang tidak terjual (deadstock)

Jangan sampai terjadi, produk yang harusnya terjual tapi tidak terjual dan malah menumpuk di penyimpanan hingga menjadi stok mati (deadstock). Biasanya dinyatakan deadstock jika produk tidak juga terjual setelah 90 hari disimpan di apotek. Ini dapat menjadi celah kerugian karena akan menurunkan omzet, profit, dan cash apotek, bahkan meningkatkan risiko produk rusak dan kadaluarsa

Stok rusak dan hilang saat penyimpanan

Produk yang seharusnya bisa terjual dan memberikan omzet dan cash apotek malah hilang dan rusak sehingga harus dimusnahkan. Tentu ini bisa menyebabkan kerugian yang tidak sedikit bagi apotek.

Stok kadaluarsa

Produk yang kadaluarsa tidak hanya merugikan secara finansial karena tidak bisa dijual dan harus dimusnahkan sesuai dengan peraturan tetapi juga bisa menurunkan kepercayaan pelanggan. Oleh karena penting bagi apotek untuk bisa memonitor waktu kadaluarsa dan mendeteksi produk yang mendekati kadaluarsa agar bisa dijual segera ataupun diretur ke supplier/PBF

Penjualan tertolak karena stok kosong

Penjualan tertolak adalah kejadian tertolaknya permintaan pelanggan/pasien karena stok produk kosong atau produk tidak tersedia di apotek. Menolak pelanggan karena stok yang kosong dapat menimbulkan kerugian karena dapat mengurangi pendapatan apotek, bahkan dapat membuat pelanggan/pasien tidak puas dan enggan berbelanja lagi di apotek

Celah Kerugian pada Kasir

Kerugian terjadi di bagian kasir atau penjualan berupa adanya selisih antara uang hasil penjualan seharusnya dengan yang ada. Ini cukup sering terjadi, jika dalam satu shift saja bagian kasir merugi Rp50.000 berapa kerugian dalam satu hari, satu bulan? Ini bukan nilai yang sedikit. Adapun selisih tersebut dapat berasal dari karyawan yang curang dan tidak tercatatnya transaksi penjualan.

Karyawan curang atau tidak jujur

Beberapa kasus penyebab selisih pada kasir dikarenakan prilaku karyawan yang curang atau tidak jujur. Seperti mengambil uang hasil penjualan, mengubah harga jual produk lalu keuntungannya masuk ke kantung pribadi, hingga menjual produk dari luar apotek. Jika apotek Anda tidak melakukan pencatatan, maka ini akan sulit untuk ditelusuri. Apalagi jika pebisnis apotek tidak selalu stand by di apotek.

Transaksi tidak tercatat dengan baik

Setiap transaksi di apotek termasuk penjualan/kasir perlu dicatat dengan baik. Keuntungannya adalah apotek bisa memonitor pergerakan dan penjualan produk, sebagai bahan untuk membuat laporan penjualan & laporan keuangan, dan sebagai bahan evaluasi mengenai performa penjualan produk di apotek. Jika transaksi tidak tercatat dengan baik, maka akan sulit untuk mendeteksi adanya berbagai kerugian.

Celah Kerugian pada Pengadaan

Celah kerugiaan pada pengadaan di apotek dapat terjadi karena pengadaan yang asal-asalan, by feeling, dan tidak sesuai dengan kebutuhan apotek. Akibatnya pengadaan tidak sesuai, yang seharusnya dibeli malah tidak dibeli sehingga bisa menolak pelanggan, ataupun yang seharusnya tidak dibeli malah dibeli sehingga stok menumpuk. Pengadaan perlu direncanakan secara efektif menggunakan data dan analisis. Beberapa penyebab pengadaan yang tidak efektif diantaranya :

Apotek tidak melakukan perencanaan berdasarkan analisis

Perencanaan pengadaan dapat dilakukan dengan dua metode, yaitu metode konsumsi dan morbiditas. Metode konsumsi lebih mungkin dilakukan untuk apotek yang sudah berjalan dan sudah memiliki data penggunaan obat riil selama periode tertentu. Setidaknya untuk melakukan pengadaan yang efektif, apotek dapat mempertimbangkan data dari :

Defecta untuk mengetahui stok yang habis atau dibawah stok minimal
Analisis pareto, untuk mengetahui prioritas pengadaan produk
Analisis status stok, untuk mengetahui stok terkini apakah mencukupi untuk kebutuhan rata-rata
Data penjualan tertolak

Terbujuk rayuan sales supplier

Ada kalanya apotek terbujuk rayuan sales supplier untuk membeli produk yang sebenarnya tidak dibutuhkan apotek karena iming-iming diskon, bonus, maupun cashback. Oleh karena itu penting bagi apotek untuk mempunyai data perencanaan pengadaan.

Celah Kerugian pada Keuangan

Celah kerugian pada keuangan dapat diartikan kerugian karena adanya selisih atau kehilangan uang sehingga menimbulkan kerugian secara finansial kepada apotek. Diantaranya karena pengeluaran tidak tercatat, bercampurnya uang bisnis apotek dengan uang pribadi, dan apotek tidak membuat laporan keuangan.

Apotek tidak membuat laporan keuangan

Laporan keuangan merupakan suatu hal yang penting di setiap bisnis. Tanpa laporan ini, bisnis tidak bisa mengevaluasi kondisi keuangan. Laporan yang penting dibuat di apotek diantaranya catatan buku kas, laporan laba rugi, dan neraca keuangan.

Bercampurnya uang pribadi dengan uang bisnis apotek

Bercampurnya uang pribadi dan apotek membahayakan. Anda tidak dapat mengetahui berapa besar pengeluaran ataupun pemasukan apotek. Selain itu besar kemungkinan uang apotek dapat digunakan untuk kepentingan pribadi ataupun sebaliknya (bercampur)

Hindari Celah Kerugian Apotek dengan Penggunaan Software Apotek Digital

Celah kerugian di apotek perlu diidentifikasi dan dicegah agar apotek tidak boncos. Penggunaan software apotek yang handal seperti Apotek Digital adalah investasi terbaik untuk menghindari kebocoran di apotek. Fiturnya yang lengkap dan sesuai dengan kebutuhan di apotek. Diantaranya :

Untuk menghindari kerugian pada pengelolaan stok

Setiap transaksi akan tercatat di sistem, kartu stok digital yang otomatis, deteksi stok mendekati ED, analisis pembelian sehingga tahu kondisi stok, analisis pareto, stok opname mudah tanpa tutup apotek, dan laporan penjualan tertolak

Untuk menghindari kerugian pada kasir

Setiap karyawan bisa dibuatkan masing-masing akun dengan pembatasan hak akses, setiap transaksi tercatat, log aktivitas karyawan, laporan shift yang detail, dan pengaturan shift dengan keamanan berlapis

Untuk menghindari kerugian pada pengadaan

Pengadaan yang terarah sesuai dengan kebutuhan apotek. Didasarkan pada data defecta, analisis pareto, analisis pembelian, dan perbandingan harga antar supplier

Untuk menghindari kerugian pada keuangan

Hindari kerugian dengan pencatatan dan laporan keuangan yang akurat. Pencatatan buku kas, laporan laba rugi hingga laba bersih, neraca keuangan, deteksi produk berpotensi rugi, dan pengaturan metode pebayaran.

Itulah beberapa fitur yang menunjang kebutuhan apotek untuk menutup celah kerugian di apotek. Ingin tahu fitur lengkapnya? Coba gratis disini.

Waspada, Celah Kerugian yang Mengintai Apotek Anda!