Analisis Pareto untuk Membuat Perencanaan yang Efektif di Apotek

Analisis Pareto atau ABC merupakan salah satu analisis untuk membuat perencanaan pengadaan yang efektif di apotek. Analisis ini penting untuk menjamin ketersediaan produk di apotek terutama produk yang banyak menyumbang keuntungan serta untuk efisiensi anggaran. Banyaknya produk yang dikelola apotek (ratusan hingga ribuan SKU) membuat Analisis Pareto penting untuk dilakukan agar pengadaan sesuai dengan kebutuhan dan prioritas apotek.

Banyaknya produk yang ingin diadakan di apotek, namun anggaran pembelian terbatas? Disinilah peran Analisis Pareto untuk menentukan prioritas produk apa yang harus dibeli dahulu.

Pengertian Analisis Pareto

Konsep dasar dari Analisis Pareto adalah pengendalian terhadap 20% dari item obat sudah menentukan pengendalian terhadap 80% dari nilai pemakaian. Sehingga fokus terhadap pengendalian 20% item sudah menyumbang terhadap 80% total penjualan dan keuntungan.

Analisis Pareto atau ABC mengelompokkan item persediaan di apotek berdasarkan kebutuhan dana kemudian dilihat kontribusinya terhadap total penjualan dan keuntungannya. Pada analisis ini, apotek akan mengelompokkan item obat menjadi tiga kelompok, yaitu :

Kelompok A

Merupakan kelompok item obat dengan persentasi kontribusi paling tinggi terhadap total penjualan apotek, hingga 80%. Biasanya yang termasuk kelompok ini adalah obat dengan harga mahal atau obat yang terjual paling banyak dalam suatu periode. Jumlahnya tidak banyak, hanya 20% dari total persediaan di apotek. Produk yang masuk kelompok ini merupakan yang paling prioritas untuk dilakukan pengadaan dan penjualan karena paling menyumbang terhadap omzet dan keuntungan di apotek.

Kelompok B

Kelompok B merupakan kelompok item obat yang memiliki persentase kumulatif 15% terhadap total penjualan atau keuntungan di apotek. Biasanya merupakan obat yang laju penjualannya agak lambat (lebih lambat daripada kelompok A) atau obat dengan harga cukup murah. Jumlahnya sekitar 30% dari total persediaan di apotek.

Kelompok C

Merupakan kelompok item produk yang tidak begitu menyumbang terhadap omzet dan keuntungan di apotek, namun tetap ada. Memiliki persentase kumulatif 5% terhadap total penjualan atau keuntungan di apotek. Biasanya merupakan obat yang tidak begitu laku (penjualannya lambat). Obat yang masuk golongan ini merupakan prioritas terakhir untuk diadakan, jika anggaran tidak mencukupi pengadaannya bisa ditunda dahulu. Jumlahnya sekitar 50% dari total persediaan di apotek. Duplikasi sediaan yang memiliki isi sama juga sebaiknya dikurangi.

(Baca juga : Metode Perencanaan Produk yang Efektif Berdasarkan Data dan Analisis di Apotek)

Pentingnya Apotek Melakukan Analisis Pareto

Analisis Pareto perlu dilakukan agar apotek bisa menentukan prioritas dalam melakukan pengadaan. Mengingat banyaknya item produk di apotek dan anggaran pengadaan yang terbatas, maka tidak semua produk prioritas untuk diadakan. Berdasarkan berbagai observasi dalam menajemen persediaan, banyak ditemukan tingkat konsumsi (penjualan) pertahun hanya diwakili oleh relatif sejumlah kecil item. Sebagai contoh, dari pengamatan terhadap pengadaan persediaan di apotek dijumpai bahwa sebagian besar dana persediaan (~80%) digunakan untuk pengadaan 20% item persediaan yang paling banyak digunakan/dijual.

Dengan Analisis Pareto, maka klasifikasi produk berdasarkan sumbangsihnya terhadap penggunaan dana dan total penjualan/keuntungan dapat diindentifikasi. Data ini bisa dijadikan bahan dalam membuat perencanaan pengadaan dan evaluasi lebih lanjut. Evaluasi ini misalnya dengan mengoreksi kembali apakah penggunaannya memang banyak atau apakah ada alternatif produk atau sediaan lain untuk efisiensi biaya, misalnya nama brand lain.

(Baca juga : Penting Dilakukan! Teknik Pengendalian Persediaan di Apotek)

Cara Melakukan Analisis Pareto

Bagaimana cara menentukan klasifikasi produk di apotek, apakah termasuk kelompok A, B, atau C?

Berikut langkah-langkah untuk menentukan kelompok A, B, dan C dalam melakukan Analisis Pareto obat di apotek.

1. Buat daftar semua item obat di apotek beserta harga satuannya
2. Masukkan jumlah penjualannya dalam satu periode, misal selama 3 bulan
3. Hitung nilai pemakaian untuk masing-masing item produk dengan mengalikan jumlah penjualan dengan harga satuannya
4. Hitung persentase nilai pemakaian dari masing-masing item produk terhadap nilai pemakaian semua produk (total penjualan), maka didapatkan nilai persentase terhadap total penjualan
5. Urutkan nilainya dari yang terbesar hingga terkecil
6. Hitung akumulasi persennya
7. Klasifikasikan kelompok ABC-nya, yaitu :
   • Kelompok A : item produk yang termasuk dalam akumulasi 80% (menyerap dana 80%)
   • Kelompok B : item produk dalam akumulasi 81-95%
   • Kelompok C : item produk dalam akumasi 96-100%

Mudahnya Melakukan Analisis Pareto dengan Software Apotek Digital

Analisis Pareto apotek penting dilakukan namun cukup menguras waktu untuk melakukannya. Dimulai dari mendata, menghitung, dan mengurutkan nilainya. Penggunaan software apotek yang handal seperti Apotek Digital bisa mempermudah Anda! Setiap transaksi tercatat di sistem dan berbagai analisis yang menunjang apotek akan dibuatkan secara otomatis dan akurat. Sehingga pebisnis apotek bisa dengan mudah menentukan prioritas dalam pengadaan. Selain mengetahui klasifikasi pareto (ABC) produk, Apotek Digital juga dilengkapi status stok produk, apakah stok terkini mencukupi, lebih, kurang atau bahkan stoknya mati. Sehingga perencanaan pengadaan di apotek akan menjadi lebih efektif dan efisien sesuai dengan kebutuhan apotek. Coba gratis disini.

Referensi :

Kementerian Kesehatan Republik Indonesia, 2019, Petunjuk Teknis Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek

Satibi et al, 2018, Manajemen Apotek, Gadjah Mada University Press