Sebagai bisnis retail produk farmasi, apotek ‘bermain’ pada ketepatan stok/persediaan. Inilah alasan mengapa manajemen stok di apotek menjadi penting. Ketika obat populer atau fast moving habis (stock out), Anda akan kehilangan penjualan. Sebaliknya saat rak dipenuhi obat yang slow moving atau kurang laku, artinya modal cash Anda tertahan di persediaan dan berpotensi menjadi kerugian. Stok adalah aset paling berharga sekaligus paling berisiko bagi bisnis apotek sebab terkait dengan keuangan dengan nilai yang besar. Lantas bagaimana cara mengelola ratusan hingga ribuan SKU (stock keeping unit) di apotek dengan efektif? Jawabannya ada di pemisahan strategi. Artikel ini akan memandu Anda untuk menemukan strategi jitu untuk mengelola obat yang cepat laku (fast moving) dan lambat laku (slow moving) di apotek.
(Baca juga : Manajemen Pengadaan Barang di Apotek : Manfaat dan Caranya)
Daftar Isi
- 1 Apa Itu Obat Fast Moving dan Slow Moving Item di Apotek?
- 2 Strategi Mengelola Obat Fast Moving dan Slow Moving di Apotek
- 3 Peran Kunci Software Apotek Digital dalam Mengelola Obat Fast Moving dan Slow Moving
Apa Itu Obat Fast Moving dan Slow Moving Item di Apotek?
Pengelompokkan fast-slow moving didasarkan pada kecepatan terjualnya produk. Obat fast moving adalah obat/produk dengan perputaran stok tinggi, sering terjual, sangat dibutuhkan pelanggan, dan menyumbang persentase besar dari total pendapatan apotek. Dalam analisis pareto biasanya yang termasuk kelompok A. Oleh karena itu, produk ini harus selalu tersedia di apotek karena cepat terjual dan dibeli untuk memenuhi permintaan pelanggan. Sedangkan obat slow moving adalah produk yang lambat terjual. Penjualan terjadi sesekali atau bergantung pada kondisi spesifik. Dalam analisis pareto biasanya termasuk kelompok B atau C.
(Baca juga : Analisis Pareto Obat : Cara Efektif Membuat Perencanaan di Apotek)
Perbedaan Karakter Obat Fast Moving dan Slow Moving di Apotek
| Parameter | Obat/Item Fast Moving | Obat/Item Slow Moving |
| Perputaran stok | Perputaran stok tinggi, bisa terjual dengan cepat. Stok cepat habis sehingga perlu diisi ulang secara berkala | Perputaran stok rendah, hanya terjual beberapa dalam periode panjang (3-6 bulan) |
| Frekuensi permintaan | Permintaan cenderung sering dan stabil bahkan meningkat. Tidak dipengaruhi musim tertentu | Permintaan rendah atau hanya dibutuhkan di kondisi tertentu |
| Kontribusi ke pendapatan | Meskipun harganya relatif terjangkau, tetapi volume penjualannya tinggi sehingga menyumbang persentase yang besar kepada pendapatan (kelompok pareto A) | Meskipun harganya bisa mahal, tetapi frekuensi penjualan rendah sehingga kontribusinya ke pendapatan rendah (kelompok pareto C) |
| Risiko penumpukan | Risiko penumpukan rendah karena cepat terjual. Kecil kemungkinan untuk menjadi stok mati dan kadaluarsa | Risiko penumpukan tinggi, rentan menjadi stok mati bahkan menjadi kadalursa sebelum terjua |
| Contoh | Obat nyeri umum (seperti paracetamol, asam mefenamat), batuk pilek umum, vitamin C, obat maag generik, obat penyakit kronis umum (seperti amlodipin, allupurinol, metformin), P3K, dan obat yang sering diresepkan dokter di sekitar | Obat khusus, vaksin tertentu, obat kulit spesialis, suplemen merk baru, alat kesehatan spesifik, atau obat untuk penyakit langka |
(Baca juga : Tips Mencegah Stok Mati pada Pengelolaan Persediaan di Apotek)
Strategi Mengelola Obat Fast Moving dan Slow Moving di Apotek
Strategi pengelolaan obat fast moving dan slow moving akan berbeda karena prioritas pengadaannya berbeda. Anda bisa memanfaatkan Analisis Pareto/ABC dan Analisis Pembelian untuk mengetahui rekomendasi pembelian yang sesuai kebutuhan.
Strategi untuk Fast Moving Item (Obat Cepat Laku)
Untuk obat/item yang termasuk cepat laku (perputaran cepat) maka fokus utama adalah untuk memastikan ketersediaan produk dan perputarannya. Ada beberapa startegi jitu yang dapat dilakukan, diantaranya :
Menerapkan sistem Min-Max yang akurat
Apotek bisa menerapkan batasan stok minimal (yang akan memicu pemesanan) dan stok maksimal (untuk mencegah stok berlebih/overstock ringan). Untuk obat-obat yang cepat laku, perlu ada notifikasi jika stok produk sudah mendekati stok minimal, sehingga stok tidak benar-benar habis untuk mencegah penolakan pelanggan. Anda bisa menggunakan data riwayat penjualan untuk mengetahui kebutuhan rata-rata dan tren musiman dari produk
Kerjasama dengan PBF/Supplier prioritas
Apotek perlu menjalin hubungan yang baik dengan PBF/supplier yang menyediakan obat fast moving. Strategi ini dapat memudahkan apotek dalam pemesanan. Selain itu juga menjadi peluang untuk mendapatkan diskon khusus dan jaminan pengiriman yang cepat/tepat waktu
(Baca juga : Tips Memilih PBF/Distributor Obat yang Tepat di Apotek)
Melakukan forecasting yang tepat
Kunci dari pengadaan yang tepat dan efisien adalah pada riwayat/data penjualan rata-rata. Anda bisa memanfaatkan software apotek untuk memprediksi permintaan yang akan datang berdasarkan penjualan sebelumnya. Pilihlah software apotek yang sudah dilengkapi fitur Analisis yang disertai rekomendasi pembelian berdasarkan batas min-max yang sudah apotek punya
Strategi untuk Slow Moving Item (Obat Lambat Laku)
Untuk obat/item yang lambat laku maka fokus utama adalah untuk meminimalisasi kerugian dan segera mencairkan dana yang terikat agar stok tidak menjadi stok mati dan kadaluarsa sebelum terjual. Beberapa strategi jitu yang dapat dilakukan diantaranya :
Sistem pengawasan kadaluarsa yang akurat
Untuk produk yang lambat terjual perlu pengawasan terhadap tanggal kadaluarsa yang akurat. Implementasikan metode FEFO (first expired – first out) dalam pengeluaran dan penyimpanan produk. Apotek juga perlu sistem deteksi/notifikasi yang bisa memberikan peringatan jika stok produk mendekati expired date baik 1 tahun, 6 bulan, 3 bulan atau custom. Stok mendekati ED ini nantinya dapat diretur ke PBF atau diberlakukan promo khusus untuk mendorong penjualan
(Baca juga : Tips Mencegah Obat Kadaluarsa di Apotek)
Strategi promosi yang tepat
Lakukan strategi promosi terhadap produk yang lambat bergerak dengan memberikan promo yang tepat. Apotek bisa menerapkan promo paket produk/bundling dengan menjual paket produk berisi item slow moving dan fast moving dengan diskon khusus. Selain itu, bisa dengan memberikan diskon bertahap misalnya diskon meningkat seiring mendekati kadaluarsanya. Misal diskon 25% untuk item 3 bulan lagi mendekati ED dan 50% untuk produk 30 hari sebelum ED
(Baca juga : Manfaatkan Program Promo untuk Meningkatkan Penjualan di Apotek)
Evaluasi dan de-listing periodik
Anda perlu melakukan evaluasi terhadap item obat slow moving yang tidak bergerak sama sekali dalam periode panjang (misal dalam 6 bulan tidak terjual) atau disebut stok mati (deadstock). Lama-lama stok mati akan menjadi sumber kerugian. Oleh karena itu apotek perlu melakukan evaluasi dan mengambil keputusan untuk tidak memesan ulang produk tersebut, bahkan melakukan de-listing (mengeluarkan dari daftar persediaan apotek)
Peran Kunci Software Apotek Digital dalam Mengelola Obat Fast Moving dan Slow Moving
Software apotek yang handal memainkan peran kunci dalam pengelolaan stok lebih efisien. Dengan menggunakan Apotek Digital, Anda dapat dengan mudah mengetahui produk mana yang cepat terjual-lambat terjual serta menerapkan strategi dalam mengelolanya, seperti :
- Notifikasi terhadap stok yang di bawah stok minimal, mendekati habis, dan stok mendekati kadaluarsa. Sehingga Anda lebih mudah mengetahui stok yang perlu tindakan segera
- Analisis Pareto untuk mengetahui produk apa yang menjadi prioritas atau menyumbang persen pendapatan terbesar di apotek
- Analisis Pembelian untuk mengetahui status stok produk, rata-rata terjual hingga rekomendasi pembelian agar sesuai kebutuhan. Rekomendasi pembelian juga sudah mempertimbangkan batas stok minimal dan maksimal yang ditentukan apotek
- Pengaturan Program Promo baik diskon produk, bundling/paket produk, dan voucer produk
Pada akhirnya, mengelola stok bukan hanya soal membeli dan menghitung persediaan, tetapi tentang mengelola modal. Dengan mengetahui mana produk yang termasuk fast moving dan slow moving item, apotek dapat melakukan strategi yang tepat untuk mengelolanya sehingga menjadi sumber omzet dan terhindar dari risiko kerugian keuangan. Perputaran stok sehat dan profitabilitas apotek pun terjaga. Siap mengelola persediaan secara efisien dan otomatis tanpa pusing? Coba software Apotek Digital sekarang!
