Ketika seseorang berbisnis di bidang farmasi, maka hal yang sangat penting untuk dilakukan adalah pelayanan terhadap pasien dan pengelolaan stok produk. Manajemen dalam pengadaan barang yang baik akan melindungi apotek dari terjadinya kekurangan stok obat (out of stock), kelebihan stok (overstock) obat serta menghindari terjadinya obat yang kadaluarsa (expired).
Perencanaan dan penetapan kebutuhan pengadaan, penyimpanan, pendistribusian, pemeliharaan, dan pemusnahan obat/produk bertujuan untuk menjamin kecukupan obat/produk yang aman, berefikasi, dan bermutu sampai dengan saat digunakan oleh pasien.
Pencegahan kerugian dapat dilakukan dengan melakukan pengelolaan sediaan farmasi dengan baik, meliputi
Perencanaan
Rencana keamanan pasokan obat farmasi digunakan untuk memprediksi kebutuhan pasokan obat untuk jangka waktu tertentu. Rencana persediaan obat meliputi tahap pemilihan obat, perhitungan kebutuhan obat, atau peninjauan tanggal kadaluarsa obat yang masih berjalan. Rencana pengadaan obat yang baik penting untuk menghindari kerugian akibat obat kadaluarsa.
Aplikasi pengelolaan apotek seperti Apotek Digital membantu dengan memberikan rekomendasi pengadaan berdasarkan analisis pembelian dan analisis pareto, sehingga membantu Anda merencanakan pengadaan sesuai dengan kebutuhan di apotek.
Pengadaan
Pengadaan obat/produk dilakukan sesuai dengan apa yang direncanakan dan disetujui oleh manajemen. Obat-obatan biasanya diperoleh di apotek melalui pembelian/pemesanan melalui jalur resmi seperti PBF (pedagang besar farmasi).
Untuk melakukan pemesanan, apoteker perlu membuat surat pesanan. Penting untuk melakukan pencatatan penerimaan barang untuk memastikan bahwa jenis, jumlah, mutu, tanggal penyerahan, dan harga dari spesifikasi yang tercantum pada pesanan pembelian telah sesuai dengan produk yang diterima.
Aplikasi Apotek DIgital memungkinkan Anda untuk membuat surat pesanan secara otomatis serta melakukan kontrol terhadap pesanan.
Penyimpanan
Hal yang tidak kalah penting adalah ketika kegiatan penyimpanan stok obat. Menyimpan obat lebih baik menggunakan wadah asli yang dikirimkan dari produsen obat. Berikan informasi yang jelas pada setiap wadah agar tidak terjadi kesalahan dalam pendistribusian terhadap konsumen.
Membuat sistem penyimpanan berdasarkan kategori obat, bentuk obat (cair, semi padat, dan padat), stabilitas obat (dipengaruhi oleh suhu, cahaya, dan kelembaban) dan disusun menurut abjad serta mencantumkan tanggal kadaluarsa pastinya bisa memudahkan pengawasan dari segi keamanan dan pengawasan dari setiap obat.
Narkotika dan psikotropika seluruhnya terbuat dari kayu atau bahan tahan lama lainnya, tidak mudah dipindahkan, berukuran 40 x 80 x 100 cm, dan disimpan dalam lemari khusus dengan kunci ganda, perlu dilakukan. Kabinet khusus ini ditempatkan di tempat yang aman dan tidak terbuka untuk umum. Kunci kabinet dikelola oleh apoteker yang ditunjuk dan staf berwenang lainnya.
Pengendalian
Berikan informasi persediaan obat dengan menggunakan kartu untuk seperti nama obat, pemasukan, pengeluaran, saldo persediaan, dan tanggal kadaluarsa. Pengaturan ini bertujuan untuk menjaga jenis dan kuantitas persediaan berdasarkan kinerja agar tidak terjadi kelebihan atau kekosongan di gudang.
Aplikasi Apotek Digital membantu dalam pengendalian stok dengan memberi catatan terhadap produk yang hampir kadaluarsa dan status produk seperti understock, overstock, deathstock sehingga membantu Anda dalam pengelolaan stok.
Pelaporan dan Pencatatan
Membuat catatan penting dilakukan untuk mengetahui data dari setiap obat yang masuk dan keluar dalam jangka waktu tertentu. Sedangkan laporan merupakan kumpulan catatan dan pendataan kegiatan pengelolaan untuk disampaikan kepada pemangku kepentingan.
Apotek Digital membantu Anda dalam pencatatan semua transaksi di apotek, selain itu laporan pun dapat dibuat secara otomatis seperti laporan penjualan, laporan pembelian, laporan persediaan, dan laporan keuangan. Klik disini, untuk penjelasan lengkap terkait software apotek terbaik untuk Anda.
