Software, aplikasi, atau sistem dalam menjalankan suatu bisnis sudah banyak digunakan termasuk di bisnis apotek. Bukan tanpa alasan. Banyak bisnis bertransformasi dengan memanfaatkan teknologi karena berbagai kemudahan dan keuntungan yang ditawarkan. Penggunaan software dapat memudahkan pebisnis apotek dalam melakukan kegiatan pengelolaan dan administrasi di apotek. Seperti pencatatan, pelaporan, dan analisis yang lebih akurat dan cepat. Sehingga pebisnis apotek bisa lebih fokus untuk melakukan pelayanan farmasi di apotek dan menyusun strategi bisnis di apoteknya.
Ketika memutuskan untuk menggunakan software, Anda perlu melakukan studi dan riset. Paling tidak Anda akan mengkaji dan memutuskan apakah memilih software retail umum atau software khusus apotek. Lalu apa perbedaan software retail umum yang biasa dipakai di supermarket, minimarket, kafe, restoran, dan toko dengan software khusus apotek?
Hal unik di bisnis apotek
Sesuai dengan Permenkes Nomor 14 tahun 2021 tentang Standar Kegiatan Usaha dan Produk pada Penyelenggaraan Perizinan Berusaha Berbasis Risiko Sektor Kesehatan. Apotek termasuk kegiatan usaha kefarmasian, alat kesehatan, dan PKRT. Apotek termasuk retail dengan risiko yang tinggi.
Ada beberapa hal yang membedakan retail umum dengan retail apotek, diantaranya :
- Apotek merupakan retail yang high-regulated sehingga pendirian dan operasionalnya harus sesuai dengan peraturan yang berlaku.
- Jumlah item sediaan farmasi, alat kesehatan, dan BMHP yang dijual di apotek banyak. Suatu apotek bisa memiliki 500-5000 item produk yang diidentifikasi dengan SKU (stock keeping unit)
- Perputaran produknya bervariasi dari yang fast-moving hingga slow-moving, sehingga perlu dilakukan pengendalian khusus agar mutu terjaga dan tidak keburu kadaluwarsa sebelum digunakan
Berbeda dengan software retail umum, software apotek didesain khusus untuk membantu pengelolaan di apotek sesuai dengan kebutuhan operasional dan peraturan yang berlaku di apotek. Oleh karena itu, software apotek harus memiliki fitur yang fit dengan bisnis apotek. Beberapa fitur yang harus ada di software apotek, antara lain :
Sistem kasir POS (Point of Sales)
POS (point of sales) mempermudah kasir melayani transaksi penjualan, dari mencatat transaksi, menyiapkan invoice/struk untuk pelanggan hingga memberikan opsi metode pembayaran. Pastikan sistem kasir sudah terintegrasi dengan data persediaan, dapat diakses di berbagai device (seperti komputer dan handphone), memiliki berbagai metode pembayaran (dari debit tunai, QRIS, transfer bank, maupun kredit). Sesuai kebutuhan di apotek, kasir juga harus bisa melayani transaksi penebusan resep maupun penjualan produk non resep. Serta menginput data pelanggan dan dokter penulis resep sebagai dokumentasi data dan kemudahan penelusuran.
Pencatatan informasi ED dan nomor batch produk
Informasi expired date/waktu kadaluwarsa dan nomor batch produk merupakan hal penting yang harus dicatat dalam pencatatan stok obat. Mengecek kadaluwarsa penting karena obat yang telah melewati kadaluwarsa dapat berbahaya jika digunakan. Pencatatan informasi ED juga berguna untuk pengelolaan stok. Contohnya dalam pengeluaran obat mengikuti kaidah FEFO (first expired first out), deteksi produk mendekati ED sehingga bisa ditingkatkan penjualannya melalui program promo atau dikembalikan (return) kepada PBF/supplier.
Nomor batch (nomor bets) adalah nomor tanda/kode produksi dari industri farmasi yang berarti obat memiliki sifat dan mutu yang seragam karena dihasilkan dari satu proses produksi tertentu yang sama. Nomor batch obat penting untuk dicatat untuk kemudahan telusur, misal ada perintah untuk penarikan/recall produk nomor batch tertentu, maka apotek harus mengetahui keberadaan produk dengan nomor batch tersebut. Oleh karena itu, penting bagi software apotek untuk bisa mencatat dan menelusur informasi ED dan nomor batch produk.
Kartu stok digital
Kartu stok merupakan catatan atau riwayat keluar masuk stok harus didokumentasikan agar pebisnis apotek dapat menelusur dan mengevaluasi pergerakan produk. Kartu stok dibuat untuk setiap produk/obat yang memuat informasi pemasukan dan pengeluaran disertai tanggal, jumlah, nomor batch, ED, dan keterangan. Menurut Permenkes No 73 tahun 2016, pencatatan stok boleh dilakukan secara manual maupun eletronik dengan sistem yang tervalidasi, mampu tertelusur, dan dapat dicetak. Ketika Anda menggunakan kartu stok manual, tentu Anda harus mencatat secara manual setiap ada transaksi pada kartu stok produk yang ini berisiko lupa catat dan menunda pencatatan. Disinilah manfaat penggunaan software apotek yang dapat mencatat kartu stok secara otomatis dan real time setiap ada transaksi. Sehingga tidak lagi lupa mencatat dan berisiko selisih saat pengecekan stok.
Pelayanan resep dan racikan
Salah satu yang hanya ada di apotek adalah pelayanan atau penjualan obat resep (obat keras/obat ethical) baik berupa racikan atau non racikan. Oleh karena itu, diperlukan fitur resep dan racikan di software apotek. Diantaranya untuk penerimaan resep yang memuat isi resep, penebusan resep, dan template racikan untuk mempermudah dokumentasi dan perhitungan kebutuhan bahan racikan.
Surat pesanan otomatis
Pengadaan di apotek tidak bisa dilakukan secara sembarangan. Pengadaan obat harus melalui jalur resmi sesuai dengan peraturan yang berlaku dan dilengkapi dengan Surat Pesanan yang berbentuk tertulis atau sistem eletronik dari apoteker apotek kepada PBF/distributor legal. Menurut Permenkes Nomor 3 Tahun 2015, surat pesanan dibedakan sesuai dengan jenis obatnya. Berlaku masing-masing untuk narkotika, psikotropika, atau prekursor farmasi. Oleh karena itu, diperlukan software apotek yang menyediakan fitur untuk membuat surat pesanan otomatis sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Perencanaan pengadaan dengan Defecta, Analisis Pareto dan Pembelian
Kegiatan perencanaan pengadaan perlu dilakukan berdasarkan data dan analisis sesuai performa apotek. Tujuannya agar pengadaan sesuai dengan kebutuhan apotek, sehingga stok tidak menumpuk namun tidak laku atau tidak terjadi kekosongan stok yang dapat menyebabkan penolakan pelanggan.
Metode perencanaan yang efektif berdasarkan data dan analisis dapat menunjang performa dan pelayanan di apotek. Anda dapat memanfaatkan data :
- Defecta. Untuk mengetahui produk/obat yang stoknya habis atau stoknya di bawah stok minimal, stok yang ada sekarang, dan berapa yang sedang dipesan.
- Analisis pareto. Untuk melihat klasifikasi produk apakah termasuk kelompok A, B atau C berdasarkan kontribusi kumulatif dari penjualan dan keuntungan produk, sehingga kamu dapat menentukan prioritas pembelian
- Analisis pembelian. Untuk melihat kebutuhan produk per bulannya, stok terkini, dan status stoknya (apakah termasuk understock, overstock, dead stock, stock on hand, atau potential loss), dilengkapi juga rekomendasi saran pembeliannya
Laporan yang akurat dan otomatis
Bisnis tidak terlepas dari laporan. Pembuatan laporan penting untuk bahan evaluasi dan menyusun strategi bisnis. Membuat berbagai laporan secara manual tentu akan melelahkan dan berisiko salah karena Anda harus menginput data dan melakukan perhitungan dari semua transaksi. Oleh karena itu, diperlukan software apotek yang dapat membuat laporan secara akurat dan otomatis berdasarkan semua transaksi di apotek. Laporan di apotek diantaranya laporan penjualan, laporan pembelian, laporan utang-piutang, laporan persediaan, dan laporan keuangan
Pengaturan hak akses karyawan
Pengaturan hak akses karyawan menggunakan suatu sistem atau software dapat dijadikan solusi untuk membatasi kewenangan karyawan agar bekerja sesuai tanggung jawabnya saja. Pengaturan ini bersifat custom dan detail bergantung dari kebijakan masing-masing pebisnis apotek. Misal Anda dapat mengatur tenaga teknis kefarmasian bisa melakukan penjualan, edit data produk, pembelian sedangkan kasir hanya boleh mengakses fitur dan data pada penjualan kasir. Tentu, hal ini dapat membantu Anda mengatur kewenangan setiap karyawan di apotek sehingga sesuai dengan jobdesc dan tanggung jawabnya.
Database pelanggan, dokter, hingga supplier
Diperlukan software apotek yang dapat menginput database pelanggan, dokter, hingga supplier. Beberapa keuntungan memiliki data pelanggan adalah sebagai data awal rekam medis, strategi pemasaran, dan menjaga interaksi dengan pelanggan. Keuntungan memiliki data supplier adalah untuk memudahkan komunikasi dan pemesanan, serta membina hubungan baik dengan supplier.
Anyway, begitu banyak hal yang membedakan bisnis apotek dengan bisnis retail umum, sehingga kebutuhan terhadap fitur di software pun berbeda. Cukup sudah melakukan pengelolaan apotek dengan cara manual yang melelahkan dan banyak ruginya. Manfaatkan software apotek terbaik di era digital untuk membantu apotekmu naik level seperti Apotek Digital. Dengan software Apotek Digital, Anda dapat mengelola apotek dengan lebih mudah, dilengkapi dengan berbagai fitur yang khusus didesain untuk apotek 🙂
