Cara Menghitung Kebutuhan Pengadaan Sediaan Farmasi di Apotek

Proses menghitung kebutuhan pengadaan termasuk dalam aktivitas perencanaan dalam pengelolaan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai di apotek. Dalam manajemen operasional apotek, pengadaan sediaan farmasi adalah jantung dari keberlangsungan bisnis apotek. Kesalahan dalam pengadaan akan berakibat fatal seperti stok tidak sesuai kebutuhan, terjadi lost sales (penolakan pelanggan), stok mati, arus kas macet hingga risiko stok kadaluarsa. Apoteker bertanggung jawab terhadap pengelolaan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai di Apotek sesuai dengan ketentuan yang berlaku serta memastikan kualitas, manfaat dan keamanannya. Dengan koordinasi dan perencanaan yang tepat, diharapkan pengadaan akan tepat jenis, tepat jumlah, dan tepat waktu serta mutunya terjamin.

Artikel ini akan membahas metode perhitungan kebutuhan pengadaan ini didasarkan pada penggunaan sumber daya dan data yang ada. Metode perhitungan kebutuhan pengadaan sediaan farmasi berikut dapat Anda terapkan di apotek, dilengkapi juga dengan penerapan dan rumusnya.

(Baca juga : 3 Strategi Jitu Apotek Sukses : Cara Meningkatkan Omzet Tanpa Perang Harga)

Alasan Mengapa Perencanaan Pengadaan Sediaan Farmasi Sangat Penting Dilakukan

Sebelum masuk ke metode yang digunakan dalam menghitung perencanaan pengadaan sediaan farmasi yang efektif, penting untuk mengetahui alasan dan tujuan melakukan perencanaan pengadaan efektif.

1. Untuk menghindari kekosongan obat/sediaan farmasi (stock out) yang berisiko menyebabkan penolakan pelanggan (lost sales). Selain berisiko pada keuangan karena tidak tercipta penjualan/omzet, ini juga bisa menyebabkan pelanggan kecewa dan mencari apotek lain
2. Untuk efisiensi anggaran. Dengan modal yang terbatas, pebisnis apotek harus merencanaan pengadaan yang sesuai kebutuhan agar tidak terjadi penumpukan stok, stok mati, hingga stok kadaluarsa yang akan menggerogoti keuangan apotek
3. Untuk menjaga kualitas operasional apotek. Memberikan pelayanan terbaik termasuk kualitas produk terbaik kepada pelanggan

(Baca juga : Jangan Sampai Menumpuk Persediaan di Apotek, Begini Tipsnya!)

3 Metode Utama Perencanaan Pengadaan Sediaan Farmasi di Apotek

Secara umum, Anda sebagai pebisnis apotek atau Apoteker dapat menggunakan 3 metode berikut untuk merencanaan pengadaan sediaan farmasi yang efektif

Metode Konsumsi (Consumption Method)

Metode konsumsi didasarkan pada data konsumsi atau penjualan pada periode sebelumnya dengan beberapa penyesuaian. Cara ini sering dianggap sebagai metode yang paling tepat dalam perencanaan yang efektif terutama untuk apotek yang sudah berjalan, paling tidak selama 3 bulan karena sudah mempunyai data riwayat penjualan. Perhitungan dengan metode konsumsi didasarkan atas analisa data konsumsi atau penjualan sediaan farmasi periode sebelumnya ditambah stok penyangga (buffer stock), stok waktu tunggu (lead time) dan memperhatikan sisa stok.

Dengan menghitung buffer stock dapat mempertimbangkan kemungkinan perubahan pola penyakit dan kenaikan jumlah kunjungan (misalnya adanya Kejadian Luar Biasa). Jumlah buffer stock bervariasi antara 10% sampai 20% dari kebutuhan atau tergantung kebijakan apotek. Sedangkan untuk stok lead time adalah stok obat yang dibutuhkan selama waktu tunggu sejak obat dipesan sampai obat diterima.

(Baca juga : Tips Membuat Perencanaan Persediaan untuk Apotek Baru)

Yang Perlu Diperhatikan Ketika Menghitung Metode Konsumsi

Beberapa hal yang perlu dilakukan dalam menghitung kebutuhan sediaan farmasi dengan metode konsumsi ini antara lain :

• Lakukan pengumpulan dan pengolahan data riwayat penjualan dalam minimal 3 bulan terakhir
• Analisa data untuk informasi dan evaluasi
• Perhitungan perkiraan kebutuhan sediaan farmasi
• Penyesuaian jumlah kebutuhan dengan alokasi dana yang ada

(Baca juga : Analisis Pareto : Cara Efektif Membuat Perencanaan di Apotek)

Rumus Perhitungan Metode Konsumsi

Secara umum, rumus perhitungannya adalah sebagai berikut :

A = (B + C + D) – E

Keterangan : A = rencana pengadaan ; B = pemakaian rata-rata per bulan ; C = buffer stock (bergantung pada kelompok Pareto tertentu) ; D = lead time stock ; E = sisa stok

Contoh perhitungannya sebagai berikut :

Selama tahun 2022 (Januari – Desember) pemakaian Asam Mefenamat Tablet adalah 120.000 tablet. Sisa stok per 30 Desember 2022 adalah 4.500 tablet. Berapa pengadaannya dengan metode konsumsi?

1. Pemakaian rata-rata perbulan (B) = 120.000/12 = 10.000 tablet per bulan. Pemakaian per minggu adalah 2.500 tablet per minggu
2. Misalkan buffer stock-nya 20%, maka C = 20% x 10.000 = 2.000 tablet
3. Misalkan lead time stock diperkirakan satu minggu, maka 2.500 tablet
4. Sehingga kebutuhan Asam Mefenamat Tablet pada Januari 2023 adalah B+C+D = 10.000+2.000+2.500 = 14.500 tablet
5. Ada sisa stok (E) sebanyak 4.500 tablet, maka pengadaan di bulan selanjutnya sebanyak 14.500 – 4.500 = 10.000 tablet

Metode Morbiditas (Epidemiology Method)

Metode Morbiditas memperkirakan kebutuhan obat berdasarkan pola penyakit yang sedang tren di sekitar lokasi apotek. Cara ini akan memperkirakan keperluan obat berdasarkan dari jumlah, kejadian penyakit dan mempertimbangkan pola standar pengobatan untuk penyakit tertentu di lokasi tersebut.

Pada praktiknya, penggunaan metode morbiditas jarang diterapkan karena keterbatasan data terkait pola penyakit. Namun metode ini cocok diterapkan untuk apotek yang bekerjasama dengan klinik/rumah sakit/puskesmas sehingga bisa menemukan kebutuhan berdasarkan pola penyakit. Atau bisa juga diterapkan saat lokasi sekitar sedang menghadapi musim penyakit tertentu, misalnya stok obat flu saat musim hujan, stok oralit saat wabah diare, dan obat demam saat ada wabah DBD.

Langkah Melakukan Metode Morbiditas

Langkah-langkah untuk melakukan metode morbiditas adalah :

1. Mengumpulkan data seperti komposisi demografi dari kelompok populasi (misal pengelompokkan berdasarkan umur) dan pola morbiditas penyakit (seperti jenis penyakit pada populasi dan frekuensi kejadiannya)
2. Menghitung kebutuhan jumlah sediaan farmasi. Dengan cara jumlah kasus dikali jumlah obat sesuai pedoman pengobatan dasar. Jumlah kebutuhan obat yang akan datang dihitung dengan mempertimbangkan faktor antara lain pola penyakit, lead time dan buffer stock.

Rumus Perhitungan Metode Morbiditas

Contoh perhitungannya sebagai berikut :

Pengunaan oralit pada penyakit diare akut. Satu siklus pengobatan diare diperlukan 15 bungkus oralit @ 200 mL. Jumlah kasus 180. Jumlah oralit yang diperlukan = 180 kasus x 15 bungkus = 1.620 bungkus @ 200 mL

Metode Proxy Consumption

Pengertian metode proxy consumption adalah metode perhitungan kebutuhan obat menggunakan data kejadian penyakit, konsumsi obat, permintaan, atau penggunaan, dan/atau pengeluaran obat dari Apotek yang telah memiliki sistem pengelolaan obat dan mengekstrapolasikan konsumsi atau tingkat kebutuhan berdasarkan cakupan populasi atau tingkat layanan yang diberikan.

Metode ini dapat digunakan untuk perencanaan pengadaan di Apotek baru yang tidak memiliki data konsumsi di tahun sebelumnya. Selain itu, metode ini juga dapat digunakan di Apotek yang sudah berdiri lama apabila data metode konsumsi dan/atau metode morbiditas tidak dapat dipercaya. Sebagai contoh terdapat ketidaklengkapan data konsumsi diantara bulan Januari hingga Desember.

Metode ini dapat menghasilkan gambaran ketika digunakan pada suatu Apotek dengan Apotek lain yang memiliki kemiripan profil masyarakat dan jenis pelayanan. Metode ini juga bermanfaat untuk gambaran pengecekan silang dengan metode yang lain.

Tips Tambahan Agar Merencanakan Pengadaan Lebih Efisien

Selain menerapkan 3 metode perhitungan pengadaan sediaan farmasi diatas, Anda juga perlu memperhatikan tips tambahan berikut agar pengadaan lebih efisien dan keuntungan optimal.

Perhatikan Tanggal Kadaluarsa

Tidak memesan produk dalam jumlah besar jika tanggal kadaluarsa produk yang ditawarkan PBF terlalu dekat (kurang dari 1 tahun). Ini akan meningkatkan risiko produk kadaluarsa sebelum bisa dijual, kecuali Anda sudah mempertimbangkan produk tersebut sangat fast moving, misal ITOR < 30 hari atau bisa terjual kurang dari 30 hari.

(Baca juga : Tips Mencegah Obat Kadaluarsa di Apotek)

Cek Minimum Order Quantity (MOQ)

Beberapa supplier atau PBF menerapkan batas minimum belanja untuk mendapatkan diskon atau bonus tertentu. Anda bisa memanfaatkan promo tersebut tetapi tetap pertimbangkan apakah diskon tersebut sebanding dengan biaya penyimpanan (holding cost)

Lakukan Stock Opname Rutin

Seiring berjalannya operasional apotek, data stok di dokumen atau sistem bisa saja berbeda dengan stok fisik. Pastikan data stok akurat dan valid dengan rutin melakukan stock opname dan sampling stock opname harian.

(Baca juga : Panduan Lengkap Stock Opname Apotek : Cara Efektif Kelola Stok)

Manfaatkan Software Apotek Handal : Apotek Digital

Software khusus apotek seperti Apotek Digital membantu semua aktivitas pengelolaan di apotek, termasuk dalam menghitung dan merencanakan pengadaan secara efektif. Kebayang kan bagaimana sulitnya mengelola ribuan SKU di apotek dengan cara manual. Belum lagi Anda harus menghitung kebutuhan, menaikkan omzet, membuat pelaporan, dan melakukan pencegahan agar keuangan di apotek Anda tidak boncos.

(Baca juga : Owner Apotek Wajib Paham Perihal Keuangan Berikut!)

Dengan software Apotek Digital, perhitungan kebutuhan sediaan farmasi dilakukan secara otomatis oleh sistem dengan mempertimbangkan data pemakaian, kebutuhan, analisis pareto dan sisa stok. Dengan begitu, Anda dapat dengan mudah mengetahui berapa kebutuhan pengadaan karena sudah dilengkapi juga dengan saran pembelian. Sehingga persediaan di apotek sesuai dengan kebutuhan dan performa apotek. Coba gratis aplikasinya disini!

Pustaka : Kementerian Kesehatan Republik Indonesia, 2019, Petunjuk Teknis Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek