Pengadaan Sediaan Farmasi: Hal Penting yang Perlu Diperhatikan

Pengadaan di apotek adalah kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah direncanakan sebelumnya dalam kegiatan perencanaan. Kegiatan mengadakan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai di apotek dilaksanakan melalui aktivitas pembelian yang merupakan metode penting untuk mencapai keseimbangan antara jumlah, mutu, dan harga. Tujuannya adalah untuk dapat memenuhi kebutuhan di apotek agar sesuai, tidak berlebihan dan juga tidak kekurangan.

Untuk memastikan obat yang diterima aman, legal, berkualitas, dan sesuai kebutuhan, apotek perlu mengikuti standar yang berlaku, baik dari sisi regulasi maupun praktik manajemen farmasi yang baik.

Artikel ini memberikan panduan lengkap tentang apa saja yang harus diperhatikan dalam proses pengadaan obat dan sediaan farmasi di apotek, dilengkapi langkah-langkah, checklist, dan FAQ yang mudah diterapkan.

Mengapa Pengadaan Sediaan Farmasi Sangat Penting?

Menjamin Ketersediaan Obat untuk Pelayanan Pasien

Ketersediaan obat yang tepat sangat mempengaruhi kualitas pelayanan apotek. Stok yang tidak terkelola dengan baik dapat menyebabkan:

• Obat-obat fast moving sering kosong (stockout)
• Kerugian akibat obat kadaluarsa karena pemesanan barag tidak tepat (barang yang tidak laku malah dipesan)
• Ketidakpuasan pelanggan karena kebutuhan obat tidak terpenuhi

Memastikan Kepatuhan terhadap Regulasi

Apotek wajib memastikan bahwa seluruh proses pengadaan sesuai dengan aturan yang berlaku. Contohnya:

• Pembelian hanya dari PBF dan distributor yang memiliki izin yang berlaku
• Obat-obat dan produk kesehatan harus memiliki izin edar BPOM
• Penyimpanan dan transportasi yang sesuai dengan CDOB
• Dokumentasi tercatat dan bisa diaudit

Ketidakpatuhan dapat menyebabkan sanksi administratif atau pencabutan izin Apotek.

Mencegah Risiko Obat Palsu dan Produk Tidak Layak Pakai

WHO melaporkan bahwa obat palsu meningkat di banyak negara berkembang. Pengadaan yang benar dan sesuai regulasi akan membantu memastikan obat yang diterima:

• Asli
• Tidak rusak
• Disimpan sesuai suhu penyimpanan
• Tidak kadaluarsa

Hal-Hal Penting yang Harus Diperhatikan Saat Pengadaan Obat di Apotek

Untuk menjamin kualitas pelayanan kefarmasian, maka pengadaan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai di apotek harus melalui jalur resmi yang sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Ada beberapa hal yang perlu pebisnis apotek dan Apoteker perhatikan dalam melakukan pengadaan, yaitu :

1. Sediaan farmasi diperoleh dari Pedagang Besar Farmasi (PBF) yang memiliki izin PBF dan sertifikat CDOB (Cara Distribusi Obat yang Baik). Menurut Permenkes RI Nomor 1148/Menkes/Per/VI/2011, PBF adalah perusahaan berbentuk badan hukum yang memiliki izin untuk pengadaan, penyimpanan, penyaluran obat/bahan obat dalam jumlah besar.
2. Alat kesehatan dan bahan medis habis pakai diperoleh dari Penyalur Alat Kesehatan (PAK) yang memiliki izin PAK dan sertifikat CDAKB (Cara Distribusi Alat Kesehatan yang Baik). Menurut Permenkes RI Nomor 1191/Menkes/Per/VIII/2010, PAK adalah perusahaan berbentuk badan hukum yang memiliki izin untuk pengadaan, penyimpanan, penyaluran alat kesehatan dalam jumlah besar sesuai ketentuan perundang-undangan.
3. Terjaminnya keaslian, legalitas, dan kualitas setiap sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai yang dibeli
4. Sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai yang dibeli datang tepat waktu dalam jumlah lengkap sesuai dengan pesanan apotek

Pengadaan di apotek perlu menjawab permasalahan dasar di apotek seperti produk apa dan berapa jumlah yang diperlukan serta waktu pengadaannya. Waktu pengadaan persediaan farmasi dilakukan berdasarkan kebutuhan di apotek dengan mempertimbangkan analisis terhadap tingkat kecukupan stok, kapasitas sarana penyimpanan, dan waktu tunggu.

Prosedur Ideal Pengadaan Sediaan Farmasi di Apotek (Step-by-Step)

Pengadaan di apotek dilaksanakan melalui aktivitas pembelian kepada supplier resmi. Berikut alur proses pengadaan di apotek :

1. Membuat perencanaan pengadaan

Perencanaan merupakan hal yang krusial karena akan mempengaruhi keputusan produk apa, berapa jumlahnya, dan kapan waktu pemesanan. Kegiatan ini agar efektif harus didasarkan pada data dan analisis. Secara umum, metode perencanaan persediaan obat di apotek terbagi dua, yaitu metode konsumsi (berdasarkan data riil penggunaan obat di apotek pada periode sebelumnya) dan metode morbiditas (berdasarkan jumlah episode tiap pola penyakit dan kebutuhan obat dengan rata-rata standar terapi).

Untuk apotek baru, Anda bisa merencanakan produk dengan melihat potensi penjualan di apotek. Untuk apotek yang sudah berjalan, berikut beberapa tips untuk merencakan produk secara efektif berdasarkan data, yaitu :

• Melakukan defecta
• Melakukan analisis pareto
• Melakukan analisis terhadap status stok
• Mengecek catatan penjualan tertolak

2. Menilai dan memilih supplier

Setelah melakukan perencanaan pengadaan, selanjutnya apotek perlu memilih supplier atau pemasok. Apabila ada dua atau lebih pemasok/supplier, Apoteker penanggung jawab apotek bisa mempertimbangkan pemilihan supplier berdasarkan hal-hal berikut ini, yaitu :

• Mutu produk (kualitas produk terjamin, produk asli, dan memiliki NIE/nomor izin edar)
• Reputasi supplier (PBF dan PBAK berizin, memiliki penanggung jawab dan mampu memenuhi pesanan apotek)
• Ketepatan waktu pengiriman (lead time cepat)
• Mutu pelayanan
• Perbandingan harga produk yang diberikan supplier
• Kebijakan tentang pengembalian produk (retur)

3. Membuat surat pesanan (SP)

Pengadaan sediaan farmasi dilaksanakan berdasarkan surat pesanan (SP) yang ditandatangani oleh Apoteker pemegang SIA dengan mencantumkan nomor SIPA. Ketentuan lebih lanjut tentang cara membuat surat pesanan (SP) dapat dibaca disini. Surat pesanan dapat menggunakan sistem elektronik maupun manual. Dalam hal terjadi kekurangan jumlah obat akibat kelangkaan stok di fasilitas distribusi dan terjadi kekosongan stok di apotek, maka apotek dapat melakukan pembelian kepada apotek lain.

4. Pemantauan status pesanan

Apoteker perlu melakukan pemantauan terhadap status pesanan sediaan farmasi yang telah dibuat. Petugas apotek perlu memantau status pesanan secara berkala. Pemantauan status pesanan bertujuan untuk mempercepat pengiriman produk pesanan sehingga lebih efisien dan lead time menurun.

5. Penerimaan pesanan

Penerimaan merupakan aktivitas lanjutan dari pengadaan di apotek. Aktivitas ini untuk menjamin kesesuaian jenis spesifikasi, jumlah, mutu, waktu penyerahan dan harga yang tertera dalam surat pesanan.

Penerimaan sediaan farmasi di apotek harus dilakukan oleh Apoteker. Bila Apoteker berhalangan hadir, dapat didelegasikan kepada Tenaga Teknis Kefarmasian yang ditunjuk oleh Apoteker Pemegang SIA. Berikut hal yang harus diperhatikan ketika melakukan penerimaan :

• Kondisi kemasan produk termasuk segel, label/penandaan dalam keadaan baik
• Kesesuaian nama, bentuk sediaan, kekuatan sediaan, isi kemasan antara arsip surat pesanan dengan obat yang diterima
• Kesesuaian antara fisik obat dengan dokumen Faktur Pembelian dan/atau Surat Pengiriman Barang (SPB) yang meliputi :
  • Kebenaran nama produsen, nama pemasok, nama obat, jumlah, bentuk sediaan, kekuatan sediaan, dan isi kemasan
  • Nomor bets dan tanggal kadaluarsa

Apabila penerimaan tidak sesuai, maka dapat dilakukan pengembalian produk kepada supplier.

6. Penginputan barang datang ke sistem

Setelah penerimaan sesuai, aktivitas yang wajib dilakukan di Apotek adalah menginput faktur ke dalam sistem agar stok sistem terupdate. Aktivitas ini juga perlu diperhatikan, harus dilakukan segera supaya meminimalisir selisih stok dan pembayaran faktur dapat tepat waktu.

7. Simpan dan tata barang sesuai aturan penyimpanan

Tata barang datang sesuai kategorinya. Atur FEFO dan FIFO agar barang yang lebih lama berada di Apotek bisa keluar lebih dahulu untuk meminimalisir menumpuknya produk kadaluarsa.

Baca juga: Tips Penyusunan Produk di Apotek Untuk Meningkatkan Penjualan

Pengadaan menjadi lebih mudah dan efisien dengan Software Apotek Digital

Kehadiran software khusus apotek yaitu Apotek Digital dapat memudahkan aktivitas pengelolaan di apotek, termasuk dalam melakukan kegiatan perencanaan dan pengadaan di apotek. Beberapa fitur dan kemudahan yang dapat dimanfaatkan pebisnis apotek dan Apoteker dalam melakukan pengadaan diantaranya :

• Melakukan perencanaan secara efektif berdasarkan data dan analisis. Dilengkapi dengan fitur defecta otomatis, analisis pareto, analisis pembelian/status stok, rekomendasi pembelian, dan laporan penjualan tertolak

• Dokumentasi data supplier dan fitur analisis perbandingan harga supplier. Sehingga pebisnis apotek dapat memilih supplier berdasarkan riwayat pembelian sebelumnya untuk mendapatkan harga terbaik

• Membuat surat pesanan (SP) secara otomatis yang sudah disesuaikan dengan peraturan pembuatan Surat Pesanan (SP) yang berlaku

• Pantau status pesanan lebih mudah
• Input penerimaan menjadi lebih mudah yang selanjutnya data akan segera sinkron dan update dengan data persediaan di apotek. Dengan demikian, catatan stok di apotek akan sesuai dengan kondisi fisiknya.

Bagaimana? Ternyata pengelolaan stok dapat menjadi lebih mudah dan efisien dengan Software Apotek Digital, sehingga Anda bisa lebih fokus untuk melakukan pelayanan kefarmasian di apotek dan menyusun strategi bisnis apotek. Coba gratis sekarang di apotekdigital.com/register.

FAQ – Pertanyaan yang Sering Muncul tentang Pengadaan Obat

Berapa minimal tanggal ED yang aman untuk diterima?

Idealnya ≥ 2 tahun untuk obat slow-moving. Untuk fast-moving, minimal 1 tahun.

Apa yang harus dilakukan jika barang datang rusak?

Segera proses retur dan dokumentasikan kerusakannya.

Bagaimana mengelola stok agar tidak banyak yang expired?

Gunakan metode FEFO (First Expired First Out) & lakukan forecasting berkala.

Referensi

Permenkes RI Nomor 73 Tahun 2016 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek

Kementerian Kesehatan Republik Indonesia, 2019, Petunjuk Teknis Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek