Panduan SIMONA Apotek: Cara Daftar, Login & Laporan Bulanan

Pelaporan melalui aplikasi SIMONA merupakan salah satu laporan eksternal yang wajib dilakukan oleh fasilitas pelayanan kefarmasian di Indonesia, termasuk apotek. Hal itu disampaikan melalui surat edaran tentang Pelaporan Pelayanan Kefarmasian di Fasilitas Pelayanan Kesehatan Tahun 2023 yang mengacu pada Permenkes Nomor 72 Tahun 2016, 73 Tahun 2016, 74 Tahun 2016, dan 34 Tahun 2021 serta Permenkes Nomor 14 Tahun 2021. Jika apotek Anda belum terdaftar atau masih bingung cara menggunakannya, artikel ini adalah panduan lengkap yang Anda butuhkan; mulai dari cara daftar, login, mengisi laporan bulanan, hingga self assessment tahunan.

(Baca juga : Ini Dia! Laporan yang Penting Dibuat di Apotek Anda)

Apa itu aplikasi SIMONA?

SIMONA merupakan kepanjangan dari Sistem Informasi Monitoring dan Pembinaan Fasilitas Pelayanan Kefarmasian. Aplikasi berbasis web ini dikembangkan oleh Kementerian Kesehatan Republik Indonesia dan berfungsi sebagai sarana pembinaan serta monitoring bagi seluruh fasilitas pelayanan kefarmasian di Indonesia. Tidak hanya untuk apotek, SIMONA juga berlaku bagi IFRS, IF puskesmas, IF klinik, dan toko obat berizin. Ini dilakukan untuk memastikan optimalisasi pembinaan dan pengawasan pelayanan kefarmasian secara terstruktur dan real time.

Pelaporan yang dimaksud meliputi pelaporan bulanan (pelaporan pelayanan farmasi klinis) dan pelaporan tahunan (self assessment). Pelaporan bulanan dimulai dari bulan Januari 2025. Laporan bulanan harus dikirimkan paling lambat setiap tanggal 5 pada bulan berikutnya, kecuali untuk bulan Desember yang dilaporkan paling lambat pada tanggal 30 Desember 2025.

Bukti laporan SIMONA menjadi salah satu syarat perpanjangan izin apotek (SIA). Jika laporan tidak diisi secara rutin, proses perpanjangan izin apotek di OSS (Online Single Submission) bisa terhambat.

Jenis Laporan di Aplikasi SIMONA Apotek

Ada dua jenis laporan yang wajib diisi melalui SIMONA:

1. Laporan Bulanan Pelayanan Farmasi Klinis

Dilakukan setiap bulan, paling lambat tanggal 5 pada bulan berikutnya. Laporan ini mencakup data pelayanan kefarmasian selama satu bulan, antara lain:

• Ketersediaan Standar Prosedur Operasional (SOP)
• Jumlah kajian dan pelayanan resep
• Jumlah kegiatan Pelayanan Informasi Obat (PIO)
• Jumlah konseling pasien
• Ketersediaan layanan telefarmasi
• Catatan kendala atau masalah yang dihadapi apotek

2. Laporan Tahunan (Self Assessment)

Dilakukan setahun sekali, sebagai evaluasi mutu pelayanan kefarmasian secara menyeluruh. Cakupannya lebih luas, meliputi:

• Data dasar apotek
• Data Apoteker Penanggung Jawab (APJ) dan Tenaga Teknis Kefarmasian (TTK)
• Kondisi sarana dan prasarana bangunan apotek
• Pengelolaan sediaan farmasi dan logistik
• Data pelayanan apotek secara keseluruhan

Penting: Bukti self assessment tahunan dan laporan bulanan 2 bulan terakhir merupakan dokumen yang dibutuhkan saat pengajuan perpanjangan izin apotek.

Cara Menggunakan Aplikasi SIMONA

Melalui aplikasi SIMONA, apotek akan melaporkan laporan bulanan pelayanan farmasi klinis dan laporan tahunan (self assessment). Jika belum mempunyai akun, maka yang pertama perlu dilakukan adalah melakukan registrasi atau membuat akun apotek.

Cara Daftar (Registrasi) Akun SIMONA Apotek

Untuk melakukan registrasi atau pembuatan akun apotek, langkahnya sebagai berikut :

1. Kunjungi alamat web https://simona.kemkes.go.id/simona_Login/ melalui browser
2. Klik ‘Daftar’
3. Isikan informasi sesuai dengan form yang diminta, diantaranya :
   • Pilih fasyankes, lalu pilih apotek
   • Isi kode sarana apotek yaitu berupa kode SIPNAP yang bisa dilihat setelah Anda login ke akun SIPNAP apotek di https://sipnap.kemkes.go.id
   • Isi alamat email, password, dan konfirmasi password. Setelah itu, klik ‘Daftar’.

Jika telah membuat akun, apotek bisa login dengan akun yang dibuat dengan mengklik ‘Log In’.

Jika apotek belum memiliki kode SIPNAP, lakukan registrasi SIPNAP terlebih dahulu di https://sipnap.kemkes.go.id, lalu kirimkan kode pendaftarannya ke admin-simona@kemkes.go.id.

Cara Login ke Aplikasi SIMONA

Setelah memiliki akun, login ke SIMONA sangat mudah:

1. Buka https://simona.kemkes.go.id
2. Masukkan email dan password yang telah didaftarkan
3. Klik “Login”
4. Anda akan masuk ke halaman Dashboard SIMONA apotek

Cara Mengisi Laporan Bulanan di SIMONA

Laporan bulanan pelayanan kefarmasian dilakukan sebulan sekali, paling lambat tanggal 5 bulan berikutnya, dalam rangka evaluasi mutu pelayanan kefarmasian secara internal. Diantaranya berupa laporan jumlah pengkajian & pelayanan resep, jumlah pelayanan informasi obat, jumlah konseling dalam sebulan. Selain itu juga ada laporan tentang telefarmasi dan catatan & saran. Caranya adalah sebagai berikut :

1. Login ke akun SIMONA yang telah dibuat
2. Pada dashboard, cari menu Laporan Bulanan.
3. Klik ‘Belum Terverifikasi’ untuk masuk ke tabel pengisian
4. Klik tombol ‘Buat Laporan’

4. Isi semua pertanyaan dan klik berikutnya untuk ke halaman berikutnya.

5. Setelah semua terisi atau selesai, klik ‘Kirim Laporan’

6. Setelah selesai, Anda bisa melihat histori pelaporan beserta data yang dilaporkan dan siap dicetak sebagai arsip di Apotek.

Tips: Laporan yang belum selesai akan tersimpan otomatis dengan status “Belum Selesai”, sehingga Anda bisa melanjutkannya kapan saja sebelum deadline.

Cara Mengisi Self Assessment Tahunan di SIMONA

Self assessment pelayanan kefarmasian dilakukan setahun sekali dalam rangka evaluasi mutu pelayanan kefarmasian secara internal dan wajib diselesaikan hingga status “Kirim Final”. Informasi yang diisi meliputi data dasar apotek, ketenagaan : Apoteker, TTK, dan non TTK apotek, serta pelayanan di apotek. Berikut langkah-langkahnya :

1. Login ke akun SIMONA yang telah dibuat
2. Klik ‘Form Assessment Mandiri’. Lalu klik tombol ‘Submit’ dan ‘Buat Assessment Mandiri’

3. Sebelum mengisi, ketikkan kode transaksi, kode assessmen, kode faskes, dan nama apotek. Lalu klik ‘Tambahkan’ untuk membuat self assessment baru

4. Isikan semua pertanyaan, klik ‘Berikutnya’ untuk menuju ke halaman berikutnya

5. Setelah semua diisi, klik ‘Tambahkan’

6. Setelah semua informasi diisi, klik ‘Kirim (Final)‘. Akan muncul pop up pertanyaan. Klik ‘OKE’ jika sudah yakin benar dan siap untuk diverifikasi oleh Dinas Kesehatan

7. Setelah selesai, data akan tersimpan dengan status ‘Selesai’. Anda bisa melakukan pratinjau dan mencetak laporan

Catatan penting: Jika ada pergantian Apoteker Penanggung Jawab di tengah tahun, data self assessment harus segera diperbarui agar tetap sinkron dengan data di OSS.

Masalah Teknis? Ini Kontak Bantuan SIMONA

Jika mengalami kendala teknis seperti lupa password, akun tidak bisa diakses, atau data tidak tersimpan, Anda bisa menghubungi tim admin SIMONA:

• Email: admin-simona@kemkes.go.id
• Live Chat: Tersedia di website SIMONA pada hari kerja, pukul 09.00–15.00 WIB

Tips: Permudah Persiapan Data Laporan SIMONA dengan Software Apotek Digital

Salah satu kendala yang sering dihadapi saat mengisi laporan SIMONA adalah data tidak tersedia atau tidak akurat misalnya jumlah resep yang dilayani, jumlah konseling, atau data stok. Tanpa sistem pencatatan yang baik, data-data ini harus dihitung manual yang tentunya memakan waktu.

Di sinilah software apotek berperan. Untuk membantu pengelolaan apotek dan fasilitas pelayanan kefarmasian, Anda bisa memanfaatkan teknologi berupa software Apotek Digital. Fiturnya lengkap dari point of sales, manajemen persediaan, manajemen karyawan, manajemen keuangan, website apotek online, hingga fitur pelayanan terintegrasi (termasuk rekam medis elektronik), dan banyak fitur lainnya yang bisa membuat pengelolaan apotek menjadi handal dan efisien. Apotek jadi bisa berfokus pada strategi bisnis dan peningkatan pelayananan farmasi.

Baca Juga: Enam Aplikasi yang Wajib Diketahui Apoteker di Apotek

Pertanyaan yang Sering Diajukan tentang SIMONA (FAQ)

Apa itu SIMONA Kemkes?

SIMONA adalah singkatan dari Sistem Informasi Monitoring dan Pembinaan Fasilitas Pelayanan Kefarmasian, sebuah aplikasi web dari Kementerian Kesehatan untuk memantau dan membina seluruh fasilitas pelayanan kefarmasian di Indonesia, termasuk apotek.

Apakah laporan SIMONA wajib untuk semua apotek?

Ya. Berdasarkan surat edaran Kemenkes tahun 2023, seluruh fasilitas pelayanan kefarmasian termasuk apotek, toko obat berizin, klinik, puskesmas, dan rumah sakit wajib melaporkan pelayanan kefarmasian melalui SIMONA.

Kapan deadline laporan bulanan SIMONA?

Laporan bulanan harus dikirimkan paling lambat tanggal 5 pada bulan berikutnya. Misalnya, laporan bulan Maret harus dikirim paling lambat 5 April.

Berapa kali self assessment SIMONA dilakukan?

Self assessment dilakukan setahun sekali sebagai evaluasi mutu pelayanan kefarmasian secara menyeluruh.

Apa yang terjadi jika apotek tidak lapor SIMONA?

Bukti laporan SIMONA, baik laporan bulanan 2 bulan terakhir maupun self assessment tahunan merupakan dokumen syarat untuk perpanjangan izin apotek (SIA). Jika tidak dilengkapi, proses perpanjangan izin di OSS bisa terhambat.

Bagaimana cara mendapatkan kode SIPNAP untuk registrasi SIMONA?

Kode SIPNAP bisa dilihat setelah login ke akun SIPNAP apotek di https://sipnap.kemkes.go.id. Jika belum memiliki akun SIPNAP, lakukan registrasi terlebih dahulu lalu kirimkan kode pendaftaran ke admin-simona@kemkes.go.id.

Referensi

Humas IAI, 05/03/2023, Kemenkes Ingatkan Faryanfar Lakukan Pelaporan Pelayanan Kefarmasian Melalui SIMONA [online]

User Manual Self Assessment & Laporan Bulanan Sarana Apotek Melalui SIMONA [online]