Surat pesanan obat di apotek adalah surat dari Apoteker yang berisi pemesanan produk/barang kepada Pedagang Besar Farmasi atau Distributor. Ada beberapa macam surat pesanan yang biasa digunakan di apotek berdasarkan jenis barang yang dipesan. Surat ini merupakan komponen penting untuk melakukan pengadaan di apotek yang harus melalui jalur resmi sesuai dengan peraturan yang berlaku.
(Baca juga : Cara Membuat Surat Pesanan untuk Pengadaan di Apotek)
Surat pesanan setidaknya mengandung informasi :
- Informasi pemesan (nama apoteker dan nomor SIPA apoteker)
- Informasi Supplier atau PBF (Pedagang Besar Farmasi) tujuan
- Informasi obat yang dipesan (nama obat, bentuk sediaan, kekuatan, jumlah dalam bentuk angka dan/atau huruf)
- Informasi sarana (apotek) yang akan menggunakan
- Tandatangan pemesan (apoteker)
Daftar Isi
Jenis Surat Pesanan Obat Berdasarkan Bentuknya
Menurut Peraturan BPOM Nomor 5 Tahun 2026 tentang Pengawasan Pengelolaan Obat dan Bahan Obat di Fasilitas Pelayanan Kefarmasian dan Fasilitas Lain, Surat Pesanan hanya berlaku untuk masing-masing Narkotika, Psikotropika, atau Prekursor farmasi.
Surat Pesanan Obat Manual
Jika Surat Pesanan obat dibuat secara manual atau tertulis, maka harus :
- Asli, setidaknya dibuat 2 rangkap. Satu rangkap diberikan kepada pemasok dan satu rangkap sebagai arsip apotek
- Ditandatangani oleh Apoteker/TTK penanggung jawab. Dilengkapi dengan nama jelas, dan nomor SIPA/SIPTTK sesuai ketentuan perundang-undangan
- Mencantumkan nama sarana apotek (disertai nomor izin), alamat lengkap, dan stampel sarana apotek
- Mencantumkan nama fasilitas pemasok disertai alamat lengkap
- Mencantumkan nama, bentuk dan kekuatan sediaan, jumlah (dalam bentuk angka dan huruf), dan isi kemasan dari barang yang dipesan
- Diberikan nomor urut SP, nama kota, dan tanggal dengan penulisan yang jelas
Surat Pesanan dengan Sistem Elektronik
Jika SP dibuat menggunakan sistem elektronik, ketentuannya adalah sebagai berikut :
- Sistem elektronik harus bisa menjamin otoritas penggunaan sistem oleh Apoteker/ TTK penanggung jawab
- Mencantumkan nama sarana apotek (disertai nomor izin), alamat lengkap, dan stampel sarana apotek
- Mencantumkan nama fasilitas pemasok disertai alamat lengkap
- Mencantumkan nama, bentuk dan kekuatan sediaan, jumlah (dalam bentuk angka dan huruf), dan isi kemasan dari barang yang dipesan
- Diberikan nomor urut surat pesanan, nama kota, dan tanggal dengan penulisan yang jelas
- Sistem elektronik harus bisa menjamin ketertelusuran SP, sekurang-kurangnya dalam batas 5 tahun terakhir
- SP elektronik harus dapat ditunjukkan dan dipertanggungjawabkan kebenarannya pada saat pemeriksaan, baik oleh pihak yang membuat dan menerima SP
- Harus tersedia sistem backup data secara elektronik
- SP elektronik harus memudahkan dalam evaluasi dan penarikan data pada saat dibutuhkan oleh pihak yang menerbitkan SP dan/atau yang menerima SP
- Pesanan elektronik yang dikiriman ke pemasok, harus dipastikan diterima oleh pemasok
Jenis Surat Pesanan Berdasarkan Jenis Obat yang Dipesan
Menurut Peraturan BPOM Nomor 24 Tahun 2021, Surat Pesanan hanya berlaku untuk masing-masing Narkotika, Psikotropika, atau Prekursor farmasi. Surat pesanan narkotika, psikotropika, dan prekursor farmasi harus terpisah dari pesanan barang yang lain. Oleh karena itu ada beberapa jenis Surat Pesanan di Apotek bergantung dari jenis obat yang dipesan.
(Baca juga : Pengelolaan Sediaan Farmasi yang Baik di Apotek)
SP Khusus untuk Obat Golongan Narkotika
Narkotika adalah obat yang berasal dari tanaman atau bukan tanaman, baik sintetis maupun semi sintetis, yang dapat menyebabkan penurunan atau perubahan kesadaran, hilangnya rasa, mengurangi sampai menghilangkan rasa nyeri dan dapat menimbulkan ketergantungan. Contoh obat narkotika antara lain Morfin, Kodein, Pethidin, Metadon, dan Etil morfin.
Dalam satu SP hanya memuat satu item obat narkotika. Obat narkotika dengan kekuatan atau bentuk sediaan berbeda harus dipesan dengan SP berbeda. Misalnya apotek ingin memasan tablet morfin dan tablet kodein, maka dibuat dalam dua SP yang terpisah. Surat pesanan ini harus ditandatangani oleh Apoteker Penanggungjawab dilengkapi dengan nama jelas dan nomor SIPA. Dibuat sekurang-kurangnya rangkap tiga (2 untuk pemasok/PBF dan 1 sebagai arsip).
SP Khusus untuk Obat Golongan Psikotropika
Psikotropika adalah zat atau obat baik alamiah maupun sintetis bukan narkotika, yang berkhasiat psikoaktif melalui pengaruh selektif pada susunan saraf pusat yang menyebabkan perubahan khas pada aktivitas mental dan perilaku. Contoh obat psikotropika adalah Amfetamin, Fenobarbital, Pentobarbital, Diazepam, dan Nitrazepam.
Satu SP dapat memuat satu atau lebih obat psikotropika. Dibuat sekurang-kurangnya rangkap tiga (2 ke pemasok/PBF dan 1 sebagai arsip). Surat ini harus ditandatangani oleh apoteker penanggungjawab dilengkapi nama jelas dan nomor SIPA.
SP Khusus untuk Obat Mengandung Prekursor Farmasi
Prekursor Farmasi adalah zat atau bahan pemula atau bahan kimia yang dapat digunakan sebagai bahan baku/penolong untuk keperluan proses produksi industri farmasi atau produk antara, produk ruahan, dan produk jadi yang mengandung Ephedrine, Pseudoephedrine, Norephedrine/phenylpropanolamine, Ergotamin, Ergometrine, atau Potasium Permanganat.
Satu SP dapat memuat satu atau lebih obat prekursor farmasi. SP hanya memuat obat dengan kandungan prekursor farmasi. Dibuat sekurang-kurangnya rangkap tiga (2 ke pemasok/PBF dan 1 sebagai arsip). Surat ini harus ditandatangani oleh apoteker penanggungjawab dilengkapi nama jelas dan nomor SIPA.
SP untuk Obat Umum atau Barang Selain NPP
Yang dimaksud obat umum adalah obat selain gologan narkotika, psikotropika, dan prekursor farmasi (NPP) seperti obat keras lain, golongan obat bebas terbatas, dan obat bebas. Umumnya SP dibuat rangkap dua (1 diberikan ke PBF/pemasok dan 1 sebagai arsip apotek). Setiap SP dibuat nomor untuk kemudahan dokumentasi dan sebagai pengaman untuk menghindari penyalahgunaan.
Perihal Surat Pesanan ini dibahas di PerKa BPOM Nomor 24 Tahun 2021 tentang Pengawasan Pengelolaan Obat, Bahan Obat, Narkotika, Psikotropika, dan Prekursor Farmasi di Fasilitas Pelayanan Kesehatan.
| Jenis Surat Pesanan Obat | Jumlah Rangkap | Jumlah Item Per SP | Keterangan Tambahan |
| SP Khusus Narkotika | Rangkap 3 (2 ke PBF, 1 arsip) | 1 jenis obat dan sediaan | 1 SP hanya untuk 1 obat narkotika |
| SP Khusus Psikotropika | Rangkap 3 (2 ke PBF, 1 arsip) | beberapa jenis | 1 SP bisa memuat beberapa obat psikotropika |
| SP Khusus Prekursor Farmasi | Rangkap 3 (2 ke PBF, 1 arsip) | beberapa jenis | 1 SP bisa memuat beberapa obat prekursor farmasi |
| SP Umum/Non NPP | Rangkap 2 (1 ke PBF, 1 arsip) | tidak dibatasi | 1 SP bisa memuat beberapa obat umum atau non NPP |
Berapa Lama Surat Pesanan Harus Disimpan?
Berdasarkan Peraturan BPOM No. 5 Tahun 2026, arsip Surat Pesanan, baik manual maupun elektronik, wajib disimpan selama 5 tahun sejak tanggal pengadaan. Penyimpanan ini berlaku untuk semua jenis SP, termasuk SP umum, narkotika, psikotropika, dan prekursor. Untuk SP NPP, dokumennya wajib disimpan terpisah dari dokumen obat lainnya dan harus dapat ditelusuri sewaktu-waktu jika diperiksa oleh Dinas Kesehatan atau BPOM.
Surat Pesanan Otomatis dengan Software Apotek Digital
Menurut Peraturan BPOM Nomor 5 Tahun 2026 tentang Pengawasan Pengelolaan Obat dan Bahan Obat di Fasilitas Pelayanan Kefarmasian dan Fasilitas Lain, Surat Pesanan bisa dibuat secara manual atau menggunakan sistem eletronik dengan berbagai ketentuannya, termasuk SP manual (asli) harus diserahkan ke PBF selambat-lambatnya 7 hari setelah SP eletronik diterima.
Software Apotek Digital membantu apotek untuk membuat SP secara otomatis sesuai dengan golongan produk yang akan dipesan. Melalui fitur ‘Pesanan Pembelian’ Anda hanya perlu mengisi form pesanan, pilih jenis SP dan sistem akan membuatkan SP secara otomatis, sehingga Anda tidak perlu mengetik dan membuat SP secara manual. File-nya pun dapat diunduh dalam format PDF untuk kemudian dicetak dan ditandatangani oleh Apoteker. Format SP sudah disesuaikan dengan regulasi yang berlaku : Permenkes Nomor 5 Tahun 2023 dan Peraturan BPOM Nomor 5 Tahun 2026 tentang Pengawasan Pengelolaan Obat dan Bahan Obat di Fasilitas Pelayanan Kefarmasian dan Fasilitas Lain. Setelah membuat pesanan, Anda juga bisa memantau pesanan tersebut hingga pesanan datang. Membuat surat pesanan obat di apotek menjadi sangat mudah! Coba gratis aplikasinya disini!
FAQ Pertanyaan yang Sering Diajukan
Ada berapa jenis surat pesanan obat di apotek?
Ada empat jenis Surat Pesanan yang digunakan di apotek: (1) SP Umum untuk obat bebas, obat bebas terbatas, dan obat keras reguler; (2) SP Narkotika khusus untuk pemesanan obat narkotika; (3) SP Psikotropika untuk obat psikotropika; dan (4) SP Prekursor Farmasi untuk bahan atau obat yang mengandung prekursor. Masing-masing jenis dibuat terpisah dan tidak bisa digabung dalam satu dokumen.
Apa perbedaan SP narkotika, psikotropika, dan prekursor?
SP Narkotika hanya boleh memuat satu jenis narkotika per dokumen jika memesan dua jenis narkotika berbeda, harus dibuat dua SP terpisah. Surat Pesanan Psikotropika dapat memuat lebih dari satu jenis psikotropika dalam satu dokumen. SP Prekursor juga dapat memuat lebih dari satu jenis prekursor dalam satu dokumen. Ketiganya dibuat minimal rangkap tiga dan wajib ditandatangani Apoteker Penanggungjawab.
Berapa rangkap surat pesanan obat dibuat?
SP Narkotika, Psikotropika, dan Prekursor dibuat minimal 3 rangkap: 2 rangkap diserahkan ke PBF dan 1 rangkap disimpan sebagai arsip apotek. Untuk SP Umum, minimal 2 rangkap: 1 untuk PBF dan 1 sebagai arsip.
Apakah surat pesanan obat bisa dibuat secara elektronik?
Ya. Peraturan BPOM No. 5 Tahun 2026 mengakui SP dalam bentuk elektronik selama dapat ditelusuri dan diverifikasi. SP elektronik harus dapat dilacak dan diarsipkan dengan masa simpan 5 tahun. Banyak software apotek dan platform B2B PBF saat ini sudah menyediakan fitur SP digital yang sesuai ketentuan ini.
Referensi
- Permenkes No. 73 Tahun 2016 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek
- Permenkes No. 5 Tahun 2023 tentang Narkotika, Psikotropika, dan Prekursor Farmasi (menggantikan Permenkes No. 3 Tahun 2015)
- Peraturan BPOM No. 5 Tahun 2026 tentang Pengawasan Pengelolaan Obat dan Bahan Obat di Fasilitas Pelayanan Kefarmasian dan Fasilitas Lain (menggantikan PerBPOM No. 24 Tahun 2021, berlaku sejak 6 April 2026)
