Perbedaan Faktur Pembelian dan Penjualan di Apotek : Fungsi dan Penerapannya

Dalam manajemen apotek, pengelolaan dokumen transaksi menjadi penting. Bukan hanya sebagai bagian dari standar pelayanan kefarmasian di apotek, tetapi juga menjadi tulang punggung dalam operasional apotek. Dua dokumen penting yang ada di apotek dan sering membingungkan pebisnis dan karyawan apotek pemula adalah Faktur Pembelian dan Faktur Penjualan Apotek. Keduanya sama-sama bukti transaksi, namun dalam fungsi dan penerapan sangat berbeda. Artikel ini akan membahas apa itu Faktur Pembelian dan Faktur Penjualan di apotek, apa perbedaannya, dan bagaimana penerapannya di operasional apotek.

(Baca juga : Ini Dia! Laporan yang Penting Dibuat di Apotek Anda)

Apa Itu Faktur Pembelian di Apotek ?

Faktur pembelian di apotek adalah dokumen bukti tagihan yang diterima apotek dari PBF atau supplier atas pembelian obat, sediaan farmasi, dan alat kesehatan. Bagi apotek, dokumen ini bukan sekedar tagihan utang/pembayaran, tetapi juga menjadi sumber data utama dalam input stok. Dalam bisnis farmasi, faktur pembelian lebih kompleks dibanding bisnis retail umum karena mencakup data penting produk obat seperti nama produk, expired date, nomor batch, dan ppn. Penerimaan obat juga wajib disertai dengan penerimaan faktur pembelian sesuai dengan Permenkes Nomor 73 Tahun 2016 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek.

Fungsi Utama Faktur Pembelian di Apotek

Sebagai bukti sah untuk penambahan stok barang (inventory in), dasar penagihan utang usaha dari PBF, sebagai dokumen legal kepemiliki obat. Ini juga penting untuk pelaporan dan bukti jika ada pemeriksaan dari Dinas Kesehatan dan BPOM.

(Baca juga : Pengadaan Persediaan Agar Sesuai dengan Kebutuhan di Apotek)

Contoh Faktur Pembelian di Apotek

Berikut contoh faktur pembelian apotek diantaranya berisi informasi supplier asal, nomor faktur, tanggal faktur, jenis pembayaran, jatuh tempo (jika pembayaran secara kredit), nomor surat pesanan, tanggal penerimaan, dan isi produk yang diterima (berupa nama produk, expired date, nomor batch, kuantitas, harga beli, diskon, ppn, dan diskon/cashback jika ada).

Apa Itu Faktur Penjualan di Apotek ?

Berbeda dengan faktur pembelian, faktur penjualan adalah dokumen yang diterbitkan oleh apotek kepada pelanggan/pembeli sebagai bukti bahwa sudah terjadi transaksi jual-beli.

Di apotek, faktur penjualan biasanya ada 2 jenis, yaitu :

• Struk penjualan/struk kasir yaitu dokumen yang dikeluarkan apotek untuk pelanggan/pasien umum yang membeli obat/produk di apotek secara tunai, biasanya berukuran kertas struk 58 mm
• Faktur penjualan resmi yaitu dokumen yang biasanya digunakan untuk transaksi dengan nominal besar. Misalnya penjualan ke apotek/klinik/dokter praktik/bidan, klaim asuransi perusahaan yang membutuhkan rincian lengkap. Berbeda dengan struk penjualan, faktur penjualan biasanya diprint di kertas A5 atau A4, disertai kop surat apotek, dan tanda tangan apoteker.

(Baca juga : Bolehkah Apotek Menjual Obat ke Apotek Lain/Dokter/Bidan ?)

Fungsi Faktur Penjualan di Apotek

Sebagai dasar pencatatan pendapatan/omzet, bukti pengurangan stok (inventory out), dan bukti sah bagi pelanggan/pasien telah berbelanja di apotek. Ini juga bisa digunakan pasien untuk klaim penggantian biaya pengobatan (reimbursement).

Contoh Faktur Penjualan di Apotek

Berikut contoh faktur penjualan yang berisi informasi kop apotek, nama pelanggan, alamat, nomor telp, nomor faktur, pembayaran, jatuh tempo jika pembayaran secara kredit, info produk yang dibeli seperti nama produk, expired date, kuantitas, harga, dan diskon jika ada.

Perbedaan Mendasar Faktur Pembelian dan Penjualan di Apotek

Faktur pembelian dan penjualan di apotek berbeda, baik dari fungsi, tujuan, dan penggunaannya. Perbedaan mendasar terkait kedua dokumen ini bisa dilihat di tabel berikut :

(Baca juga : Panduan Lengkap Menentukan Harga Jual Obat di Apotek)

Penerapan Faktur Pembelian : SOP Penerimaan Barang

Faktur pembelian diterima apotek bersamaan dengan penerimaan barang sesuai dengan pesanan apotek kepada supplier/PBF. Proses ini perlu memiliki SOP (prosedur standar) untuk menjamin kesesuaian jenis, spesifikasi, jumlah, mutu, waktu penyerahan, dan harga. Beberapa poin utama yang perlu diperhatikan saat penerimaan barang dan faktur pembelian diantaranya :

• Pemeriksaan dokumen faktur pembelian dengan fisik barang yang datang. Cek kesesuaian dan fisik barang seperti kondisi kemasan, kesesuaian jumlah dan produk yang datang dengan tertera di faktur, cek nama supplier, nama produk, jumlah, bentuk sediaan, nomor batch dan expired date
• Pemeriksaan/validasi harga. Cek apakah harga sesuai dengan kesepakatan jika ada. Apakah ada kenaikan/penurunan harga beli dari sebelumnya, apakah ada diskon dan cashback yang ditawarkan
• Pencatatan dan input penerimaan ke sistem apotek. Input data faktur ke sistem/software apotek atau kartu stok (jika masih manual) segera agar tidak terlewat dan meminimalkan kesalahan dalam pencatatan stok. Pencatatan atau input faktur ke sistem sesuai dengan informasi faktur asli
• Pengarsipan dan penyimpanan barang. Simpan faktur asli berdasarkan tanggal jatuh tempo untuk memudahkan pembayaran. Barang disimpan di rak penyimpanan sesuai dengan SOP penyimpanan obat di apotek.

(Baca juga : Hal yang Harus Diperhatikan Saat Penerimaan Obat di Apotek)

Penerapan Faktur Penjualan : SOP Penjualan di Kasir

Faktur penjualan (baik bentuk struk dan faktur) dikeluarkan apotek ketika terjadi transaksi penjualan ke pasien/instansi lain di meja kasir. Proses ini meliputi SOP (prosedur standar) melayani penjualan di kasir, diantaranya :

• Input transaksi penjualan. Kasir menginput obat/produk yang dibeli pelanggan ke dalam sistem, sistem akan otomatis memotong/mengeluarkan stok
• Memberikan bukti pembelian berupa faktur penjualan atau struk kepada pelanggan. DIsertai juga pemberian obat dan informasi obat

(Baca juga : Informasi yang Harus Disampaikan Saat Pelanggan Membeli Obat di Apotek)

Kesalahan Umum Pengelolaan Faktur yang Membuat Apotek Rugi

Manajemen faktur menjadi penting, bukan sekedar sebagai dokumentasi tetapi juga untuk manajemen stok dan keuangan di apotek. Mungkin Anda mengeluh omzet tinggi tetapi cash kosong? Masalahnya bisa jadi karena pengelolaan faktur yang buruk. Berikut beberapa contoh kesalahan umum dalam pengelolaan faktur yang sering terjadi sehingga membuat apotek rugi.

• Tidak memantau harga beli di faktur pembelian sehingga tidak bisa mengontrol HPP. Jika faktur pembelian tidak dipantau, maka kenaikan harga beli dari PBF tidak bisa terdeteksi. Apotek menjual dengan harga jual lama sehingga merugi karena margin tidak terjaga
• Pencatatan tidak rapi sehingga menyebabkan stok mati dan kadaluarsa. Tanpa pencatatan faktur pembelian yang rapi khususnya terkait expired date, menyebabkan apotek seringkali menyimpan obat yang mendekati kadaluarsa. Pengelolaan obat juga sulit untuk menerapkan sistem FEFO (first expired first out)
• Kebocoran keuangan kasir. Tanpa faktur penjualan bisa saja penjualan tidak tercatat dengan baik. Ini sangat berisiko terjadi kebocoran keuangan di kasir misalnya uang diambil oknum karyawan atau uang penjualan tidak masuk ke apotek. Faktur/struk penjualan menjadi pendorong wajib agar karyawan menginput transaksi penjualan di sistem

(Baca juga : Studi Kasus Kecurangan Karyawan di Apotek : Modus dan Solusinya)

Otomasi Faktur Pembelian dan Penjualan dengan Software Apotek Digital

Memahami perbedaan faktur penjualan dan faktur pembelian di apotek bukan hanya sekedar soal administrasi, tetapi merupakan pondasi keamanan bisnis apotek. Faktur pembelian akan menjaga ketersediaan & keamanan stok (misalnya dari nomor batch dan expired date), serta menjaga pemasokan barang dilakukan dari jalur yang benar. Sedangkan faktur penjualan akan menjamin pendapatan tercatat dengan benar.

Di era digital seperti saat ini, Anda bisa menggunakan software apotek handal dan lengkap : Apotek Digital untuk mengelola semua operasional apotek, termasuk dalam mengelola kedua jenis faktur tersebut. Dengan Apotek Digital, Anda bisa cetak faktur penjualan atau struk lebih praktis, stok otomatis berkurang saat terjadi penjualan, struk penjualan juga bisa dikirim melalui WA. Selain itu, input faktur pembelian juga lebih mudah dan tertelusur, laporan utang otomatis terbentuk ketika Anda memilih pembayaran melalui kredit kepada PBF, cek kenaikan harga beli dengan mudah dalam fitur analisis harga. Tidak hanya itu, Apotek Digital juga dilengkap input Faktur lebih mudah dan cepat dengan fitur Faktur AI. Cukup upload foto, sistem AI akan membaca data dan menginputkan datanya ke sistem. Minim risiko salah dan jauh membuat administrasi apotek Anda lebih efisien. Tertarik selangkah lebih maju dalam pengelolaan faktur? Coba gratis sekarang!