Pengadaan persediaan merupakan salah satu aspek yang harus diperhatikan karena terkait dengan operasional dan pelayanan apotek. Tidak hanya harus memperhatikan aspek legalitas, pengadaan juga harus sesuai dengan kebutuhan agar apotek bisa memaksimalkan penjualan dan menghindari kerugian. Alih-alih untung, jika pengadaan tidak sesuai kebutuhan maka persediaan bisa menjadi stok mati, tidak terjual, bahkan kadaluarsa. Belum lagi jika apotek tidak tahu produk apa saja yang dibutuhkan, bisa-bisa apotek menjadi sering menolak pelanggan karena tidak bisa memenuhi permintaan.
(Baca juga : Masalah yang Sering Terjadi di Apotek Hingga Membuat Apotek Merugi)
Alasan Pengadaan Persediaan di Apotek Harus Efektif
Pengadaan persediaan harus efektif, sesuai dengan peraturan dan kebutuhan di apotek. Pengadaan yang tidak efektif bisa menimbulkan kerugian yang tidak sedikit nilainya. Berikut beberapa alasan mengapa apotek harus melakukan pengadaan secara efektif.
Agar stok sesuai dengan kebutuhan apotek
Ketersediaan stok memegang peranan penting bagi operasional dan kegiatan pelayanan di apotek. Produk apa yang harus diadakan, berapa jumlahnya, dan kapan mengadakannya harus sesuai dengan kebutuhan apotek. Oleh karena itu, sebelum melakukan pengadaan apotek harus melakukan aktivitas perencanaan. Dalam melakukan perencanaan setidaknya apotek juga mempertimbangkan stok terkini dan berapa kebutuhan rerata agar bisa mencukupi. Ada beberapa istilah yang menggambarkan status stok dengan membandingkan data riwayat kebutuhan per bulan dan stok terkini, diantaranya :
- Overstock, adalah kelebihan stok. Terjadi ketika stok terkini melebihi kebutuhan stok per bulan
- Understock, adalah kekurangan stok. Terjadi ketika stok terkini kurang atau tidak bisa memenuhi kebutuhan stok per bulan
- Deadstock, adalah stok mati atau stok yang tidak terjual dalam tiga bulan terakhir
- Potential loss merupakan stok yang tidak tersedia di apotek. Berpotensi untuk dijual namun apotek tidak bisa memenuhi permintaan tersebut
- Stock on hand merupakan kondisi ideal, yaitu stok cukup atau stok terkini sesuai dengan kebutuhan per bulan
(Baca juga : Tips Penyusunan Produk di Apotek untuk Meningkatkan Penjualan)
Bisa melayani permintaan pelanggan apotek
Apotek merupakan saranan pelayanan kefarmasian. Sehingga pelayanan apotek tidak terlepas dari ketersediaan persediaan di apotek diantaranya obat, alat kesehatan, dan BMHP. Jika pengadaan dilakukan secara efektif, apotek bisa melayani permintaan dan kebutuhan pelanggan apotek. Tidak hanya dalam menjamin ketersediaannya, pengadaan efektif juga dapat menjamin keaslian produk.
Menghindari potensi kerugian
Aktivitas pengadaan diantaranya bertujuan untuk memastikan stok produk yang tersedia dalam jumlah cukup untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. Produk yang tidak sesuai atau stok produk yang terlalu banyak akan meningkatkan biaya penyimpanan, menjadikan persentase laba menjadi lebih kecil. Belum lagi risiko produk kadaluarsa dan rusak dalam penyimpanan yang bisa menyebabkan kerugian bagi apotek. Sebaliknya, jika jumlah stok terlalu sedikit, maka permintaan pelanggan/pasien kerapkali tidak bisa dipenuhi sehingga terjadi penjualan tertolak dan bisa menyebabkan pelanggan kecewa dan mencari apotek lain.
Cara Agar Pengadaan Persediaan Sesuai dengan Kebutuhan di Apotek
Menyadari pengadaan yang efektif dan sesuai kebutuhan penting dilakukan. Berikut beberapa cara yang bisa dilakukan oleh apotek.
Lakukan perencanaan sesuai dengan data dan analisis
Metode perencanaan setidaknya ada tiga jenis yaitu metode konsumsi, morbiditas, dan proxy consumption. Konsumsi didasarkan pada data konsumsi atau penggunaan obat di periode sebelumnya. Metode ini paling relavan digunakan oleh apotek yang sudah lama berjalan, paling tidak tiga bulan karena sudah punya data penjualan. Pada metode morbiditas, perhitungan kebutuhan stok didasarkan pada pola penyakit disesuaikan dengan pola standar pengobatan penyakit. Sedangkan metode proxy consumption didasarkan pada data kejadian penyakit, data penjualan obat dari apotek/fasyankes dengan cakupan populasi yang sama yang sudah memiliki sistem pengelolaan persediaan.
(Baca juga : Metode Perencanaan Persediaan Apotek yang Efektif Berdasarkan Data dan Analisis)
Pilih supplier yang legal dan terpercaya
Untuk menjamin kualitas pelayanan kefarmasian, maka pengadaan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai di apotek harus melalui jalur resmi yang sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Sediaan farmasi diperoleh dari Supplier Pedagang Besar Farmasi (PBF) yang memiliki izin PBF dan sertifikat CDOB (Cara Distribusi Obat yang Baik). Sedangkan alat kesehatan dan bahan medis habis pakai diperoleh dari Penyalur Alat Kesehatan (PAK) yang memiliki izin PAK dan sertifikat CDAKB (Cara Distribusi Alat Kesehatan yang Baik). Hal ini bertujuan untuk menjamin keaslian, legalitas, dan kualitas setiap produk/persediaan yang dibeli.
Rencanakan pengadaan sesuai dengan keuangan apotek
Pengadaan jangan sampai over budget. Sebaiknya apotek memiliki anggaran tersendiri untuk melakukan pengadaan. Tujuannya adalah agar apotek punya dana untuk aktivitas operasional dan pembayaran faktur jatuh tempo tetap lancar karena sesuai dengan kondisi omzet atau keuangan apotek. Disinilah pentingnya apotek bisa merencanakan dan menentukan prioritas dalam melakukan pengadaan. Dalam menentukan prioritas, apotek bisa memanfaatkan analisis pareto, defecta dan disesuaikan dengan jumlah stok terkini. Jangan sampai pengadaan over budget karena iming-iming rayuan sales supplier, padahal produk tersebut tidak dibutuhkan di apotek.
(Baca juga : Analisis Pareto untuk Membuat Perencanaan yang Efektif di Apotek)
Manfaatkan software Apotek Digital
Pebisnis apotek bisa memanfaatkan berbagai fitur di software Apotek Digital untuk mengoptimalkan kegiatan pengadaan persediaan, diantaranya :
Fitur Defecta, Analisis Pareto, dan Analisis Pembelian
Pebisnis apotek bisa memanfaatkan data dari Defecta untuk mengatahui stok minimal, maksimal, dan stok terkini. Penting juga untuk memperhatikan analisis pareto untuk mengetahui produk yang harus diprioritaskan untuk dibeli karena memberi kontribusi lebih besar terhadap omzet dan profit apotek. Selain itu, manfaatkan data analisis pembelian untuk mengetahui kondisi stok terkini dibandingkan kebutuhan per bulan, disertai juga rekomendasi pengadaan agar stok sesuai/cukup.
Fitur Buat Pesanan Otomatis
Sering bingung mau pesan produk apa ke Supplier tertentu? Kini, mencari produk apa yang perlu dipesan ke PBF/Supplier tertentu lebih mudah dengan fitur ‘Pesanan Otomatis‘, yang datanya didasarkan pada Analisis Pembelian maupun Defecta.
Pesanan otomatis dari menu Defecta didasarkan pada ‘Metode Stok Maksimum’. Sistem akan memilihkan produk dengan stok dibawah stok minimal dengan kuantitas yang dipesan adalah selisih untuk mencapai Stok maksimum yang di-set pada setiap produknya. Sedangkan Pesanan otomatis dari menu Analisis Pembelian didasarkan pada ‘Metode Konsumsi’. Sistem akan memilihkan produk dengan status understock atau potential loss yang pernah dibeli kepada supplier yang dipilih dengan jumlah yang direkomendasikan. Sehingga apotek akan lebih mudah mengetahui produk apa yang dipesan dari supplier X berserta rekomendasinya.
Pengadaan Online
Saat ini Apotek Digital bekerja sama dengan PBF PT Global Logistik Medika (Tetama) untuk memudahkan pemesanan produk dalam 1 platform. PT Global Logistik Medika sudah mengantongi izin/ lisensi distribusi farmalkes serta mendapatkan Sertifikat Cara Distribusi Obat yang Baik (CDOB) oleh Badan Pengawas Obat dan Makanan (BPOM).
Nomor Sertifikat CDOB obat : CDOB3855/S/4-3484/01/2021
Nomor Sertifikat CCP : CDOB3855/S/1-1160/02/2021
Saat ini Tetama melayani pemesenan area Jabodetabek (untuk all product, gratis ongkos kirim dengan minimum pembelanjaan). Di luar area Jabodetabek, order bisa dilayani dengan pengecualian produk mengandung Prekursor dan untuk ongkos kirim akan disesuaikan. Keuntungan pembelian online ke Tetama via Apotek Digital diantaranya proses pemesanan hingga selesai dilakukan secara online, proses transparan, dan diskon tanpa negosiasi.
Referensi
Permenkes RI Nomor 73 Tahun 2016 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek
Kementerian Kesehatan Republik Indonesia, 2019, Petunjuk Teknis Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek
