Keuangan merupakan inti dari keberjalanan suatu bisnis, termasuk di bisnis Apotek. Keuangan yang sehat akan mempengaruhi kesuksesan dan keberjalanan bisnis. Sebaliknya keuangan apotek yang tidak sehat akan berdampak pada sulitnya apotek bertumbuh hingga keberlanjutan usaha. Terkadang, tanda-tanda bisnis yang sedang tidak sehat terabaikan, bahkan pebisnis apotek tidak mengetahuinya. Imbasnya, lama-lama bisnis apotek tidak tumbuh, terus merugi, bahkan bisa mengalami kebangkrutan. Oleh karena itu, penting bagi pebisnis apotek untuk mengetahui tanda-tanda keuangan apotek yang tidak sehat, hingga nantinya bisa melakukan pencegahan hingga mitigasi dan perbaikan. Identifikasi tanda-tanda ini dapat menjadi langkah awal untuk perbaikan bisnis apotek, diantaranya sebagai berikut.
Penjualan Apotek Terus Menurun
Anda dapat mengevaluasi penjualan apotek dari waktu ke waktu. Baik total nilai penjualan/omzet, frekuensi transaksi, dan nilai penjualan yang tertolak. Anda perlu waspada jika nilai penjualan dan frekuensi transaksi apotek terus menurun dari hari ke hari hingga bulan ke bulan. Ditambah jika nilai penjualan tertolak malah semakin tinggi yang berarti apotek menolak pembelian dari pelanggan karena stok kosong atau produk tidak tersedia. Ini bisa jadi indikasi bahwa bisnis apotek Anda sedang tidak sehat, ada masalah dalam bisnis Anda. Penurunan penjualan bisa dipengaruhi beberapa faktor seperti semakin ketatnya persaingan bisnis, apotek tidak bisa memenuhi kebutuhan/permintaan pelanggan, pelayanan apotek yang kurang baik, hingga masalah dalam strategi pemasaran/promosi.
(Baca juga : Rumus Memenangkan Persaingan Bisnis Apotek)
Cashflow yang Terus Negatif
Cashflow (arus kas) mengacu pada jumlah uang tunai dan setara kas yang keluar dan masuk di suatu bisnis. Arus kas bisa mencerminkan kegiatan operasional, kemampuan membayar utang, dan kesehatan keuangan di bisnis apotek. Ini karena uang tunai dan setara kas merupakan sumber yang liquid. Dimana ketika pelanggan membeli produk/layanan (pemasukan), mereka membayarnya dengan uang tunai atau setara kas. Dan juga jika apotek membayar utang ke supplier (pengeluaran) juga menggunakan uang tunai/setara kas.
Cashflow (arus kas) yang negatif secara sederhana diartikan ketika uang keluar lebih banyak daripada uang masuk. Arus kas negatif tidak selalu buruk. Hal ini wajar untuk apotek yang baru berjalan karena modal biaya awal yang tinggi, biaya operasional harus tetap dibayar di awal keberjalanan apotek, dan membutuhkan waktu agar pemasukan bisa melebihi pengeluaran. Namun, pebisnis apotek harus waspada ketika arus kas terus menerus negatif, terlebih jika titik impas (break event point) sudah terlampaui, apotek sudah berjalan mapan, dan Anda tidak dapat menjelaskan mengapa terjadi arus kas negatif. Ini bisa-bisa menjadi permasalahan serius seperti utang yang menumpuk, ketidakmampuan apotek membayar utang kepada supplier secara tepat waktu, dan kesulitan membayar biaya operasional apotek.
(Baca juga : Masalah yang Sering Terjadi di Apotek Hingga Membuat Apotek Merugi)
Persediaan Menumpuk atau Berlebihan
Persediaan merupakan kunci dari keberjalanan apotek sebagai sarana pelayanan kefarmasian. Oleh karena itu, apotek perlu melakukan pengendalian untuk memperkecil total investasi pada persediaan, namun tetap mampu menyediakan berbagai produk yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan.
(Baca juga : Pengadaan Persediaan Agar Sesuai dengan Kebutuhan di Apotek)
Terlalu banyak stok hingga menumpuk ternyata akan merugikan apotek. Beberapa bahaya jika persediaan menumpuk diantaranya :
- Sulit dalam penyimpanan, meningkatkan biaya penyimpanan
- Meningkatkan risiko kerugian karena stok bisa rusak dan kadaluarsa ketika penyimpanan
- Merugikan secara finansial. Persediaan yang seharusnya bisa dijual dan menghasilkan kas pemasukan ternyata menumpuk tidak terjual. Ini bisa mengganggu likuiditas keuangan apotek, dan dapat mempengaruhi pertumbuhan bisnis apotek.
(Baca juga : Jangan Sampai Menumpuk Persediaan di Apotek, Begini Tipsnya!)
Hati-hati jika persediaan apotek Anda menumpuk, atau menjadi stok mati. Umumnya disebut stok mati jika dalam 3 bulan stok tidak juga terjual. Bisa jadi ini tanda pengelolaan persediaan apotek Anda buruk. Apotek tidak mengadakan produk sesuai dengan kebutuhan/permintaan pelanggan dan melakukan pembelian berlebihan karena terbujuk rayuan sales. Oleh karena itu, apotek perlu melakukan pengelolaan persediaan dengan baik.
Manajemen Keuangan Apotek yang Buruk
Apakah Anda mengetahui kondisi keuangan apotek, berapa omzet dan profit bulanan apotek? Apakah benar nilainya sekian? Siapa tahu profit apotek sebenarnya Anda lebih dari itu.
Itulah alasan mengapa manajemen keuangan apotek itu penting. Pebisnis/owner apotek tidak bisa percaya 100% urusan keuangan terhadap karyawan. Keuangan merupakan inti dari suatu bisnis agar bisa terus bertahan dan tumbuh. Jika keuangan apotek baik, akan mudah bagi Anda untuk mengembangkan strategi bisnis, meningkatkan omzet, hingga membuka cabang baru.
(Baca juga : Tiga Laporan Keuangan yang Harus Dibuat di Apotek)
Beberapa tanda bahwa manajemen keuangan apotek buruk diantaranya :
- Owner/pemilik bisnis apotek tidak mengatahui kondisi keuangan apotek
- Tidak ada pencatatan keluar masuk stok, atau dilakukan pencatatan namun tidak rapi
- Tidak ada laporan keuangan apotek
- Tercampurnya keuangan pribadi dan bisnis apotek, tidak ada rekening khusus apotek
- Karyawan bertindak diluar wewenang bahkan melakukan kecurangan tanpa diketahui pemilik apotek
(Baca juga : Tips Menghindari Kecurangan Karyawan di Apotek)
Itulah beberapa tanda yang bisa mencerminkan kondisi keuangan apotek sedang tidak sehat. Jangan sampai diabaikan! Apotek perlu melakukan pencegahan dan perbaikan segera jika terjadi tanda-tanda tersebut.
Anda dapat memanfaatkan software Apotek Digital untuk membantu mendeteksi dan mencegah keuangan yang tidak sehat. Dengan Apotek Digital, Anda bisa memantau kondisi apotek dari mana saja kapan saja melalui komputer maupun smartphone. Anda bisa membatasi hak akses karyawan melalui pengaturan peran dan hak akses, serta mengetahui aktivitas karyawan melalui fitur Log aktivitas. Anda juga bisa dengan mudah mendeteksi stok yang perlu perhatian khusus seperti mendekati kadaluarsa, berpotensi rugi, dan harga modalnya berubah. Berbagai laporan seperti laporan keuangan, laporan penjualan, laporan persediaan sudah dibuatkan otomatis berdasarkan transaksi yang diinput. Disertai juga berbagai analisis untuk membantu pebisnis apotek mengatur strategi bisnis agar terhindar dari kerugian dan keuangan yang tidak sehat. Coba gratis sekarang.
