Salah satu sumber kebocoran apotek yang bisa membuat apotek merugi adalah kecurangan dari karyawan apotek. Dalam menjalankan bisnis apotek, umumnya owner/pemilik akan dibantu oleh karyawan Apoteker dan/atau Tenaga Teknis Kefarmasian dan/atau tenaga administrasi dan tenaga lainnya. Sebagai pebisnis apotek, tentu Anda tidak bisa percaya 100% kepada karyawan terutama terkait keuangan apotek. Karyawan apotek yang curang bisa merugikan apotek, bahkan hingga jutaan rupiah. Apalagi jika kasus kecurangan ini tidak terdeteksi, bisa-bisa apotek terus merugi hingga bangkrut.
(Baca juga : Masalah yang Sering Terjadi di Apotek Hingga Membuat Apotek Merugi)
Dilansir dari berita DetikNews, mengenai berita karyawan apotek yang menilap/mencuri uang hingga bisa membeli mobil, smartphone, hingga tanah (detiknews.com). Kejadian terjadi di salah satu apotek di daerah Sidrap, Sulawesi Selatan. Setiap hari karyawan yang diberi wewenang sebagai kasir mencuri uang setoran 500ribu hingga 1juta rupiah hingga diprediksi total kerugian mencapai ratusan juta rupiah. Tentu pebisnis apotek harus waspada dan mengambil pelajaran dari kasus tersebut.
(Baca juga : Waspada, Celah Kerugian yang Mengintai Apotek Anda!)
Bentuk Kecurangan Karyawan di Apotek
Karyawan curang dan tidak jujur bisa menyebabkan kerugian bagi apotek. Ada beberapa bentuk kecurangan yang bisa dilakukan karyawan di apotek, diantaranya :
Mencuri produk di apotek
Karyawan mengambil atau mencuri produk dari apotek. Bisa jadi dua penyebab, mengambil dahulu namun lupa mencatat atau membayar, atau memang sengaja mencuri produk. Hal ini terjadi ketika ada kesempatan dan minimnya pengawasan apotek. Kemungkinan besar terjadi jika apotek masih dikelola secara manual, tidak ada pencatatan keluar-masuk stok. Sehingga sulit untuk mendeteksi keluar masuk persediaan di apotek.
Mencuri uang di kasir apotek
Karyawan mencuri uang cash di kasir. Ini bisa terjadi ketika ada kesempatan dan minimnya pengawasan apotek. Saat ada pelanggan membeli produk di apotek, uangnya tidak masuk ke laci kasir tetapi ke dompet karyawan.
Memanipulasi penjualan
Manipulasi penjualan bisa berupa karyawan menaikkan harga jual produk lalu kenaikannya masuk ke kantong pribadi dan membuat laporan penjualan palsu. Beberapa cerita dari mitra Apotek Digital, karyawan melakukan memanipulasi dengan tidak memberikan struk penjualan kepada pelanggan, sehingga pelanggan tidak tahu berapa harga yang sebenarnya harus mereka bayar.
Menjual produk dari luar apotek
Karyawan menjual produk yang bukan merupakan persediaan apotek. Misalnya menjual skin care dan produk kesehatan dari luar apotek, lalu keuntungannya masuk ke kantung pribadi.
Tips Menghindari Kecurangan Karyawan di Apotek
Melihat celah kerugian karena kecurangan karyawan bisa sangat merugikan pebisnis apotek, seharusnya pebisnis juga lebih jeli untuk mendeteksi dan berusaha mencegah. Jangan pernah percayakan 100% urusan keuangan kepada orang lain. Berikut beberapa tips untuk menghindari kecurangan karyawan di apotek.
- Lakukan rekrutmen karyawan dengan tepat. Seleksi dan rekrutmen di awal penting untuk memastikan karyawan kompeten, jujur, dan bertanggung jawab
- Pasang CCTV di area yang rawan kecurangan. Ada beberapa area yang rawan menjadi tempat pencurian seperti area dekat kasir, ruang penyimpanan persediaan, dan area perpindahan barang
- Lakukan body check ketika karyawan pulang. Ini dilakukan untuk mendeteksi apakah karyawan mengambil produk atau uang dari apotek
- Sistemisasi atau penggunaan teknologi dalam pengelolaan apotek. Gunakan software apotek yang handal seperti Apotek Digital. Pebisnis apotek dapat memantau pergerakan uang dan persediaan, serta memonitor performa apotek dari mana saja kapan saja
- Pastikan setiap penjualan disertai struk. Jadikan pelanggan sebagai kontrol. Ini akan memaksa karyawan untuk menginput data penjualan ke sistem. Anda bisa memasang pengumuman di area kasir ‘Transaksi gratis, jika tidak dilengkapi struk‘
- Selalu cek kesesuaian antara setoran versus omzet. Pendapatan apotek dapat berupa uang tunai (cash) atau setoran ke rekening bank apotek. Pebisnis apotek harus selalu mengecek kesesuaian antara setoran vs omzet apotek yang seharusnya
- Manajemen shift yang baik. Pastikan hanya karyawan yang berwenang yang bisa masuk ke shift. Kegiatan di shift juga harus dilaporkan dalam laporan shift yang detail. Kecurangan dan kebocoran apotek seharusnya bisa terdeteksi dari shift agar mudah untuk ditelusuri
- Rutin melakukan stock opname. Stock opname perlu dilakukan untuk mengecek kesesuaian data stok dengan stok nyata. Jika ada selisih perlu dicari tahu penyebabnya dan libatkan karyawan juga untuk bertanggung jawab pada selisih tersebut
- Rutin membuat laporan penjualan dan laporan keuangan. Apotek wajib memiliki laporan penjualan dan laporan keuangan bulanan. Jangan sampai pebisnis apotek tidak tahu mengenai kondisi keuangan apotek.
Hindari Kasus Kecurangan Karyawan dengan Software Apotek Handal : Apotek Digital
Penggunaan software dalam pengelolaan apotek menjadi penting. Tidak hanya untuk keperluan manajemen persediaan dan keuangan, tetapi juga untuk mencegah berbagai kebocoran di apotek. Salah satunya berupa mencegah kecurangan karyawan di apotek. Lalu, bagaimana software Apotek Digital membantu mencegah kasus kecurangan karyawan?
Dengan Apotek Digital, setiap transaksi bisa dicatat dalam satu sistem dan tidak perlu software lainnya. Pencatatan kartu stok yang akurat, fitur manajemen shift, adanya laporan shift yang detail sehingga Anda bisa mulai mendeteksi jika ada selisih keuangan sejak berakhirnya shift. Setiap karyawan juga bisa dibuatkan akun sendiri dan diatur hak aksesnya, sehingga tidak semua karyawan bisa mengakses dan menginput data penting apotek. Adanya berbagai laporan dan analisis otomatis, seperti laporan penjualan dan laporan keuangan. Software juga bisa dihubungkan dengan printer struk dan cash drawer. Jika ada aktivitas karyawan yang janggal, Anda bisa menelusuri akun karyawan tersebut melalui fitur Log Aktivitas Karyawan. Bagaimana? Tertarik untuk mencoba? Coba gratis, disini sekarang.
