Stock opname apotek (SO) adalah proses penting untuk memastikan kesesuaian antara data stok obat yang tercatat di kartu stok dengan jumlah fisik di ruang penyimpanan. Ini berguna untuk mengendalikan persediaan dan mencegah berbagai kerugian karena masalah stok (seperti stok hilang, kadaluarsa, menumpuk, hingga stok mati). Dibalik pentingnya stock opname apotek, ternyata dalam melakukannya ditemukan banyak tantangan. Seringkali terjadi selisih stok antara catatan dan stok nyata yang mengharuskan dilakukannya investigasi dan penyesuaian. Penyesuian ini akan berdampak ke keuangan apotek. Oleh karena itu selisih dan penyesuaian stok harus diminimalkan, bahkan sebaiknya tidak boleh ada. Semakin banyak selisih saat stock opname menunjukkan pengelolaan stok apotek yang buruk.
Lalu bagaimana strategi efektif untuk meminimalkan selisih saat stock opname apotek? Inilah kisah bisnis apotek dari Apotek Indah Jaya, Bojongsoang yang sukses meminimalkan selisih ketika stock opname. Simak strategi dan tipsnya di studi kasus : kisah sukses bisnis apotek berikut.
(Baca juga : Panduan Lengkap Stock Opname Apotek : Cara Efektif Kelola Stok)
Daftar Isi
Tantangan dalam Melakukan Stock Opname di Apotek
Stock opname perlu dilakukan secara rutin dan berkala. Menurut Petunjuk teknis Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek tahun 2019, sekurang-kurangnya 6 bulan sekali untuk persediaan biasa dan 1 bulan sekali untuk obat yang perlu pengawasan khusus seperti golongan narkotika dan psikotropika.
(Baca juga : Waspada! Potensi Kerugian yang Sering Tidak Terdeteksi di Apotek)
Ada beberapa tantangan yang sering dirasakan pebisnis dan karyawan apotek ketika melakukan SO, diantaranya :
- Banyaknya item dan varian produk di apotek, bisa ratusan hingga ribuan SKU (stock keeping unit)
- SO perlu persiapan diantaranya pengondisian karyawan, tempat, stok, hingga waktu
- Untuk melakukan SO perlu menyiapkan waktu khusus. Tidak jarang karyawan harus lembur dan apotek harus tutup sementara. Ini mengakibatkan apotek tidak bisa melayani pembelian pelanggan dan berdampak pada penurunan omzet
- Ketika SO sering ditemukan selisih atau ketidaksesuaian antara kartu stok dan stok nyata. Seringkali ditemukan banyak stok yang tidak tercatat, hilang, rusak, bahkan kadaluarsa. Ini bisa merugikan apotek hingga jutaan rupiah. Tidak jarang karyawan juga harus menanggung kerugian karena stok yang hilang tersebut
- Masalah akurasi data hasil SO. Kesalahan pada input data stok akan mengakibatkan kesalahan dan tidak akuratnya hasil SO. Oleh karena itu, penting untuk melakukan verifikasi atau double check terhadap hasil SO.
(Baca juga : Masalah yang Sering Terjadi di Apotek Hingga Membuat Apotek Merugi)
Studi Kasus Apotek Indah Jaya Bojongsoang: Strategi Efektif untuk Meminimalkan Selisih Stock Opname Apotek
Tantangan dan masalah dalam melakukan stock opname kerap dirasakan apotek. Sulitnya melakukan stok opname yang efektif hingga sering terjadi selisih stok menyebabkan pemilik apotek menderita banyak kerugian. Disini, penulis akan memaparkan studi kasus : strategi efektif dari salah satu Mitra Apotek Digital yaitu Apotek Indah Jaya Bojongsoang untuk meminimalkan kerugian karena selisih stok. Lalu apa saja tips dari Apotek Indah Jaya Bojongsoang agar stock opname efektif, minim drama, dan selisih diminimalisasi bahkan dihilangkan? Berikut strategi efektifnya!
Melakukan Stock Opname Apotek Secara Rutin
Lakukan stock opname secara rutin dan bertahap. Tidak harus selalu 3 bulan atau 6 bulan sekali. Terapkan SO bertahap untuk beberapa produk. Di akhir shift, karyawan dijadwalkan dan diminta untuk melakukan SO pada beberapa produk, misalnya untuk produk di rak khusus depan. Selalu ada jadwal SO jadi tidak menunggu akhir bulan untuk melakukan SO pada semua produk sekaligus. Ini akan memudahkan penelusuran jika ada selisih dan stok yang salah.
(Baca juga : Laporan Shift : Kunci Mencegah Kebocoran Keuangan di Apotek)
Tersedia SOP yang Jelas
SOP (Standar Operasional Prosedur) menjadi pedoman dalam mengatur keberjalanan apotek, termasuk dalam stock opname apotek. Ini berisi urutan tata cara atau langkah dalam melaksanakan SO, termasuk tempat, waktu pelaksanaan, dan siapa yang menjalankannya. Berikut manfaat SOP (Standar Operasional Prosedur) yang jelas :
- Membuat karyawan memahami peran, tugas, dan tanggung jawabnya
- Memudahkan pencapaian target. Misalnya target SO setiap produk minimal 3 bulan sekali, selisih SO tidak boleh lebih dari 2%
- Meminimalkan kesalahan dan kerugian yang diakibatkan kesalahan prosedur
Standar Operasional Prosedur ini harus disosialisasikan kepada seluruh karyawan. Bisa diberikan pelatihan terkait juga kepada karyawan. Bila perlu, lakukan juga refreshment untuk mengingatkan kembali.
(Baca juga : SOP Apotek : Apa Manfaatnya dan Bagaimana Cara Membuatnya?)
Persiapan Stock Opname Apotek
Pada tahap persiapan dilakukan pemisahan dan penandaan kelompok produk mana yang akan diopname. Persiapan ini diantaranya berupa pembagian tim, briefing karyawan, dan pengkondisian apotek
Teliti dalam Melakukan Stock Opname
Ketika melakukan perhitungan stok saat SO, hati-hati dalam menghitung. Seringkali karyawan salah menghitung dan mencatat terutama terkait dengan satuan produk. Misalnya yang seharusnya dihitung dalam satuan tablet tetapi dihitung dalam satuan strip. Ini akan menyebabkan kesalahan dan selisih saat SO.
Lakukan Verifikasi dan Penelusuran
Ketika ada selisih stok saat perhitungan, catat, telusuri, dan cari tahu penyebabnya. Bisa jadi salah dalam penyimpanan stok, salah mencatat satuan, atau tertukar varian produk. Lakukan penelusuran dan verifikasi. Jika penyebab tidak diketahui, maka dicatat dan akan dibahas saat rapat hasil SO.
Menerapkan Sistem Barcode
Terapkan sistem barcode di apotek. Barcode bersifat unik dan menyimpan informasi terkait produk seperti identitas dan harga produk. Setiap SKU (stock keeping unit) harus punya barcode. Jika apotek sudah menerapkan sistem barcode, maka ketika SO input produk tidak dilakukan secara ketik manual tetapi dengan cara scan barcode. Penggunaan barcode akan meminimalkan kesalahan karena salah input dan salah produk terlebih SKU dan varian produk yang banyak di apotek.
(Baca juga : Penerapan Barcode untuk Menghindari Kerugian di Apotek)
Menggunakan Sistem Apotek yang Handal : Apotek Digital
Gunakan sistem apotek dalam pencatatan dan pengelolaan di apotek : software Apotek Digital. Setiap transaksi tercatat ke sistem, mulai dari keluar masuk stok sehingga kartu stok obat tidak perlu di-update secara manual. Ini akan meminimalkan kesalahan dan selisih stok karena setiap transaksi akan otomatis tercatat di sistem. Dengan software Apotek Digital, SO dapat dilakukan dengan mudah, menggunakan smartphone masing-masing karyawan, data akan otomatis terintegrasi, dan dapat dilakukan tanpa harus tutup apotek. Selain itu, apotek juga bisa menerapkan sistem barcode termasuk untuk melakukan SO.
(Baca juga : Penerapan Barcode untuk Menghindari Kerugian di Apotek)
Itulah beberapa strategi dan tips dari Apotek Indah Jaya Bojongsoang, Bandung ketika melakukan Stock Opname Apotek. Menurut Kak Aldi selaku pemilik Apotek Indah Jaya Bojonsoang, sebelumnya selisih dan penyesuaian karena SO bisa jutaan rupiah karena banyaknya stok yang hilang. Kini selisihnya paling tinggi hanya Rp 5.000 dan nyaris tidak ada selisih di tiap stock opname. Ini merupakan suatu pencapaian penting bagi Apotek Indah Jaya Bojongsoang.
Untuk Anda pemilik apotek yang sering merasa ribet melakukan stock opname apotek, suka merugi karena sering menemukan selisih ketika SO. Yuk bisa terapkan kisah bisnis apotek dan tips dari Kak Aldi pemilik Apotek Indah Jaya Bojongsoang. Gunakan software apotek yang handal : Apotek Digital untuk membuat stock opname apotek dan pengelolaan apotek lebih mudah dan handal. Coba kemudahan melakukan stock opname disini!
