Dunia distribusi dan rantai pasok farmasi saat ini tidak hanya membahas seberapa besar stok yang dimiliki, melainkan seberapa cepat dan akurat Anda mampu mengelolanya. Di tengah ketatkan regulasi perizinan PBF, CDOB (Cara Distribusi Obat yang Baik), dan tuntutan pelaporan, mengandalkan sistem manual/konvensional bukan hanya menghambat pertumbuhan, tetapi juga berisiko tinggi terhadap kepatuhan hukum. Bagi PBF atau Distributor Farmasi, efisiensi operasional adalah inti dari profitabilitas. Namun, banyak pelaku usaha PBF yang masih terjebak dengan kerumitan administrasi dan operasional. Mulai dari selisih stok misterius, pemantauan piutang tidak terkontrol, manajemen keuangan berantakan, hingga pelaporan rutin yang sulit. Disinilah Digikes Supplier hadir sebagai software PBF terbaik, solusi transformatif. Didesain khusus untuk menjawab permasalahan di bisnis supplier seperti PBF, PBAK, dan Distributor Farmasi.
Sebelumnya melalui platform Apotek Digital, kami hadir sebagai mitra strategis pengelolaan apotek, dimana sudah ribuan apotek pengguna aktif se-Indonesia. Kini dengan brand Digikes Supplier, kami hadir sebagai mitra strategis untuk membawa bisnis distribusi PBF naik level. Ini dia! 5 Alasan kuat mengapa Digikes Supplier layak menjadi pilihan software PBF terbaik untuk mendukung operasional bisnis PBF, PBAK atau Distributor Farmasi di Indonesia.
(Baca juga : Rahasia PBF Disukai Apotek : 7 Kunci Pelayanan untuk Keuntungan Maksimal)
Daftar Isi
Kepatuhan Penuh pada Standar CDOB dan Pelaporan Otomatis
Pemenuhan terhadap regulasi dan standar CDOB bukanlah opsi, tetapi menjadi fondasi utama dalam pemilihan software PBF. Ketidakakuratan dalam pencatatan nomor batch, kegagalan pemantauan masa kadaluarsa, hingga keterlambatan pelaporan e-was dan e-report ke Kemenkes & BPOM dapat berdampak fatal bagi kredibilitas dan perpanjangan izin usaha PBF. Karena itu, Digikes Supplier sudah dilengkapi fitur-fitur untuk mendukung kepatuhan usaha PBF pada regulasi dan standar CDOB, diantaranya :
Laporan e-was dan e-report Otomatis
Pelaporan e-was dan e-report menjadi kewajiban bagi semua PBF dalam rangka pengawasan regulasi dari BPOM dan Kemenkes. Laporan e-was ke BPOM dan e-report ke Kemenkes dibuatkan otomatis oleh sistem. Anda tingga mengunduh data laporannya dan laporan siap di-upload ke sistem pelaporan e-was dan e-report.
(Baca juga : Panduan Lengkap Laporan e-was dan e-report untuk PBF Distributor Farmasi)
Fitur Pencatatan dan Pelacakan Nomor Batch dan ED yang Presisi
Barang masuk dan keluar dicatat secara detail hingga nomor batch dan expired date. Sistem mengintegrasikan pencatatan barang secara otomatis, mulai dari penerimaan dan pengiriman, dengan menerapkan prinsip FEFO (first expired first out) dan FIFO (first ini first out) yang presisi.
Kualifikasi Pelanggan
Salah satu hal terpenting dalam kualifikasi pelanggan adalah deteksi status izin usaha dari pelanggan. Jangan sampai PBF mengirimkan barang ke apotek/klinik yang sudah habis masa izinnya. Dengan Digikes Supplier, Anda bisa menyimpan data perizinan pelanggan di sistem dari nomor izin SIA, SIPA, NPWP, masa berlaku izin, dan dokumen lainnya. Dengan begitu PBF bisa punya sistem alert untuk mencegah penjualan ke pelanggan yang izinnya bermasalah atau masa berlaku izinnya sudah habis.
Faktur dan Surat Jalan Otomatis
Berdasarkan standar CDOB, pengiriman barang dari PBF selain dilengkapi dengan faktur juga perlu surat jalan. Dengan Digikes Supplier, faktur penjualan dan surat jalan sudah dibuatkan otomatis. Dokumen ini bisa dicetak dengan mudah dan kemudahan ketelusuran riwayat. Anda juga bisa mengatur konfigurasi faktur penjualan dengan mudah baik dari format cetak faktur dengan continous form dan pengaturan jumlah maksimal item per halaman faktur.
(Baca juga : Panduan Lengkap CDOB 2025 dalam Distribusi Farmasi PBF di Indonesia)
Manajemen Stok dan Gudang yang Akurat (Real Time)
Pengelolaan stok adalah tantangan kritikal bagi setiap PBF, dimana selisih stok sekecil apapun akan berdampak pada kerugian finansial dan gangguan rantai pasok. Tanpa sistem yang handal, pemantauan ribuan SKU (stock keeping unit) akan berujung pada kesalahan data, data tidak singkron, dan kebocoran stok.
Digikes Supplier menjawab tantangan ini dengan fitur manejemen stok secara real time. Setiap transaksi baik barang masuk, retur, dan pengirimann secara otomatis akan memperbarui data & laporan stok. Ini memungkinkan owner/manajemen bisa memantau level persediaan secara akurat tanpa harus menunggu rekapitulasi, yang bisa dipantau dari komputer maupun HP. Selain itu, fitur stock opname juga membantu tim gudang dalam melakukan rekonsiliasi data lebih cepat dan minim kesalahan tanpa harus tutup layanan PBF. Sudah dilengkapi juga fitur scan barcode sehingga input transaksi dan stock opname lebih mudah minim kesalahan. Dengan visibilitas stok yang akurat dan dilengkapi Analisis Stok, Anda dapat mengetahui kondisi stok lebih mudah serta menghindari risiko penumpukkan barang (overstock) dan kekurangan stok (stock out) yang dapat menghambat pelayanan kepada mitra apotek dan klinik.
(Baca juga : Panduan Lengkap Stock Opname : Cara Efektif Kelola Stok)
Manajemen dan Laporan Keuangan Lengkap
Keuangan adalah inti dari semua bisnis, termasuk di distributor atau PBF. Anda harus mempunya laporan keuangan yang lengkap dan akurat untuk dapat menilai kondisi keuangan dan menyusun strategi yang menguntungkan.
Laporan Keuangan dan Akuntansi Lengkap
Dengan adanya laporan keuangan PBF yang standar dan akurat, pebisnis bisa mengetahui kondisi keuangan, mengevaluasi keberjalanan apotek, sekaligus menyusun strategi untuk pertumbuhan bisnis kedepannya. Digikes Supplier sudah dilengkapi laporan keuangan yang lengkap, seperti laporan laba rugi, neraca keuangan, dan arus kas (cash flow). Selain itu, juga dilengkapi fitur akuntansi lengkap seperti buku besar, aktiva tetap dan pencatatan akuntansi lainnya.
(Baca juga : Laporan Keuangan Bisnis : Jenis, Manfaat, dan Cara Membuatnya)
Dashboard Keuangan
Lebih dari menyajikan laporan keuangan dan akuntansi lengkap, Digikes Supplier juga dilengkapi Dashboard untuk memudahkan Anda sebagai owner/manajemen melihat data keuangan. Dashboard keuangan menampilkan berbagai rasio keuangan, ringkasan keuangan seperti biaya operasional, utang, piutang dalam periode waktu tertentu.
Laporan Utang Piutang dan Plafon Piutang Pelanggan
Stabilitas arus kas penting bagi keberlangsungan bisnis PBF. Tantangan besar seringkali muncul dari pengelolaan piutang yang tidak terorganisir. Mulai dari proses penagihan piutang kepada pelanggan yang terlewat hingga sulit memantau batas kredit (credit limit) pelanggan secara manual. Dengan Digikes Supplier, PBF bisa monitor utang piutang secara mudah. Anda juga bisa menetapkan batas plafor kredit untuk pelanggan sehingga meminimalkan risiko keuangan yang tidak sehat. Dengan begitu, Anda tidak hanya mempercepat siklus konversi kas, tetapi juga membangun hubungan bisnis yang profesional dengan mitra pelanggan.
Keamanan Data dan Atur Hak Akses
Dalam bisnis, data adalah aset yang perlu diamankan. Risiko dari pencatatan manual dan pengelolaan dengan software offline adalah data rentan hilang. Jika dokumen hilang atau komputer rusak maka data Anda akan hilang, dan ini akan sangat merepotkan.
Perlindungan Keamanan Data Perusahaan
Digikes Supplier dilengkapi sistem keamanan teknologi dan kebijakan privasi data. Diantaranya sertifikasi SSL, enkripsi password (password disimpan dengan di-enkripsi unik sehingga tidak dapat di-dekripsi oleh hacker), DDOS protection (Denial of Service), pembatasan hak akses, dan pengamanan shift dengan kode PIN.
Atur Hak Akses Karyawan dan Log Aktivitas
Software PBF ini dilengkapi kendali akses bertingkat (role based acccess control) melalui fitur manajemen hak akses karyawan. Fitur ini memungkinkan owner untuk menetapkan hak akses spesifik bagi setiap karyawan sesuai dengan tanggung jawabnya. Misalnya staf gudang hanya bisa akses data dan fitur terkait stok, tim finance bisa lihat laporan keuangan, akses laporan piutang, dan lain-lain.
Selain itu, dengan adanya sistem log aktivitas yang transparan, setiap aktivitas akun atau perubahan data bisa dilacak (audit trail). Langkah preventif ini tidak hanya memberi perlindungan data dan kebocoran kepada bisnis PBF tetapi juga menciptakan lingkungan kerja yang transparan dan profesional.
Dilengkapi Kecerdasan Buatan AI Tools
AI (artificial intelligence) atau kecerdasan buatan semakin berkembang dan sudah banyak diadopsi di berbagai sektor, termasuk di dunia farmasi.
Pesanan Penjualan AI dan Faktur AI
Fitur ini bertujuan untuk memudahkan input pesanan penjualan dan faktur dengan mudah dan minim kesalahan. Cukup upload foto surat pesanan dari apotek atau faktur pembelian, data akan terinput ke sistem. Hemat waktu hingga 70% daripada input ketik-ketik form.
Tanya AI dan Insight AI
Software Digikes Supplier dilengkapi dengan Fitur Tanya AI berbentuk chatbot yang memungkinkan pengguna bisa bertanya apa saja seputar cara penggunaan dan data analisis di apotek. Dengan AI assistant semua data yang Anda perlukan dapat diakses dalam hitungan detik. Tidak perlu data dan catatan sana-sini. Ambil keputusan jadi lebih cepat dan akurat. Selain itu dengan Insight AI, Anda bisa mendapatkan insight berupa ringkasan dan analisis data dari setiap tabel dan laporan. Ini akan membantu Anda melihat data secara kesuluruhan, menemukan anomali, dan menemukan rekomendasi strategis.
Antarmuka yang Intuitif dan Dukungan Support
Salah satu hambatan dalam menerapkan digitalisasi di PBF adalah resistensi staf pengguna karena rumitnya penggunaan software.
Desain Aplikasi yang User Friendly
Software yang canggih pun akan kurang memberikan benefit jika sulit dioperasikan di lapangan. Oleh karena itu, Digikes Supplier hadir dengan antarmuka (user interface) yang intuitif dan mudah digunakan oleh semua kalangan. Sehingga pengguna akan lebih mudah dalam menggunakannya dan tidak membutuhkan pelatihan dalam waktu lama.
Layanan Support
Selain kemudahan penggunaan, software PBF ini juga dilengkapi layanan support atau dukungan teknis selama penggunaan. Free layanan training online dan konsultasi support jika ada kendala atau pertanyaan terkait penggunaan aplikasi. Tim kami siap mendampingi Anda, memastikan setiap fitur bisa digunakan secara optimal untuk mendukung pertumbuhan bisnis PBF Anda. Termasuk dalam migrasi data jika sebelumnya sudah pakai sistem atau sudah punya data berbentuk excel.
Kesimpulan
Memilih aplikasi software manajemen PBF adalah keputusan strategis yang akan menentukan efisiensi dan kepatuhan bisnis di masa depan. Dari kepatuhan mutlak terhadap regulasi & standar CDOB, akurasi stok dan keuangan secara real-time, hingga kemudahan penggunaan dan keamanan data, Digikes Supplier menawarkan solusi end-to-end yang dirancang khusus untuk menjawab tantangan spesifik bisnis supplier atau distributor farmasi.
Dengan mengintegrasikan seluruh proses operasional ke dalam satu platform yang aman dan mudah digunakan, PBF Anda tidak hanya akan lebih kompetitif di pasar, tetapi juga memiliki fondasi yang kuat untuk melakukan skalabilitas bisnis secara berkelanjutan. Di era di mana akurasi data adalah kunci, Digikes Supplier adalah investasi cerdas untuk memastikan operasional PBF Anda tetap relevan, patuh, dan menguntungkan. Coba gratis atau konsultasi lebih lanjut disini!
