Dalam menjalankan operasional apotek, setidaknya dibutuhkan tenaga Apoteker, Tenaga Teknis Kefarmasian, dan karyawan lainnya sesuai kebutuhan apotek. Mengatur jadwal kerja menjadi penting untuk menjaga kelancaran operasional apotek. Dimulai dari jadwal kerja yang efektif, kegiatan operasional di apotek (mulai dari manajemen, pelayanan kefarmasian, dan target bisnis) bisa berjalan dengan baik.
Daftar Isi
Pentingnya Mengatur Jadwal Kerja Karyawan
Berikut beberapa alasan pentingnya pebisnis apotek mengatur jadwal kerja karyawannya :
- Untuk menjamin kelancaran operasional apotek. Apotek harus selalu siap sedia melayani ketika ada pelanggan/pasien datang, dengan begitu pelayanan akan optimal dan tidak ada drama penolakan pelanggan
- Selain dalam hal melayani pelanggan, penjadwalan membuat kegiatan seperti manajemen persediaan berjalan dengan baik
- Untuk memastikan kepatuhan hukum dan etika. Terutama Apoteker diwajibkan hadir sesuai dengan peraturan (ada jam praktik Apoteker). Ini juga untuk menjamin jam kerja yang sesuai peraturan/kesepakatan dan hak cuti karyawan
- Distribusi beban kerja secara adil sehingga memberi kesempatan rotasi shift yang adil bagi semua karyawan dan meningkatkan kepuasan & loyalitas karyawan
- Meningkatkan produktivitas dan kualitas pelayanan apotek. Jadwal kerja yang efektif membuat karyawan tidak kelelahan dan puas. Dengan begitu karyawan bisa menjalankan tugasnya secara maksimal sehingga produktivitas dan kualitas pelayanan apotek meningkat
- Meningkatkan elaborasi tim karyawan di apotek
(Baca juga : Manfaat KPI untuk Pertumbuhan Bisnis Apotek)
Cara Mengatur Jadwal Kerja Karyawan yang Efektif
Setelah mengetahui alasan pentingnya mengatur jadwal kerja, berikut langkah praktis yang bisa diterapkan untuk mengatur jadwal kerja yang efektif di apotek.
Pahami Kebutuhan Operasional Apotek
Pebisnis apotek perlu memahami kebutuhan operasional apotek seperti kegiatan harian yang harus dilakukan, jam operasional, dan peak hari-jam sibuk apotek.
- Catat kegiatan harian yang perlu dilakukan di apotek, mulai dari kebersihan, aktivitas manajemen dan pelayanan. Kegiatan rutin yang dilakukan harian seperti membuat rencana pembelian, penerimaan barang, input faktur, penyimpanan, membuat laporan, aktivitas pelayanan ke pasien seperti pemberian informasi obat, konseling, dan lain-lain.
- Tetapkan jam operasional apotek, apakah apotek buka 24 jam (3 shift) atau 2 shift, misalnya buka jam 06.00 – 21.00
- Ketahui jam dan hari sibuk apotek (puncak kunjungan), dimana di jam-hari tersebut pelanggan lebih ramai daripada biasanya. Ini penting untuk mengatur alokasi pembagian karyawan di jadwal kerja
Pahami Peran dan Tanggung Jawab Karyawan
Ketahui jumlah karyawan beserta peran dan tanggung jawabnya beserta ketersediaannya. Dimulai dari jumlah masing-masing peran seperti ada berapa Apoteker, Tenaga Teknis Kefarmasian, Kasir, Admin, dan lain-lain. Menurut peraturan, jumlah Apoteker jika apotek berjalan 2 shift minimal 1, sedangkan jika apotek berjalan 3 shift minimal 2 Apoteker. Pastikan Apoteker dan TTK memiliki surat izin praktik yang aktif. Pahami juga ketersediaannya, apakah bisa bekerja termasuk di hari libur dan weekend. Rotasi dan cuti juga perlu diperhitungkan, seperti libur mingguan, cuti tahunan, dan libur nasional.
Pembagian orang di jadwal kerja harus sesuai dengan peran dan tanggung jawabnya di apotek agar operasional apotek berjalan dengan baik.
(Baca juga : Struktur Organisasi Apotek dan Pembagian Peran Karyawan)
Buat Jadwal Shift
Jika apotek buka 24 jam, maka bisa dibagi menjadi 3 shift (misalnya : 07.00 – 15.00 ; 15.00 – 23.00 ; dan 23.00 – 07.00). Jika apotek buka 2 shift bisa dibagi misalnya menjadi 07.00 – 14.00 dan 14.00 – 22.00. Berikan waktu istirahat yang cukup, misalnya 1 jam untuk shift yang panjang. Lakukan rotasi shift agar adil.
Lakukan Evaluasi dan Penyesuaian
Terus lakukan evaluasi dan penyesuaian terhadap jadwal kerja yang sudah berjalan. Kumpulkan feedback karyawan sebagai bahan evaluasi. Lihat data penjualan dan jumlah kunjungan untuk menyesuaikan kebutuhan.
Manfaatkan Software Apotek Digital
Anda bisa memanfaatkan software apotek yang juga mendukung manajemen karyawan dan manajemen jadwal. Ini akan sangat mempermudah Anda. Dengan software Anda tidak perlu sengaja datang ke apotek hanya untuk cek kehadiran karyawan. Cukup cek via aplikasi Apotek Digital, Anda bisa mengatur jadwal dan mengetahui semua data terkait kehadiran karyawan.
Dengan fitur ini, Anda bisa :
- Mengetahui jam masuk, jam keluar, kehadiran dan keterlambatan karyawan
- Mengatur konfigurasi dan hak akses terkait presensi
- Mengatur jadwal kerja di apotek
- Mengatur shift
- Melihat riwayat dan laporan presensi
- Menerapkan presensi masuk dan presensi keluar untuk karyawan
Yuk cobain gratis sekarang, software terbaik dengan fitur terlengkap. Tidak hanya handal dalam manajemen persediaan dan keuangan, Anda juga bisa lebih handal mengatur karyawan termasuk jadwal kerja. Coba gratis disini!
