Evaluasi Mutu Pengelolaan Sediaan Farmasi di Apotek

Kualitas didefinisikan sebagai kemampuan suatu produk atau jasa untuk memenuhi kebutuhan pelanggan (Heizer dan Render, 2009). Dalam aspek manajerial atau pengelolaan, apotek yang bermutu/berkualitas dapat diartikan apotek yang mampu menyediakan sediaan farmasi, alat kesehatan, bahan medis habis pakai beserta informasi yang dibutuhkan kepada pelanggan. Kualitas tidak bisa muncul begitu saja, namun harus dibangun dan senantiasa dievaluasi agar selalu meningkat. Apotek perlu melakukan evaluasi mutu/kualitas untuk menilai kualitas apotek saat ini serta melakukan perbaikan dan peningkatan kualitas apotek.

Sesuai dengan Permenkes Nomor 73 Tahun 2016, standar pelayanan kefarmasian meliputi dua aspek, yaitu :

• Pengelolaan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai. Yang meliputi kegiatan perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pemusnahan, pengendalian, pencatatan dan pelaporan
• Pelayanan farmasi klinik. Yang meliputi kegiatan pengkajian resep, dispensing, pelayanan informasi obat (PIO), Konseling, Pelayanan kefarmasian di rumah, pemantauan terapi obat (PTO), dan monitoring efek samping obat (MESO)

Metode evaluasi mutu di apotek

Untuk menjamin mutu pelayanan kefarmasian, maka perlu dilakukan evaluasi mutu pelayanan kefarmasian di apotek. Evaluasi dapat dilakukan dengan berbagai metode seperti :

1. Audit, yaitu merupakan penilaian kinerja yang dibandingkan dengan standar yang ada. Contoh : audit stok sediaan farmasi
2. Review, yaitu kajian terhadap pelayanan kegiatan tanpa dibandingkan dengan suatu standar. Contoh : review kejadian medication error di apotek
3. Observasi, yaitu kegiatan pengamatan terhadap suatu objek berdasarkan monitoring. Contoh : observasi pelaksanaan SOP (standard operating procedure) di apotek
4. Survei, yaitu kegiatan pengumpulan data dengan atau tanpa alat bantu kuisioner. Contoh : survei kepuasan pelanggan terhadap pelayanan informasi obat di apotek

Evaluasi mutu aspek pengelolaan (manajerial) di apotek

Indikator evaluasi mutu untuk kegiatan pengelolaan (manajerial) meliputi kesesuaian proses terhadap standar, efektifitas dan efisiensi. Evaluasi yang perlu dilakukan di apotek antara lain,

Audit standar prosedur operasional

SPO (standar prosedur operasional) atau SOP (standart operating procedure) adalah aturan standar bagaimana cara melakukan sesuatu agar mutu tetap terjaga. Idealnya, di apotek akan mempunyai SOP untuk setiap tahap pengelolaan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai dimulai dari tahap perencanaan hingga pelaporan. SOP penting di apotek untuk mengatur dan memberi arahan bagaimana karyawan harus melakukan kegiatan pengelolaan. SOP setidaknya memuat tujuan, ruang lingkup, dan proses.

Audit standar prosedur operasioal dilakukan dengan menilai tindakan yang dilakukan sesuai dengan standa prosedur yang ditetapkan atau tidak. Untuk mempermudah, dapat dilakukan dengan Lembar Penilaian sebagai berikut,

Pemilik apotek atau apoteker dapat melihat dan menilai apakah kegiatan sudah dilakukan sesuai prosedur berdasarkan lembar penilaian tersebut. Prosedur yang tidak dilakukan dapat diidentifikasi dan dapat dievaluasi atau diambil tindakan bagaimana langkah perbaikannya. Hasil audit dikatakan baik jika semua prosedur SOP yang telah ditetapkan 100% dilakukan oleh karyawan.

Selain pembuatan dan penerapan SOP, penting untuk apotek mengatur hak akses karyawan. Dengan begitu, setiap karyawan akan memiliki akun serta peran dan aksesnya masing-masing. Dengan Software Apotek Digital, pengaturan hak akses karyawan bisa dilakukan secara custom dan detail sesuai dengan kewenangan di apotek. Hak akses ini berupa hak akses data dan hak akses halaman, sehingga ini bisa memperkuat kepatuhan karyawan terhadap SOP di apotek.

Audit kesesuaian stok

Audit kesesuaian stok disebut juga stok opname. Stok opname adalah rangkaian kegiatan perhitungan jumlah stok produk secara fisik dan menyesuaikan dengan data stok di catatan. Kegiatannya mencakup perhitungan stok fisik yang ada, pemeriksaan produk secara langsung, penataan, dan penyesuaian dengan catatan. Singkatnya, stok opname yang efektif adalah kegiatan mencocokkan data stok yang tercatat dengan stok fisik yang ada secara efektif dan mudah.

Stok yang tercatat adalah standar yang digunakan sebagai pembanding. Hasil audit dikatakan baik jika jumlah stok produk fisik sama dengan jumlah stok yang tercatat. Anda juga dapat menggunakan pengelompokkan untuk menyatakan hasil audit, seperti baik jika 100% sesuai, cukup jika 90-99% sesuai, dan kurang jika kesesuaian di bawah 90%.

Stok opname menjadi lebih mudah dengan Software Apotek Digital. Stok opname dapat dilakukan secara real time, langsung dari aplikasi, dan tanpa harus tutup apotek. Sehingga apotek tidak perlu menghabiskan banyak waktu dan resources untuk melakukan stok opname, serta tetap bisa melayani pelanggan apotek.

Audit keuangan

Audit keuangan dapat dilakukan pada dua hal, yaitu :

• kesesuaian fisik uang dengan catatan atau tidak ada kebocoran kas/keuangan.
• ketercapaian kinerja keuangan terhadap indikator keuangan yang telah ditetapkan sebelumnya.

Ketercapaian kinerja keuangan dinilai dari laporan keuangan apotek yang harus rutin dibuat. Beberapa laporan keuangan yang penting di apotek diantaranya laporan laba rugi, neraca keuangan, dan laporan arus kas/cashflow. Anda dapat menggunakan lembar audit berikut untuk mempermudah proses audit keuangan. Indikator dapat ditambahkan sesuai kebutuhan di apotek.

Pembuatan laporan keuangan menjadi lebih mudah, akurat dan otomatis dengan Software Apotek Digital. Laporan keuangan seperti laporan laba rugi, neraca keuangan, dan buku kas akan dibuatkan otomatis berdasarkan semua transaksi di apotek.

Review stok slow moving – fast moving

Pebisnis apotek atau apoteker dapat melakukan klasifikasi produk slow moving dan fast moving berdasarkan data penjualan dalam periode. Hasil review dapat menjadi dasar dalam mengambil keputusan dalam pengadaan, seperti menentukan stok minimal, kapan harus mengadakan produk, dll.

Akan lebih baik lagi, jika apotek dapat mengklasifikasikan status stok setiap produk di apotek. Seperti produk apa yang overstock (stok melebihi kebutuhan), understock (stok tidak mencukupi kebutuhan), stock on hand (stok mencukupi/sesuai), dead stock (menumpuk, tidak laku), dan potential loss. Sehingga pengadaan di apotek akan menjadi lebih efektif. Pemantauan dan penilaian status stok menjadi lebih mudah dan efektif dengan fitur Analisis Pembelian di Software Apotek Digital. Analisis pembelian juga dilengkapi dengan rekomendasi pengadaaan, sehingga perencanaan pengadaan di apotek menjadi lebih efektif karena berdasarkan performa apotek.

Review harga obat

Review harga obat menjadi penting dilakukan terlebih jika pelanggan sensitif terhadap harga. Review harga obat dilakukan untuk menilai apakah harga obat yang dijual di apotek sesuai, terlalu mahal atau terlalu murah. Selain itu, juga untuk menilai apakah harga obat yang ditetapkan melebihi nilai HET (harga eceran tertinggi) yang ditetapkan atau tidak. Serta untuk menilai dan menyesuaikan bila ada perubahan harga modal atau harga beli dari PBF/distributor, sehingga markup produk tetap terjaga.

Software Apotek Digital juga dilengkapi dengan fitur Analisis Harga untuk menjaga markup produk apotek, serta memberikan rekomendasi terkait adanya perubahan harga. Fitur ini dapat membantu dalam menyesuaikan harga produk di apotek sehingga tetap bisa bersaing dan menguntungkan bagi apotek.

Daftar Pustaka :

Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 73 Tahun 2016 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek

Satibi et al, 2018, Manajemen Apotek, Gadjah Mada University Press