Pengelolaan persediaan merupakan salah satu standar pelayanan kefarmasian di apotek. Penting bagi pebisnis apotek untuk mengelola persediaan di apotek dengan baik agar jumlahnya tepat dapat memenuhi permintaan pelanggan/pasien namun juga dapat meminimalkan biayanya. Persediaan yang dimaksud meliputi sediaan farmasi (obat, bahan obat, kosmetik), alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai.
Pengelolaan persediaan seringkali berhadapan dengan beberapa permasalahan dasar, diantaranya :
- Berapa banyak barang yang akan dipesan (volume decision)
- Kapan harus memesan, kapan waktu untuk memesan, dan pada level stok berapa barang harus dipesan (time decision)
- Bagaimana cara/prosedur untuk mengendalikan persediaan
Cara mengatasi permasalahan dasar dalam pengelolaan persediaan di apotek tentunya harus dilakukan sesuai dengan ketentuan peraturan perundangan yang berlaku. Menurut Permenkes Nomor 73 Tahun 2016, tahapannya terdiri dari perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pemusnahan, pengendalian, dan pencatatan & pelaporan.
Pengelolaan persediaan yang baik akan membuat apotek mampu memberikan pelayanan farmasi klinik. Apotek akan mampu memberikan pelayanan kesehatan dengan menyediakan obat yang aman, bermutu, dan berefikasi. Serta apotek akan terhindar dari kerugian karena stok kosong, stok berlebih, obat kadaluarsa, obat rusak, dll.
Lalu, bagaimana caranya agar apotek dapat mengatasi permasalahan dasar dalam pengelolaan persediaan? Sederhananya, pebisnis apotek harus mampu menjawab mengenai permasalahan dasar diatas, meliputi berapa yang harus dipesan, kapan harus memesan, dan bagaimana cara mengendalikan persediaan. Beberapa cara yang dapat dilakukan antara lain,
Lakukan defecta
Defecta adalah pencatatan produk atau obat yang harus dipesan untuk memenuhi kebutuhan ketersediaan obat di apotek. Defecta penting untuk menghindari kelupaan pemesanan pada obat atau produk yang stoknya menipis atau habis. Pada defecta harus dapat dilihat produk apa saja yang habis atau stoknya di bawah stok minimal serta informasi berapa stok minimal, stok total, jumlah yang sedang dipesan, maupun yang berada di keranjang pembelian.
Perencanaan pembelian berdasarkan analisis
Perencanaan pembelian sebaiknya didasarkan pada analisis agar sesuai dengan performa penjualan di apotek. Anda dapat menggunakan analisis pareto dan analisis terhadap status stok untuk merencanakan pembelian. Pada analisis Pareto, dapat diketahui frekuensi pemesanan dan ditentukan prioritas pemesanan berdasarkan nilai obat. Sedangkan analisis terhadap status stok, didasarkan pada status stok produk dibandingkan terhadap kebutuhan per bulannya, seperti understock, overstock, dead stock.
Kartu stok yang akurat
Kartu stok harus di-update secara berkala setiap ada keluar masuk stok agar catatan stok akurat. Fungsi utama kartu stok apotek adalah untuk pencatatan mutasi obat mulai dari penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak, dan kedaluwarsa.
Lakukan stok opname secara periodik
Stok opname perlu dilakukan untuk mengetahui jumlah persediaan produk yang dijual di apotek. Bertujuan untuk mengetahui kesesuaian antara stok yang tercatat dengan stok riil yang ada di apotek. Stok opname merupakan salah satu prosedur yang dilakukan untuk mengendalikan persediaan.
Gunakan software pengolah apotek seperti Apotek Digital
Software pengolah apotek seperti Apotek Digital dapat membantu Anda di semua aktivitas pengelolaan di apotek, termasuk mengatasi permasalahan dasar dalam pengelolaan persediaan. Diantaranya, dapat membantu kamu dalam melakukan defecta, kartu stok yang otomatis ter-update setiap ada transaksi sehingga kartu stok akurat, stok opname yang mudah dan real time tanpa harus tutup apotek, dan dilengkapi rekomendasi pembelian berdasarkan analisis pareto dan analisis terhadap status stok. Untuk mempelajari lebih lanjut, dapat kunjungi Software Apotek Terbaik di Era Digital.
