Pengendalian persediaan merupakan salah satu kegiatan standar dalam pengelolaan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai di apotek, sesuai dengan Permenkes Nomor 73 Tahun 2016. Ini dilakukan untuk mempertahankan jenis dan jumlah persediaan agar sesuai dengan kebutuhan pelayanan di apotek.
(Baca juga : Fungsi dan Tujuan Pengelolaan Persediaan di Apotek)
Tujuan
Tujuan utama apotek perlu mengendalikan stok adalah untuk memastikan stok/persediaan cukup. Pengendalian persediaan penting dilakukan di apotek karena beberapa alasan dan tujuan, yaitu :
- Untuk menhindari terjadinya kelebihan stok yang dapat meningkatkan biaya penyimpanan dan meningkatkan risiko stok menjadi tidak terjual dan kadaluarsa
- Untuk menghindari terjadinya kekurangan dan kekosongan stok yang dapat menyebabkan tertolaknya permintaan dari pasien/pelanggan
- Untuk menghindari terjadinya kerusakan, stok kadaluarsa, dan hilang yang tentu akan merugikan apotek secara finansial
- Menjamin jumlah dan jenis persediaan mencukupi untuk apotek tetap bisa melakukan pelayanan kefarmasian dengan baik
Pengendalian persediaan di apotek terdiri dari beberapa kegiatan berikut :
1. Pengendalian ketersediaan
Ketersediaan produk sesuai dengan kebutuhan apotek menjadi hal yang penting. Anda tidak mau bukan, ketika pelanggan datang ke apotek tapi produk tidak tersedia atau stoknya kosong? Kekosongan atau kekurangan sediaan farmasi di apotek dapat terjadi karena perencanaan yang tidak efektif (kurang tepat) dan perubahan kebijakan pemerintah, misalnya terjadi perubahan e-katalog (ini berpengaruh pada apotek/klinik yang melayani BPJS).
Maka dari itu, teknik yang dapat dilakukan apotek untuk mencegah kekosongan atau kekurangan sediaan farmasi diantaranya :
Membuat perencanaan pengadaan yang efektif
Penting bagi pebisnis apotek untuk dapat membuat perencanaan pembelian yang baik agar tepat produk dan tepat jumlah dapat memenuhi permintaan pelanggan/pasien. Perencanaan yang efektif harus menggunakan data dan analisis agar sesuai dengan performa dan kebutuhan apotek. Untuk apotek yang sudah berjalan setidaknya tiga bulan, Anda bisa memanfaatkan data penjualan untuk mengetahui produk apa dan berapa banyak harus diadakan. Berikut beberapa tips untuk membuat perencanaan pengadaan yang efektif :
- Cek defecta. Dengan melihat defecta, Anda bisa tahu produk/obat yang stoknya habis atau stoknya di bawah stok minimal, stok yang ada sekarang, dan berapa yang sedang dipesan. Sehingga Anda bisa tahu produk/obat apa yang harus dipesan untuk memenuhi kebutuhan ketersediaan obat di apotek
- Melakukan analisis pareto. Anda bisa melihat klasifikasi produk apakah termasuk kelompok A, B atau C berdasarkan kontribusi kumulatif dari penjualan dan keuntungan produk, sehingga kamu dapat menentukan prioritas pembelian
- Melakukan analisis pembelian/status stok produk. Anda bisa melihat kebutuhan produk per bulannya, stok terkini, dan status stoknya. Apakah termasuk understock, overstock, dead stock, stock on hand, atau potential loss dibandingkan terhadap kebutuhannya per bulan
- Mengecek laporan penjualan yang tertolak. Setiap produk yang tertolak karena stok kosong atau produk belum tersedia di apotek perlu dicatat. Data ini bisa dijadikan bahan pertimbangan untuk pengadaan selanjutnya agar apotek tidak terus-terusan menolak pelanggan
(Baca juga : Metode Perencanaan Produk yang Efektif Berdasarkan Data dan Analisis)
Melakukan stok opname secara berkala
Stok opname adalah rangkaian kegiatan perhitungan jumlah stok produk secara fisik dan menyesuaikan dengan data stok di catatan (kartu stok). Kegiatannya mencakup perhitungan stok fisik yang ada, pemeriksaan produk secara langsung, penataan, dan penyesuaian dengan catatan. Bertujuan untuk mengetahui kesesuaian antara stok yang tercatat dengan stok riil yang ada di apotek. Selain itu, juga bertujuan untuk memeriksa kas, aktiva, hutang dan piutang bisnis apotek Anda.
(Baca juga : Cara Melakukan Stok Opname yang Efektif di Apotek)
Tidak membiarkan pelanggan pulang dengan tangan kosong
Jika produk yang dicari pasien/pelanggan tidak tersedia, apotek masih bisa untuk menawarkan beberapa opsi pengganti. Misalnya mengganti obat bermerk dagang dengan obat generik yang sama komponen zat aktifnya atau merk dagang lain atas persetujuan dokter dan/atau pasien (sesuai dengan Permenkes Nomor 9 Tahun 2017). Anda bisa melakukan beberapa teknik seperti melakukan upselling, downselling, crossselling, dan substitusi untuk menawarkan opsi terbaik bagi pelanggan. Dengan begitu, apotek tidak akan menolak pelanggan.
(Baca juga : Jangan Sampai Apotek Anda Menolak Pelanggan!)
2. Pengendalaian penggunaan
Pengendalian penggunaan dilakukan untuk mengetahui jumlah penerimaan dan pemakaian sediaan farmasi sehingga dapat memastikan jumlah kebutuhan dalam satu periode. Kegiatan ini mencakup :
- Memperkirakan/menghitung pemakaian rata-rata periode tertentu. Ini disebut stok kerja
- Menentukan stok optimum, stok pengaman, dan waktu tunggu (lead time)
- Stok optimum adalah stok yang perlu disediakan agar tidak mengalami kekurangan/kekosongan
- Stok pengaman (buffer stock) adalah jumlah stok yang disediakan untuk mencegah terjadinya sesuatu hal tidak terduga, misalnya keterlambatan pengiriman barang
- Waktu tunggu (lead time) adalah waktu yang diperlukan dari mulai pemesanan hingga produk diterima
- Melakukan pencatatan untuk memonitor keluar masuknya produk di apotek. Dalam hal ini catatan berupa kartu stok. Pencatatan kartu stok dapat dilakukan dalam bentuk digital atau manual. Yang perlu diperhatikan adalah kartu stok harus (jika manual) harus diletakkan berdekatan dengan sediaan farmasi yang bersangkutan dan pencatatan harus dilakukan setiap ada transaksi dan mutasi stok.
(Baca juga : Kartu Stok Obat, Apa Fungsinya dan Bagaimana Cara Membuatnya?)
3. Penanganan ketika terjadi kerusakan, recall, dan kadaluarsa
Penanganan ketika terjadi produk yang rusak, recall, dan kadaluarsa dilakukan sesuai dengan peraturan yang berlaku. Obat rusak dan kadaluarsa merupakan limbah bahan beracun dan berbahaya (B3) yang dapat menimbulkan masalah kesehatan serta pencemaran lingkungan. Sehingga perlu dimusnahkan karena rentan disalahgunakan dan dapat membahayakan pasien, pengguna atau lingkungan. Oleh karena itu, penting bagi apotek untuk bisa memantau produk yang mendekati kadaluarsa agar bisa melakukan retur ke PBF dan mencegah kerugian.
Pemusnahan dilakukan jika produk tidak memenuhi persyaratan mutu/rusak, telah kadaluarsa, dan dicabut izin edarnya. Untuk pemusnahan narkotika, psikotropika dan prekursor dilakukan oleh Apoteker dan disaksikan oleh Dinas Kesehatan Kab/Kota dan dibuatkan berita acara pemusnahannya sesuai dengan ketentuan peraturan.
Penarikan obat yang tidak memenuhi ketentuan/standar peraturan perundanganan dilakukan oleh pemilik izin edar berdasarkan perintah penarikan oleh BPOM (mandatory recall) atau berdasarkan inisiasi sukarela pemilik izin edar (voluntary recall) dengan tetap memberikan laporan kepada BPOM.
(Baca juga : Tips Mencegah Produk Kadaluarsa di Apotek)
Pengendalian persediaan menjadi mudah dengan Apotek Digital
Pengendalian persediaan menjadi penting karena sangat berpengaruh terhadap performa dan pelayanan apotek. Jika persediaan terkendali maka tidak ada lagi kejadian stok kosong yang akhirnya menolak pelanggan, stok mati (dead stock) karena tidak terjual, pengadaan nebak-nebak, maupun produk rusak dan kadalursa di apotek. Dengan Apotek Digital, mengendalikan stok menjadi sangat mudah dengan bantuan sistem berdasarkan data. Mulai dari kartu stok digital yang selalu ter-update setiap ada transaksi dan mutasi, stok opname tanpa tutup apotek, berbagai analisis untuk merencanakan pengadaan yang efektif, deteksi produk mendekati kadaluarsa, dan lain-lain. Yuk, rasakan kemudahan mengelola apotek dengan software apotek handal, Apotek Digital.
Referensi
Kementerian Kesehatan Republik Indonesia, 2019, Petunjuk Teknis Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek
Kementerian Kesehatan Republik Indonesia, 2021, Pedoman Pengelolaan Obat Rusak dan Kadaluwarsa di Fasilitas Pelayanan Kesehatan dan Rumah Tangga
