Sidak Dinkes dan BPOM di Apotek : Hal Utama yang Diperiksa dan Strateginya

Menerima kunjungan mendadak atau sidak (inspeksi mendadak) dari BPOM maupun Dinas Kesehatan (Dinkes) di apotek memang seringkali membuat deg-degan. Takut ada temuan, ketidaksesuaian, hingga teguran/sanksi yang berdampak pada operasional apotek. Namun, sidak (inspeksi mendadak) ini merupakan prosedur rutin yang tujuan utamanya adalah untuk menjaga keamanan masyarakat. Dalam ekosistem bisnis apotek, sidak dilakukan oleh dua instansi utama dengan fokus yang saling beririsan, yaitu dari BPOM (Badan Pengawas Obat dan Makanan) dan Dinas Kesehatan. Artikel ini akan membahas tentang sidak (inspeksi mendadak) yang dilakukan BPOM dan Dinkes ke apotek, apa tujuannya, dan bagaimana strategi apotek dalam menyiapkan dan menghadapinya agar lancar dan aman.

(Baca juga : Peraturan Hukum yang Harus Diketahui di Bisnis Apotek)

Apa Itu Sidak di Apotek?

Sidak atau Inspeksi Mendadak di apotek adalah kunjungan resmi yang dilakukan oleh petugas berwenang (dalam hal ini BPOM dan Dinkes) tanpa pemberitahuan sebelumnya untuk memeriksa kesesuaian praktik apotek di lapangan dengan regulasi yang berlaku. Di bisnis apotek, setidaknya sidak dilakukan oleh dua instansi yaitu BPOM dan Dinas Kesehatan.

Sidak Dinkes di Apotek

Dinkes (Dinas Kesehatan) berperan sebagai pengawas pelayanan dan perizinan fasilitas kesehatan di tingkat daerah. Mereka memastikan apotek berjalan atau berpraktik sesuai dengan peraturan dan standar pelayanan kefarmasian yang berlaku di apotek.

Fokus pemeriksaan dari Sidak Dinkes di apotek adalah mengenai administratif dan aspek operasional apotek sebagai fasilitas pelayanan kesehatan. Yang diperiksa antara lain mengenai kehadiran apoteker, kelengkapan izin/legalitas (SIA & SIPA), bagaimana sarana prasarana & peralatan di apotek (termasuk sanitasi dan tata ruang), bagaimana peran profesi apoteker, dan standar pelayanan ke pasien.

Sidak BPOM di Apotek

BPOM (Badan Pengawas Obat dan Makanan) berperan dalam pengawasan komoditas, dalam hal ini sediaan farmasi, alat kesehatan dan produk kesehatan yang diperjualbelikan di apotek. Mereka perlu memastikan bahwa produk yang sampai ke tangan pasien/pelanggan adalah produk yang aman, bermutu, dan berkhasiat.

Fokus pemeriksaan dari Sidak BPOM di apotek adalah mengenai keabsahanproduk obat (bukan obat palsu), rantai distribusi (apakah pembelian ke PBF resmi), dan bagaimana penyimpanan obat di apotek, termasuk juga penanganan obat yang rentan disalahgunakan (seperti narkotika, psikotropika, dan OOT), dan penanganan obat rusak & kadaluarsa di apotek.

(Baca juga : Tips Mencegah Obat Kadaluarsa di Apotek)

Perbedaan Fokus Sidak Dinkes dan BPOM di Apotek

Meskipun sama-sama bertujuan untuk melindungi masyarakat, Sidak Dinkes dan Sidak BPOM di apotek memiliki fokus, wewenang, dan sudut pandang (point of view) yang berbeda saat mendatangi apotek.

Tujuan Sidak Dinkes dan BPOM di Apotek

Inspeksi mendadak (Sidak) Dinkes dan BPOM ke apotek bukan untuk ‘mencari kesalahan’ apotek. Melainkan untuk tujuan-tujuan strategis berikut :

• Memberikan perlindungan bagi masyarakat/pasien. Memastikan masyarakat tidak mengonsumsi obat yang palsu, rusak, dan substabdar. Juga memastikan sediaan farmasi yang diterima pasien dalam kondisi aman, bermutu, dan berkhasiat
• Mencegah penyalahgunaan obat. Untuk mengontrol peredaran obat-obat yang sering disalahgunakan, termasuk obat golongan narkotika, psikotropika, prekursor farmasi, dan obat-obat tertentu. Serta mengontrol penyalahgunaan obat keras (non OWA) yang diberikan tanpa resep dokter
• Menjaga standar profesi Apoteker. Untuk memastikan profesi Apoteker benar-benar menjalankan tanggung jawabnya. Apotek bukan sekedar tempat ‘jualan obat’, tetapi adalah sarana pelayanan kefarmasian
• Menegakkan regulasi. Untuk menertibkan administrasi dan keberjalanan apotek agar sesuai dengan regulasi dan peraturan yang berlaku
• Monitor efek samping dan recall obat. Jika terjadi recall atau instruksi untuk penarikan obat (karena alasan keamanan). Sidak bertujuan untuk memastikan semua stok yang berbahaya tersebut sudah benar-benar ditarik dari peredaran dan tidak lagi dijual. Ini terjadi contohnya pada kasus kontaminasi EG-DEG pada produk sirup pada tahun 2022 lalu
• Mekanisme Check and Balance bagi pebisnis apotek. Dengan adanya sidak, apotek bisa dijaga agar sesuai regulasi, ini juga menjadi ‘jaminan’ bahwa bisnis apotek berjalan secara benar sesuai dengan regulasi dan standar yang berlaku

(Baca juga : Panduan dan Pilar untuk Evaluasi Pertumbuhan Bisnis Apotek)

Hal Utama yang Diperiksa Saat Sidak Dinkes dan Sidak BPOM di Apotek

Saat petugas Dinkes atau BPOM datang ke apotek dan menunjukkan surat tugasnya, mereka biasanya langsung bergerak ke titik-titik krusial berikut. Jika diibaratkan ujian, inilah ‘materi utama’ yang biasanya keluar. Secara garis besar Dinkes memeriksa ‘rumahnya’ (sarana dan izin), sedangkan BPOM memeriksa ‘barangnya’ (obat dan distribusinya). Berikut poin utama yang diperiksa saat sidak, dikategorikan berdasarkan fokus masing-masing instansi.

Hal Utama Diperiksa Saat Sidak Dinkes

Fokus utama Dinas Kesehatan adalah kepatuhan administrasi dan operasional apotek terhadap peraturan dan standar pelayanan kefarmasian di apotek.

Legalitas dan Perizinan Apotek

Apakah perizinan apotek memenuhi legalitas, seperti masa berlaku SIA (Surat Izin Apotek) dan SIPA (Surat Izin Praktik Apoteker)

(Baca juga : Panduan Lengkap Alur Perizinan Apotek Terbaru Melalui OSS RBA)

Legalitas Personel

Pengecekkan keabsahan dan masa berlaku SIPA (Surat Izin Praktik Apoteker) dan SIPTTK (Surat Izin Praktik Tenaga Teknis Kefarmasian). Surat izin SIPA harus dipajang di apotek

Kehadiran Apoteker

Apakah Apoteker Penanggung Jawab apotek stand by di tempat? Jika tidak ada, apakah ada pendelegasian wewenang yang jelas ke Apoteker Pendamping atau tenaga Teknis Kefarmasian, dan jam berapa saja ada praktik apoteker

Sarana dan Fasilitas Apotek

Terkait ketersediaan dan fasilitas sarana prasaran di apotek, seperti apakah ada ruang tunggu, area penerimaan resep, penyerahan obat, konseling yang memadai. Apakah ruang dan fasilitas di apotek bersih dan sesuai dengan peraturan, termasuk suhu di ruang penyimpanan obat. Serta apakah papan nama apotek dan papan nama praktik apoteker yang dipajang sudah sesuai dengan aturan yang berlaku

(Baca juga : Ini Dia! Sarana dan Prasarana yang Harus Ada di Apotek)

Administrasi dan Dokumentasi Pelayanan

Pengecekkan pada administrasi dan dokumentasi pelayanan di apotek seperti kelengkapan pengarsipan resep, dokumentasi swamedikasi, dokumentasi PIO (pelayanan informasi obat), dan konseling apoteker, serta catatan pengobatan pasien

(Baca juga : Panduan Alur Pelayanan Resep di Apotek)

Suhu Ruangan

Apakah dilakukan pemantauan suhu dan kelembapan ruang penyimpanan obat secara rutin. Harus ada termometer atau termohigrometer dan kartu pemantauan suhu yang rutin diisi)

Hal Utama Diperiksa Saat Sidak BPOM

Fokus utama sidak atau pemeriksaan dari BPOM adalah mengenai komoditas atau obat, memastikan obat yang beredar asli, aman, bermutu, berkhasiat, dan tidak membahayakan masyarakat.

Legalitas Produk

Pengecekkan pada NIE (nomor izin edar) produk-produk di apotek. Juga dilakukan pemeriksaan terhadap adanya obat-obat ilegal, obat palsu, atau obat tanpa izin edar.

Kadaluarsa Produk

BPOM akan teliti dalam memeriksa waktu kadaluarsa (expired date) stok di apotek. Memastikan tidak ada produk kadaluarsa yang dijual dan dipajang di apotek.

Pengelolaan Obat Khusus (NPP dan OOT)

Pemeriksaan apakah ada lemari khusus penyimpanan obat khusus narkotika dan psikotropika yang sesuai dengan peraturan, seperti lemari terbuat dari bahan kuat, dengan double pintu & kunci ganda, dan menempel ke dinding/lantai. Termasuk pengecekkan keluar masuk stoknya, pengecekkan jumlah fisik obat harus sama dengan yang tercatat di Kartu Stok dan laporan SIPNAP. Untuk kesesuaian stok biasanya Petugas akan menanyai salah satu obat narkotika dan psikotropika, misal Codein. Petugas akan menanyakan kartu stoknya, menyocokkan/menghitung stok fisiknya dan menyocokkan dengan laporan SIPNAP. Untuk pengecekkan dokumentasi resep dicek kelengkapan resep narkotika & psikotropika, termasuk nama, alamat pasien dan tanda tangan dokter. Apakah obat keluar sesuai dengan resep.

(Baca juga : Panduan SIPNAP 2025: Cara Gunakan Sistem Perizinan Apotek Online dengan Mudah)

Rantai Distribusi

Pemeriksaan apakah apotek membeli obat dari jalur resmi seperti PBF berizin. Biasanya dilakukan pengecekkan faktur pembelian secara random, termasuk cek bagaimana dokumentasi faktur dan Surat Pesanan. Selain itu biasanya juga ada pemeriksaan untuk produk cold chain atau rantai dingin seperti suppositoria dan vaksin, apakah penyimpanannya sesuai di dalam kulkas 2-8°C dan ada catatan pemantauan suhunya.

(Baca juga : Rahasia PBF Disukai Apotek : 7 Kunci Pelayanan untuk Keuntungan Maksimal)

Penanganan Obat Rusak, Kadaluarsa, dan Recall

Pemeriksaan apakah ada area atau wadah khusus untuk menyimpan produk yang rusak, kadaluarsa, dan hasil recall agar tidak bercampur dengan stok lainnya di apotek. Obat tersebut harus dipisahkan di area khusus dan diberi label : ‘obat kadaluarsa atau rusak, tidak untuk dijual’.

Strategi Apotek Siap Menghadapi Sidak Dinkes dan BPOM

Apotek harus siap dalam menghadapi sidak (inspeksi mendadak) baik dari Dinas Kesehatan maupun BPOM. Bukan sebagai ancaman, tetapi anggap sebagai pemeriksaan dan check and balance agar apotek Anda beroperasi dengan aman sesuai dengan standar dan peraturan yang berlaku. Berikut beberapa strategi agar apotek Anda selalu siap dalam menghadapi Sidak Dinkes dan BPOM yang mendadak tanpa pemberitahuan.

Siapkan Dokumen Nyawa Apotek

Dokumen nyawa apotek disimpan dalam satu map khusus, diantaranya berisi SIA (surat izin apotek) yang masih berlaku, SIPA (surat izin praktik apoteker), SIPTTK (surat izin praktik TTK), dan daftar PBF langganan beserta kontaknya

Manajemen Personel dan Delegasi

Seringkali apotek bermasalah saat sidak karena ditemukan Apoteker tidak di tempat. Maka lakukan hal berikut :

• Pasang papan praktik apoteker dan terapkan absensi. Pastikan jadwal praktik sesuai dengan yang tertera di papan nama
• Sistem delegasi dan briefing kepada karyawan. Jika Apoteker Penanggung Jawab tidak sedang ditempat, pastikan ada surat delegasi dan karyawan bisa menjawab pertanyaan dasar, seperti dimana arsip faktur, cara menangani obat kadaluarsa, dan lain-lain

(Baca juga : Keterampilan Dasar yang Harus Dimiliki Karyawan Apotek)

Disiplin Pemantauan dan Checklist Rutin

Terapkan pemantauan harian secara rutin, seperti :

• Update/isi kartu stok setiap ada keluar masuk stok secara real time. Selisih 1 tablet pun di obat narkotika, psikotropika, prekursor, OOT akan menjadi temuan besar bagi BPOM
• Monitor suhu ruang dan kulkas secara rutin. Misal setiap pagi dan sore. Hindari manipulasi mencatat data secara borongan/sekaligus.

Penataan Area Karantina yang Tegas

Kesalahan umum yang sering ditemukan adalah ditemukannya obat rusak atau kadaluarsa di rak penyimpanan. Jangan sampai terjadi! Sediakan area/wadah/kotak khusus untuk menampung sementara obat rusak dan kadaluarsa, beri tanda yang jelas, seperti ‘OBAT RUSAK & KADALUARSA – TIDAK UNTUK DIJUAL’. Letakkan di area terpisah dari penyimpanan stok lainnya.

Inspeksi Mandiri

Agar lebih siap dalam menghadapi sidak Dinkes atau BPOM lakukan inspeksi mandiri. Apoteker Penanggung Jawab bisa bertindak sebagai auditor/pemeriksa dan karyawan lainnya sebagai auditee/yang diperiksa. Lakukan pemeriksaan atribut seperti SIA, SIPA, papan nama, dokumen/arsip seperti resep, surat pesanan, faktur pembelian, dan lain-lain. Lakukan juga uji petik atau stock opname rutin untuk memeriksa kesesuaian antara stok fisik dan kartu stok.

(Baca juga : Panduan Lengkap Stock Opname Apotek : Cara Efektif Kelola Stok)

Digitalisasi Apotek : Manfaatkan Software Apotek Digital

Software atau aplikasi Apotek Digital sangat mumpuni untuk membantu Anda siap dalam menghadapi Sidak Dinkes maupun BPOM. Digitalisasi akan banyak mempermudah Anda dalam mengelola apotek lebih rapi dan handal, diantaranya :

• Alert/notifikasi stok sebelum kadaluarsa. Terdapat notifikasi untuk stok yang mau kadaluarsa dari 1 tahun, 6 bulan, 3 bulan dan custom. Sehingga apotek bisa menyusun strategi untuk mencegahnya kadaluarsa diantaranya dengan push penjualan atau retur
• Kartu stok dan berbagai laporan otomatis. Kartu stok, laporan penjualan, laporan pembelian, dan laporan keuangan otomatis tercatat setiap ada transaksi secara real time
• Mempermudah Laporan SIPNAP. Anda dapat mengunduh data laporan dari Aplikasi Apotek Digital untuk kebutuhan laporan SIPNAP lebih mudah dan akurat
• Arsip atau pencatatan Surat Pesanan dan Faktur Pembelian secara digital. Ini akan mempermudah Anda dalam mencari dokumen dan ketelusuran
• Semua laporan bisa dilihat dan diunduh ke dalam excel atau PDF dengan mudah

Kesimpulan

Menghadapi sidak dari Dinkes atau BPOM di apotek bukanlah hal yang menakutkan jika manajemen apotek Anda tertata rapi dan transparan. Sidak di apotek bukan hanya bertujuan untuk menjamin keamanan masyarakat, juga sebagai mekanisme Check and Balance bagi pebisnis apotek. Salah satu kunci utama terletak pada kedisiplinan dokumentasi dan akurasi data, yang mana ini sulit dicapai jika apotek masih mengandalkan metode catat manual. Oleh karena itu sudah saatnya Anda beralih ke pengelolaan yang lebih modern dan profesional. Manfaatkan Software Apotek Digital untuk mengotomasi pemantauan stok secara real time, kelola peringatan kadaluarsa otomatis, hingga menyusun laporan otomatis hanya dalam beberapa klik. Dengan digitalisasi, Anda tidak hanya lebih siap dalam menghadapi Sidak Dinkes dan BPOM kapan saja, tetapi juga dapat meningkatkan efisiensi operasional dan kualitas pelayanan pasien secara optimal. Yuk coba gratis disini!