Kebocoran kasir saat penjualan merupakan bagian dari kebocoran keuangan di apotek. Yang dapat diartikan sebagai kerugian karena adanya selisih atau kehilangan uang saat transaksi penjualan di kasir. Kebocoran menimbulkan kerugian secara finansial kepada apotek. Tentu kebocoran ini harus segera diidentifikasi dan segera dicari solusinya agar apotek dapat menghentikan sumber kerugian tersebut. Anda sebagai pebisnis apotek tidak mau bukan jika kebocoran ini terus berlanjut hingga menimbulkan kerugian yang tidak sedikit bagi apotek?
Penyebab kebocoran kasir di apotek
Berikut beberapa contoh kasus yang menyebabkan kebocoran keuangan saat penjualan atau kasir di apotek,
Dicurangi oleh karyawan
Ada kasus dimana kerugian disebabkan oleh prilaku karyawan yang tidak baik. Karyawan tidak jujur seperti mengambil uang kasir, uang hasil penjualan produk masuk ke kantong karyawan, menaikkan harga jual lalu kenaikannya untuk keuntungan pribadi, bahkan karyawan menjual barang dari luar apotek. Jika apotek Anda tidak melakukan pencatatan, tentu kasus ini sulit untuk diketahui. Apalagi jika pebisnis apotek tidak stand by atau tidak mengawasi operasional apotek. Bayangkan jika di satu shift, Anda dicurangi karyawan Rp 30.000 saja, berapa kerugian Anda dalam satu hari, satu bulan, dan satu tahun. Tentu ini bukanlah nilai yang sedikit.
Transaksi tidak tercatat dengan baik
Setiap transaksi di apotek termasuk penjualan/kasir perlu dicatat dengan baik. Keuntungannya adalah apotek bisa memonitor pergerakan dan penjualan produk, sebagai bahan untuk membuat laporan penjualan dan laporan keuangan, dan sebagai bahan evaluasi mengenai performa penjualan produk di apotek. Jika transaksi tidak tercatat dengan baik, sulit untuk mendeteksi adanya berbagai kebocoran. Sehingga Anda mungkin tidak akan tahu hal apa saja yang bisa menyebabkan apotek merugi.
Berikut tips yang bisa Anda lakukan untuk menghindari kebocoran keuangan saat penjualan atau kasir di apotek,
Tips mencegah kebocoran kasir saat penjualan di apotek
Melakukan seleksi dalam merekrut karyawan
Apotek perlu melakukan seleksi dalam rekrutmen karyawan untuk memilih karyawan yang kompeten dan baik serta jujur. Diharapkan sejak awal, apotek sudah memilih karyawan yang berkepribadian baik untuk ditempatkan sesuai perannya.
Mengelola karyawan apotek
Selanjutnya, apotek perlu melakukan pengelolaan karyawan. Tujuannya adalah agar karyawan menjadi loyal dan bertanggung jawab dalam menjalankan tugasnya, sehingga memberi dampak baik bagi kelangsungan operasional di apotek. Anda juga perlu memberi pelatihan dan pengembangan diri yang sesuai untuk karyawan agar karyawan merasa ikut berkembang di apotek. Akan lebih baik lagi, jika Anda membatasi wewenang dan ruang lingkup kerja karyawan melalui SOP (standar operasional apotek) dan pengaturan hak akses karyawan. Dengan mengatur hak akses karyawan, maka hanya karyawan tertentu yang bisa mengubah harga jual misalnya, menambahkan produk, dll. Sehingga potensi kecurangan bisa diminimalisasi.
Menggunakan software apotek antibocor Apotek Digital
Pemanfaatkan software khusus apotek sudah seharusnya membuat pengelolaan apotek lebih mudah dan efisien, serta mampu mencegah kebocoran keuangan di apotek, termasuk ketika penjualan. Ada beberapa fitur di Apotek Digital yang dapat mencegah kebocoran saat penjualan, yaitu :
- Setiap karyawan memiliki akun login masing-masing. DIsertai pengaturan hak akses karyawan secara custom dan detail. Setiap karyawan bisa diatur hak akses halaman dan hak akses datanya sesuai dengan kebijakan di apotek. Dengan begitu, hanya orang tertentu yang bisa melakukan penjualan. Anda bisa membatasi peran kasir hanya bisa mengakses halaman dan data terkait penjualan. Dia tidak diperbolehkan mengubah harga jual, memberikan diskon, mengubah stok, dll. Sehingga karyawan akan fokus terhadap tugasnya.
- Pengaturan shift dengan keamanan berlapis. Setiap karyawan yang membuka shift baru atau gabung shift bisa diminta untuk login dan masuk shift dengan menggunakan kamera atau lokasi device. Hal ini bermaksud untuk memastikan karyawan masuk shift saat berada di apotek. Selain itu, terdapat kode PIN shift yang akan muncul ketika shift dibuka. Jadi hanya karyawan di shift tersebut yang bisa login dengan memasukkan kode PIN.
- Laporan shift yang memuat riwayat buka tutup shift, total transaksi di shift tersebut dan penyesuaian antara nilai transaksi yang tercatat di sistem dengan uang kas yang didapat di shift tersebut. Disini bisa diketahui jika ada selisih kas, sehingga bisa dengan cepat diselidiki penyebabnya.
Kebocoran kasir saat penjualan harus mampu diidentifikasi dan dicegah sejak dini oleh apotek. Agar apotek tidak merugi serta timbulnya rasa aman dan nyaman antara pebisnis apotek, apoteker, dan semua karyawan di apotek.
