Cara Membuat Surat Pesanan untuk Pengadaan di Apotek

Surat pesanan apotek adalah surat permintaan atau instrumen yang digunakan untuk memesan obat kepada pemasok/Pedagang Besar Farmasi. Surat Pesanan dibedakan menjadi beberapa jenis bergantung golongan obat yang dipesan, yaitu SP umum, khusus narkotika, khusus psikotropika, dan khusus prekursor farmasi. SP yang dibuat dari apotek kepada Pedagang Besar Farmasi dapat menggunakan sistem elektronik atau manual.

(Baca juga : Jenis Surat Pesanan di Apotek)

Jika SP Dibuat Manual

Jika SP dibuat secara manual, maka harus :

1. Asli, dibuat 2 rangkap. Satu rangkap diberikan kepada pemasok dan satu rangkap sebagai arsip apotek
2. Ditandatangani oleh Apoteker/TTK penanggung jawab. Dilengkapi dengan nama jelas, dan nomor SIPA/SIPTTK sesuai ketentuan perundang-undangan
3. Mencantumkan nama sarana apotek (disertai nomor izin), alamat lengkap, dan stampel sarana apotek
4. Mencantumkan nama fasilitas pemasok disertai alamat lengkap
5. Mencantumkan nama, bentuk dan kekuatan sediaan, jumlah (dalam bentuk angka dan huruf), dan isi kemasan dari barang yang dipesan
6. Diberikan nomor urut SP, nama kota, dan tanggal dengan penulisan yang jelas

(Baca juga : Hal yang Perlu Diperhatikan Saat Pengadaan Sediaan Farmasi di Apotek)

Jika SP Dibuat dengan Sistem Elektronik

SP dapat dilakukan menggunakan sistem elektronik, ketentuannya adalah sebagai berikut :

1. Sistem elektronik harus bisa menjamin otoritas penggunaan sistem oleh Apoteker/ TTK penanggung jawab
2. Mencantumkan nama sarana apotek (disertai nomor izin), alamat lengkap, dan stampel sarana apotek
3. Mencantumkan nama fasilitas pemasok disertai alamat lengkap
4. Mencantumkan nama, bentuk dan kekuatan sediaan, jumlah (dalam bentuk angka dan huruf), dan isi kemasan dari barang yang dipesan
5. Diberikan nomor urut surat pesanan, nama kota, dan tanggal dengan penulisan yang jelas
6. Sistem elektronik harus bisa menjamin ketertelusuran SP, sekurang-kurangnya dalam batas 5 tahun terakhir
7. SP elektronik harus dapat ditunjukkan dan dipertanggungjawabkan kebenarannya pada saat pemeriksaan, baik oleh pihak yang membuat dan menerima SP
8. Harus tersedia sistem backup data secara elektronik
9. SP elektronik harus memudahkan dalam evaluasi dan penarikan data pada saat dibutuhkan oleh pihak yang menerbitkan SP dan/atau yang menerima SP
10. Pesanan elektronik yang dikiriman ke pemasok, harus dipastikan diterima oleh pemasok

Pembuatan SP secara otomatis menggunakan software Apotek Digital

Penggunaan sistem atau software di apotek dapat memudahkan pengelolaan, baik pengelolaan persediaan, karyawan, manajemen keuangan, dan lain-lain. Salah satu software dengan fitur yang lengkap dan didesain khusus apotek adalah Apotek Digital. Salah satunya adalah fitur pembuatan surat pesanan secara otomatis. Apotek dapat membuat perencanaan pengadaan sesuai dengan data dan analisis agar sesuai dengan kebutuhan, membuat SP, memantau status pesanan pembelian, hingga input penerimaan pesanan dengan mudah.

(Baca juga : Metode Perencanaan Produk yang Efektif Berdasarkan Data dan Analisis)

Pembuatan SP secara otomatis dapat memudahkan Apoteker Penanggung Jawab. Pemesanan produk dapat dilakukan sesuai dengan kebutuhan, SP yang sesuai dengan jenis produk yang dipesan. Selanjutnya, Apoteker yang diberikan otoritas dapat menandatangani SP yang dicetak. Nomor SP yang urut dan tertelusur. SP yang dibuat dapat ditelusur dengan mudah, disertai dengan backup data secara elektronik.