Stok mati (deadstock) adalah salah satu masalah dalam pengelolaan persediaan di apotek. Didefinisikan sebagai stok mati jika stok produk tidak terjual atau tidak ada transaksi produk tersebut dalam waktu tiga bulan. Adanya deadstock (stok mati) perlu dicegah karena merugikan apotek. Stok yang seharusnya bisa terjual menghasilkan keuntungan malah menumpuk di lemari penyimpanan. Akan merugikan bukan?
(Baca juga : Penting Dilakukan! Teknik Pengendalian Persediaan di Apotek)
Apotek perlu mengetahui kondisi stok produknya. Jangan sampai menjadi stok mati karena akan meningkatkan biaya penyimpanan, meningkatkan risiko produk rusak dan kadaluarsa sebelum terjual yang tentunya akan merugikan apotek. Berikut beberapa tips yang bisa dilakukan untuk mencegah stok mati di apotek.
Ketahui Penyebab Stok Mati di Apotek
Sebelum melakukan pencegahan dan penanganan, Anda perlu mengetahui apa yang bisa menyebabkan stok mati di apotek. Diantara penyebab umumnya adalah sebagai berikut :
- Apotek melakukan pengadaan secara berlebihan dan tidak sesuai dengan kebutuhan. Sehingga apotek membeli produk yang stoknya sudah berlebih, tidak begitu laku terjual, dan menjadi menumpuk di lemari penyimpanan
- Pengelolaan stok yang buruk. Apotek tidak tahu bagaimana pergerakan stok, produk apa yang sering terjual (fast moving), dan produk apa yang lama terjual (slow moving). Stok yang lama terjual, jika tidak segera diperhatikan akan membuatnya menjadi stok mati
- Permintaan dari pelanggan yang rendah. Tren penjualan produk bisa saja berubah dikarenakan perubahan permintaan pasar dan ada produk baru dengan keunggulan tertentu
(Baca juga : Jangan Sampai Menumpuk Persediaan di Apotek, Begini Tipsnya)
Rutin Melakukan Pencatatan Transaksi
Pencatatan keluar-masuk stok adalah kunci. Setiap transaksi baik pembelian dan penjualan harus tercatat dengan rapi dan mudah ditelusuri. Jika tidak ada catatan yang akurat tentu akan sulit mengetahui keberadaan stok dan performa penjualannya. Catatan keluar masuk stok berupa Kartu Stok produk harus selalu terisi jika ada transaksi. Untuk mempermudah, Anda juga dapat memanfaatkan software atau teknologi digital yang bisa membantu dalam pencatatan dan pelaporan apotek.
(Baca juga : Kartu Stok Obat, Apa Fungsinya dan Bagaimana Membuatnya)
Lakukan Analisis Status Stok Secara Berkala
Lakukan analisis untuk mengatahui pergerakan stok (slow/fast moving) dan kondisi status stok untuk mengetahui kebutuhan stok dibandingkan stok terkini. Segera beri perhatian lebih kepada stok yang melebihi kebutuhan rata-rata (overstock) dan sudah lama tidak bergerak (misal lebih dari 1 bulan).
Ada beberapa istilah kondisi status stok yang perlu Anda ketahui, yaitu :
- Understock adalah kondisi stok terkini kurang atau tidak mencukupi kebutuhan rata-rata perbulan
- Overstock adalah kondisi stok terkini melebihi kebutuhan rata-rata perbulan
- Potential loss adalah stok kosong padahal ada kebutuhan, sehingga berisiko akan menolak pelanggan
- Stock on hand adalah stok mencukupi atau sama dengan kebutuhan
- Deadstock adalah stok produk tidak terjual dalam periode waktu tertentu, biasanya dalam 3 bulan tidak terjual
Lakukan Strategi Pembelian yang Tepat
Sebelum melakukan pembelian, apotek perlu membuat perencanaan pengadaan menggunakan data dan analisis agar sesuai dengan kebutuhan. Untuk apotek yang telah berjalan, Anda dapat memanfaatkan riwayat data penjualan. Disini Anda akan menentukan produk apa yang akan dibeli, berapa banyak, dan kapan waktu yang paling tepat untuk memesannya. Priorotaskan untuk membeli produk yang laris di apotek, termasuk pareto kelas A, atau produk yang sedang banyak dicari di apotek.
Apotek juga dapat memanfaatkan promo/penawaran dari supplier untuk produk-produk yang memang dibutuhkan. Jangan sampai termakan rayuan sales untuk membeli produk yang sebenarnya sudah banyak atau tidak dibutuhkan di apotek. Disinilah pentingnya apotek perlu mempunyai data dan analisis persediaan agar tidak membeli berdasarkan perkiraan. insting, atau rayuan belaka. Apotek juga dapat menggunakan sistem pre-order untuk obat tertentu seperti obat yang permintaan dari pelanggan yang tidak menentu atau obat dengan nilai harga yang relatif tinggi.
(Baca juga : Pengadaan Persediaan Agar Sesuai dengan Kebutuhan di Apotek)
Lakukan Strategi Penjualan yang Tepat
Setelah apotek memiliki stok yang sesuai, Anda juga perlu menerapkan strategi penjualan yang tepat agar tidak terjadi penumpukan stok. Menurut Dr. Indrawan Nugroho seorang konsultan inovasi dan bisnis, yang mempengaruhi tingkat penjualan adalah value (nilai yang bisa ditawarkan) dan komunikasi (bagaimana apotek mengkomunikasikan/mempromosikan apotek). Lakukan strategi untuk meningkatkan penjualan seperti :
- Terapkan pelayanan yang baik, bina hubungan yang baik dengan pelanggan
- Terapkan program promo di apotek, misal diskon produk, paket/bundle produk, dan gratis produk tertentu dengan minimal belanja. Anda dapat menggunakan program paket/bundle dengan membuat paket antara produk fast moving dan slow moving untuk meningkatkan penjualan produk yang lama terjual
- Manfaatkan sarana komunikasi dan promosi secara digital
(Baca juga : Rumus Memenangkan Persaingan Bisnis Apotek)
Deteksi dan Kelola Stok yang Mendekati Kadaluarsa
Stok mendekati kadaluarsa perlu dikelola dengan baik, termasuk bisa dideteksi lebih dini. Ini penting agar stok dapat terjual jauh dari tanggal kadaluarsanya sehingga tidak menumpuk dan menjadi stok mati. Apotek bisa menerapkan keluar masuk stok dengan sistem FEFO (first expired first out) untuk mencegah stok kadaluarsa.
(Baca juga : Tips Mencegah Obat Kadaluarsa di Apotek)
Gunakan Software Apotek Digital
Penggunaan software atau sistem yang handal seperti Apotek Digital dapat membantu pengelolaan persediaan lebih baik, termasuk dalam mencegah stok mati di apotek. Setiap transaksi keluar masuk stok tercatat di dalam sistem yang akan menjadi dasar dalam laporan dan analisis yang otomatis. Terdapat label status stok ‘deadstock’ untuk menandai stok produk yang sudah menjadi stok mati disertai label-label lainnya agar pengguna lebih mudah mengetahui kondisi stoknya. Dilengkapi fitur deteksi produk mendekati expired date, fitur analisis pembelian yang disertai saran pembelian agar pengadaan lebih efektif. Anda juga dapat mengatur berbagai program promo untuk meningkatkan penjualan di apotek. Gunakan sistem apotek sebagai investasi untuk membuat apotek Anda #godigital dan #naikkelas.
