Menjalankan bisnis apotek yang sehat tidak hanya soal meningkatkan penjualan, tetapi juga soal memahami data keuangan. Agar terus bertumbuh, owner harus mampu mengevaluasi dan mengelola data keuangan. Tidak perlu menjadi akuntan, setidaknya owner apotek harus paham beberapa prinsip perihal keuangan berikut. Tujuannya agar apotek sehat dan bisnis terus tumbuh.
(Baca juga : Panduan dan Pilar untuk Evaluasi Pertumbuhan Bisnis Apotek)
Daftar Isi
Perihal Keuangan yang Wajib Diketahui Owner Apotek
Untuk memahami data keuangan di apotek, Anda bisa menggunakan jasa akuntan atau mencoba memahami sendiri. Sebagai owner apotek, Anda tidak perlu menjadi akuntan, tetapi Anda wajib mengetahui perihal prinsip keuangan berikut untuk menilai, mengevaluasi, dan keberjalanan bisnis.
Pemisahan Keuangan
Lakukan pemisahan keuangan antara bisnis apotek dengan pribadi. Apotek wajib mempunyai rekening bank khusus untuk apotek. Hindari untuk mencampur uang pribadi dengan uang bisnis apotek. Ini penting untuk nantinya menjadi dasar dalam evaluasi arus keuangan apotek. Beberapa prinsip terkait pemisahan keuangan diantaranya :
- Tetapkan gaji tetap untuk owner (jika owner ikut dalam pekerjaan operasional)
- Jika owner tidak mengambil gaji, tetapkan komposisi bagi hasil (share profit) untuk owner
- Pisahkan inventaris pribadi dengan bisnis apotek
- Buat dan catat daftar aset apotek
- Pengambilan modal harus jelas dan tercatat, termasuk jika owner membayar dana atau menombok. Pembayaran ini dicatat sebagai setoran modal
Pencatatan dan Laporan Keuangan
Catat semua transaksi di apotek, termasuk pemasukan dan pengeluaran yang dianggap kecil. Owner apotek wajib punya dan memahami tiga laporan utama di bisnis apotek, yaitu :
Laporan Laba Rugi
Menunjukkan apakah apotek untung atau rugi dalam periode tertentu. Laporan laba rugi merangkum informasi pendapatan, pengeluaran, serta keuntungan/kerugian yang diperoleh dalam periode tertentu, biasanya dalam satu bulan atau satu tahun. Dengan laporan ini, apotek bisa mengevaluasi pendapatan, mengevaluasi biaya yang dikeluarkan, dan mengetahui perkembangan bisnis apotek dari periode ke periode.
(Baca juga : Cara Membuat Laporan Laba Rugi di Apotek)
Laporan Arus Kas (Cash Flow)
Laporan arus kas menunjukkan uang tunai yang masuk dan keluar di apotek. Secara eksplisit memperlihatkan darimana sumber kas apotek diperoleh. Laporan arus kas harus merefleksikan perubahan kas dari asalnya kas tersebut dan kas digunakan untuk apa. Cashflow (arus kas) mengacu pada jumlah uang tunai dan setara kas yang keluar dan masuk di suatu bisnis. Arus kas bisa mencerminkan kegiatan operasional, kemampuan membayar utang, dan kesehatan keuangan di bisnis apotek
Laporan Neraca
Laporan neraca menunjukkan posisi keuangan pada satu titik tertentu baik itu total harta, kewajiban, dan modal. Neraca dapat menjawab pertanyaan terkait apakah apotek mempunyai cukup aset dan uang tunai untuk membayar semua utang, apakah apotek mempunyai kekayaan bersih yang positif, dan apakah apotek mempunyai beban berupa utang yang besar. Apakah omzet yang dihasilkan sebanding dengan cash atau malah banyak berupa piutang.
(Baca juga : Laporan Keuangan Apotek : Jenis, Manfaat, dan Cara Membuatnya)
Untuk mengetahui dan menjawab pertanyaan terkait kondisi keuangan apotek, ada beberapa laporan yang perlu dilihat oleh owner, diantaranya dapat dilihat di tabel berikut ini :
| Pertanyaan Terkait | Cek di Laporan |
| Apakah apotek saya untung di bulan ini? Berapa keuntungannya ? | Cek di laporan laba rugi |
| Apakah saya punya cukup uang untuk menggaji karyawan dan membayar utang supplier bulan depan? | Cek di laporan arus kas |
| Apakah stok apotek saya terlalu banyak dibandingkan perputaran stoknya? | Cek laporan neraca dan laporan stok |
| Apakah margin saya cukup? | Cek di laporan laba rugi (bandingkan penjualan dan HPP) |
| Apakah piutang (omzet tapi belum dibayar, contoh asuransi dan pelanggan) saya terlalu besar? | Cek di neraca dan umur piutang |
| Apakah bisnis apotek saya tumbuh dari bulan ke bulan? | Cek semua laporan dalam bentuk tren. Bandingkan antar bulan ke bulan |
Pengelolaan Stok
Manajemen pengelolaan stok di apotek menjadi kunci dalam arus keuangan di apotek. Karena pengelolaan stok merupakan proses penting untuk memastikan ketersediaan obat/produk kesehatan untuk pasien sambil meminimalkan biaya dan risiko. Ketersediaan dan perputaran stok mempengaruhi keuangan apotek. Owner apotek harus paham produk apa yang dibutuhkan, berapa jumlahnya, dan kapan pengadaan untuk menghindari stok tertumbuh bahkan kadaluarsa yang akan menjadi beban kerugian. Belum lagi owner harus paham berapa nilai persediaan yang efektif agar tidak membebani, perputaran barang, dan umur utang-piutang apotek. Kuncinya adalah pengelolaan stok yang efektif.
(Baca juga : Tips Mengelola Stok Obat di Apotek)
Peran Owner Apotek dalam Sistem Keuangan
Setelah memahami beberapa prinsip dan perihal dasar terkait keuangan di apotek, Anda sebegai owner mempunyai peran besar dalam mengatur sistem keuangan di apotek.
Membuat/Menentukan Budget
Membuat budget (budgeting) adalah proses perencanaan keuangan yang bertujuan untuk menyusun rencana pengelolaan pendapatan dan pengeluaran dalam jangka waktu tertentu. Proses ini melibatkan proses pencatatan semua pendapatan & pengeluaran, alokasi pengeluaran, serta pemantauan/penyesuaian anggaran secara berkala. Owner apotek perlu membuat budgeting bulanan, kuartal, maupun tahunan. Langkah praktisnya adalah sebagai berikut :
- Memahami tujuan budgeting
- Mengumpulkan data keuangan historis (baik dari pendapatan dan pengeluaran)
- Estimasi pendapatan yang akan datang
- Klasifikasi pengeluaran, apakah termasuk fixed cost dan variable cost. Fixed cost adalah biaya/pengeluaran yang tetap tidak bergantung dari perubahan nilai penjualan, contohnya : sewa bangunan, gaji karyawan, biaya sistem apotek, dan lain-lain. Sedang variable cost adalah pengeluaran yang bisa berubah, contohnya : bonus karyawan, listrik, HPP/harga modal
- Mnghitung semua biaya yang dibutuhkan untuk operasional apotek
- Menyisihkan dana cadangan dan investasi
- Melakukan monitoring dan evaluasi secara berkala
Melakukan Review Keuangan Secara Berkala
Review keuangan bisa dilakukan mingguan atau buanan. Tujuannya untuk mengetahui posisi keuangan terkini dan mengambil keputusan cepat jika perlu. Beberapa yang perlu direview diantaranya :
- Memantau arus kas (cash flow)
- Memantau laporan laba rugi
- Kontrol utang dan piutang
- Mengevaluasi biaya operasional
Memantau dan melakukan review keuangan manjadi mudah jika dibantu sistem apotek yang lengkap. Data keuangan sudah tersaji sesuai transaksi yang diinput ke sistem (baik pendapatan dan pengeluaran). Data ini akan menjadi acuan dalam melakukan review. Tanpa data yang akurat akan sulit bagi owner apotek untuk mengetahui perihal keuangan di apotek.
Mempersiapkan Dana Darurat
Persiapan dana darurat penting dilakukan baik untuk apotek pemula dan sudah berjalan. Selain buffer kas untuk operasional dan dana untuk investasi dan pengembangan. Dana darurat bisa digunakan untuk kejadian tidak terduga yang juga penting diluar biaya operasional rutin.
(Baca juga : Empat Tanda Keuangan Apotek Sedang Tidak Sehat)
Itulah beberapa perihal keuangan mendasar yang wajib diketahui owner apotek. Tidak perlu menjadi akuntan, tetapi setidaknya owner harus paham hal diatas. Untuk membantu memahami data keuangan, penggunaan sistem/software apotek terbaik seperti Apotek Digital menjadi kebutuhan. Dengan software Apotek Digital, Anda bisa melihat data dan laporan keuangan secara real time, baik laporan laba rugi, neraca, dan arus kas. Tersedia juga dashboard persediaan yang lengkap dan informatif untuk menggambarkan keuangan apotek Anda. Jika Anda membutuhkan fitur akuntansi yang lebih lengkap dan pro, Apotek Digital juga bisa menjadi pilihan yang tepat. Coba gratis softwarenya disini!
